Hoe u orderbevestiging, levering en facturering in Odoo automatiseert
Stop met klikken op Bevestigen → Valideren → Factuur aanmaken bij elke afzonderlijke verkoop
Een order in Odoo is niet klaar wanneer hij is ingevoerd — iemand moet hem nog bevestigen, de levering aanmaken zodra de voorraad dat toelaat, de factuur genereren en de klant in elke fase e-mailen. Deze handleiding laat zien hoe u de orderverwerking in Odoo end-to-end automatiseert met AutoERP: de orders die u een tag geeft, worden bevestigd, leveringen volledig of gedeeltelijk aangemaakt, facturen afzonderlijk of in verzamelbatches gegenereerd — automatisch, volgens het schema en de uren die u bepaalt. De installatie duurt ongeveer vijf minuten en de eerste maand is een gratis Discovery-maand.
🎯 De verborgen kosten van handmatige orderverwerking in Odoo
Odoo brengt de verkoopstroom prachtig in kaart — offerte, verkooporder, levering, factuur — maar standaard stuurt een mens elke overgang. Vermenigvuldig vier of vijf klikken (plus de beoordelingen) met elke bestelling, elke dag, en de kosten lopen op:
- Bestellingen wachten op mensen: een concept dat pas de volgende ochtend om 9:00 wordt bevestigd, is een levering die een dag later vertrekt. Avond- en weekendbestellingen komen gewoon in de wachtrij te staan.
- Voorraadbeslissingen worden ad hoc genomen: moet een gedeeltelijk beschikbare bestelling nu verzonden worden of wachten? Welke bestelling krijgt de laatste eenheden — de oudste, of die welke een orderpicker als eerste ziet?
- De facturering hapert: leveringen die zijn gedaan maar niet gefactureerd, zijn werkkapitaal dat blijft liggen in de uitgaande post van uw magazijn. Facturen handmatig per klant bundelen is vervelend genoeg dat veel teams het overslaan.
- Het kredietrisico wordt inconsistent gecontroleerd: het tegenhouden van een zending naar een klant met achterstallige facturen vereist dat iemand er telkens weer aan denkt om te controleren.
Geen van deze taken vereist een beoordeling die niet als regel kan worden vastgelegd. Precies dat maakt ze automatiseerbaar.
🔍 De gebruikelijke aanpakken — en waar ze tekortschieten
De ingebouwde automatiseringsopties van Odoo
Odoo biedt hier native delen van: facturatiebeleid, geplande acties en automatiseringsregels kunnen elk een stukje afdekken. Maar ze samenvoegen tot één samenhangende pijplijn — bevestigen, kredietcontrole, gedeeltelijk verzenden met zinvolle prioriteiten, in batches factureren, de klant bij elke stap informeren — betekent dat u veel afzonderlijke mechanismen moet configureren en onderhouden, en sommige gedragingen (zoals een minimale leverwaarde met een tijdgebonden omzeiling, of drempels voor verzamelfacturering) vereisen maatwerkontwikkeling.
Aangepaste serveracties en scripts
Een ontwikkelaar kan dit allemaal scripten op Odoo.sh of on-premise. Het addertje is de blijvende verantwoordelijkheid: elke Odoo-versie-upgrade, elke regelwijziging („laten we toch maar wekelijks factureren in plaats van dagelijks”) is een ontwikkeltaak. En Odoo Online verbiedt aangepaste Python volledig.
Connectoren in Zapier-stijl
Generieke workflowtools kunnen eenvoudige acties op Odoo-records activeren, maar meerstaps logistieke logica — controles van voorraadbeschikbaarheid, gedeeltelijke verzending met voorrang voor de oudste bestelling, kredietblokkering, batchfacturering — gaat verder dan trigger-actie-recepten.
⚠️ Wat een echte oplossing nodig heeft
Automatisering van de orderverwerking moet regelgebaseerd, configureerbaar zonder code, en veilig te testen zijn — u moet precies kunnen zien wat het met uw productiedatabase zou doen voordat u het iets laat schrijven. AutoERP is precies daarop gebouwd: elke functie schakelbaar, elke run gerapporteerd, en een Demomodus die geen enkele transactie uitvoert.
