Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/OFFERTE

Doel: importeren als offerteaanvraag (prijsofferte in ERP)

Gebruik wanneer: een e-mail automatisch als bestelling is geïmporteerd, maar eigenlijk een offerteaanvraag is. Dit leert het systeem de patronen van deze afzender te onthouden.

Resultaat: Mail2ERP haalt productdetails, hoeveelheden en klantgegevens op en maakt een offerte aan in uw ERP-systeem

Bestemming: wordt bij succes verplaatst naar VERWERKT; blijft in INBOX staan als een handmatige controle nodig is. Mislukt ook de nieuwe poging, dan wordt de e-mail ter onderzoek doorgestuurd naar onze beheerder.

📂 _Mail2ERP/BESTELLINGEN

Doel: importeren als bestelling (verkooporder in ERP)

Gebruik wanneer: een e-mail automatisch als offerteaanvraag is geïmporteerd, maar eigenlijk een bestelling is. Dit leert het systeem de patronen van deze afzender te onthouden.

Resultaat: Mail2ERP haalt bestelgegevens, orderregels en prijzen op en maakt een verkooporder aan in uw ERP-systeem

Bestemming: wordt bij succes verplaatst naar VERWERKT; blijft in INBOX staan als een handmatige controle nodig is. Mislukt ook de nieuwe poging, dan wordt de e-mail ter onderzoek doorgestuurd naar onze beheerder.

📂 _Mail2ERP/NIET_IMPORTEREN

Doel: e-mailpatronen leren die van verwerking moeten worden uitgesloten

Gebruik wanneer: een afzender e-mails stuurt die eruitzien als bestellingen/RFQ’s, maar niet verwerkt mogen worden (nieuwsbrieven, promotionele e-mails, automatische meldingen)

Hoe het werkt: Mail2ERP analyseert het e-mailpatroon en leert om vergelijkbare e-mails van deze afzender in de toekomst automatisch over te slaan

Belangrijk: dit is iets anders dan _Mail2ERP/LEVERANCIER (of _AutoSPAM/LEVERANCIER), dat de verwerking van alle e-mails van een afzender blokkeert. NIET_IMPORTEREN slaat alleen e-mails over die overeenkomen met het geleerde patroon.

Bestemming: de e-mail blijft in INBOX staan, maar het patroon wordt geleerd voor toekomstige filtering

🌍 Elk formaat. Elke lay-out. Elke taal.

E-mails in alle talen — inclusief niet-Latijnse schriften (Thai, Arabisch, Japans, Chinees, Russisch, Hebreeuws, Koreaans, Hindi). Elk bestandsformaat, elke documentindeling. Elke PDF kan er anders uitzien. Elk Excel-bestand heeft andere kolommen. Mail2ERP past zich automatisch aan — geen sjablonen nodig.

App-interface beschikbaar in 31 talen.

Mapvertaling: wanneer u uw taal instelt bij Instellingen op BOTS4.me/bots → Instellingen → Factuurgegevens → App-taal, worden alle Mail2ERP-mappen en AutoSPAM-mappen automatisch naar uw taal vertaald. De taal kan eenmaal per dag worden gewijzigd.

🏭 _Mail2ERP/LEVERANCIER (of _AutoSPAM/LEVERANCIER) – Afzender volledig uitsluiten

Doel: een afzender markeren zodat diens e-mails NOOIT door Mail2ERP worden verwerkt

Gebruik wanneer: u e-mails ontvangt van leveranciers die u niet in uw ERP wilt importeren

Resultaat: alle toekomstige e-mails van deze afzender omzeilen de Mail2ERP-verwerking volledig

Bestemming: e-mails gaan rechtstreeks naar INBOX, zonder enige ERP-verwerking

Werkt: altijd (ook zonder AutoSPAM-abonnement)

ℹ️ Hoe verwijdert u de LEVERANCIER-status

Verplaats een willekeurige e-mail van die afzender naar _AutoSPAM/TOESTAAN of _Mail2ERP/TOESTAAN: hiermee worden de LEVERANCIER-status en de andere AutoSPAM-beslissingen voor de afzender (spam-, VIP- en aangepaste lijsten) verwijderd. U kunt ook op TOESTAAN drukken bij de regel van die afzender in het tabblad Logboeken op /bots of in _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ LEVERANCIER vs. NIET_IMPORTEREN — wanneer gebruikt u wat?

