Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/ANGEBOT

Zweck: Import als Angebotsanfrage (Preisangebot im ERP)

Verwenden, wenn: automatisch als Bestellung importiert wurde, obwohl es ein Preisangebot sein sollte. Dies lehrt das System, sich Muster dieses Absenders zu merken.

Ergebnis: Mail2ERP extrahiert Produktdetails, Mengen und Kundendaten und erstellt eine Angebotsanfrage in Ihrem ERP-System

Ziel: wird bei Erfolg nach VERARBEITET verschoben; bleibt im INBOX, wenn eine manuelle Prüfung nötig ist. Schlägt auch der erneute Versuch fehl, wird die E-Mail zur Untersuchung an unseren Administrator weitergeleitet.

📂 _Mail2ERP/BESTELLUNGEN

Zweck: Import als Bestellung

Verwenden, wenn: automatisch als Angebot importiert wurde, obwohl es eine Bestellung sein sollte. Dies lehrt das System, sich Muster dieses Absenders zu merken.

Ergebnis: Mail2ERP extrahiert Bestelldetails, Positionen und Preise und erstellt eine Bestellung in Ihrem ERP-System

Ziel: wird bei Erfolg nach VERARBEITET verschoben; bleibt im INBOX, wenn eine manuelle Prüfung nötig ist. Schlägt auch der erneute Versuch fehl, wird die E-Mail zur Untersuchung an unseren Administrator weitergeleitet.

📂 _Mail2ERP/NICHT_IMPORTIEREN

Zweck: E-Mail-Muster lernen, die von der Verarbeitung ausgeschlossen werden sollen

Verwenden, wenn: ein Absender E-Mails sendet, die wie Bestellungen/Anfragen aussehen, aber nicht verarbeitet werden sollen (Newsletter, Werbe-E-Mails, automatische Benachrichtigungen)

So funktioniert es: Mail2ERP analysiert das E-Mail-Muster und lernt, ähnliche E-Mails dieses Absenders künftig automatisch zu überspringen

Wichtig: Dies unterscheidet sich von _AutoSPAM/LIEFERANT, das die Verarbeitung aller E-Mails eines Absenders blockiert. NICHT_IMPORTIEREN überspringt nur E-Mails, die dem gelernten Muster entsprechen.

Ziel: Die E-Mail bleibt im INBOX, aber das Muster wird für die künftige Filterung gelernt

🌍 Jedes Format. Jedes Layout. Jede Sprache.

E-Mails in allen Sprachen — einschließlich nicht-lateinischer Schriften (Thai, Arabisch, Japanisch, Chinesisch, Russisch, Hebräisch, Koreanisch, Hindi). Jedes Dateiformat, jedes Dokumentlayout. Jedes PDF kann anders aussehen. Jede Excel-Datei hat andere Spalten. Mail2ERP passt sich automatisch an — keine Vorlagen erforderlich.

App-Oberfläche in 31 Sprachen verfügbar.

Ordner-Übersetzung: Wenn Sie Ihre Sprache in den Einstellungen unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → Rechnungsdaten → App-Sprache auswählen, werden alle Mail2ERP-Ordner und AutoSPAM-Ordner automatisch in Ihre Sprache übersetzt. Die Sprache kann einmal pro Tag geändert werden.

🏭 _AutoSPAM/LIEFERANT – Absender vollständig ausschließen

Zweck: einen Absender so markieren, dass seine E-Mails NIEMALS von Mail2ERP verarbeitet werden

Verwenden, wenn: Sie E-Mails von Lieferanten erhalten, die Sie nicht in Ihr ERP importieren möchten

Ergebnis: Alle künftigen E-Mails dieses Absenders umgehen die Mail2ERP-Verarbeitung vollständig

Ziel: E-Mails gehen direkt in den Posteingang, ohne jede ERP-Verarbeitung

Funktioniert: immer (auch ohne AutoSPAM-Abonnement)

ℹ️ So entfernen Sie den LIEFERANT-Status

Der LIEFERANT-Status besteht unabhängig fort — ZULASSEN entfernt ihn nicht. Um den LIEFERANT-Status zu entfernen, verwalten Sie Ihre SUPPLIERS-Liste unter /bots → Einstellungen → Mail2ERP.

⚖️ LIEFERANT vs. NICHT_IMPORTIEREN — wann verwenden Sie was?