⚙️ De geautomatiseerde weg: de pijplijn met drie modules van AutoERP
Conceptbestelling bevestigd, proforma & e-mail verstuurd
Levering aangemaakt zodra voorraad & krediet het toelaten
Factuur gegenereerd — direct of als batch
Runrapport komt in uw inbox terecht
Module 1 — Orderbevestiging: bevestigt de conceptverkooporders en offertes die u de tag AutoERP geeft (orders zonder tag worden nooit aangeraakt; u kunt de tag hernoemen). Voor klanten met vooruitbetaling maakt het via Odoo een aanbetalingsfactuur van 100% aan, die later op de eindfactuur wordt verrekend, en Odoo e-mailt de bevestiging met uw eigen sjabloon, in de taal van de klant.
Module 2 — Verzending: maakt de levering in Odoo aan en valideert die wanneer de artikelen op voorraad zijn — volledige leveringen wanneer alles beschikbaar is, of, met Gedeeltelijke verzending, deelleveringen voor de beschikbare regels, waarbij altijd de oudste orders eerst worden bediend. Een instelbare minimale leveringswaarde voorkomt onrendabele minizendingen, met een automatische uitzondering na de wachttijd die u instelt, zodat niets eeuwig blijft wachten (geef een order de tag AutoERP_small_ok om hem meteen te verzenden). Afhaalorders krijgen in plaats daarvan een afhaalbericht. Met Kredietcontrole aan wordt de zending tegengehouden wanneer de aanbetaling niet is betaald of het achterstallige saldo van de klant uw drempel overschrijdt.
Module 3 — Facturering: factureert wat is geleverd via de eigen facturering van Odoo — één factuur per order direct na de levering, of één verzamelfactuur per klant per dag, week of maand, met een instelbaar minimumbedrag. Verzamelen staat standaard aan en is wekelijks; kies „Onmiddellijk (geen verzameling)” onder Klanten factureren als u een factuur per levering wilt. Met Belastingdocumenten aan krijgen vooruitbetaalde orders die niet binnen het door u ingestelde aantal dagen zijn verzonden hun belastingdocument. Odoo e-mailt elke factuur met de bijbehorende pdf.
Installatie in vijf stappen
- Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: Log in op bots4.me/bots, klik op de AutoERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de Voorwaarden — geen creditcard nodig.
- Stap 2 — Koppel Odoo: installeer de gratis module BOTS4.me Connect (Odoo 13–19). Odoo.sh en on-premise krijgen een Python-connector met één klik die ook de rechten toekent die AutoERP nodig heeft. Maak op Odoo Online een API-sleutel aan onder Instellingen → Gebruikers & bedrijven → Gebruikers → uw gebruiker → Accountbeveiliging (schakel de ontwikkelaarsmodus in als het tabblad verborgen is) en plak die op bots4.me onder Instellingen → AutoERP → Access Manager → Bron toevoegen → ERP → Odoo; Odoo Online heeft het Custom-abonnement van Odoo nodig voor API-toegang, en een optionele XML-helper zonder code voegt een BOTS4.me-menu toe in Odoo. Eén koppeling bedient elke BOTS4.me-app die met Odoo werkt.
- Stap 3 — Kies uw modules en regels: schakel bevestiging, verzending en/of facturering afzonderlijk in op het tabblad Besturing, en geef in Odoo de orders die AutoERP mag afhandelen een tag (AutoERP voor hele orders, AutoERP_partial voor verzending per regel) — beide tags worden voor u in Odoo aangemaakt. Stel de verzamelschema’s, minimumwaarden, kredietdrempels, het Uitvoeringsschema en de Bedrijfsuren in.
