Безпека

У BOTS4.me безпека — не просто функція, а основа всього, що ми робимо. Наш бізнес залежить від захисту ваших даних, тому ми побудували платформу з комплексними заходами безпеки, які відповідають галузевим стандартам для сервісів бізнес-автоматизації та перевищують їх.

Шифрування під час введення, розшифрування лише в пам’яті

Двофакторна автентифікація

Проєктування з пріоритетом конфіденційності

Обмежене зберігання даних

Жодного запису на диск

Нуль інцидентів безпеки Понад 2 роки роботи

🔐 Безпечне швидке підключення (OAuth) — як це працює

Більшість сучасних сервісів (Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box) підтримують «OAuth» — стандарт безпеки, за якого ви входите просто на ЇХНЬОМУ сайті й ніколи не повідомляєте нам свій пароль. Сервіс підтверджує вашу особу й видає нам спеціальний ключ дозволів, який робить лише те, що ви схвалили.

Для сервісів, які ще не підтримують OAuth, ваші облікові дані шифруються RSA-2048 у момент введення. У будь-якому разі ви повністю контролюєте все з панелі /bots.

Працює з 27 сервісами: Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box та інші

Багаторівневе шифрування

Ми застосовуємо стандартні для галузі протоколи шифрування, зокрема корпоративні хмарні сервіси шифрування та пари ключів RSA, щоб захистити ваші дані як під час передавання, так і у стані спокою.

Ізольована інфраструктура

Ваші процеси автоматизації працюють на виділених захищених серверах зі строгим контролем доступу та всебічним моніторингом безпеки, щоб запобігти несанкціонованому доступу.

Конфіденційність на етапі проєктування

Конфіденційні відомості шифруються в момент надсилання й залишаються зашифрованими в усіх наших системах. Доступ до ваших даних за потреби отримують лише авторизовані процеси.

Прозорі практики

Ми підтримуємо зрозумілі правила поводження з даними й надаємо докладну документацію про наші практики безпеки, щоб ви точно знали, як захищено вашу інформацію.

Безпечне швидке підключення (OAuth 2.0) – найбезпечніший варіант

Для основних постачальників, як-от Gmail, Outlook, Google Drive, Dropbox, OneDrive і Box, ми підтримуємо стандартне для галузі Безпечне швидке підключення (OAuth 2.0) — той самий безпечний метод, який використовують мільйони застосунків у всьому світі.

Що таке OAuth і чому це краще

Жодного зберігання паролів: ви ніколи не вводите пароль від пошти чи хмарного сховища на нашому сайті. Натомість ви входите безпосередньо на власній захищеній сторінці входу Google, Microsoft або Dropbox.

Обмежені, перелічені дозволи: OAuth надає нам лише ті конкретні області доступу, які ви схвалили на екрані згоди постачальника. Для Microsoft 365 / Outlook це такі області, як IMAP.AccessAsUser.All, Mail.ReadWrite, MailboxSettings.ReadWrite і (для Mail2CLOUD) вузька область Files.ReadWrite.AppFolder, яка бачить лише одну створену нами папку. Для Gmail — області Gmail API gmail.modify (читання, мітки, переміщення в кошик, вставлення та надсилання — ніколи остаточне видалення), gmail.settings.basic і (для Mail2CLOUD у Google Drive) drive.file, яка бачить лише файли, створені нашим застосунком. Повне обґрунтування щодо кожної області наведено в нашій Політиці конфіденційності.

Відкликання будь-коли: ви можете миттєво відкликати доступ BOTS4.me у налаштуваннях свого облікового запису Google або Microsoft, не змінюючи паролів і не звертаючись до підтримки.

Галузевий стандарт: OAuth 2.0 використовують тисячі перевірених застосунків, і саме його рекомендують як метод автентифікації Google, Microsoft та інші великі постачальники.

