Beveiliging

Bij BOTS4.me is beveiliging niet zomaar een functie — het is fundamenteel voor alles wat we doen. Ons bedrijf staat of valt met de bescherming van uw gegevens, en daarom hebben we ons platform gebouwd met uitgebreide beveiligingsmaatregelen die voldoen aan en verder gaan dan de branchenormen voor diensten op het gebied van bedrijfsautomatisering.

Versleuteld bij invoer, alleen in het geheugen ontsleuteld

Tweefactorauthenticatie

Ontwerp met privacy voorop

Beperkte gegevensbewaring

Geen data op schijf

Nul beveiligingsincidenten Meer dan 2 jaar in bedrijf

🔐 Veilige snelle verbinding (OAuth) uitgelegd

De meeste moderne diensten (Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box) ondersteunen „OAuth” – een beveiligingsstandaard waarbij u zich rechtstreeks aanmeldt op HUN website, zonder ons ooit uw wachtwoord te geven. Zij bevestigen uw identiteit en geven ons een speciale toestemmingssleutel die alleen doet wat u heeft goedgekeurd.

Voor diensten die OAuth nog niet ondersteunen worden uw inloggegevens versleuteld met RSA-2048 op het moment dat u ze invoert. In beide gevallen heeft u volledige controle vanuit uw /bots-dashboard.

Werkt met 27 diensten: Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box en meer

Meerlaagse versleuteling

We passen branchestandaard versleutelingsprotocollen toe, waaronder cloudversleutelingsdiensten voor bedrijven en RSA-sleutelparen, om uw gegevens te beschermen zowel tijdens verzending als in rust.

Geïsoleerde infrastructuur

Uw automatiseringsprocessen draaien op toegewijde, beveiligde servers met strikte toegangscontroles en uitgebreide beveiligingsmonitoring om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Privacy by design

Gevoelige informatie wordt versleuteld op het moment van indienen en blijft versleuteld binnen al onze systemen. Alleen geautoriseerde processen krijgen, indien nodig, toegang tot uw gegevens.

Transparante werkwijze

We hanteren duidelijke richtlijnen voor gegevensverwerking en bieden uitgebreide documentatie over onze beveiligingspraktijken, zodat u precies weet hoe uw informatie wordt beschermd.

Veilige snelle verbinding (OAuth 2.0) – de veiligste optie

Voor grote providers zoals Gmail, Outlook, Google Drive, Dropbox, OneDrive en Box ondersteunen we de branchestandaard Secure Quick Connect (OAuth 2.0) – dezelfde veilige methode die wereldwijd door miljoenen applicaties wordt gebruikt.

Wat is OAuth en waarom het beter is

Geen opslag van wachtwoorden: U voert uw e-mail- of cloudopslagwachtwoord nooit in op onze website. In plaats daarvan meldt u zich rechtstreeks aan op de eigen beveiligde inlogpagina van Google, Microsoft of Dropbox.

Beperkte, met naam genoemde machtigingen: OAuth geeft ons alleen de specifieke scopes die u op het toestemmingsscherm van de provider goedkeurt. Voor Microsoft 365 / Outlook betekent dat scopes zoals IMAP.AccessAsUser.All, Mail.ReadWrite, MailboxSettings.ReadWrite en (voor Mail2CLOUD) de nauw omschreven scope Files.ReadWrite.AppFolder, die alleen één door ons aangemaakte map kan zien. Voor Gmail de Gmail API-scopes gmail.modify (lezen, labelen, naar de prullenbak verplaatsen, invoegen en verzenden — nooit definitief verwijderen), gmail.settings.basic en (voor Mail2CLOUD op Google Drive) drive.file, die alleen bestanden kan zien die onze app heeft aangemaakt. De volledige onderbouwing per scope vindt u in ons Privacybeleid.

Altijd intrekbaar: U kunt de toegang van BOTS4.me direct intrekken via uw Google- of Microsoft-accountinstellingen, zonder wachtwoorden te wijzigen of contact op te nemen met de support.

Industriestandaard: OAuth 2.0 wordt gebruikt door duizenden vertrouwde toepassingen en is de aanbevolen authenticatiemethode van Google, Microsoft en andere grote providers.

