AutoERP
Gebruikershandleiding – Orderbevestiging, levering en facturering op de automatische piloot
✅ Het enige wat u eerst moet doen
AutoERP werkt alleen na uw uitdrukkelijke keuze, per bestelling. Het raakt nooit uit zichzelf een bestelling aan. Het werkt alleen met bestellingen die een van twee tags dragen, die wij voor u in uw ERP aanmaken:
| Tag op de bestelling | Wat AutoERP ermee doet |
|---|---|
AutoERP |
De hele bestelling in één keer. Bevestigt deze, wacht tot elk artikel op voorraad is, maakt één levering aan en factureert deze vervolgens. Er wordt niets verzonden totdat de bestelling volledig verzendklaar is. |
AutoERP_partial |
Positie voor positie. Verzendt wat nu volledig op voorraad is en laat de rest op de bestelling staan voor een latere zending. Ideaal bij lange levertijden of drop-shipping-artikelen. Vereist de functie Gedeeltelijke verzending (vanaf het abonnement Business, standaard uit) — zonder deze functie wordt de bestelling niet verzonden en vermeld onder „heeft hulp nodig”. |
U kunt beide tags hernoemen op het tabblad AutoERP van uw dashboard als uw team al een andere conventie gebruikt. Een bestelling met BEIDE tags wordt behandeld als een volledige bestelling, nooit dubbel.
Zodra AutoERP een bestelling heeft verzonden, voegt het een eigen markeringstag toe: AutoERP fully voor een volledige bestelling, AutoERP partially voor een deellevering. Zo ziet uw team in één oogopslag wat AutoERP al heeft gedaan — laat deze tags op de bestelling staan.
🔄 Hoe AutoERP werkt – visueel overzicht
de bestelling
(+ aanbetaling bij vooruitbetaling)
zodra voorraad gereed is
na levering
+ rapport aan u
Elke e-mail aan uw klanten (orderbevestiging, aanbetalingsfactuur, pakbon, factuur, afhaalbericht, betalingsherinnering) wordt verstuurd door uw eigen ERP, met uw eigen sjablonen, uw eigen huisstijl en in de taal van de klant. AutoERP mailt uw klanten nooit in eigen naam.
🚀 Verbinding maken
- Verbind uw ERP op het dashboard, of installeer de BOTS4.me-app vanuit de Odoo Apps store en klik op Verbinden.
- Zet AutoERP aan. Het start in Demomodus — het leest uw ERP en schrijft niets behalve de drie eigen ordertags.
- Tag één verkooporder met
AutoERP. - Wacht op de volgende run en lees het voorvertoningsrapport dat in uw inbox terechtkomt.
- Tevreden? Zet de modus op het tabblad AutoERP van DEMO naar ACTIEF. Dat is het moment waarop AutoERP begint te schrijven naar uw ERP.
🧭 De drie modules
Orderbevestiging
Maakt van getagde conceptorders en offertes bevestigde orders. Als de betalingsvoorwaarden van de order vooruitbetaling voorschrijven, maakt het via uw ERP ook een aanbetalingsfactuur van 100% aan, die uw ERP naar de klant e-mailt. Beschikbaar in elk abonnement, net als de twee modules hieronder.
Leveringen
Maakt de levering aan en valideert deze in uw ERP zodra de voorraad beschikbaar is, de leverdatum is aangebroken en de kredietwaardigheid van de klant in orde is. Bij een deelzending blijft de rest als achterstallige levering op de bestelling staan.
Facturering
Factureert wat daadwerkelijk is geleverd, via de eigen facturatie van uw ERP — één factuur per order, of één verzamelfactuur per klant (en valuta) per dag, week of maand. Een aanbetaling wordt verrekend op de eindfactuur; de geboekte aanbetalingsfactuur is ook uw fiscale document voor de ontvangen vooruitbetaling.
Elke module kan afzonderlijk worden uitgeschakeld op het dashboard. Het uitschakelen van één module blokkeert nooit de andere — u kunt bijvoorbeeld AutoERP laten bevestigen en leveren terwijl uw boekhouder handmatig blijft factureren.