Як працює вхід через OAuth

Натисніть «Connect with OAuth»

Перенаправлення на захищену сторінку входу постачальника

Схвалення дозволів на їхньому сайті

Захищений токен надсилається до BOTS4.me

Токен зашифровано і надійно збережено

OAuth чи пароль: обираєте ви

Ми даємо вам вибір між OAuth (рекомендовано для підтримуваних провайдерів) і традиційними паролями застосунків/ключами API. Обидва варіанти безпечні — OAuth лише повністю усуває зберігання паролів. Для сервісів, які не підтримують OAuth, ваші облікові дані захищено шифруванням RSA-2048.

Або нічого не підключайте: пересилайте нам

Mail2ERP, Supplier2ERP, Pay2ERP і Mail2KNOW також працюють без будь-якого підключення поштової скриньки: додайте BOTS4.me Mailbox до застосунку на вашій панелі BOTS (одним кліком, без пароля) і пересилайте листи на адресу застосунку, наприклад mail2erp@bots4.me. Ми приймаємо лише пошту, переслану з адреси вашого облікового запису або з адрес, зазначених у полі “Переслати нам” у розділі Керування застосунку (для Mail2KNOW: “Хто може навчати та запитувати”). Перш ніж щось буде записано у вашу ERP, ми перевіряємо, що лист справді надійшов із цієї адреси – якщо це неможливо перевірити, ви підтверджуєте це одним кліком. Один і той самий лист, пересланий двічі, обробляється лише один раз. Ваш лист видаляється з нашої поштової скриньки одразу після обробки, щонайпізніше через 7 днів, якщо його не вдалося обробити, а все, що ми не змогли зіставити з обліковим записом, видаляється через 14 днів.

Чого ми ніколи не робимо з доступом, наданим через OAuth

Ми ніколи не використовуємо вміст ваших листів, контакти, вкладення чи будь-які дані користувача Google/Microsoft для створення, навчання або вдосконалення універсальних чи сторонніх моделей ШІ/ML. Моделі налаштовуються виключно на даних вашого власного облікового запису.
Ми ніколи не продаємо ваші дані, не передаємо їх рекламним мережам і не використовуємо їх для показу таргетованої реклами.
Ми ніколи не читаємо пошту й не відкриваємо вкладення для перегляду людиною, окрім випадків, коли це вкрай необхідно для роботи функції, яку ви активували, або коли ви прямо просите підтримку розібратися з конкретним листом.
Ми ніколи остаточно не видаляємо листи, файли чи папки, які створили не ми, — хіба що ви ввімкнете функцію очищення, яка робить саме це («Автоматичне очищення» та «Очищення папки „Надіслані“» в AutoSPAM, «Очищення старих листів за допомогою AutoSPAM» у Mail2CLOUD).
Ми ніколи не передаємо токени OAuth жодній стороні за межами нашої інфраструктури, окрім постачальника, який їх видав (Microsoft або Google), коли ми їх обмінюємо або оновлюємо.
Ми дотримуємося Політики щодо даних користувачів сервісів Google API, зокрема вимог обмеженого використання (Limited Use).

Як ми захищаємо дані вашого бізнесу

Коли ви довіряєте BOTS4.me доступ до своїх систем ERP та електронної пошти, ми ставимося до цієї відповідальності серйозно. Нашу архітектуру безпеки спроєктовано спеціально під особливі виклики автоматизації бізнес-процесів:

Безпечне передавання даних

Кожне з’єднання між вашими системами та нашою платформою захищене:

Сучасне шифрування TLS забезпечує захист усіх даних, що передаються, від перехоплення

Окреме зберігання ключів – закритий ключ існує лише на наших серверах обробки, у зашифрованому файлі, і ніколи на вебсервері

Автентифікація API з використанням стандартних для галузі протоколів і захищених токенів

Захист розшифрованих даних без запису на диск

Наша найсуворіша практика безпеки — навіть під час обробки ми НІКОЛИ не зберігаємо нічого в розшифрованому вигляді на диск:

Обробка лише в пам’яті – усі операції виконуються виключно в оперативній пам’яті, розшифровані дані існують лише під час активної обробки (від секунд до хвилин)

Жодних незашифрованих тимчасових файлів — кеші та журнали зберігаються в зашифрованому вигляді, і якщо сервер втрачає живлення, нічого розшифрованого не залишається

Обмежений строк зберігання – журнали автоматично видаляються через 90 днів; інші робочі дані зберігаються за нашим графіком зберігання, після чого автоматично видаляються

Шифрування у стані спокою – ваші дані ЗАВЖДИ зберігаються в зашифрованому вигляді й ніколи не записуються на диск у відкритому вигляді

Негайне видалення на запит клієнта з перевіркою, включно з резервними копіями

Архітектура шифрування RSA-2048

Як ми захищаємо ваші облікові дані за допомогою шифрування з відкритим ключем:

Миттєве шифрування — коли ви зберігаєте облікові дані в /bots, вони одразу шифруються нашим відкритим ключем; закритий ключ є лише на серверах обробки

Роздільне зберігання ключів – ключі шифрування зберігаються окремо від зашифрованих даних у різних захищених місцях

Процес обробки – дані розшифровуються лише в пам’яті, обробляються, а потім результати знову шифруються

Розшифрування лише в пам’яті – ваші облікові дані шифруються в момент введення й розшифровуються лише в пам’яті, лише на наших ізольованих серверах обробки та лише на ті секунди, які потрібні боту

Контроль доступу і автентифікація

Доступ до ваших систем захищено кількома рівнями безпеки:

Secure Quick Connect (OAuth 2.0) скрізь, де сервіс це підтримує — Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box та інші. Ваш пароль НІКОЛИ не потрапляє на наші сервери. Для застарілих систем: облікові дані, зашифровані RSA-2048.

Двофакторна автентифікація для кожного облікового запису користувача, обов’язкова для всього нашого адміністративного доступу

Власна розроблена система захисту від поширених векторів атак

Повне протоколювання дій для моніторингу безпеки та аудиту

Порівняння стандартів безпеки

Подивіться, як наші заходи безпеки виглядають на тлі типових сервісів автоматизації:

← Прокрутіть по горизонталі, щоб побачити всі стовпці →

Функція безпеки	Базові сервіси	Галузевий стандарт	BOTS4.me
Шифрування даних	Базовий SSL	TLS + шифрування сховища	Шифрування під час введення, розшифрування лише в пам’яті
Автентифікація	Лише пароль	Необов’язкова 2FA	2FA для кожного користувача
Зберігання даних	Безстроково	90-180 днів	Автоматичне видалення
Метод обробки	Стандартне зберігання	Зашифроване зберігання	Обробка без запису на диск
Моніторинг доступу	Базові журнали	Відстеження активності	Всебічний аудит
Інфраструктура	Спільні сервери	Віртуальна ізоляція	Виділені сервери (Premium) / ізольовані процеси (Standard)
Аварійне відновлення	Немає	Щоденні резервні копії	Зашифровані зовнішні резервні копії + автоматичне перемикання

Конфіденційність даних і відповідність вимогам

Ми спроєктували платформу так, щоб конфіденційність була її основою, і забезпечуємо максимально дбайливе поводження з вашими бізнес-даними відповідно до передових практик захисту даних:

Мінімальний збір даних: ми обробляємо лише ті дані, які необхідні для ваших конкретних завдань автоматизації — і нічого більше.
Прозоре поводження з даними: зрозуміла документація про те, до яких даних ми отримуємо доступ, як вони обробляються і коли видаляються.
Контроль користувача: ви зберігаєте повний контроль над своїми даними та можете будь-коли запросити їх негайне видалення.
Шифрування надісланих форм: конфіденційні відомості, введені під час підключення, шифруються одразу в момент надсилання.
Окреме керування ключами: для підвищення безпеки ключі шифрування зберігаються окремо від зашифрованих даних.
Жодного зайвого зберігання: ми не зберігаємо даних, які нам активно не потрібні для ваших процесів автоматизації.