- Stap 4 — Geef één order een tag en draai in DEMO: zet de tag AutoERP op één verkooporder. In DEMO leest AutoERP uw echte orders en voorraad, maar voert het geen transacties uit (het schrijft alleen zijn eigen ordertags) — na de volgende run krijgt u een rapport dat precies laat zien wat het zou hebben bevestigd, verzonden en gefactureerd.
- Stap 5 — Live gaan: Zien de DEMO-rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE — dat wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail. AutoERP mailt u een rapport wanneer het iets heeft gedaan of u nodig heeft, en het tabblad Logboeken van het Dashboard registreert elke beslissing.
🧭 Probeer het in uw gratis Discovery-maand
Uw eerste maand AutoERP is een gratis Discovery-maand: het gebruikstegoed van het Personal-abonnement, met Kredietcontrole, Gedeeltelijke verzending en Belastingdocumenten ontgrendeld om uit te proberen, en geen creditcard nodig. AutoERP heeft geen mailbox nodig — alleen Odoo.
Dag 1 — Starten en koppelen
- Log in op bots4.me/bots, klik op de AutoERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de Voorwaarden — geen creditcard nodig.
- Open Instellingen (tandwiel) → AutoERP → Access Manager → Bron toevoegen → ERP → Odoo (voor AutoERP is uw ERP de bron), of installeer de gratis module BOTS4.me Connect in Odoo en druk op Verbinden. Stap voor stap: Hoe u Odoo koppelt aan BOTS4.me.
- Odoo Online heeft het Custom-abonnement van Odoo nodig voor API-toegang.
- Geef die Odoo-gebruiker bij gebruik van een API-sleutel de rechten Verkoop (Beheerder), Contacten aanmaken, Facturatie (Facturering) en Voorraad (Gebruiker).
Dag 1 — Controleer het tabblad Besturing
- Modus: AutoERP start in DEMO en uw eerste run is altijd een demo — het mailt u wat het zou doen en schrijft niets naar Odoo behalve zijn eigen ordertags.
- AutoERP-functies: Orderbevestigingen, Verzendmodule, Factuurmodule en E-mailrapporten staan aan. Digitale producten is bedoeld voor software en diensten die geen voorraad nodig hebben.
- Schakelaars met een Discovery-label op het tabblad Besturing zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan in het begin uit — zet de schakelaars aan die u wilt uitproberen.
- Voor AutoERP zijn dat Kredietcontrole, Gedeeltelijke verzending en Belastingdocumenten.
- Facturering: standaard worden leveringen eens per week verzameld op één factuur per klant. Zet voor uw test Klanten factureren op Onmiddellijk (geen verzameling), zodat u direct na de levering een factuur ziet.
- Uren: AutoERP draait alleen binnen de Bedrijfsuren (om te beginnen kantoortijden op werkdagen), en leveringen en facturen hebben ook hun eigen tijdvensters. Houd het factuurvenster binnen de Bedrijfsuren, anders wordt er geen factuur aangemaakt.
Dag 1 — Geef één order een tag
Open in Odoo een offerte of verkooporder waarvan de producten op voorraad zijn en voeg de tag AutoERP toe — die wordt tijdens de installatie voor u in Odoo aangemaakt. Na de volgende run vermeldt het DEMO-rapport wat AutoERP voor die order zou bevestigen, leveren en factureren, en onder „Overgeslagen en waarom” welke instelling iets tegenhield, bijvoorbeeld wachten op voorraad of onder uw minimale leveringswaarde. Dezelfde beslissingen verschijnen op het tabblad Logboeken.
Week 1 — Verbreed de test en ga dan LIVE
- Probeer verzending per regel: geef met Gedeeltelijke verzending aan een order die maar gedeeltelijk op voorraad is de tag AutoERP_partial — de beschikbare regels worden nu verzonden en de rest wacht op de order.
- Probeer kredietbewaking: stel met Kredietcontrole aan Blokkeren boven dit achterstallige bedrag en Blokkeren bij zoveel dagen achterstand in; orders van klanten boven die limieten worden tegengehouden en Odoo stuurt de klant één betalingsherinnering.
- Zien de DEMO-rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE — dat wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.
