BOTS4.me Supplier2ERP Gids

🎯 Het 3-traps extractiesysteem

Supplier2ERP probeert eerst de goedkoopste, meest betrouwbare methode en grijpt pas naar AI wanneer dat echt nodig is. Elk document doorloopt achtereenvolgens dezelfde drie niveaus.

Niveau	Wat het doet	Wanneer het draait
1	Codeverankering — vindt uw productcodes in het document door ze te vergelijken met uw eigen ERP-artikelcatalogus.	Wordt altijd als eerste geprobeerd. Geen sjablonen nodig — werkt vanaf dag één, bij de lay-out van elke leverancier.
2	Patroonherkenning — extractieregels worden automatisch opgeslagen nadat het formaat van een leverancier eenmaal is verwerkt.	Wordt automatisch gebruikt zodra de lay-out van een leverancier al eerder is gezien — sneller, en zonder AI.
3	AI-verificatie — leest de e-mail en de bijlagen om de gegevens te extraheren of te bevestigen.	Alleen wanneer codeverankering en geleerde patronen niet volstaan.

De resultaten vloeien terug in de patroonherkenning. Elk document dat Supplier2ERP verwerkt — ook de documenten waarbij AI moest helpen — maakt de volgende bevestiging van diezelfde leverancier sneller en minder afhankelijk van AI.

🔄 Hoe Supplier2ERP werkt – visueel overzicht

📧

Leveranciersbevestiging
komt binnen

→

🔍

Productcodes
gevonden

→

📋

Hoeveelheden, prijzen &
data gelezen

→

⚖️

Vergeleken met uw
bestelling

→

📊

U ontvangt
het rapport

Codes worden altijd gevonden ten opzichte van uw eigen artikelcatalogus, zodat hoeveelheden en prijzen worden gelezen uit de regels rondom elke code in plaats van uit een vaste kolompositie — hierdoor kan Supplier2ERP al werken bij de allereerste e-mail van een leverancier, voordat er een sjabloon voor die leverancier bestaat.

⚖️ Afwijkingscontrole – uw vangnet

Elke geëxtraheerde hoeveelheid, prijs en datum wordt vergeleken met uw bestelling voordat er iets wordt geschreven. Een klein, verwacht verschil — zoals dat dagelijks voorkomt — kan automatisch worden geaccepteerd. Alles wat groter is, wordt voor u gemarkeerd en de bestelling blijft ongewijzigd totdat u deze beoordeelt.

Geëxtraheerde waarden worden ook op zichzelf op plausibiliteit gecontroleerd: een negatieve hoeveelheid of een absurde prijs bereikt nooit uw ERP, bevestigd of niet.

De e-mail blijft zichtbaar terwijl u beslist. Een bevestiging met een gemarkeerde afwijking blijft ongelezen — in uw INBOX, of in _Supplier2ERP/HANDMATIG als deze via _Supplier2ERP/IMPORTEREN binnenkwam. De openstaande beoordeling raakt nooit verstopt.

🚀 Aan de slag

Koppel uw postvak op het dashboard. Supplier2ERP houdt het in de gaten voor binnenkomende leveranciersbevestigingen. Of voeg de BOTS4.me Mailbox toe en stuur bevestigingen naar ons door — zie Doorsturen naar ons hieronder.
Schakel Supplier2ERP in. Het start in DEMO — het leest uw leveranciersbevestigingen en meldt wat het zou bijwerken; er wordt niets naar uw ERP geschreven. Zonder postvak leest het de bevestigingen die u naar de BOTS4.me Mailbox doorstuurt.
Geef Supplier2ERP aan welke leveranciers het moet importeren. Zodra uw ERP is gekoppeld, pikt het de leveranciers met openstaande inkooporders op en mailt het u de lijst; contacten die in uw ERP alleen als leverancier zijn ingericht, worden ook gelezen. Sleep voor elke andere leverancier een van hun e-mails naar _Supplier2ERP/IMPORTEREN — de map verschijnt na de eerste run. Van andere afzenders wordt niets geïmporteerd.
Stel uw toleranties in — hoe groot een prijs- of hoeveelheidsafwijking mag zijn voordat deze wordt gemarkeerd in plaats van automatisch geaccepteerd.
Verbind uw ERP. Nog steeds in DEMO worden echte bevestigingen gekoppeld aan echte inkooporders, maar er wordt niets geschreven.
Bekijk een paar rapporten. Wat u ziet, is precies wat er zou veranderen zodra u live gaat.
Zet de modus op LIVE (met ERP-updates aan). Vanaf dat moment werken bevestigde hoeveelheden, prijzen en data uw inkooporders automatisch bij.