⚙️ Overzicht dashboardinstellingen
Welke bestellingen AutoERP mag aanraken
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Tag: volledige orders | AutoERP | De tag die een volledige bestelling aan AutoERP overdraagt. |
| Tag: orders regel voor regel | AutoERP_partial | De tag die deelzendingen van een bestelling toestaat. |
| Valuta van de onderstaande limieten | Leeg (uw bedrijfsvaluta) | De valuta waarin uw minimumwaarden en kredietlimieten zijn ingevuld. Laat leeg om de bedrijfsvaluta uit uw ERP te gebruiken. Een bestelling in een andere valuta wordt er gewoon niet aan getoetst — we rekenen nooit stiekem om. |
Werktijden
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Bestellingen bevestigen — van / tot | 00:00 – 23:59 | Wanneer bestellingen mogen worden bevestigd. |
| Leveringen aanmaken — van / tot | 06:00 – 16:00 | Meestal uw magazijnuren, zodat er niets meer wordt verzameld nadat iedereen naar huis is. |
| Sluitingstijd voor verzending dezelfde dag | 14:30 | Bestellingen die na dit tijdstip worden geplaatst, worden de volgende dag verzonden. |
| Facturen aanmaken — van / tot | 13:00 – 17:00 | Wanneer facturen mogen worden aangemaakt. |
| Nooit factureren vóór | 13:00 | Een veiligheidsgrens zodat een bestelling die ’s ochtends nog wordt bewerkt, niet te vroeg wordt gefactureerd. |
Leverregels
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Minimale leverwaarde | 25 | Verzend geen pakket dat minder waard is dan dit bedrag; wacht op meer artikelen. Zet op 0 om altijd te verzenden. |
| … maar toch verzenden na | 14 dagen | Zodat een kleine bestelling nooit eindeloos wacht. |
| Max. deelleveringen per order | 10 | Voorkomt dat één bestelling verandert in een stroom piepkleine pakketjes. |
Wilt u toch één specifieke kleine bestelling de deur uit krijgen? Voeg de tag AutoERP_small_ok toe en het minimum wordt voor die bestelling genegeerd.
Facturatieregels
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Leveringen verzamelen op één factuur | Aan | Aan: één factuur per klant per periode. Uit: één factuur per bestelling. |
| Klanten factureren | Eenmaal per week | Direct, dagelijks, wekelijks of maandelijks. |
| Facturatiedag / dag van de maand | Vrijdag / 1e | Op welke dag de verzamelfactuur wordt verstuurd. Maandelijks is begrensd op de 28e, zodat elke maand hetzelfde verloopt. |
| Minimum factuurbedrag | 50 | Daaronder schuift de factuur door naar de volgende periode. |
| Max. facturen per levering | 1 | Een veiligheidslimiet. AutoERP staat altijd één extra eindfactuur toe, zodat niets ongefactureerd kan blijven. |
| Wachten op de volledige order | 14 dagen | Hoe lang er wordt gewacht zodat alles op ÉÉN factuur terechtkomt. Daarna factureert AutoERP wat is verzonden en verstuurt het later een eindfactuur. |
| Belastingdocument na | 14 dagen | Wanneer een klant vooruit heeft betaald maar de goederen niet binnen dit aantal dagen zijn verzonden, wordt een belastingdocument opgesteld — in veel landen een wettelijke verplichting. |
| Veld „wil factuur” | (leeg) | Optioneel. De technische naam van een ja/nee-veld in uw ERP dat vastlegt of de klant sowieso een factuur wil. Laat leeg om altijd te factureren. |
Kredietcontrole
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Vereisen dat de proforma is betaald | Aan | Houd de zending tegen totdat een klant met vooruitbetaling daadwerkelijk heeft betaald. |
| Blokkeren boven dit achterstallige bedrag | 300 | Houd zendingen tegen voor klanten die u meer verschuldigd zijn dan dit bedrag. |
| Blokkeren bij zoveel dagen achterstand | 14 | Houd zendingen tegen wanneer de oudste onbetaalde factuur ouder is dan dit. |
| Leveringen tegenhouden als de controle mislukt | Aan | Kan de kredietcontrole zelf niet worden uitgevoerd, houd de zending dan liever tegen dan te verzenden. Aanbevolen. |
| Klant per e-mail informeren bij blokkering | Aan | Verstuurt een betalingsherinnering de eerste keer dat een bestelling wordt tegengehouden. Eenmaal per bestelling, nooit herhaaldelijk. |
🔍 Demomodus
Elk AutoERP-account start in Demomodus, en uw eerste run is altijd een demo. In Demomodus leest AutoERP uw bestellingen, uw voorraad en de betalingsstatus van uw klanten en bepaalt precies wat het zou doen — en mailt u vervolgens die lijst in plaats van het te doen. Er wordt geen enkel record in uw ERP aangeraakt.