📅 Wanneer de Discovery-maand afloopt
Wanneer de maand afloopt, gaat AutoERP vanzelf verder op het gratis abonnement met een klein maandelijks tegoed: als dat op is, wachten nieuwe items tot de volgende maand of tot u een abonnement kiest, en een item dat al is gestart, wordt altijd afgerond. Kies een abonnement om alle functies te behouden — zie de abonnementstabel op de productpagina van AutoERP.
Op het gratis abonnement blijven bevestiging, verzending en facturering werken; Kredietcontrole, Gedeeltelijke verzending en Belastingdocumenten vereisen het Business-abonnement. Niets van wat AutoERP heeft gedaan, wordt ongedaan gemaakt.
📅 Dagelijkse praktijk: hoe het voelt om op de automatische piloot te draaien
Na de livegang werkt AutoERP uw orderboek af volgens zijn Uitvoeringsschema, binnen de Bedrijfsuren en de vensters voor bevestiging, levering en facturering die u instelt — verbreed ze en schakel Weekenden in als orders ook buiten kantoortijden moeten doorlopen. Het werk van uw team verandert van door workflows klikken in het lezen van een kort rapport: wat is bevestigd, wat is verzonden (en wat is tegengehouden en waarom), wat is gefactureerd, en eventuele fouten. Odoo stuurt klanten tijdig bevestigings-, verzend- en factuurmails zonder dat iemand eraan hoeft te denken ze te versturen.
U houdt de controle vanuit het Dashboard: Bot-werking schakelt de app direct uit, elke functie is afzonderlijk schakelbaar, en kredietregels, drempels en schema’s kunnen op elk moment zonder code worden gewijzigd. Het platform wordt in de EU gehost, is gebouwd voor de AVG, biedt 2FA en verstuurt zijn rapporten in 31 talen.
🔗 Sluit natuurlijk aan op Mail2ERP en AutoCASH
AutoERP begint zodra een order in Odoo bestaat en zijn tag draagt. Komen uw orders per e-mail binnen, dan importeert Mail2ERP ze automatisch — geef de geïmporteerde order de tag AutoERP en samen dekken ze de weg van klantmail tot verzonden factuur zonder één regel over te typen. En wanneer facturen achterstallig raken, maant AutoCASH ze aan met steeds strengere herinneringen.
🌍 Werkt ook buiten Odoo
AutoERP draait vandaag op Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 en nieuwer), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero en SAP Business One. Elk ander ERP met een API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite en meer — wordt op aanvraag gekoppeld. Neem contact met ons op als u de uwe nodig heeft.
❓ Veelgestelde vragen
Kan Odoo verkooporders automatisch bevestigen?
Niet als complete pijplijn standaard — concepten bevestigen, aanbetalingsfacturen maken voor klanten met vooruitbetaling en bevestigingsmails versturen kost normaal handmatige klikken of maatwerkontwikkeling. De module Orderbevestiging van AutoERP doet alle drie automatisch voor de orders die u de tag AutoERP geeft, waarbij Odoo de e-mails verstuurt vanuit uw eigen sjablonen in de taal van de klant.
Hoe maak ik automatisch facturen aan in Odoo wanneer een levering is voltooid?
Laat de Factuurmodule van AutoERP aan en zet Klanten factureren op „Onmiddellijk (geen verzameling)”: de factuur wordt dan via de eigen facturering van Odoo aangemaakt zodra de levering is voltooid. Standaard verzamelt AutoERP de leveringen van een klant op één factuur per week; u kunt ook dagelijks of maandelijks kiezen. Odoo e-mailt elke factuur met de bijbehorende pdf. Met Belastingdocumenten aan krijgen vooruitbetaalde orders die niet binnen het door u ingestelde aantal dagen zijn verzonden automatisch hun belastingdocument.
Kan AutoERP gedeeltelijke bestellingen verzenden wanneer slechts enkele artikelen op voorraad zijn?