Hoe OAuth-aanmelden werkt

Klik op „Verbinden met OAuth”

Doorgestuurd naar de beveiligde aanmeldpagina van de provider

Machtigingen goedkeuren op hun site

Beveiligd token verzonden naar BOTS4.me

Token versleuteld en veilig opgeslagen

OAuth of wachtwoord: u kiest

Wij geven u de keuze tussen OAuth (aanbevolen voor ondersteunde providers) en traditionele app-wachtwoorden/API-sleutels. Beide zijn veilig – OAuth elimineert het opslaan van wachtwoorden volledig. Voor diensten die OAuth niet ondersteunen worden uw inloggegevens beschermd met RSA-2048-versleuteling.

Of Maak Geen Koppeling: Stuur Door naar Ons

Mail2ERP, Supplier2ERP, Pay2ERP en Mail2KNOW werken ook zonder een gekoppeld postvak: voeg de BOTS4.me Mailbox toe aan de app op uw BOTS-dashboard (één klik, geen wachtwoord) en stuur e-mails door naar het adres van de app, bijvoorbeeld mail2erp@bots4.me. Wij accepteren alleen e-mail die wordt doorgestuurd vanaf het adres van uw account, of vanaf de adressen die u invult bij “Doorsturen naar ons” in de Besturing van de app (Mail2KNOW: “Wie mag trainen en vragen stellen”). Voordat er iets naar uw ERP wordt geschreven, controleren wij of de e-mail echt van dat adres afkomstig is – als dat niet kan worden geverifieerd, bevestigt u dit met één klik. Dezelfde e-mail die twee keer wordt doorgestuurd, wordt maar één keer verwerkt. Uw e-mail wordt meteen na verwerking uit ons postvak verwijderd, uiterlijk na 7 dagen als deze niet kon worden verwerkt, en alles wat wij niet aan een account konden koppelen, wordt na 14 dagen verwijderd.

Wat wij nooit doen met via OAuth verleende toegang

Wij gebruiken uw e-mailinhoud, contacten, bijlagen of andere gebruikersgegevens van Google/Microsoft nooit om algemene of AI/ML-modellen van derden te bouwen, te trainen of te verbeteren. Modellen worden uitsluitend afgestemd op de gegevens van uw eigen account.
Wij verkopen uw gegevens nooit, delen ze niet met advertentienetwerken en gebruiken ze niet om gerichte advertenties te tonen.
Wij lezen nooit e-mails en openen nooit bijlagen voor menselijke beoordeling, behalve wanneer dit strikt noodzakelijk is om een door u geactiveerde functie te leveren, of wanneer u uitdrukkelijk om ondersteuning bij het oplossen van problemen met een specifiek bericht vraagt.
Wij verwijderen nooit permanent e-mails, bestanden of mappen die wij niet zelf hebben aangemaakt – tenzij u een opschoonfunctie inschakelt die precies dat doet (AutoSPAM „Automatische opschoning” en „Map Verzonden opschonen”, Mail2CLOUD „Opschonen van oude e-mails met AutoSPAM”).
Wij dragen OAuth-tokens nooit over aan een partij buiten onze infrastructuur, behalve aan de uitgevende provider (Microsoft of Google) wanneer wij ze uitwisselen of vernieuwen.
Wij houden ons aan het Beleid voor gebruikersgegevens van Google API-diensten, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Hoe wij uw bedrijfsgegevens beschermen

Wanneer u BOTS4.me toegang toevertrouwt tot uw ERP- en e-mailsystemen, nemen wij die verantwoordelijkheid serieus. Onze beveiligingsarchitectuur is specifiek ontworpen voor de unieke uitdagingen van de automatisering van bedrijfsprocessen:

Veilige gegevensoverdracht

Elke verbinding tussen uw systemen en ons platform is beveiligd:

Moderne TLS-versleuteling zorgt ervoor dat alle gegevens tijdens de overdracht beschermd zijn tegen onderschepping

Gescheiden sleutelopslag – de privésleutel bestaat alleen op onze verwerkingsservers, in een versleuteld bestand, nooit op de webserver

API-authenticatie met branchestandaardprotocollen en beveiligde tokens

Bescherming van ontsleutelde gegevens zonder schijfopslag

Onze strengste beveiligingspraktijk – zelfs tijdens verwerking slaan wij NOOIT iets in ontsleutelde vorm op schijf op:

Verwerking uitsluitend in het geheugen – alle bewerkingen vinden uitsluitend in het RAM plaats; ontsleutelde gegevens bestaan alleen tijdens actieve verwerking (seconden tot minuten)

Geen onversleutelde tijdelijke bestanden – caches en logboeken worden versleuteld opgeslagen, en er blijft niets ontsleuteld achter als een server zonder stroom komt te zitten

Beperkte bewaring – logs worden na 90 dagen automatisch verwijderd; overige werkgegevens volgen ons bewaarschema en worden daarna automatisch verwijderd

Versleuteling in rust – uw gegevens worden ALTIJD versleuteld opgeslagen en nooit onversleuteld naar schijf geschreven

Onmiddellijke verwijdering op verzoek van de klant, met verificatie, inclusief back-ups

RSA-2048-versleutelingsarchitectuur

Hoe wij uw inloggegevens beschermen met versleuteling met publieke sleutels:

Directe versleuteling – wanneer u inloggegevens opslaat in /bots, worden ze onmiddellijk versleuteld met onze publieke sleutel; alleen de verwerkingsservers bezitten de privésleutel

Gescheiden sleutelopslag – versleutelingssleutels worden gescheiden van de versleutelde gegevens op verschillende beveiligde locaties opgeslagen

Verwerkingsstroom – gegevens worden alleen in het geheugen ontsleuteld, verwerkt en de resultaten vervolgens opnieuw versleuteld

Alleen in het geheugen ontsleuteld – uw inloggegevens worden versleuteld zodra u ze invoert en alleen in het geheugen ontsleuteld, uitsluitend op onze geïsoleerde verwerkingsservers, voor de seconden dat een bot ze nodig heeft

Toegangscontrole en authenticatie

Meerdere beveiligingslagen beschermen de toegang tot uw systemen:

Secure Quick Connect (OAuth 2.0) waar de dienst dit ondersteunt – Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box en meer. Uw wachtwoord komt NOOIT op onze servers terecht. Voor verouderde systemen: RSA-2048-versleutelde inloggegevens.

Tweefactorauthenticatie voor elk gebruikersaccount, en verplicht voor al onze beheerderstoegang

Zelf ontwikkeld beveiligingssysteem tegen veelvoorkomende aanvalsvectoren

Uitgebreide activiteitenregistratie voor beveiligingsmonitoring en auditing

Vergelijking van beveiligingsstandaarden

Bekijk hoe onze beveiligingsmaatregelen zich verhouden tot typische automatiseringsdiensten:

← Scroll horizontaal om alle kolommen te bekijken →

Beveiligingsfunctie	Basisdiensten	Industriestandaard	BOTS4.me
Gegevensversleuteling	Eenvoudige SSL	TLS + opslagversleuteling	Versleuteld bij invoer, alleen in het geheugen ontsleuteld
Authenticatie	Alleen wachtwoord	Optionele 2FA	2FA voor elke gebruiker
Gegevensbewaring	Onbeperkt	90-180 dagen	Automatische verwijdering
Verwerkingsmethode	Standaardopslag	Versleutelde opslag	Verwerking zonder schijfopslag
Toegangsmonitoring	Eenvoudige logboeken	Activiteitenregistratie	Uitgebreide auditing
Infrastructuur	Gedeelde servers	Virtuele isolatie	Dedicated servers (Premium) / geïsoleerde processen (Standard)
Noodherstel	Geen	Dagelijkse back-ups	Versleutelde externe back-ups + automatische overname

Gegevensbescherming en compliance

Wij hebben ons platform ontworpen met privacy als kernprincipe, zodat uw bedrijfsgegevens met de grootste zorgvuldigheid worden behandeld en in overeenstemming met de beste praktijken op het gebied van gegevensbescherming:

Minimale gegevensverzameling: Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor uw specifieke automatiseringsbehoeften – niet meer dan dat.
Transparante gegevensverwerking: Duidelijke documentatie over welke gegevens wij benaderen, hoe ze worden verwerkt en wanneer ze worden verwijderd.
Gebruikerscontrole: U behoudt volledige controle over uw gegevens en kunt op elk moment onmiddellijke verwijdering aanvragen.
Versleutelde formulierinzendingen: Gevoelige informatie die tijdens het onboardingproces wordt ingevoerd, wordt bij verzending onmiddellijk versleuteld.
Gescheiden sleutelbeheer: Versleutelingssleutels worden voor extra beveiliging gescheiden van de versleutelde gegevens opgeslagen.
Geen onnodige opslag: Wij slaan geen gegevens op die wij niet actief nodig hebben voor uw automatiseringsprocessen.

