Casestudy: hoe IMP Kontakt 4.700 bestellingen en RFQ’s per e-mail per maand verwerkt zonder er één over te typen
Een B2B-distributeur met 3,5 miljoen EUR omzet die in mei 2024 met zes BOTS4.me-bots begon en er nu 32 gebruikt — elke werkdag live
IMP Kontakt spol. s r.o. is een Europese B2B-distributeur van industriële componenten. Zijn klanten bestellen zoals de meeste B2B-klanten: per e-mail, met PDF-, Excel- en gescande bijlagen, in meerdere talen. Sinds mei 2024 leest een bot ze eerst en behandelen mensen alleen wat de bot niet zelf kan oplossen. Zo ziet de opzet eruit, dit verwerkt die elke maand en dit doet het team nog met de hand.
📊 In cijfers
📥 Het probleem: een volle inbox is nog geen verkooporder
Een distributeur leeft van kleine, frequente bestellingen. Elke bestelling kwam binnen als bijlage: een PDF uit het ERP van de ene klant, een Excel-sheet van de volgende, een gefotografeerd bestelformulier van een derde. Elke regel moest worden gelezen, elke productcode aan de catalogus gekoppeld, elke hoeveelheid en prijs in het ERP ingetypt. Offerteaanvragen kwamen via dezelfde inbox binnen en vroegen hetzelfde werk voordat iemand ze kon beantwoorden.
Hetzelfde patroon herhaalde zich bij inkoop (leveranciersbevestigingen die met openstaande inkooporders moeten worden vergeleken), in de boekhouding (bankafschriften die aan facturen moeten worden gekoppeld) en bij incasso (achterstallige facturen die moeten worden opgevolgd). Niets daarvan was moeilijk. Alles was volume, en uit volume ontstaan fouten en vertragingen.
Het bedrijf gebruikt het ERP OFFERIS, niet Odoo. Dat is om één reden van belang: de hier beschreven bots werken via een ERP-connectorlaag, dus dezelfde opzet geldt voor Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One en elk ERP-systeem dat BOTS4.me hierna toevoegt.
⚙️ Waar het begon: zes bots op één postvak
Het bedrijf begon met deze zes bots. Elke bot bewaakt het bedrijfspostvak en voert één taak van begin tot eind uit. Ze gingen één voor één live, elk eerst in Demomodus, en werden naar productie geschakeld zodra de rapporten „wat het zou hebben gedaan” overeenkwamen met wat het team verwachtte. Vandaag gebruikt IMP Kontakt 32 bots van BOTS4.me.
- Mail2ERP — leest elke binnenkomende bijlage met een bestelling of offerteaanvraag, koppelt klant- en productcodes aan de ERP-catalogus, herkent dubbele bestellingen en maakt de order of offerte in het ERP aan met een volledig audittrail. E-mails die de bot niet kan oplossen, blijven in de inbox voor een mens.Ongeveer 4.700 offerteaanvragen en bestellingen per maand.
- Supplier2ERP — leest orderbevestigingen van leveranciers en werkt hoeveelheden, prijzen en leverdata bij op de bijbehorende inkooporders; vertraagde en gedeeltelijke bevestigingen worden gemarkeerd in plaats van stilzwijgend geaccepteerd.Sluit de kringloop van voorraad naar leverancier.
- Pay2ERP — koppelt inkomende bankbetalingen dagelijks aan openstaande facturen en boekt ze in het ERP; alleen niet-gekoppelde betalingen komen bij de boekhouding terecht.Honderden betalingen per dag, uitzonderingen worden met de hand gecontroleerd.
- AutoCASH — vindt achterstallige facturen en verstuurt oplopende herinneringen volgens het schema van het bedrijf, in de taal van de klant, zonder AI.
- AutoSPAM — houdt de gedeelde mailbox schoon, zodat de andere bots en het verkoopteam alleen echte post van klanten en leveranciers zien.
- Mail2CLOUD — maakt versleuteld een back-up van elke e-mail en bijlage in de eigen cloudopslag van het bedrijf, als auditkopie.
👥 Wat het team nog met de hand doet
Automatisering heeft de mensen niet uit het proces gehaald; ze heeft veranderd waar ze naar kijken. Verkoop beoordeelt de e-mails die Mail2ERP niet kon oplossen, doorgaans nieuwe klanten, ongebruikelijke productcodes of een bestelling die ook een vraag bevat. De boekhouding beoordeelt de betalingen die Pay2ERP niet kon koppelen. Inkoop ziet de leveranciersbevestigingen die afwijken van de order. Al het andere loopt vanzelf, en elke run eindigt met een rapport per e-mail met een overzicht van wat er is gedaan.
Correcties vloeien terug naar het systeem: een e-mail naar de juiste map in de mailbox verplaatsen leert de bots hoe ze die afzender of dat patroon de volgende keer moeten behandelen, zodat de lijst met uitzonderingen maand na maand korter wordt.
🧭 Wat ervoor nodig was
- Geen maatwerkontwikkeling. De bots maken verbinding met het ERP via de BOTS4.me-connectorlaag en met de mailbox via IMAP of OAuth; de configuratie gebeurt vanuit het dashboard op bots4.me/bots.
- Eerst Demomodus. Elke bot maakte een tijd lang rapporten ‘wat de bot zou hebben gedaan’ voordat hij in het ERP mocht schrijven.
- Eén bot tegelijk. Mail2ERP ging eerst omdat bestellingen per e-mail de grootste kostenpost waren; de bots voor inkoop, betalingen en aanmaningen volgden zodra die zich had bewezen.
- Feedback via mappen. Het team leert de bots bij door e-mails te verplaatsen, niet door regels te bewerken.
📚 Lees verder
Zie wat hij met uw inbox zou doen — eerste maand gratis
Zet Mail2ERP in Demomodus aan op uw eigen mailbox en lees het rapport van wat de bot deze week zou hebben aangemaakt. Er wordt niets geschreven totdat u dat beslist.