Zodra u minstens één demorapport hebt ontvangen, wordt de schakelaar ACTIEF ontgrendeld op het tabblad AutoERP. U kunt altijd teruggaan naar Demo.
📊 Het rapport lezen
📋 Samenvatting
Hoeveel orders zijn bevestigd, geleverd en gefactureerd — en hoeveel zijn overgeslagen, per categorie. In LIVE-modus wordt alleen een rapport verstuurd als AutoERP iets heeft gedaan of een order u nodig heeft; orders die handwerk nodig hebben staan bovenaan.
📝 Bestelling voor bestelling
Elke beslissing, met de reden in begrijpelijke taal. In Demomodus is dit de volledige lijst van wat er zou zijn gebeurd.
⚠️ Overgeslagen en waarom
Het nuttigste deel. „Wacht op voorraad”, „onder uw minimum”, „klant achterstallig”, „na de sluitingstijd” — elke overslag vertelt u welke instelling de oorzaak was.
❓ Probleemoplossing
| Wat u ziet | Wat het betekent |
|---|---|
| „Geen getagde bestelling had aandacht nodig” | Geen enkele bestelling draagt de AutoERP-tag, of elke getagde bestelling is al volledig verwerkt. Tag een bestelling en wacht op de volgende run. |
| Bestellingen bevestigd maar nooit geleverd | Meestal de voorraad: een tag voor volledige bestelling wacht tot elke positie beschikbaar is. Controleer de overslagreden — deze noemt het product. Het kan ook het levervenster of de sluitingstijd zijn. |
| Geleverd maar nooit gefactureerd | Controleer of het facturatievenster overlapt met uw Bedrijfsuren en het tijdstip „nooit factureren vóór” bevat. Bij wekelijkse verzamelfacturering gaan facturen alleen uit op de gekozen dag. |
| Alle bestellingen van een klant worden tegengehouden | Kredietcontrole. Ze zitten boven uw limiet voor achterstallige bedragen, of hun aanbetaling is onbetaald. Het rapport noemt het bedrag en het aantal dagen. |
| Een dienstregel wordt nooit gefactureerd | De dienst wordt gefactureerd op geleverde hoeveelheden en niemand heeft de geleverde hoeveelheid nog ingevuld — AutoERP raadt die nooit. Het rapport vermeldt hem één keer onder „Heeft uw hulp nodig”; vul de hoeveelheid in op de bestelling en de volgende run factureert hem. |
| Kleine bestellingen worden nooit verzonden | Ze liggen onder uw minimale leverwaarde. Ze worden automatisch verzonden na de wachtperiode, of direct als u ze tagt met AutoERP_small_ok. |
| De AutoERP-tags ontbreken in uw ERP | De verbonden gebruiker mag geen tags aanmaken. Geef deze Verkoop-administratorrechten, of maak de twee tags handmatig aan — AutoERP gebruikt ze in beide gevallen. |
| Odoo heeft geen veld Labels op verkooporders | Sommige Odoo-databases zonder de CRM-app hebben geen veld Labels op verkooporders, waardoor AutoERP orders niet kan markeren. Installeer de CRM-app (die het veld Labels toevoegt), of laat uw Odoo-partner een tekstveld met de naam x_autoerp_tags aan verkooporders toevoegen en typ daarin de tagnaam — AutoERP leest dan dat veld. |
🔒 Wat AutoERP nooit zal doen
- Een bestelling aanraken die niet is getagd.