⭐ VIP en geavanceerde functies (vereist AutoSPAM)

Wanneer u zowel Mail2ERP als AutoSPAM actief heeft, ontgrendelt u deze krachtige functies:

• VIP-prioriteitsroutering: VIP-klanten krijgen een speciale behandeling — mislukte importen gaan naar de map _VIP op het hoogste niveau, zodat u er direct aandacht aan kunt besteden
• Routering van niet-klanten: niet-klanten blijven standaard in uw INBOX. Schakel Separate External in de Mail2ERP-instellingen in om ze in plaats daarvan naar _Mail2ERP/EXTERN te leiden.
• AI-spamdetectie: herkent automatisch spam van onbekende afzenders voordat deze Mail2ERP bereikt
• Frequentiegebaseerde filtering: blokkeert afzenders die te veel e-mails te snel versturen
• Bescherming tegen valse afzenders: detecteert en blokkeert valse adressen die zich voordoen als iemand anders
• Slimme routering: VIP-klanten krijgen prioriteit, zowel bij e-mailbezorging als bij ERP-verwerking

Opmerking: basisfuncties (TOESTAAN, SPAM, LEVERANCIER) werken ook zonder AutoSPAM-abonnement.

🛡️ Waarom de AutoSPAM + Mail2ERP-bundel?

Mail2ERP bevat basale e-mailcontrole: de handmatige mappen TOESTAAN, WEIGEREN en SPAM. Deze werken zonder AutoSPAM-abonnement.

Voor intelligente, AI-gestuurde filtering VOORDAT e-mails uw ERP bereiken — inclusief frequentiebescherming, detectie van valse afzenders, slimme tekstanalyse, analyse van nieuwe afzenders en meer — raden wij aan de AutoSPAM + Mail2ERP-bundel aan te schaffen.

⚠️ Zonder slimme filtering kunnen spam- of phishing-e-mails als valse invoer in uw ERP-systeem terechtkomen.

🎯 Andere AutoSPAM-mappen die samenwerken met Mail2ERP

Deze AutoSPAM-mappen sturen de e-mailbezorging vóór de Mail2ERP-verwerking:

• _AutoSPAM/TOESTAAN of _Mail2ERP/TOESTAAN: afzender goedkeuren en alle eerdere beslissingen resetten (VIP, LEVERANCIER, eigen lijsten). E-mails gaan naar INBOX en kunnen door Mail2ERP worden verwerkt
• _AutoSPAM/WEIGEREN: markeren als onbekende afzender – e-mails gaan ter controle naar de map GEWEIGERD
• _AutoSPAM/SPAM: afzender voor altijd blokkeren – e-mails gaan direct naar _PRULLENBAK/SPAM en worden nooit verwerkt
• _AutoSPAM/VIP: (vereist AutoSPAM) markeren als VIP — krijgt prioriteitsroutering, zowel bij e-mail als bij ERP-verwerking
• VIP-status verwijderen: verplaats een willekeurige e-mail van die afzender naar _AutoSPAM/TOESTAAN of _Mail2ERP/TOESTAAN. Hiermee worden alle eerdere beslissingen gereset (VIP, LEVERANCIER, eigen lijsten).

✅ VERWERKT

Bevat: succesvol geïmporteerde e-mails

Betekenis: Mail2ERP heeft alle gegevens succesvol geëxtraheerd en ERP-invoer aangemaakt

Vereiste actie: geen – deze zijn volledig verwerkt. Controleer af en toe de nauwkeurigheid.

📥 INBOX (blijft staan ter controle)

Bevat: e-mails van bekende klanten die Mail2ERP niet volledig automatisch kon verwerken

Betekenis: Mail2ERP kon niet alle vereiste gegevens extraheren of vond onduidelijkheden. De e-mail blijft bewust in uw INBOX staan, zodat deze zichtbaar blijft.