Werken zonder AI

Sommige organisaties mogen geen bedrijfsgegevens verwerken met AI — banken en verzekeraars vanwege intern beleid, overheidsinstanties vanwege aanbestedingsregels en leveranciers gebonden aan een klantcontract. Het grootste deel van onze automatisering is regelgebaseerd gebouwd, lang voordat het AI kreeg, en werkt tot op vandaag nog zo.

Vijf bots bevatten helemaal geen AI: AutoERP, AutoCASH, AutoSTOCK, AutoPURCHASE en Mail2CLOUD. Er is geen schakelaar, omdat er niets uit te zetten valt.
Vier bots hebben een AI-modusschakelaar: AutoSPAM, Mail2ERP, Pay2ERP en Supplier2ERP. Op Uit wordt geen taalmodel aangeroepen en geen inhoud naar een AI-provider gestuurd. Deze bots gebruiken nog steeds statistische matching, die op onze eigen servers draait en uw gegevens nooit naar een derde partij verzendt.
Drie bots kunnen niet werken zonder AI: ClientFACTORY, Mail2KNOW en AutoGEO genereren geschreven tekst. Wij zeggen dat hier liever meteen, dan dat u er pas na aankoop achter komt.
Uit betekent uit: AI-modus op Uit zetten wordt van kracht bij de volgende run en heeft voorrang op elke andere instelling, ook Demomodus.
Bewijs voor uw dossier: op verzoek sturen wij u een rapport dat uit uw eigen installatie is gegenereerd en waarin de vastgestelde AI-modus van elke bot op uw account staat vermeld.

Demomodus — uw veiligheidsschakelaar

Demomodus is een ingebouwde veiligheidscontrole waarmee u precies kunt controleren wat de bot zou doen voordat u volledige automatisering inschakelt. Deze staat standaard aan voor alle nieuwe accounts, zodat u altijd veilig start.

Standaard veilig — Demomodus staat AAN voor elk nieuw account. Er worden geen gegevens naar uw ERP- of cloudsystemen geschreven totdat u dit uitdrukkelijk toestaat.

Bewijs vóór automatisering — elke app moet minstens één demorun voltooien en u per e-mail een rapport sturen van precies wat hij ZOU hebben gedaan, voordat Demomodus kan worden uitgeschakeld. De eerste run is altijd een demo — er wordt nooit iets geschreven zonder uw geïnformeerde toestemming. Meer over Demomodus →

Veiligheid met één klik — u kunt Demomodus op elk moment weer AANzetten via het tabblad Control in uw /bots-dashboard, met onmiddellijk effect. Demomodus UITzetten wordt pas ontgrendeld na uw eerste demorunrapport — zo kunnen live schrijfacties nooit per ongeluk worden geactiveerd.

Niet-destructieve voorvertoning — Met Demomodus AAN blijft het systeem monitoren, analyseren en rapporteren, maar schrijft het geen wijzigingen weg. U ziet precies wat er zou gebeuren, zonder risico.

Altijd beschikbaar — Zelfs met volledige toegang geconfigureerd, biedt Demomodus u op elk moment een veiligheidsschakelaar om onbedoelde wijzigingen te voorkomen. Ideaal voor testen, audits of het inwerken van nieuwe teamleden.