⭐ VIP und erweiterte Funktionen (erfordert AutoSPAM)

Wenn Sie sowohl Mail2ERP als auch AutoSPAM aktiv haben, schalten Sie diese leistungsstarken Funktionen frei:

• VIP-Prioritätsrouting: VIP-Kunden werden besonders behandelt — nicht erfolgreiche Importe gehen in den Ordner _VIP auf oberster Ebene, damit Sie sich sofort darum kümmern können
• Routing von Nicht-Kunden: Nicht-Kunden bleiben standardmäßig in Ihrem INBOX. Aktivieren Sie Separate External in den Mail2ERP-Einstellungen, damit sie stattdessen nach _EXTERN geleitet werden.
• AI-Spam-Erkennung: erkennt automatisch Spam von unbekannten Absendern, bevor er Mail2ERP erreicht
• Frequenzbasierte Filterung: blockiert Absender, die zu viele E-Mails zu schnell senden
• Schutz vor gefälschten Absendern: erkennt und blockiert gefälschte Adressen, die sich als jemand anderes ausgeben
• Intelligentes Routing: VIP-Kunden erhalten Priorität sowohl bei der E-Mail-Zustellung als auch bei der ERP-Verarbeitung

Hinweis: Grundfunktionen (ZULASSEN, SPAM, LIEFERANT) funktionieren auch ohne AutoSPAM-Abonnement.

🛡️ Warum das AutoSPAM + Mail2ERP Bundle?

Mail2ERP enthält eine grundlegende E-Mail-Kontrolle: die manuellen Ordner ZULASSEN, ABLEHNEN und SPAM. Diese funktionieren ohne AutoSPAM-Abonnement.

Für intelligente AI-gestützte Filterung, BEVOR E-Mails Ihr ERP erreichen — einschließlich Frequenzschutz, Erkennung gefälschter Absender, intelligenter Textanalyse, Analyse neuer Absender und mehr — empfehlen wir den Kauf des AutoSPAM + Mail2ERP Bundles.

⚠️ Ohne intelligente Filterung könnten Spam- oder Phishing-E-Mails als falsche Einträge in Ihrem ERP-System landen.

🎯 Weitere AutoSPAM-Ordner, die mit Mail2ERP zusammenarbeiten

Diese AutoSPAM-Ordner steuern die E-Mail-Zustellung vor der Mail2ERP-Verarbeitung:

• _AutoSPAM/ZULASSEN: Absender freigeben und alle bisherigen Entscheidungen zurücksetzen (VIP, eigene Listen). Die SUPPLIERS-Liste bleibt unberührt. E-Mails gehen in den Posteingang und können von Mail2ERP verarbeitet werden
• _AutoSPAM/ABLEHNEN: als unbekannten Absender markieren – E-Mails gehen zur Prüfung in den Ordner ABGELEHNT
• _AutoSPAM/SPAM: Absender für immer blockieren – E-Mails gehen direkt nach _PAPIERKORB/SPAM und werden nie verarbeitet
• _AutoSPAM/VIP: (erfordert AutoSPAM) als VIP markieren — erhält Prioritätsrouting sowohl bei E-Mails als auch bei der ERP-Verarbeitung
• VIP-Status entfernen: Verschieben Sie eine beliebige E-Mail dieses Absenders nach _AutoSPAM/ZULASSEN. Dadurch werden alle bisherigen Entscheidungen zurückgesetzt (VIP, eigene Listen). Die SUPPLIERS-Liste bleibt unberührt.

✅ VERARBEITET

Enthält: erfolgreich importierte E-Mails

Bedeutung: Mail2ERP hat alle Daten erfolgreich extrahiert und ERP-Einträge erstellt

Erforderliche Aktion: keine – diese sind vollständig verarbeitet. Prüfen Sie gelegentlich die Richtigkeit.

📥 INBOX (zur Prüfung belassen)

Enthält: E-Mails bekannter Kunden, die Mail2ERP nicht vollständig automatisch verarbeiten konnte

Bedeutung: Mail2ERP konnte nicht alle erforderlichen Daten extrahieren oder hat Unklarheiten gefunden. Die E-Mail bleibt bewusst in Ihrem INBOX, damit sie sichtbar bleibt.

Erforderliche Aktion: Prüfen Sie die E-Mail in Ihrem INBOX und vervollständigen Sie entweder den ERP-Eintrag manuell oder ziehen Sie die E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um einen erneuten Versuch zu erzwingen (nützlich, nachdem Sie das fehlende Produkt bzw. den fehlenden Kontakt in Ihrem ERP ergänzt haben).

