Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/PROPOZYTSIA

Мета: імпорт як запиту на пропозицію (цінової пропозиції в ERP)

Використовуйте, коли: лист автоматично імпортовано як замовлення, хоча він мав бути ціновою пропозицією. Так система запам’ятає шаблони листів цього відправника.

Результат: Mail2ERP витягує відомості про товари, кількості та дані клієнта і створює RFQ у вашій ERP-системі

Призначення: у разі успіху лист переміщується до OBROBLENO; якщо потрібна ручна перевірка, залишається в INBOX. Якщо повторна спроба знову не вдається, лист пересилається нашому адміністратору для розгляду.

📂 _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA

Мета: імпорт як замовлення

Використовуйте, коли: лист автоматично імпортовано як цінову пропозицію, хоча він мав бути замовленням. Так система запам’ятає шаблони листів цього відправника.

Результат: Mail2ERP витягує дані замовлення, позиції та ціни і створює замовлення у вашій ERP-системі

Призначення: у разі успіху лист переміщується до OBROBLENO; якщо потрібна ручна перевірка, залишається в INBOX. Якщо повторна спроба знову не вдається, лист пересилається нашому адміністратору для розгляду.

📂 _Mail2ERP/NE_IMPORTUVATI

Мета: вивчити шаблони листів, які потрібно виключити з обробки

Використовуйте, коли: відправник надсилає листи, які виглядають як замовлення чи запити на пропозицію, але обробляти їх не потрібно (розсилки, рекламні листи, автоматичні сповіщення)

Як це працює: Mail2ERP аналізує шаблон листа і вчиться надалі автоматично пропускати схожі листи цього відправника

Важливо: це відрізняється від _AutoSPAM/POSTACHALNIK, яка блокує обробку всіх листів відправника. NE_IMPORTUVATI пропускає лише листи, що відповідають вивченому шаблону.

Призначення: лист залишається в INBOX, але шаблон запам’ятовується для подальшої фільтрації

🌍 Будь-який формат. Будь-яка структура. Будь-яка мова.

Листи будь-якими мовами — включно з нелатинськими писемностями (тайська, арабська, японська, китайська, російська, іврит, корейська, гінді). Будь-який формат файлу, будь-яка структура документа. Кожен PDF може виглядати по-своєму. У кожному файлі Excel свої стовпці. Mail2ERP підлаштовується автоматично — шаблони не потрібні.

Інтерфейс застосунку доступний 31 мовою.

Переклад папок: коли ви вибираєте свою мову в Налаштуваннях на BOTS4.me/bots → Налаштування → Платіжні дані → Мова застосунку, усі папки Mail2ERP і папки AutoSPAM автоматично перекладаються вашою мовою. Мову можна змінювати раз на день.

🏭 _AutoSPAM/POSTACHALNIK – повністю виключити відправника

Мета: позначити відправника, щоб його листи НІКОЛИ не оброблялися в Mail2ERP

Використовуйте, коли: ви отримуєте листи від постачальників, які не потрібно імпортувати до ERP

Результат: усі подальші листи цього відправника повністю минають обробку в Mail2ERP

Призначення: листи потрапляють прямо до INBOX без жодної обробки в ERP

Працює: завжди (навіть без підписки AutoSPAM)

ℹ️ Як зняти статус POSTACHALNIK

Статус POSTACHALNIK зберігається незалежно — DOZVOLITI його не знімає. Щоб зняти статус POSTACHALNIK, керуйте своїм списком SUPPLIERS на /bots → Налаштування → Mail2ERP.

⚖️ POSTACHALNIK і NE_IMPORTUVATI — коли що використовувати?

⭐ VIP і розширені функції (потрібен AutoSPAM)

Коли у вас одночасно активні Mail2ERP і AutoSPAM, вам відкриваються ці потужні можливості:

• Пріоритетна маршрутизація VIP: VIP-клієнтам приділяється особлива увага — невдалі імпорти потрапляють до папки _VIP верхнього рівня для негайного розгляду
• Маршрутизація листів не від клієнтів: такі листи за замовчуванням залишаються в INBOX. Увімкніть Separate External у налаштуваннях Mail2ERP, щоб спрямовувати їх до _ZOVNISHNIY.
• Розпізнавання спаму за допомогою ШІ: автоматично визначає спам від невідомих відправників, перш ніж він дійде до Mail2ERP
• Фільтрація за частотою: блокує відправників, які надсилають забагато листів надто швидко
• Захист від підроблених відправників: розпізнає та блокує підроблені адреси, що видають себе за чужі
• Розумна маршрутизація: VIP-клієнти отримують пріоритет і в доставці листів, і в обробці для ERP

Примітка: базові функції (DOZVOLITI, SPAM, POSTACHALNIK) працюють і без підписки на AutoSPAM.

🛡️ Чому варто взяти комплект AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP містить базове керування поштою: ручні папки DOZVOLITI, VIDKHILITI та SPAM. Вони працюють і без підписки на AutoSPAM.