Vereiste actie: controleer de e-mail in uw INBOX en vul de ERP-invoer handmatig aan, of sleep de e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om een nieuwe poging af te dwingen (handig nadat u het ontbrekende product/contact aan uw ERP heeft toegevoegd).

Skip-cache: Mail2ERP onthoudt dat het een poging heeft gedaan en verwerkt dezelfde e-mail niet bij elke cron-cyclus opnieuw — de cache vergeet na 14 dagen, of direct wanneer u de e-mail naar een map voor een geforceerde nieuwe poging sleept.

🌐 EXTERN (optioneel)

Bevat: e-mails van afzenders die niet in uw klantendatabase staan — alleen wanneer Separate External is ingeschakeld in de Mail2ERP-instellingen.

Standaardgedrag: uit. E-mails van externe afzenders blijven in uw INBOX staan, zodat niets aan het zicht wordt onttrokken.

Vereiste actie: controleer en bepaal of dit een nieuwe klant is of genegeerd moet worden.

Inschakelen via: Dashboard → Mail2ERP → Functies → Separate External (beschikbaar vanaf het Family-abonnement).

⭐ _VIP

Bevat: mislukte e-mails van afzenders die als VIP zijn gemarkeerd (via _AutoSPAM/VIP).

Betekenis: prioriteitsmap op het hoogste niveau — VIP-e-mail omzeilt de regel om in INBOX te blijven, zodat u deze meteen opmerkt.

Vereist: AutoSPAM met ingeschakelde VIP-lijst.

📥 POSTVAK IN

Bevat: normale e-mails, goedgekeurde afzenders en e-mails van als LEVERANCIER gemarkeerde afzenders

Betekenis: normale e-mailbezorging – deze omzeilen de Mail2ERP-verwerking

Met AutoSPAM: VIP-e-mails gaan naar de map _VIP voor voorrangsbehandeling

🎯 Snelle installatiehandleiding

Mail2ERP instellen duurt slechts 5 minuten:

• Stap 1: Ga naar BOTS4.me/bots en log in
• Stap 2: ga naar Instellingen → Mail2ERP
• Stap 3: voeg uw e-mailaccounts toe en kies de map waaruit Mail2ERP moet importeren
• Stap 4: configureer uw ERP-verbinding (API-gegevens)
• Stap 5: kies uw taal voor automatische mapvertaling in Factuurgegevens
• Stap 6: controleer wat er is geïmporteerd – met Demomodus ingeschakeld wordt niets aangemaakt — schakel Demomodus uit zodra u klaar bent om live te gaan.

📧 Configuratie van het e-mailaccount

Ondersteunde accounts: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP en elke e-mailprovider

Mapbewaking: standaard bewaakt Mail2ERP uw hoofd-postvak IN. U kunt het zo instellen dat het specifieke submappen bewaakt.

Meerdere accounts: u kunt meerdere e-mailaccounts koppelen en ze allemaal via één Mail2ERP-dashboard verwerken!

📨 Doorsturen naar ons — geen postvakkoppeling nodig

U hoeft helemaal geen postvak te koppelen. Klik op BOTS4.me/bots → Instellingen → Mail2ERP op Bron toevoegen en voeg de BOTS4.me Mailbox toe — één klik, niets te koppelen, geen wachtwoord. Stuur daarna e-mails door naar mail2erp@bots4.me. Zolang Demomodus aan staat, krijgt u een voorbeeld per e-mail; zodra u deze uitschakelt, maakt Mail2ERP de offerte of verkooporder echt aan in uw ERP. Wij hebben dus alleen toegang tot uw ERP nodig, nooit tot uw postvak.

Wie mag doorsturen: stel het in bij Mail2ERP → Besturing → Doorsturen naar ons – e-mail accepteren van. Leeg: alleen het e-mailadres van uw account. Ingevuld: precies de adressen die u typt (tot 6) — ze vervangen het adres van uw account, dus voeg dat ook toe als u zelf ook doorstuurt.