Infrastructuurbeveiliging

Onze technische infrastructuur is gebouwd met beveiliging als fundamentele vereiste:

Cloudinfrastructuur op ondernemingsniveau met beveiligingsconfiguraties op institutioneel niveau

Regelmatige beveiligingsupdates en proactief kwetsbaarheidsbeheer

Geïsoleerde verwerkingsomgevingen voor de automatiseringstaken van elke klant

Geautomatiseerde beveiligingsmonitoring om verdachte activiteiten te detecteren en te voorkomen

Veilige ontwikkelpraktijken met codereview en beveiligingstests

Regelmatige back-upprocedures met versleutelde opslag en veilig herstel

Serverarchitectuur en isolatie

Wij hebben intelligente servertoewijzing geïmplementeerd om zowel beveiliging als prestaties te optimaliseren:

Enterprise-/Premiumklanten – dedicated, geïsoleerde servers met resources uitsluitend voor uw behoeften, geen gedeeld gebruik met andere klanten, volledige isolatie

Standaardklanten – “pool”-servers met geharmoniseerde toewijzing van resources, isolatie tussen klanten (elke klant draait als een geïsoleerd proces), dezelfde versleutelings- en beveiligingsstandaarden

Alle abonnementen omvatten – versleuteling vanaf het moment van invoer, opslag uitsluitend versleuteld, ontsleuteling alleen in het geheugen (nooit onversleuteld naar schijf geschreven), automatische gegevensopschoning volgens een vast bewaarschema, monitoring met automatische waarschuwingen

Bedrijfscontinuïteit — Contingency

Als een server uitvalt, wacht uw automatisering niet op ons:

Versleutelde externe back-ups – uw gegevens worden met AES-256 versleuteld voordat ze onze server verlaten. De back-upopslag ziet alleen versleutelde gegevens en de sleutel verlaat onze servers nooit. Elke back-up wordt na het uploaden byte voor byte teruggelezen.

Elke week hersteltest – een andere server downloadt en ontsleutelt elke week de nieuwste back-up om aan te tonen dat die echt kan worden hersteld.

Automatische overname – onze servers bevestigen elke minuut dat ze uw account nog beheren. Als de server waarop uw automatisering draait niet meer reageert, neemt een andere server in ons cluster uw account over vanuit de nieuwste back-up. De uitgevallen server wordt buitengesloten, zodat uw account nooit dubbel draait. Zodra de oorspronkelijke server weer gezond is, gaat uw account ’s nachts automatisch terug.

Uw mailbox is de wachtrij – e-mail die tijdens een storing binnenkomt, wacht in uw inbox en wordt na de overname verwerkt. Gegevens die al in uw ERP zijn geschreven, blijven daar staan.

← Scroll horizontaal om alle kolommen te bekijken →

Contingency	Enterprise & Business	Andere betaalde abonnementen
Versleutelde back-up	Elk uur, inlogtokens bij elke wijziging	Dagelijks
Weer online na een serverstoring	Binnen ongeveer 10 minuten	Binnen ongeveer 2 uur
Maximaal verloren verwerkingsgeschiedenis	1 uur	24 uur

Op dit moment draaien onze servers in één datacenter, met back-ups bij een aparte provider; er worden meer servers en locaties toegevoegd.

“Wij werken nu al meer dan twee jaar samen met BOTS4.me en verwerken duizenden e-mails en transacties. In al die tijd hebben wij geen enkel beveiligingsincident of enkele serviceonderbreking meegemaakt. Hun toewijding aan gegevensbescherming en betrouwbare dienstverlening is er vanaf dag één geweest.”

Miroslav Petras

Algemeen directeur, IMP Kontakt

💼 Groeiende start-up, professionele standaarden

Wij zijn een groeiende startup die zich inzet voor professionele beveiligingspraktijken. Terwijl wij toewerken naar formele certificeringen (SOC 2, ISO 27001), hebben wij ons platform al opgebouwd rond de kernbeveiligingspraktijken die deze kaders benadrukken. Onze verwerking van ontsleutelde gegevens zonder schijfopslag, de automatische gegevensverwijdering en onze aanpak met Veilige snelverbinding (OAuth) tonen onze toewijding aan de bescherming van uw gegevens vanaf dag één.

Gebouwd op een fundament van vertrouwen

Wij begrijpen dat automatisering toegang vereist tot kritieke bedrijfssystemen. Daarom hebben wij fors geïnvesteerd in beveiligingsinfrastructuur en -praktijken die uw gegevens beschermen en tegelijk krachtige automatisering mogelijk maken. Laten we bespreken hoe onze beveiligingsmaatregelen aansluiten bij uw bedrijfseisen.

Vraag het ons gerust als u nog twijfels heeft.