Робота без ШІ

Деяким організаціям заборонено обробляти ділові дані за допомогою ШІ — банкам і страховикам через внутрішню політику, органам держсектору через правила закупівель, постачальникам через договір із замовником. Більша частина нашої автоматизації побудована на правилах задовго до появи в ній ШІ і працює так дотепер.

П’ять ботів не містять ШІ взагалі: AutoERP, AutoCASH, AutoSTOCK, AutoPURCHASE і Mail2CLOUD. Перемикача немає, бо вимикати нічого.
Чотири боти мають перемикач Режим ШІ: AutoSPAM, Mail2ERP, Pay2ERP і Supplier2ERP. У положенні Вимк. мовна модель не викликається і жодний вміст не надсилається провайдеру ШІ. Ці боти й далі використовують статистичне зіставлення, яке працює на наших власних серверах і ніколи не передає ваші дані третім сторонам.
Три боти не можуть працювати без ШІ: ClientFACTORY, Mail2KNOW і AutoGEO створюють письмовий текст. Ми кажемо про це тут, а не після покупки.
Вимк. означає вимк.: встановлення Режим ШІ у положення Вимк. діє з наступного запуску і має пріоритет над будь-яким іншим налаштуванням, включно з Демо-режимом.
Підтвердження для вашої справи: на запит ми надішлемо звіт, сформований з вашої власної інсталяції, зі списком підсумкового режиму ШІ кожного бота у вашому обліковому записі.

Демо-режим — ваш вимикач безпеки

Демо-режим — це вбудований механізм безпеки, який дає змогу точно перевірити, що зробив би бот, до ввімкнення повної автоматизації. Його увімкнено за замовчуванням для всіх нових облікових записів, що забезпечує безпечну відправну точку.

Безпечно за замовчуванням — Демо-режим УВІМКНЕНО для кожного нового облікового запису. Жодні дані не записуються у вашу ERP чи хмарні системи, доки ви явно цього не дозволите.

Доказ до автоматизації — кожен застосунок має виконати щонайменше один демонстраційний запуск і надіслати вам поштою звіт про те, що саме він ЗРОБИВ БИ, перш ніж Демо-режим можна буде вимкнути. Перший запуск завжди демонстраційний — ніщо ніколи не записується без вашої усвідомленої згоди. Докладніше про Демо-режим →

Безпека в один клік — ви можете будь-коли знову УВІМКНУТИ Демо-режим на вкладці «Керування» вашої панелі керування /bots, і це діє негайно. Вимкнення Демо-режиму розблоковується лише після звіту про ваш перший демонстраційний запуск — тож реальний запис даних неможливо увімкнути випадково.

Попередній перегляд без змін — за увімкненого Демо-режиму система продовжує спостерігати, аналізувати та звітувати, але не записує жодних змін. Ви точно бачите, що сталося б, без жодного ризику.

Завжди доступно — навіть за налаштованого повного доступу Демо-режим дає вам вимикач безпеки, який будь-коли запобігає небажаним змінам. Ідеально для тестування, аудитів або залучення нових членів команди.