Voordat er iets naar uw ERP wordt geschreven, verifiëren wij dat de e-mail werkelijk van uw adres afkomstig is (DKIM). Als uw e-mailprovider uitgaande e-mail niet ondertekent, bevestigt u de e-mail eenmalig met één klik. Elke doorgestuurde e-mail wordt meteen na verwerking uit ons postvak verwijderd — uiterlijk na 7 dagen als deze niet kon worden verwerkt. Gebruik dit terwijl u ons evalueert, of blijvend als u liever nooit postvaktoegang deelt.

Dezelfde e-mail die twee keer wordt doorgestuurd, wordt maar één keer verwerkt. Met Demomodus uit krijgt de afzender na elke doorgestuurde e-mail een korte ontvangstbevestiging per e-mail: verwerkt, of niet verwerkt en waar de reden te zien is.

🔧 ERP-integratie — veel ondersteunde ERP-systemen

Locatie van de instellingen: ERP-toegang wordt geconfigureerd op BOTS4.me/bots → Instellingen → Mail2ERP → Access Manager

Ondersteunde ERP-systemen: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 en nieuwer, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero en SAP Business One. Elk ander ERP met een API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite en meer — wordt op aanvraag gekoppeld.

Staat uw ERP er niet bij? Elk ERP met een API wordt op aanvraag gekoppeld. Neem contact met ons op.

🔑 Toegangsniveaus — veilig starten, geleidelijk uitbreiden

Wij raden aan te starten met Niveau 2 (alleen e-mailtoegang). Schakel Demomodus alleen uit als u zeker bent. De eerste maand is gratis.

Meer weten: bezoek BOTS4.me/demo voor de handleiding over Demomodus.

📊 Dashboardbeheer en -bewaking

Volledige controle: stel alles in en beheer het vanuit ons intuïtieve dashboard op BOTS4.me/bots

Bewaking in realtime:

• Verwerkingsstatistieken: volg hoeveel e-mails er dagelijks, wekelijks en maandelijks worden verwerkt
• Gebruiksregistratie: bewaak uw verwerkingsvolume ten opzichte van het maandelijkse volume dat in uw abonnement is inbegrepen
• Slagingspercentages: bekijk nauwkeurigheidsstatistieken en signaleer verbeterpunten
• AI/niet-AI-schakelaar: wissel tussen geavanceerde AI-extractie en eenvoudigere verwerkingsmethoden
• Foutmeldingen: ontvang meldingen wanneer e-mails handmatige controle nodig hebben of wanneer er problemen optreden

💡 Pro-tips

• Klein beginnen: start met alleen RFQ’s of bestellingen en breid daarna uit naar andere documenttypen
• Controleer ongelezen e-mail in INBOX ieder uur: mislukte e-mails blijven (ongelezen) in INBOX staan — controleer ze en vul de ERP-invoer handmatig aan, of sleep ze naar _Mail2ERP/OFFERTE / _Mail2ERP/BESTELLINGEN om een nieuwe poging af te dwingen
• Gebruik NIET_IMPORTEREN met verstand: dit helpt de AI leren WAT niet verwerkt moet worden, en verbetert de nauwkeurigheid na verloop van tijd
• Gebruik LEVERANCIER: dit helpt de AI leren WIE niet verwerkt moet worden, en verbetert de nauwkeurigheid na verloop van tijd
• Combineer met AutoSPAM: behaal de beste resultaten door beide producten samen te gebruiken voor volledige e-mailautomatisering
• Stel VIP’s vroeg in: markeer uw belangrijkste klanten als VIP, zodat hun e-mails met voorrang worden behandeld