- Iets anders schrijven dan de drie eigen ordertags zolang Demomodus aanstaat.
- Uw klanten in eigen naam e-mailen — elke klant-e-mail komt van uw ERP, met uw sjablonen en huisstijl.
- Goederen leveren aan een klant die boven de door u ingestelde kredietlimieten zit, terwijl Kredietcontrole aan staat.
- Dezelfde goederen tweemaal factureren — hoeveelheden die al in uw ERP zijn gefactureerd, worden nooit opnieuw in rekening gebracht.
- Meerdere klanten, of meerdere valuta’s, op één factuur combineren.
❓ Veelgestelde vragen
Welke ERP-systemen worden ondersteund?
Vandaag live: Odoo 13 tot en met 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 en 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 en nieuwer, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero en SAP Business One. Elk ander ERP met een API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite en meer — wordt op aanvraag gekoppeld.
Wat automatiseert AutoERP?
Drie kernmodules: Orderbevestigingen (bevestigt bestellingen en laat uw ERP voor klanten met vooruitbetaling een factuur voor vooruitbetaling opstellen), Verzending (maakt leveringen aan zodra voorraad beschikbaar is, hele bestellingen of positie voor positie) en Facturering (één factuur per bestelling, of verzamelfacturen — dagelijks, wekelijks of maandelijks). Uw ERP verstuurt elke klant-e-mail.
Kan ik testen zonder mijn ERP te beïnvloeden?
Ja! Demomodus leest uw bestellingen en voorraad, maar voert geen transacties uit — het genereert alleen rapporten die precies laten zien wat het zou doen. Eerste maand gratis.
Kan ik slechts enkele modules inschakelen?
Ja. Elke module heeft een eigen schakelaar — schakel alleen in wat u nodig heeft: alleen bevestigingen, alleen verzending, of alle drie de modules samen. Configureer dit via /bots → Besturing → AutoERP.
Ondersteunt het gedeeltelijke verzending?
Ja, met de functie Gedeeltelijke verzending (vanaf het abonnement Business). Als niet alle artikelen op voorraad zijn, verzendt AutoERP de beschikbare posities en maakt gedeeltelijke leveringen aan — oudste bestellingen eerst. Een veiligheidslimiet beperkt het aantal deelleveringen per bestelling (standaard 10).
Wat is verzamelfacturering?
In plaats van één factuur per bestelling aan te maken, kan AutoERP meerdere bestellingen van dezelfde klant bundelen tot één verzamelfactuur — direct, dagelijks, wekelijks of maandelijks. Configureerbaar met een minimale verzameldrempel.
Werkt het samen met Mail2ERP?
Ja! Mail2ERP importeert bestellingen uit e-mail in uw ERP. AutoERP bevestigt, verzendt en factureert die bestellingen vervolgens automatisch. Samen automatiseren ze de volledige cyclus — van klant-e-mail tot betaalde factuur.
Hoe werkt de kredietcontrole?
Wanneer Kredietcontrole aan staat (vanaf het abonnement Business, standaard uit), controleert AutoERP vóór verzending of een klant onbetaalde proformafacturen of achterstallige saldi heeft. Overschrijden deze uw drempels (standaard: 300 in de valuta van uw bedrijf, of een factuur die meer dan 14 dagen achterstallig is), dan wordt de zending vastgehouden en krijgt de klant één betalingsherinnering van uw ERP.
Gebruikt dit AI? Wij mogen geen AI gebruiken.
Nee. AutoERP bevat in geen enkele modus of op geen enkel niveau een AI-model, en er worden nooit gegevens naar een AI-aanbieder verstuurd. Elke actie volgt de regels die u instelt, zodat dezelfde invoer altijd hetzelfde resultaat oplevert en elke stap traceerbaar is in het logboek. Heeft uw compliance-afdeling dit schriftelijk nodig, vraag het ons en wij bevestigen het voor uw dossier.