⚙️ Overzicht dashboardinstellingen

Kernfuncties

Instelling	Plan	Wat het doet
ERP-koppeling	Personal	Koppelt geëxtraheerde leveranciersgegevens aan bestaande bestellingen op basis van bestelnummers, productcodes en leveranciersinformatie.
E-mailrapporten	Alle abonnementen	Hoe u hoort over bevestigingen die zonder problemen zijn verwerkt, ook die precies zoals besteld zijn bevestigd: Na elke bevestiging, Eén e-mail per run, een Dagelijks overzicht of een Wekelijks overzicht. De overzichten tonen elke leverancier, bestelling en bestelregel van de periode, met een Excel-kopie, en melden het als er niets is binnengekomen. Bevestigingen die uw aandacht nodig hebben, worden u altijd direct gemaild.
ERP-updates	Personal	Schrijft bevestigde hoeveelheden en prijzen terug naar uw ERP. Uit betekent alleen-lezen: verschillen worden alleen gemeld, ook in LIVE.
Sjabloongebaseerde extractie	Personal	Gebruikt sjablonen die zijn geleerd van eerdere e-mails van dezelfde leverancier, voor snellere en nauwkeurigere extractie.
Dagelijkse vertragingsmeldingen	Alle abonnementen	Stuurt één keer per dag een e-mail met de leveringen die te laat of in gevaar zijn. Kies Uit, Alleen door leverancier bevestigde bestellingen (de bestellingen waarvan Supplier2ERP de leveranciersbevestiging heeft verwerkt) of Alle openstaande inkooporders — elke openstaande bestelling in uw ERP, ook zonder per e-mail ontvangen bevestiging, plus een wekelijks overzicht (vanaf het Personal-abonnement).
AI-extractie-terugval	Personal	Wanneer codeverankering en geleerde patronen geen producten vinden, leest AI als laatste redmiddel de e-mail en de bijlagen (facturering per gebruik).
Gescande PDF-bestanden	Personal	Leest met OCR leveranciersbevestigingen die als scan of foto binnenkomen in plaats van als tekst. Uit betekent dat een gescande bevestiging wordt gemeld voor handmatige invoer in plaats van gelezen te worden.
Voorverwerking	Family	Leest uit een verborgen wachtrijmap die door AutoSPAM wordt beheerd, in plaats van uit uw INBOX. Vereist AutoSPAM met ingeschakelde voorverwerking.
Hoeveelheden automatisch bijwerken	Family	Staat toe dat bevestigde hoeveelheidsafwijkingen automatisch worden geschreven. Uit betekent dat afwijkingen worden gemeld, maar nooit worden toegepast.
Prijzen automatisch bijwerken	Business	Staat toe dat bevestigde prijsafwijkingen automatisch worden geschreven. Uit betekent dat afwijkingen worden gemeld, maar nooit worden toegepast.
Automatische herbestelling	Business	Geweigerde, verlaagde of te late hoeveelheden worden voorgesteld als conceptbestelling bij een alternatieve leverancier van hetzelfde product.
Herbestelling: live bestellen	Enterprise	Maakt de conceptbestellingen voor nabestellingen daadwerkelijk aan in uw ERP, in plaats van ze alleen te melden. Heeft geen effect tenzij Automatisch nabestellen ook is ingeschakeld.

Toleranties en rapportage-instellingen

Instelling	Standaard	Wat het doet
Max. artikelverschillen	5 posities	Hoeveel bestelregels mogen afwijken van de bevestiging voordat de hele bestelling wordt gemarkeerd voor handmatige controle in plaats van automatisch te worden bijgewerkt.
Max. prijs-/hoeveelheidswijziging	15%	De grootste toegestane wijziging, in procenten, voor de prijs of hoeveelheid van een afzonderlijke regel. Alles wat groter is, wordt gemarkeerd voor controle.
Risicohorizon voor levering	7 dagen	Een bevestigde leverdatum binnen dit aantal dagen geldt als risicovol en verschijnt in de dagelijkse vertragingsmeldingen voordat deze daadwerkelijk te laat is.
Terugkijkperiode vertragingsrapport	90 dagen	Bestellingen die ouder zijn dan deze waarde, worden niet gevolgd wanneer Dagelijkse vertragingsmeldingen op Alle openstaande inkooporders staat.
Rapporten van bijgewerkte bestellingen sturen naar	—	Wie de rapporten ontvangt van leveranciersbevestigingen die zonder problemen zijn verwerkt, en het dagelijkse of wekelijkse overzicht. Scheid adressen met een komma; leeg betekent het e-mailadres van uw account.
Bevestigingen die handwerk nodig hebben sturen naar	—	Wie het rapport ontvangt van een bevestiging die maar gedeeltelijk is toegepast, is mislukt of op uw controle wacht. Wordt altijd direct verstuurd, wat u ook kiest bij E-mailrapporten. Scheid adressen met een komma; leeg betekent het e-mailadres van uw account.
Rapporten van vertraagde leveringen sturen naar	uw account-e-mail	Wie de rapporten over vertraagde leveringen en herbestellingen ontvangt. Kommagescheiden. Leeg gelaten gaat het rapport over vertraagde leveringen naar uw account-e-mail en uw management-e-mails.