📬 Logboek in uw postvak

• Waar: elk postvak krijgt een LOGS-map in de eigen map van de bot, bijvoorbeeld _Mail2ERP/LOGS. Elke bot houdt zijn eigen map bij.
• Wat: dezelfde regels als in het tabblad Logboeken, één bericht per regel. Er wordt niets per e-mail verzonden — de regels worden rechtstreeks in de map geschreven.
• Ongelezen betekent dat er actie nodig is: alleen regels die uw beslissing vragen komen ongelezen binnen. Alle andere regels, waarschuwingen inbegrepen, komen al gelezen binnen.
• Knoppen met één klik: regels over een e-mail hebben dezelfde knoppen als het dashboard. Een knop die de e-mail opbergt, is genoemd naar de map waar die naartoe gaat, bijvoorbeeld TOESTAAN of SPAM. Een knop opent een korte bevestigingspagina, zonder in te loggen, en werkt 7 dagen. Het resultaat verschijnt als een nieuwe regel, met een knop om ongedaan te maken waar die bestaat.
• Beslissen vanuit het logboek: een regel die uw beslissing vraagt, toont ook de namen van de bijlagen van de e-mail en de eerste regels ervan, zodat u de e-mail zelf zelden hoeft te openen.
• Opruimen: de map bewaart de nieuwste 100 regels tot 30 dagen. Het volledige logboek blijft in uw dashboard.
• Veilig van opzet: echte logberichten staan alleen in LOGS-mappen, nooit in uw Postvak IN, en de bevestigingspagina vraagt nooit om een wachtwoord.
• Schakelaar: Logboek in uw postvak, in de functielijst van de bot in het tabblad Besturing. Vanaf het Personal-abonnement standaard aan.

📋 Wat elke logboekvermelding laat zien

• Tijdstempel: wanneer de verwerking plaatsvond
• E-mailadres afzender: wie de e-mail heeft verzonden
• Uitgevoerde actie: VERWERKT, gehouden in INBOX, _VIP of EXTERN (indien ingeschakeld)
• Gedetecteerde bestandsformaten: welke bijlagetypen zijn gevonden
• ERP-importstatus: of gegevens succesvol naar uw ERP zijn geschreven

🔍 Veelvoorkomende logberichten

• … succesvol geïmporteerd (artikelen: N) — de bestelling of aanvraag is naar uw ERP geschreven
• PROCESSING — e-mail wordt geanalyseerd en geëxtraheerd
• … in INBOX gelaten — geen geregistreerde klant, niets geïmporteerd — de afzender is geen klant in uw ERP
• … geen productcodes gevonden, overgelaten voor handmatige controle — de e-mail heeft uw aandacht nodig in uw INBOX
• … was al eerder geïmporteerd — dubbele aanmaak overgeslagen — dezelfde bestelling was al verwerkt
• COMPLETED — verwerkingscyclus afgerond

⚠️ Wat te doen bij fouten

• Fouten bij de e-mailverbinding: controleer uw e-mailgegevens onder /bots → Instellingen
• Fouten bij de ERP-verbinding: controleer uw ERP-verbindingsgegevens en API-toegang
• Mislukte imports: controleer of Demomodus is uitgeschakeld (Demomodus AAN voorkomt schrijfacties in het ERP)
• Aanhoudende problemen: neem contact op met de support via BOTS4.me/contact

Filter logboeken op niveau (success, info, warning, error) om snel te vinden wat aandacht nodig heeft.

Week 1 — Trainingsmodus

Controleer uw INBOX (ongelezen) en de map _VIP meerdere keren per dag — mislukte e-mails blijven ter controle in INBOX staan. Verplaats verkeerd geclassificeerde e-mails naar de juiste Mail2ERP-mappen (OFFERTE/BESTELLINGEN/NIET_IMPORTEREN) om een nieuwe poging af te dwingen en het systeem te trainen. Gebruikt u ook Supplier2ERP, dan heeft dat een eigen mappenpaar — _Supplier2ERP/IMPORTEREN en _Supplier2ERP/NIET_IMPORTEREN — voor leveranciersbevestigingen. Markeer afzenders die niet verwerkt kunnen worden als LEVERANCIER (_Mail2ERP/LEVERANCIER). Het systeem leert van elke correctie.

Week 2+ — Onderhoudsmodus

Het systeem heeft de meeste afzenderpatronen geleerd. Werp eenmaal daags een blik op ongelezen e-mail in INBOX en op _VIP wanneer u maar wilt — de nauwkeurigheid verbetert voortdurend terwijl het systeem leert.

🏆 Best practice

Combineer met AutoSPAM om spam te filteren voordat deze Mail2ERP bereikt. Stel VIP in voor uw belangrijkste klanten — hun e-mails krijgen een voorrangsbehandeling.