Hoe u e-mailbestellingen en RFQ’s automatisch importeert in Odoo

🎯 Waarom handmatige orderinvoer in Odoo zo duur is

Elke bestelling per e-mail ziet er anders uit. De ene klant stuurt een net PDF, een andere een Excel-blad met een eigen kolomindeling, een derde fotografeert een ondertekend formulier en voegt de foto toe. Iemand moet elke e-mail openen, de producten, hoeveelheden, referenties en levertermijnen opzoeken en vervolgens alles opnieuw in Odoo intikken. Dat proces kent drie verborgen kosten:

• Tijd: een routinematige bestelling met meerdere regels kan enkele minuten kosten om correct in te voeren. Bij tientallen bestellingen per dag is dat een voltijdbaan die niets nieuws oplevert — het verplaatst alleen gegevens van het ene scherm naar het andere.
• Fouten: een verkeerd getypte hoeveelheid of een foute productcode wordt een verkeerde levering, een creditnota en een ontevreden klant. Fouten bij handmatige invoer komen pas laat aan het licht, wanneer ze het duurst zijn om te herstellen.
• Vertraging: bestellingen die vrijdagavond binnenkomen, blijven tot maandag onverwerkt liggen. Offertes die een dag te laat worden beantwoord, zijn offertes die verloren gaan aan snellere concurrenten.

Het volume is bovendien zelden klein. Eén echte Mail2ERP-klant, IMP Kontakt, ontvangt per e-mail elke maand duizenden RFQ’s en bestellingen — een werklast die zonder een eigen invoerteam onmogelijk met de hand in te typen is.

🔍 Wat Odoo-gebruikers meestal eerst proberen

De ingebouwde e-mailgateway van Odoo

Odoo kan standaard records aanmaken op basis van binnenkomende e-mail. Het werkt goed voor waarvoor het is ontworpen: het logt de e-mail en opent een lead of een lege offerte. Wat het niet doet, is de bijlage lezen. Het PDF met twintig bestelregels wordt aan het record gekoppeld — en een mens moet het nog altijd openen en elke regel intikken.

Op maat gemaakte scripts en sjabloongebaseerde OCR

Sommige bedrijven bouwen parsers voor de documenten van hun grootste klanten. Die werken totdat de klant zijn indeling wijzigt, een kolom toevoegt, of een nieuwe klant met een compleet ander formaat komt. Sjabloongebaseerde extractie betekent permanent onderhoud: elke documentvariant is een nieuw ontwikkelticket.

Connectoren in Zapier-stijl

Generieke automatiseringsplatforms kunnen een e-mail naar Odoo verplaatsen, maar hebben moeite met het lastige deel — het begrijpen van een ongestructureerde bijlage in een onbekende indeling en taal, het matchen van vrije-tekst productomschrijvingen met uw werkelijke Odoo-productcodes, en het herkennen of het document een bestelling of een offerteaanvraag is. Bovendien voegen ze een middleware-laag toe tussen uw mailbox en uw ERP.

⚙️ De geautomatiseerde manier: Mail2ERP voor Odoo instellen in 5 minuten

Hier is de complete installatie, van begin tot eind:

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: Log in op bots4.me/bots, klik op de Mail2ERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de Voorwaarden — geen creditcard nodig.
• Stap 2 — Uw e-mail verbinden: gebruik Secure Quick Connect. Gmail/Google Workspace en Office 365 verbinden via beheerde OAuth in twee klikken; Yahoo en elke andere provider werken via IMAP met een app-wachtwoord. Er zit geen middleware tussen uw mailbox en de bot.
• Stap 3 — Koppel Odoo: installeer de gratis module BOTS4.me Connect (ondersteunt Odoo 13–19). Op Odoo.sh en on-premise krijgt u de volledige Python-connector, één keer geïnstalleerd en met één klik gekoppeld. Odoo Online verbiedt aangepaste Python, dus daar maakt u een API-sleutel aan onder Instellingen → Gebruikers & bedrijven → Gebruikers → uw gebruiker → Accountbeveiliging en plakt u die op bots4.me onder Instellingen → Mail2ERP → Access Manager → Bestemming toevoegen → ERP → Odoo. Odoo Online heeft het Custom-abonnement van Odoo nodig voor API-toegang.
• Stap 4 — Begin in DEMO: Mail2ERP verwerkt uw echte e-mails en mailt u precies wat het zou importeren — maar schrijft niets naar Odoo. Zien de DEMO-rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE — dat wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.
• Stap 5 — Toegangsniveau geleidelijk verhogen: ga van alleen e-mail, naar Odoo-leestoegang (matchen met uw echte klanten en producten), naar volledige productieschrijfrechten — pas wanneer u er vertrouwen in hebt.
• Stap 6 — Leer het uw uitzonderingen: sleep e-mails naar de mappen _Mail2ERP/OFFERTE, _Mail2ERP/BESTELLINGEN of _Mail2ERP/NIET_IMPORTEREN in uw mailbox. Eén verplaatsing leert de bot hoe hij het patroon van die afzender voortaan moet behandelen.