🛡️ Toegangsmodi

Met drie modi test u op uw eigen tempo, waarbij elke modus Supplier2ERP iets meer toegang geeft dan de vorige.

Modus	Toegang	Wat er gebeurt
Sandbox-demo	Geen	Alleen voorbeelddocumenten van leveranciers, op BOTS4.me/demo. Geen ERP-verbinding nodig.
Demomodus	Postvak + ERP lezen	Echte bevestigingen worden gekoppeld aan echte bestellingen. Er wordt niets geschreven — rapporten tonen precies wat er zou veranderen.
Livemodus	Postvak + ERP lezen & schrijven	Volledige automatisering: bevestigingen worden verwerkt en bestellingen automatisch bijgewerkt.

⌛ Vertraagde leveringen en automatisch nabestellen

Twee functies kijken verder dan de zojuist ontvangen bevestiging, naar de bestellingen die er nog op wachten.

Dagelijkse vertragingsmeldingen

Eén dagelijkse e-mail somt de bestelregels op die te laat zijn, of dreigen de bevestigde leverdatum binnen uw risicohorizon te missen. U kiest welke bestellingen worden gevolgd: alleen die waarvan Supplier2ERP de leveranciersbevestiging heeft verwerkt, of elke openstaande bestelling in uw ERP — inclusief bestellingen waarvoor de leverancier helemaal nooit een bevestiging heeft gestuurd. Zo ziet u vertraagde leveringen voordat ze uw productielijn bereiken.

Automatische herbestelling

Wanneer een leverancier een bevestigde hoeveelheid weigert of verlaagt, of een levering te laat wordt, kan het ontbrekende aantal worden voorgesteld als conceptbestelling bij een alternatieve leverancier van hetzelfde product. Dit begint in simulatiemodus: het voorstel wordt alleen per e-mail gemeld. Door Nabestellen live bestellen in te schakelen, wordt de conceptbestelling ter beoordeling in uw ERP aangemaakt — deze wordt nooit automatisch bevestigd.

📊 Het rapport lezen

✅ Succes

Bevestigingen die volledig zijn gekoppeld en, in Automatiseringsmodus, al zijn toegepast op uw bestelling.

⚠️ Gedeeltelijk

Sommige regels zijn gekoppeld, andere weken meer af dan uw tolerantie toestaat of konden niet worden gelezen — gemarkeerd voor uw beoordeling.

❌ Mislukt / overgeslagen

Er is niets bruikbaars geëxtraheerd, of de e-mail was helemaal geen leveranciersbevestiging — achtergelaten in uw INBOX, of verplaatst naar _Supplier2ERP/HANDMATIG als deze via _Supplier2ERP/IMPORTEREN binnenkwam.

❓ Probleemoplossing

Wat u ziet	Wat het betekent
Een bevestiging werd aan geen enkele bestelling gekoppeld	Codeverankering herkende geen productcodes uit uw ERP-catalogus — controleer of de codes in het document daadwerkelijk in uw ERP bestaan.
Een hoeveelheids- of prijswijziging werd gemeld, maar niet toegepast	Ofwel staat Hoeveelheden automatisch bijwerken / Prijzen automatisch bijwerken uit, ofwel is de wijziging groter dan uw drempel voor Maximale prijs-/hoeveelheidswijziging.
De hele bestelling werd gemarkeerd in plaats van slechts één regel	Er weken meer regels af dan uw instelling Maximale afwijkingen per positie toestaat.
Een nabestelling werd gemeld, maar nooit aangemaakt	Dat komt doordat Nabestellen live bestellen is uitgeschakeld — Automatisch nabestellen staat standaard alleen op simulatie.
Het formaat van een leverancier doorloopt nog steeds elke keer de AI	Patroonherkenning slaat een sjabloon op nadat een formaat eenmaal is gezien; blijft dit mislukken, dan varieert de lay-out tussen e-mails mogelijk te veel om een stabiel patroon te vinden.