Ja. Voor orders met de tag AutoERP_partial maakt AutoERP een deellevering aan voor de beschikbare regels wanneer een volledige levering niet mogelijk is, waarbij altijd de oudste orders eerst worden bediend. Een instelbare minimale leveringswaarde voorkomt onrendabele minizendingen, en een uitzondering na een ingesteld aantal dagen zorgt ervoor dat zelfs kleine restanten uiteindelijk worden verzonden. Een beveiliging begrenst het aantal deelleveringen per order. Gedeeltelijke verzending is inbegrepen vanaf het Business-abonnement, en u kunt het tijdens uw gratis Discovery-maand uitproberen — schakel het in op het tabblad Besturing.
Wat is verzamelfacturering (batchfacturering), en kan Odoo dit automatisch doen?
Verzamelfacturering voegt meerdere orders van één klant samen tot één factuur — gebruikelijk in B2B, waar klanten liever één wekelijkse of maandelijkse factuur krijgen dan tien kleine. Met AutoERP kiest u het ritme (onmiddellijk, dagelijks, wekelijks of maandelijks) en een minimaal verzamelbedrag, en stelt u in hoe lang het op de rest van een order wacht zodat alles op één factuur komt. Het combineert nooit klanten of valuta op één factuur, en er is geen maatwerkontwikkeling in Odoo nodig.
Hoe voorkomt kredietcontrole zendingen naar klanten met achterstallige facturen?
Voordat het een levering aanmaakt, controleert AutoERP of de klant een onbetaalde aanbetaling of een achterstallig saldo boven uw ingestelde drempels heeft. Zo ja, dan wordt de zending automatisch tegengehouden en stuurt Odoo de klant één betalingsherinnering — er vertrekt geen zending naar een klant die er geen hoort te krijgen, en niemand hoeft eraan te denken om te controleren. Kredietcontrole is inbegrepen vanaf het Business-abonnement, en u kunt het tijdens uw gratis Discovery-maand uitproberen.
Kan ik alleen de facturering automatiseren en bestellingen handmatig blijven bevestigen?
Ja. Elk van de drie modules van AutoERP heeft een eigen schakelaar, en het uitschakelen van de ene blokkeert nooit de andere. Schakel alleen facturering in, alleen verzending, alleen bevestigingen — of elke combinatie — via bots4.me/bots → Besturing → AutoERP → AutoERP-functies, en verander op elk moment van gedachten.
Is het veilig om orderautomatisering te testen op een productieve Odoo-database?
Ja — daar is DEMO voor. AutoERP leest uw echte orders en voorraad, maar voert geen transacties uit; afgezien van zijn eigen ordertags schrijft het niets en stuurt het alleen rapporten die precies beschrijven wat het zou hebben bevestigd, verzonden en gefactureerd. Bovendien raakt het alleen orders aan die u een tag hebt gegeven. Zodra het eerste demorapport binnen is, kunt u de Modus op LIVE zetten. De eerste maand is een gratis Discovery-maand.
📚 Gerelateerde handleidingen voor Odoo-automatisering
- De stap ervoor: Hoe u e-mailbestellingen en RFQ’s automatisch importeert in Odoo — Mail2ERP zorgt er om te beginnen voor dat de bestelling in Odoo terechtkomt.
- De stap erna: Hoe u betalingsherinneringen in Odoo automatiseert — AutoCASH volgt op zodra die facturen achterstallig raken.
- Sluit de boeken: Hoe u bankbetalingen automatisch koppelt aan facturen in Odoo.
- Het grote geheel: Hoe u Odoo end-to-end automatiseert: van e-mailbestelling tot betaalde factuur.
🔗 Bronnen en verder lezen
Officiële documentatie en standaarden waarnaar in deze handleiding wordt verwezen. Externe links openen in een nieuw tabblad.
Bevestigen, verzenden en factureren op de automatische piloot
Verbind Odoo in vijf minuten, bekijk de Demomodus-rapporten van AutoERP en schakel live automatisering in zodra u vertrouwt op wat u ziet. De eerste maand is een gratis Discovery-maand, zonder creditcard.