Для розумної фільтрації на основі ШІ ДО того, як листи дійдуть до вашої ERP — включно із захистом за частотою надсилання, розпізнаванням підроблених відправників, розумним аналізом тексту, аналізом нових відправників тощо — ми рекомендуємо придбати комплект AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Без розумної фільтрації спам або фішингові листи можуть потрапити у вашу ERP-систему у вигляді фальшивих записів.

🎯 Інші папки AutoSPAM, які працюють з Mail2ERP

Ці папки AutoSPAM керують доставкою листів до обробки в Mail2ERP:

• _AutoSPAM/DOZVOLITI: схвалити відправника і скинути всі попередні рішення (VIP, власні списки). Список SUPPLIERS не змінюється. Листи потрапляють до INBOX і можуть оброблятися в Mail2ERP
• _AutoSPAM/VIDKHILITI: позначити як невідомого відправника – листи потрапляють до папки VIDKHILENO для перевірки
• _AutoSPAM/SPAM: заблокувати відправника назавжди – листи одразу потрапляють до _KOSHYK/SPAM і ніколи не обробляються
• _AutoSPAM/VIP: (потрібен AutoSPAM) позначити як VIP — отримує пріоритетну маршрутизацію як у пошті, так і під час обробки в ERP
• Зняття статусу VIP: перемістіть будь-який лист цього відправника до _AutoSPAM/DOZVOLITI. Це скине всі попередні рішення (VIP, власні списки). Список SUPPLIERS не змінюється.

✅ OBROBLENO

Містить: успішно імпортовані листи

Значення: Mail2ERP успішно витягнув усі дані та створив записи в ERP

Потрібна дія: жодної – ці листи повністю оброблено. Час від часу перевіряйте їх на точність.

📥 INBOX (залишено для перевірки)

Містить: листи відомих клієнтів, які Mail2ERP не зміг повністю обробити автоматично

Значення: Mail2ERP не зміг витягти всі потрібні дані або виявив неоднозначності. Лист навмисно залишено в INBOX, щоб він лишався на видноті.

Потрібна дія: перегляньте лист в INBOX і або завершіть запис в ERP вручну, або перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA чи _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб примусово повторити спробу (корисно після того, як ви додали відсутній товар чи контакт до своєї ERP).

Кеш пропусків: Mail2ERP пам’ятає, що вже намагався, і не обробляє той самий лист під час кожного запуску cron — кеш очищається через 14 днів або миттєво, коли ви перетягуєте лист до папки примусового повтору.

🌐 ZOVNISHNIY (за бажанням)

Містить: листи від відправників, яких немає у вашій базі клієнтів, — лише якщо в налаштуваннях Mail2ERP увімкнено Separate External.

Поведінка за замовчуванням: вимкнено. Листи зовнішніх відправників залишаються в INBOX, щоб нічого не зникало з поля зору.

Потрібна дія: перегляньте і вирішіть, чи це новий клієнт, чи лист слід ігнорувати.

Вмикається в: панель керування → Mail2ERP → Функції → Separate External (доступно з тарифу Family).

⭐ _VIP

Містить: необроблені листи від відправників, позначених як VIP (через _AutoSPAM/VIP).

Значення: пріоритетна папка верхнього рівня — листи VIP обходять правило зберігання в INBOX, щоб ви помітили їх одразу.

Потрібно: AutoSPAM з увімкненим списком VIP.

📥 INBOX

Містить: звичайні листи, схвалених відправників і листи від відправників, позначених як POSTACHALNIK

Значення: звичайна доставка пошти – такі листи обходять обробку в Mail2ERP

З AutoSPAM: листи VIP потрапляють до вкладеної папки INBOX/VIP для пріоритетної уваги

🎯 Короткий посібник із налаштування

Налаштування Mail2ERP займає лише 5 хвилин:

• Крок 1: перейдіть на BOTS4.me/bots та увійдіть
• Крок 2: перейдіть до розділу Налаштування → Mail2ERP
• Крок 3: додайте свої поштові облікові записи та виберіть, з якої папки Mail2ERP має імпортувати
• Крок 4: налаштуйте підключення до вашої ERP (облікові дані API)
• Крок 5: виберіть свою мову для автоматичного перекладу назв папок у платіжних даних
• Крок 6: перевірте, що було імпортовано – за увімкненого Демо-режиму нічого не створюється — вимкніть Демо-режим, коли будете готові перейти в Робочий режим.

📧 Налаштування поштового облікового запису

Підтримувані облікові записи: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP та будь-який поштовий провайдер

Відстеження папок: за замовчуванням Mail2ERP відстежує вашу основну поштову скриньку. Його можна налаштувати на відстеження окремих вкладених папок.

Кілька облікових записів: ви можете підключити кілька поштових облікових записів і обробляти їх усі в одній панелі керування Mail2ERP!