📨 Doorsturen naar ons — geen postvakkoppeling nodig

U hoeft helemaal geen postvak te koppelen. Klik op BOTS4.me/bots → Instellingen → Supplier2ERP op Bron toevoegen en voeg de BOTS4.me Mailbox toe — één klik, niets te koppelen, geen wachtwoord. Stuur daarna e-mails door naar supplier2erp@bots4.me. Zolang Demomodus aan staat, krijgt u een voorbeeld per e-mail; zodra u deze uitschakelt, werkt Supplier2ERP de inkooporder echt bij in uw ERP. Wij hebben dus alleen toegang tot uw ERP nodig, nooit tot uw postvak.

Wie mag doorsturen: stel het in bij Supplier2ERP → Besturing → Doorsturen naar ons – e-mail accepteren van. Leeg: alleen het e-mailadres van uw account. Ingevuld: precies de adressen die u typt (tot 6) — ze vervangen het adres van uw account, dus voeg dat ook toe als u zelf ook doorstuurt.

Voordat er iets naar uw ERP wordt geschreven, verifiëren wij dat de e-mail werkelijk van uw adres afkomstig is (DKIM). Als uw e-mailprovider uitgaande e-mail niet ondertekent, bevestigt u de e-mail eenmalig met één klik. Elke doorgestuurde e-mail wordt meteen na verwerking uit ons postvak verwijderd — uiterlijk na 7 dagen als deze niet kon worden verwerkt. Gebruik dit terwijl u ons evalueert, of blijvend als u liever nooit postvaktoegang deelt.

Dezelfde e-mail die twee keer wordt doorgestuurd, wordt maar één keer verwerkt. Met Demomodus uit krijgt de afzender na elke doorgestuurde e-mail een korte ontvangstbevestiging per e-mail: verwerkt, of niet verwerkt en waar de reden te zien is.

📬 Logboek in uw postvak

            Waar: elk postvak krijgt een LOGS-map in de eigen map van de bot, bijvoorbeeld _Mail2ERP/LOGS. Elke bot houdt zijn eigen map bij.
Wat: dezelfde regels als in het tabblad Logboeken, één bericht per regel. Er wordt niets per e-mail verzonden — de regels worden rechtstreeks in de map geschreven.
Ongelezen betekent dat er actie nodig is: alleen regels die uw beslissing vragen komen ongelezen binnen. Alle andere regels, waarschuwingen inbegrepen, komen al gelezen binnen.
Knoppen met één klik: regels over een e-mail hebben dezelfde knoppen als het dashboard. Een knop die de e-mail opbergt, is genoemd naar de map waar die naartoe gaat, bijvoorbeeld TOESTAAN of SPAM. Een knop opent een korte bevestigingspagina, zonder in te loggen, en werkt 7 dagen. Het resultaat verschijnt als een nieuwe regel, met een knop om ongedaan te maken waar die bestaat.
Beslissen vanuit het logboek: een regel die uw beslissing vraagt, toont ook de namen van de bijlagen van de e-mail en de eerste regels ervan, zodat u de e-mail zelf zelden hoeft te openen.
Opruimen: de map bewaart de nieuwste 100 regels tot 30 dagen. Het volledige logboek blijft in uw dashboard.
Veilig van opzet: echte logberichten staan alleen in LOGS-mappen, nooit in uw Postvak IN, en de bevestigingspagina vraagt nooit om een wachtwoord.
Schakelaar: Logboek in uw postvak, in de functielijst van de bot in het tabblad Besturing. Vanaf het Personal-abonnement standaard aan.

          

❓ Veelgestelde vragen

💡 Mappen die beginnen met _ (bijv. _Supplier2ERP) worden automatisch door de app aangemaakt — hernoem of verwijder ze niet.

Welke documentformaten worden ondersteund?

PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, e-mailtekst en afbeeldingen via OCR — vrijwel elk formaat dat een leverancier verstuurt.

Met welke ERP-systemen werkt het?

Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero en SAP Business One, elk met een eigen updatestrategie — batch, volledige order of afzonderlijke positie. Elk ander ERP met een API wordt op aanvraag gekoppeld.

Hoe vindt het mijn productcodes zonder sjabloon?

Codeverankering doorzoekt het document op codes die in uw eigen ERP-catalogus bestaan, en leest vervolgens de hoeveelheid en prijs rondom elke gevonden code. Voor de eerste e-mail van een leverancier is geen sjabloon nodig.

Wat als prijzen of hoeveelheden afwijken van mijn bestelling?