Skip-Cache: Mail2ERP merkt sich, dass es den Versuch bereits unternommen hat, und verarbeitet dieselbe E-Mail nicht bei jedem Cron-Durchlauf erneut — der Cache vergisst nach 14 Tagen oder sofort, wenn Sie die E-Mail in einen Ordner für den erzwungenen erneuten Versuch ziehen.

🌐 EXTERN (optional)

Enthält: E-Mails von Absendern, die nicht in Ihrer Kundendatenbank sind — nur wenn Separate External in den Mail2ERP-Einstellungen aktiviert ist.

Standardverhalten: aus. E-Mails externer Absender bleiben in Ihrem INBOX, damit nichts aus dem Blickfeld verschwindet.

Erforderliche Aktion: Prüfen und entscheiden Sie, ob es sich um einen neuen Kunden handelt oder ob die E-Mail ignoriert werden soll.

Aktivieren unter: Dashboard → Mail2ERP → Funktionen → Separate External (verfügbar ab dem Family Tarif).

⭐ _VIP

Enthält: fehlgeschlagene E-Mails von Absendern, die als VIP markiert sind (über _AutoSPAM/VIP).

Bedeutung: Prioritätsordner auf oberster Ebene — VIP-E-Mails umgehen die Regel, im INBOX zu bleiben, damit Sie sie sofort bemerken.

Erfordert: AutoSPAM mit aktivierter VIP-Liste.

📥 INBOX

Enthält: normale E-Mails, freigegebene Absender und E-Mails von Absendern, die als LIEFERANT markiert sind

Bedeutung: normale E-Mail-Zustellung – diese umgehen die Mail2ERP-Verarbeitung

Mit AutoSPAM: VIP-E-Mails gehen in den Unterordner INBOX/VIP zur vorrangigen Bearbeitung

🎯 Kurzanleitung zur Einrichtung

Die Einrichtung von Mail2ERP dauert nur 5 Minuten:

• Schritt 1: Gehen Sie zu BOTS4.me/bots und melden Sie sich an
• Schritt 2: Navigieren Sie zu Einstellungen → Mail2ERP
• Schritt 3: Fügen Sie Ihre E-Mail-Konten hinzu und wählen Sie aus, aus welchem Ordner Mail2ERP importieren soll
• Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihre ERP-Verbindung (API-Zugangsdaten)
• Schritt 5: Wählen Sie Ihre Sprache für die automatische Ordner-Übersetzung in den Rechnungsdaten
• Schritt 6: Prüfen Sie, was importiert wurde – bei aktiviertem Demo-Modus wird nichts angelegt — deaktivieren Sie den Demo-Modus, wenn Sie bereit für den Live-Betrieb sind.

📧 Konfiguration des E-Mail-Kontos

Unterstützte Konten: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP und jeder E-Mail-Anbieter

Ordner-Überwachung: Standardmäßig überwacht Mail2ERP Ihren Haupt-Posteingang. Sie können es so konfigurieren, dass bestimmte Unterordner überwacht werden.

Mehrere Konten: Sie können mehrere E-Mail-Konten verbinden und alle über ein einziges Mail2ERP-Dashboard verarbeiten!

🔧 ERP-Integration — viele unterstützte ERP-Systeme

Einrichtungsort: Der ERP-Zugang wird konfiguriert unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → Mail2ERP → ERP Access

Unterstützte ERP-Systeme: SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, HubSpot, Zoho, SugarCRM, Sage, Epicor, Infor, Acumatica, Workday, Freshworks, Pipedrive, Zendesk, Offeris

Ihr ERP ist nicht dabei? Wir ergänzen regelmäßig neue Integrationen. Kontaktieren Sie uns.

🔑 Zugriffsstufen — sicher starten, schrittweise freischalten

Wir empfehlen, mit Stufe 2 (nur E-Mail-Zugriff) zu beginnen. Deaktivieren Sie den Demo-Modus erst, wenn Sie sicher sind. Der erste Monat ist kostenlos.

Mehr erfahren: Besuchen Sie BOTS4.me/demo für die Anleitung zum Demo-Modus.