🔧 Інтеграція з ERP — багато підтримуваних ERP-систем

Де налаштовується: доступ до ERP налаштовується на BOTS4.me/bots → Налаштування → Mail2ERP → ERP Access

Підтримувані ERP: SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, HubSpot, Zoho, SugarCRM, Sage, Epicor, Infor, Acumatica, Workday, Freshworks, Pipedrive, Zendesk, Offeris

Не бачите своєї ERP? Ми регулярно додаємо нові інтеграції. Зв’яжіться з нами.

🔑 Рівні доступу — почніть безпечно, вмикайте поступово

Ми рекомендуємо почати з рівня 2 (лише доступ до пошти). Вимикайте Демо-режим, лише коли будете впевнені. Перший місяць безкоштовно.

Докладніше: завітайте на BOTS4.me/demo — там посібник із Демо-режиму.

📊 Керування та моніторинг на панелі керування

Повний контроль: налаштовуйте все та керуйте всім із нашої зрозумілої панелі керування на BOTS4.me/bots

Моніторинг у реальному часі:

• Статистика обробки: відстежуйте, скільки листів обробляється за день, тиждень і місяць
• Необмежений облік використання: стежте за обсягом обробки без обмежень у межах вашої підписки
• Частка успішних обробок: дивіться показники точності та визначайте, що можна покращити
• Перемикач ШІ / без ШІ: перемикання між розширеним витягуванням даних за допомогою ШІ та простішими методами обробки
• Сповіщення про помилки: отримуйте попередження, коли листи потребують ручної перевірки або виникають проблеми

💡 Поради професіоналів

• Починайте з малого: почніть лише із запитів на пропозицію або замовлень, а потім додайте інші типи документів
• Переглядайте непрочитані листи в INBOX щогодини: необроблені листи залишаються в INBOX (непрочитаними) — перегляньте їх і або завершіть запис в ERP вручну, або перетягніть до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA / _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб примусово повторити спробу
• Використовуйте NE_IMPORTUVATI розумно: так ШІ вчиться, ЩО не обробляти, і з часом працює точніше
• Використовуйте POSTACHALNIK: так ШІ вчиться, КОГО не обробляти, і з часом працює точніше
• Використовуйте разом із AutoSPAM: найкращий результат досягається за спільного використання обох продуктів для повної автоматизації пошти
• Налаштуйте VIP заздалегідь: позначте найважливіших клієнтів як VIP, щоб їхні листи оброблялися в пріоритетному порядку

📋 Що показує кожен запис журналу

• Позначка часу: коли відбулася обробка
• Адреса відправника: хто надіслав лист
• Виконана дія: OBROBLENO, залишено в INBOX, _VIP або ZOVNISHNIY (якщо увімкнено)
• Виявлені формати файлів: які типи вкладень було знайдено
• Статус імпорту в ERP: чи були дані успішно записані до вашої ERP

🔍 Типові повідомлення в журналі

• STARTED — цикл обробки розпочато
• PROCESSING — лист аналізується, дані витягуються
• IMPORTED_TO_ERP — дані успішно записано до вашої ERP
• MANUAL_REVIEW_NEEDED — лист потребує вашої уваги в INBOX
• DUPLICATE_DETECTED — такий самий лист або замовлення вже оброблено, пропущено
• COMPLETED — цикл обробки завершено

⚠️ Що робити в разі помилок

• Помилки підключення до пошти: перевірте облікові дані пошти в /bots → Налаштування
• Помилки підключення до ERP: перевірте параметри підключення до ERP і доступ до API
• Збої імпорту: перевірте, чи вимкнено Демо-режим (за увімкненого Демо-режиму запис до ERP не виконується)
• Постійні проблеми: зверніться до підтримки на BOTS4.me/contact

Фільтруйте журнали за рівнем (успіх, інформація, попередження, помилка), щоб швидко знаходити те, що потребує уваги.

Тиждень 1 — режим навчання

Кілька разів на день перевіряйте INBOX (непрочитані) і папку _VIP — необроблені листи залишаються в INBOX для перевірки. Неправильно класифіковані листи переміщуйте до правильних папок Mail2ERP (PROPOZYTSIA/ZAMOVLENNYA/NE_IMPORTUVATI), щоб примусово повторити спробу та навчити систему. Відправників, листи яких обробляти не можна, позначайте як POSTACHALNIK. Система вчиться на кожному виправленні.

Тиждень 2+ — режим підтримки

Система вже засвоїла шаблони більшості відправників. Заглядайте до непрочитаних листів в INBOX раз на день, а до _VIP — коли забажаєте: точність постійно зростає в міру навчання.

🏆 Рекомендована практика

Використовуйте разом із AutoSPAM, щоб відфільтрувати спам, перш ніж він дійде до Mail2ERP. Налаштуйте VIP для найважливіших клієнтів — їхні листи обробляються в пріоритетному порядку.