Безпека інфраструктури

Наша технічна інфраструктура побудована так, що безпека є базовою вимогою:

Корпоративна хмарна інфраструктура з конфігураціями безпеки інституційного рівня

Регулярні оновлення безпеки та проактивне керування вразливостями

Ізольовані середовища обробки для завдань автоматизації кожного клієнта

Автоматизований моніторинг безпеки для виявлення та запобігання підозрілій активності

Безпечні практики розробки з перевіркою коду та тестуванням безпеки

Регулярні процедури резервного копіювання із зашифрованим зберіганням і безпечним відновленням

Архітектура серверів і ізоляція

Ми впровадили інтелектуальний розподіл серверів, щоб оптимізувати і безпеку, і продуктивність:

Клієнти Enterprise/Premium – виділені ізольовані сервери з ресурсами виключно під ваші потреби, без спільного використання з іншими клієнтами, повна ізоляція

Стандартні клієнти – сервери “pool” з узгодженим розподілом ресурсів, ізоляція між клієнтами (кожен клієнт працює як ізольований процес), ті самі стандарти шифрування та безпеки

Усі тарифи включають – шифрування в момент введення, зберігання лише в зашифрованому вигляді, розшифрування лише в пам’яті (дані ніколи не записуються на диск у відкритому вигляді), автоматичне очищення даних за фіксованим графіком зберігання, моніторинг з автоматичними сповіщеннями

Безперервність бізнесу — Contingency

Якщо сервер виходить з ладу, ваша автоматизація не чекає на нас:

Зашифровані зовнішні резервні копії – ваші дані шифруються за AES-256 ще до того, як залишать наш сервер. Сховище резервних копій завжди бачить лише зашифровані дані, а ключ ніколи не залишає наших серверів. Кожну резервну копію після завантаження зчитують назад і звіряють байт у байт.

Відновлення перевіряється щотижня – щотижня інший сервер завантажує й розшифровує останню резервну копію, щоб довести, що її справді можна відновити.

Автоматичне перемикання – наші сервери щохвилини підтверджують, що ваш обліковий запис і далі закріплений за ними. Якщо сервер, на якому працює ваша автоматизація, перестає відповідати, інший сервер нашого кластера перебирає ваш обліковий запис з останньої резервної копії. Сервер, що відмовив, блокується, тому ваш обліковий запис ніколи не працює двічі. Коли початковий сервер знову справний, ваш обліковий запис автоматично повертається на нього вночі.

Ваша поштова скринька слугує чергою – листи, що надходять під час збою, чекають у вхідних і обробляються після перемикання. Дані, вже записані у вашу ERP, залишаються там.

← Прокрутіть по горизонталі, щоб побачити всі стовпці →

Contingency	Enterprise & Business	Інші платні тарифи
Зашифрована резервна копія	Щогодини, токени входу при кожній зміні	Щодня
Відновлення роботи після збою сервера	Приблизно за 10 хвилин	Приблизно за 2 години
Максимальна втрата історії обробки	1 година	24 години

Зараз наші сервери працюють в одному дата-центрі, а резервні копії зберігаються в окремого провайдера; ми додаємо нові сервери та локації.

“Ми працюємо з BOTS4.me уже понад два роки й обробляємо тисячі листів і транзакцій. За весь цей час у нас не було жодного інциденту безпеки чи перерви в роботі сервісу. Їхнє ставлення до захисту даних і надійності сервісу незмінне з першого дня.”

Miroslav Petras

Керуючий директор, IMP Kontakt

💼 Стартап, що зростає, професійні стандарти

Ми молодий стартап, що зростає й дотримується професійних практик безпеки. Хоча ми ще працюємо над офіційними сертифікаціями (SOC 2, ISO 27001), нашу платформу вже побудовано навколо ключових практик безпеки, на яких наголошують ці стандарти. Обробка без запису розшифрованих даних на диск, автоматичне видалення даних і Безпечне швидке підключення (OAuth) підтверджують нашу відданість захисту ваших даних із першого дня.

Побудовано на фундаменті довіри

Ми розуміємо, що автоматизація потребує доступу до критично важливих бізнес-систем. Саме тому ми істотно інвестували в інфраструктуру та практики безпеки, які захищають ваші дані й водночас дають змогу використовувати потужну автоматизацію. Обговорімо, як наші заходи безпеки відповідають вимогам вашого бізнесу.

Якщо у вас залишаються сумніви, запитайте нас.