Kleine afwijkingen binnen uw tolerantie kunnen automatisch worden geaccepteerd; grotere worden gemarkeerd en de update wordt overgeslagen totdat u deze beoordeelt. De bevestigings-e-mail blijft ongelezen — in uw INBOX, of in _Supplier2ERP/HANDMATIG als deze via _Supplier2ERP/IMPORTEREN binnenkwam — zodat de openstaande beoordeling in één oogopslag zichtbaar is.

Leert het het formaat van een leverancier?

Ja. Nadat de lay-out van een leverancier eenmaal is verwerkt, worden extractieregels opgeslagen. Toekomstige documenten van dezelfde leverancier worden sneller verwerkt, zonder dat AI nodig is.

Waar komen gemarkeerde of mislukte e-mails terecht?

Ze blijven ongelezen in uw INBOX staan, zodat u ze niet mist — of, als ze via _Supplier2ERP/IMPORTEREN binnenkwamen, worden ze verplaatst naar _Supplier2ERP/HANDMATIG. Succesvol verwerkte bevestigingen worden opgeslagen in _Supplier2ERP/VERWERKT.

Supplier2ERP heeft een bevestiging gemist. Kan ik het opnieuw laten proberen?

Ja. Sleep de e-mail naar _Supplier2ERP/IMPORTEREN en deze wordt bij de volgende run gelezen — in Automatiseringsmodus ook als een eerdere poging is mislukt. Vanaf dan importeert Supplier2ERP ook alles van die afzender, en wordt de afzender gemarkeerd als leverancier, zodat Mail2ERP deze met rust laat. De map wordt automatisch voor u aangemaakt zolang Supplier2ERP actief is.

Ik wil niet dat Supplier2ERP een bepaalde leverancier importeert. Hoe stop ik dat?

Sleep één e-mail van die leverancier naar _Supplier2ERP/NIET_IMPORTEREN. Vanaf de volgende run importeert Supplier2ERP niets meer van die afzender en wordt de e-mail teruggezet naar uw INBOX (of naar _Supplier2ERP/HANDMATIG wanneer Leveranciers scheiden is ingeschakeld). De afzender blijft gemarkeerd als leverancier, dus ook Mail2ERP importeert deze niet. Vertragingsrapporten en herbestellingen voor die leverancier blijven gewoon werken. Om dit ongedaan te maken, sleept u een e-mail van dezelfde afzender naar _Supplier2ERP/IMPORTEREN.

Kan ik testen zonder mijn ERP te beïnvloeden?

Ja. In DEMO leest Supplier2ERP uw inkooporders maar schrijft het niets, met volledige rapporten die laten zien wat er zou veranderen. Eerste maand gratis.

Werkt het samen met Mail2ERP?

Ja. Mail2ERP verwerkt inkomende klantorders aan de verkoopkant; Supplier2ERP verwerkt inkomende leveranciersbevestigingen aan de inkoopkant. Beide houden uw mailbox in de gaten.

Gebruikt dit AI? Wij mogen geen AI gebruiken.

Zet de AI-modus op Uit: er wordt dan geen taalmodel aangeroepen en geen document naar een AI-provider gestuurd. Bevestigingen die uw productcodes met hoeveelheden in een leesbare tabel vermelden, worden normaal gelezen, door vergelijking met uw ERP-catalogus. Gescande of ongebruikelijke lay-outs gaan naar u voor handmatige invoer in plaats van te worden geraden. Als uw compliance-afdeling dit schriftelijk nodig heeft, laat het ons weten en wij bevestigen het voor uw dossier.

Hoe gaat het om met levertermijnen?

Supplier2ERP haalt bevestigde levertermijnen uit het document en werkt de bijbehorende posities in uw bestelling bij. Ondersteunt meerdere datumformaten.

🔒 Wat Supplier2ERP nooit zal doen

Naar uw ERP schrijven terwijl het in DEMO staat.
Een live nabestelling aanmaken tenzij Nabestellen live bestellen is ingeschakeld — standaard wordt alleen gerapporteerd.
Een document aan een bestelling koppelen zonder de productcodes eerst te controleren aan de hand van uw eigen catalogus.
Een prijs- of hoeveelheidswijziging buiten uw ingestelde tolerantie doorvoeren zonder deze te markeren voor beoordeling.
Een nabestelling namens u bevestigen — deze wordt altijd als concept aangemaakt.
Een gemarkeerde of onleesbare bevestiging voor u verbergen — deze blijft ongelezen in uw INBOX of in _Supplier2ERP/HANDMATIG.