📊 Dashboard-Steuerung und Überwachung

Vollständige Kontrolle: Richten Sie alles über unser intuitives Dashboard unter BOTS4.me/bots ein und verwalten Sie es dort

Überwachung in Echtzeit:

• Verarbeitungsstatistik: Verfolgen Sie, wie viele E-Mails täglich, wöchentlich und monatlich verarbeitet werden
• Unbegrenzte Nutzungsverfolgung: Überwachen Sie Ihr Verarbeitungsvolumen ohne Limits in Ihrem Abonnement
• Erfolgsquoten: Sehen Sie Genauigkeitskennzahlen und erkennen Sie Verbesserungspotenzial
• AI/Nicht-AI-Schalter: Wechseln Sie zwischen fortschrittlicher AI-Extraktion und einfacheren Verarbeitungsmethoden
• Fehlerbenachrichtigungen: Erhalten Sie Hinweise, wenn E-Mails eine manuelle Prüfung benötigen oder wenn Probleme auftreten

💡 Profi-Tipps

• Klein anfangen: Beginnen Sie nur mit Anfragen oder Bestellungen und erweitern Sie dann auf weitere Dokumenttypen
• Ungelesene E-Mails im INBOX stündlich prüfen: Fehlgeschlagene E-Mails bleiben im INBOX (ungelesen) — prüfen Sie sie und vervollständigen Sie entweder den ERP-Eintrag manuell oder ziehen Sie sie nach _Mail2ERP/ANGEBOT / _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um einen erneuten Versuch zu erzwingen
• NICHT_IMPORTIEREN klug einsetzen: Das hilft der AI zu lernen, WAS nicht verarbeitet werden soll, und verbessert die Genauigkeit mit der Zeit
• LIEFERANT verwenden: Das hilft der AI zu lernen, WEN sie nicht verarbeiten soll, und verbessert die Genauigkeit mit der Zeit
• Mit AutoSPAM kombinieren: Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie beide Produkte gemeinsam für eine vollständige E-Mail-Automatisierung nutzen
• VIPs frühzeitig einrichten: Markieren Sie Ihre wichtigsten Kunden als VIP, damit ihre E-Mails vorrangig behandelt werden

📋 Was jeder Log-Eintrag zeigt

• Zeitstempel: wann die Verarbeitung stattgefunden hat
• Absender-E-Mail: wer die E-Mail gesendet hat
• Durchgeführte Aktion: VERARBEITET, im INBOX belassen, _VIP oder EXTERN (falls aktiviert)
• Erkannte Dateiformate: welche Anhangstypen gefunden wurden
• ERP-Importstatus: ob die Daten erfolgreich in Ihr ERP geschrieben wurden

🔍 Häufige Log-Meldungen

• STARTED — Verarbeitungszyklus begonnen
• PROCESSING — E-Mail wird analysiert und extrahiert
• IMPORTED_TO_ERP — Daten erfolgreich in Ihr ERP geschrieben
• MANUAL_REVIEW_NEEDED — E-Mail benötigt Ihre Aufmerksamkeit in Ihrem INBOX
• DUPLICATE_DETECTED — gleiche E-Mail bzw. Bestellung bereits verarbeitet, übersprungen
• COMPLETED — Verarbeitungszyklus abgeschlossen

⚠️ Was bei Fehlern zu tun ist

• Fehler bei der E-Mail-Verbindung: Prüfen Sie Ihre E-Mail-Zugangsdaten unter /bots → Einstellungen
• Fehler bei der ERP-Verbindung: Überprüfen Sie Ihre ERP-Verbindungsdaten und den API-Zugang
• Fehlgeschlagene Importe: Prüfen Sie, ob der Demo-Modus deaktiviert ist (Demo-Modus ON verhindert Schreibvorgänge im ERP)
• Anhaltende Probleme: Wenden Sie sich an den Support unter BOTS4.me/contact

Filtern Sie die Protokolle nach Stufe (success, info, warning, error), um schnell zu finden, was Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Woche 1 — Trainingsmodus

Prüfen Sie mehrmals täglich Ihren INBOX (ungelesen) und den Ordner _VIP — fehlgeschlagene E-Mails bleiben zur Prüfung im INBOX. Verschieben Sie falsch klassifizierte E-Mails in die richtigen Mail2ERP-Ordner (ANGEBOT/BESTELLUNGEN/NICHT_IMPORTIEREN), um einen erneuten Versuch zu erzwingen und das System zu trainieren. Markieren Sie nicht verarbeitbare Absender als LIEFERANT. Das System lernt aus jeder Korrektur.

Woche 2+ — Wartungsmodus

Das System hat die meisten Absendermuster gelernt. Werfen Sie einmal täglich einen Blick auf die ungelesenen E-Mails im INBOX und auf _VIP, wann immer Sie möchten — die Genauigkeit verbessert sich fortlaufend, während das System lernt.

🏆 Best Practice

Kombinieren Sie es mit AutoSPAM, um Spam zu filtern, bevor er Mail2ERP erreicht. Richten Sie VIP für Ihre wichtigsten Kunden ein — deren E-Mails werden vorrangig behandelt.