🧭 Probeer het in uw gratis Discovery-maand

Uw eerste maand Mail2ERP is een gratis Discovery-maand: het gebruikstegoed van het Personal-abonnement, met Extern scheiden, Slimme multicode-herkenning en RFQ-detectie ontgrendeld om uit te proberen, en geen creditcard nodig. Zo komt u daarbinnen van nul tot uw eerste geïmporteerde bestelling.

Dag 1 — Starten en koppelen

• Log in op bots4.me/bots, klik op de Mail2ERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de Voorwaarden — geen creditcard nodig.
• Open Instellingen (tandwiel) → Mail2ERP → Access Manager → Bron toevoegen om uw mailbox te koppelen. Gmail en Microsoft 365 gebruiken Secure Quick Connect; andere providers koppelen via IMAP met een app-wachtwoord — zie Verbinding maken.
• Of koppel helemaal geen mailbox: klik op Bron toevoegen en voeg de BOTS4.me Mailbox toe (één klik, geen wachtwoord), en stuur daarna bestelmails door naar mail2erp@bots4.me vanaf het e-mailadres van uw account. Andere afzenders kunt u toestaan onder Doorsturen naar ons – e-mail accepteren van op het tabblad Besturing.
• Koppel Odoo: klik in dezelfde Access Manager op Bestemming toevoegen → ERP → Odoo, of installeer de gratis module BOTS4.me Connect in Odoo en druk op Verbinden. Op Odoo Online plakt u in plaats daarvan een API-sleutel.
• Odoo Online heeft het Custom-abonnement van Odoo nodig voor API-toegang.
• Geef die Odoo-gebruiker bij gebruik van een API-sleutel de rechten Verkoop (Beheerder), Contacten aanmaken en Inkoop (Gebruiker).

Dag 1 — Controleer het tabblad Besturing

• Modus: Mail2ERP start in DEMO. Voor elke bestelling of aanvraag die het leest, mailt het u wat het zou importeren, en er wordt niets naar Odoo geschreven. In LIVE maakt het echte offertes en verkooporders aan.
• Bedrijfsuren en Weekenden: Mail2ERP draait alleen binnen deze uren, die in het begin kantoortijden op werkdagen zijn. Verbreed ze en schakel Weekenden in als ook avond- en weekendbestellingen moeten worden geïmporteerd.
• AI-modus: de Discovery-maand omvat Essential AI. Met de AI-modus op Uit worden productcodes, hoeveelheden en prijzen alleen met regels gelezen en wordt er niets naar een AI-aanbieder gestuurd.
• Mail2ERP-functies: alle bestandsformaten, E-mailrapporten en Logboek in uw postvak staan al aan.
• Schakelaars met een Discovery-label op het tabblad Besturing zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan in het begin uit — zet de schakelaars aan die u wilt uitproberen.
• Voor Mail2ERP zijn dat Extern scheiden (onbekende afzenders gaan naar _Mail2ERP/EXTERN in plaats van in uw INBOX te blijven), de vier schakelaars van Slimme multicode-herkenning (Leverancierscodes, Barcodes, Fabrikantonderdeelnummer, Klantreferenties) en RFQ-detectie (maakt van een antwoord dat uw offertenummer citeert een bestelling).

Dag 1 — Stuur een testbestelling

Mail2ERP importeert alleen van afzenders die klant zijn in Odoo, en het vindt producten aan de hand van de codes in uw catalogus. Stuur voor uw eerste test een bestelling vanaf een e-mailadres dat bij een klantcontact in Odoo hoort en vermeld twee of drie productcodes (de Interne referentie in Odoo) met hoeveelheden — in de e-mailtekst of als pdf- of Excel-bijlage. Na de volgende run komt het DEMO-rapport binnen, en de beslissing verschijnt op het tabblad Logboeken en in de map _Mail2ERP/LOGS van uw mailbox.

Week 1 — Leer het aan en ga dan LIVE

• Kijk een paar keer per dag in uw INBOX: e-mails die Mail2ERP niet kon importeren, blijven daar ongelezen staan; geïmporteerde gaan naar _Mail2ERP/VERWERKT. De logregel vertelt u waarom, bijvoorbeeld een afzender die geen klant is in Odoo of geen gevonden productcodes.
• Corrigeer met mappen: sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw te proberen als offerte of als bestelling, naar _Mail2ERP/NIET_IMPORTEREN om dat soort e-mail voortaan over te slaan, of naar _Mail2ERP/LEVERANCIER om te voorkomen dat een afzender, zoals een leverancier, ooit wordt geïmporteerd. Mapnamen volgen de taal van uw app.
• Zien de DEMO-rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE — dat wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.

📅 Hoe de dagelijkse werking eruitziet

Eenmaal live werkt Mail2ERP nieuwe e-mail af volgens het schema dat u kiest, binnen de bedrijfsuren die u bepaalt. Het leest pdf, Excel, Word, CSV, HTML, afbeeldingen en gescande documenten of gefotografeerde bestellingen via OCR — in elke taal of elk schrift, zonder sjablonen. Elke e-mail wordt geclassificeerd als RFQ of bestelling, gekoppeld aan uw Odoo-catalogus (vanaf het Family-abonnement ook via barcodes, fabrikantonderdeelnummers en klantreferenties — Slimme multicode-herkenning) en met een volledig audittrail naar Odoo geschreven.

• Geslaagde imports worden afgelegd in een VERWERKT-map — de offerte of verkooporder wacht al in Odoo.
• Alles wat onduidelijk is, blijft in uw INBOX, ongelezen, zodat er nooit iets uit beeld verdwijnt. Los de oorzaak op (voeg bijvoorbeeld het ontbrekende product toe in Odoo) en sleep de e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN — hij wordt bij de volgende run opnieuw geprobeerd.
• Duplicaatdetectie voorkomt dubbele invoer wanneer een klant naar twee adressen mailt of dezelfde bestelling twee keer doorstuurt.
• Rapporten en logs: E-mailrapporten stuurt u een kort rapport voor elk document dat in Odoo is geïmporteerd, het tabblad Logboeken van het Dashboard toont elke beslissing van de bot, en dezelfde regels verschijnen in de map _Mail2ERP/LOGS van uw mailbox. Elke functie is afzonderlijk schakelbaar, de AI-modus gaat van Uit tot het niveau dat uw abonnement omvat, en Bot-werking schakelt alles direct uit.

Het platform wordt in de EU gehost en is gebouwd voor de AVG, biedt 2FA en levert zijn rapporten, logs en mailboxmappen in 31 talen. Eén koppeling bedient elke BOTS4.me-app die met Odoo werkt, dus later orderafhandeling of betalingsautomatisering toevoegen vergt geen nieuw integratiewerk.

🌍 Werkt ook buiten Odoo

Deze handleiding richt zich op Odoo, maar Mail2ERP draait ook op ERPNext 15 en 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 en nieuwer, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero en SAP Business One. Elk ander ERP met een API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite en meer — wordt op aanvraag gekoppeld. Ontbreekt uw systeem, neem dan contact met ons op.

📚 Gerelateerde handleidingen voor Odoo-automatisering

• Volgende stap na de import: Hoe u orderbevestiging, levering en facturering in Odoo automatiseert — geef een geïmporteerde order de tag AutoERP en AutoERP bevestigt, verzendt en factureert hem.
• Het spiegelbeeld in de inkoop: Hoe u leveranciersorderbevestigingen automatisch in Odoo importeert — hetzelfde idee, toegepast op de e-mails van uw leveranciers.
• Sluit de geldkringloop: Hoe u betalingsherinneringen in Odoo automatiseert — oplopende aanmaningen voor de facturen waarin die bestellingen uitmonden.
• Connectordetails: Hoe u Odoo verbindt met BOTS4.me (Odoo 13–19).
• Het grote geheel: Hoe u Odoo end-to-end automatiseert: van e-mailbestelling tot betaalde factuur.

🔗 Bronnen en verder lezen

Officiële documentatie en standaarden waarnaar in deze handleiding wordt verwezen. Externe links openen in een nieuw tabblad.

• Odoo 18 documentation — Sales
• Odoo 18 documentation — Email communication
• Odoo 18 developer reference — External API
• OCA — EDI repository (sale_order_import and related modules)
• Odoo — Supported versions