AutoERP
Felhasználói útmutató – rendelés-visszaigazolás, szállítás és számlázás robotpilótán
✅ Az egyetlen dolog, amit előbb meg kell tennie
Az AutoERP csak külön megjelölt rendeléseken dolgozik. Magától soha nem nyúl egy rendeléshez sem. Kizárólag azokkal a rendelésekkel dolgozik, amelyeken ott van a két címke egyike — ezeket mi hozzuk létre az ERP-jében:
| Címke a rendelésen | Mit tesz vele az AutoERP |
|---|---|
AutoERP |
A teljes rendelés egyben. Visszaigazolja, megvárja, amíg minden tétel raktáron van, létrehoz egy szállítást, majd kiszámlázza. Semmi nem indul el, amíg a rendelés nem szállítható ki teljes egészében. |
AutoERP_partial |
Tételenként. Kiszállítja, ami most teljesen raktáron van, a többit pedig egy későbbi szállítmányra hagyja a rendelésen. Hosszú átfutási idő vagy közvetlenül a szállítótól érkező tételek esetén a legjobb. |
Mindkét címkét átnevezheti a vezérlőpultja AutoERP fülén, ha a csapata már más elnevezést használ. A MINDKÉT címkét viselő rendelést teljes rendelésként kezeli, soha nem kétszer.
🔄 Hogyan működik az AutoERP – a folyamat képekben
a rendelést
(+ díjbekérő előre fizetésnél)
amint a készlet megvan
a szállítás után
+ jelentés Önnek
Minden vevőnek szóló e-mailt (rendelés-visszaigazolás, díjbekérő, szállítólevél, számla, átvételi értesítő, fizetési emlékeztető) az Ön saját ERP-je küld, az Ön sablonjaival, az Ön arculatával és a vevő saját nyelvén. Az AutoERP soha nem ír a vevőinek a saját nevében.
🚀 A csatlakozás lépései
- Csatlakoztassa az ERP-jét a vezérlőpulton, vagy telepítse a BOTS4.me alkalmazást az Odoo Apps áruházból, és nyomja meg a Csatlakozás gombot.
- Kapcsolja be az AutoERP-t. Demó módban indul — beolvassa az ERP-jét, és semmit nem ír bele.
- Jelöljön meg egy vevői rendelést az
AutoERPcímkével. - Várja meg a következő futást, és olvassa el a postaládájába érkező előnézeti jelentést.
- Elégedett? Állítsa át a Mód értékét DEMO-ról LIVE-ra az AutoERP fülön. Ettől a pillanattól kezdve az AutoERP ír az ERP-jébe.
🧭 A három modul
Rendelés-visszaigazolás
A megjelölt piszkozat rendelésekből és árajánlatokból visszaigazolt rendelést csinál. Ha a vevő fizetési feltételei előre fizetést írnak elő, díjbekérőt is kiállít, és e-mailben elküldi. Minden csomagban elérhető.
Szállítások
Létrehozza és jóváhagyja a szállítást az ERP-jében, amint van készlet, elérkezett a szállítási dátum, és a vevő hitelállapota rendben van. A részszállítás a maradékot hátralékként a rendelésen hagyja.
Számlázás
Azt számlázza ki, amit ténylegesen kiszállítottak — vagy rendelésenként egy számlát, vagy vevőnként egy gyűjtőszámlát naponta, hetente vagy havonta. Adóbizonylatot is kiállít azokra az előlegekre, amelyeknél az áru még nem indult el.
Minden modul külön kikapcsolható a vezérlőpulton. Az egyik kikapcsolása soha nem akadályozza a többit — hagyhatja például, hogy az AutoERP visszaigazoljon és szállítson, miközben a könyvelője továbbra is kézzel számláz.
⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése
Mely rendelésekhez nyúlhat az AutoERP
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Címke: teljes rendelések | AutoERP | Az a címke, amely egy egész rendelést átad az AutoERP-nek. |
| Címke: tételenkénti rendelések | AutoERP_partial | Az a címke, amely engedélyezi egy rendelés részszállítását. |
| Az alábbi korlátok pénzneme | EUR | Az a pénznem, amelyben a minimális értékeit és hitelkereteit megadta. A más pénznemben lévő rendelést egyszerűen nem méri hozzájuk — soha nem váltunk át a háta mögött. |
Munkaidő
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Rendelések visszaigazolása — ettől / eddig | 00:00 – 23:59 | Mikor lehet a rendeléseket visszaigazolni. |
| Szállítások létrehozása — ettől / eddig | 06:00 – 16:00 | Általában a raktára munkaideje, hogy ne induljon komissiózás azután, hogy mindenki hazament. |
| Aznapi szállítás leadási határideje | 14:30 | Az ezen időpont után leadott rendelések másnap indulnak. |
| Számlák létrehozása — ettől / eddig | 13:00 – 17:00 | Mikor lehet számlát létrehozni. |
| Soha ne számlázzon ez előtt | 13:00 | Biztonsági határ, hogy a reggel még szerkesztés alatt álló rendelés ne kerüljön túl korán kiszámlázásra. |
Szállítási szabályok
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Minimális szállítási érték | 25 | Ne küldjön ennél kisebb értékű csomagot; várjon további tételekre. Állítsa 0-ra, ha mindig szeretne szállítani. |
| … de ennyi idő után mindenképp szállítson | 14 nap | Hogy egy kis rendelés soha ne várjon örökké. |
| Max. részszállítás rendelésenként | 10 | Megakadályozza, hogy egyetlen rendelésből apró csomagok sorozata legyen. |
Egy adott kis rendelést mégis ki kell küldenie? Tegye rá az AutoERP_small_ok címkét, és arra a rendelésre nem érvényes a minimum.
Számlázási szabályok
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Szállítások gyűjtése egy számlára | Be | Be: vevőnként egy számla időszakonként. Ki: rendelésenként egy számla. |
| Vevők számlázása | Hetente egyszer | Azonnal, naponta, hetente vagy havonta. |
| Számlázási nap / a hónap napja | Péntek / 1. | Melyik napon megy ki a gyűjtőszámla. A havi beállítás a 28. napra van korlátozva, hogy minden hónap ugyanúgy viselkedjen. |
| Minimális számlaösszeg | 50 | Ez alatt a számla átgördül a következő időszakra. |
| Max. számla szállításonként | 1 | Biztonsági korlát. Az AutoERP mindig engedélyez egy további végszámlát, hogy semmi ne maradjon kiszámlázatlanul. |
| Várakozás a teljes rendelésre | 14 nap | Mennyi ideig várjon, hogy minden EGY számlára kerüljön. Utána az AutoERP kiszámlázza, ami elment, és később végszámlát küld. |
| Adóbizonylat ennyi idő után | 14 nap | Ha a vevő előre fizetett, de az áru ennyi napon belül nem indult el, adóbizonylat készül — sok országban ez jogszabályi követelmény. |
| „Számlát kér” mező | (üres) | Nem kötelező. Annak az igen/nem mezőnek a technikai neve az ERP-jében, amely rögzíti, hogy a vevő egyáltalán kér-e számlát. Hagyja üresen, ha mindig szeretne számlázni. |
Hitelellenőrzés
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Kifizetett díjbekérő megkövetelése | Be | Tartsa vissza a szállítmányt, amíg az előre fizető vevő ténylegesen nem fizetett. |
| Blokkolás e lejárt összeg felett | 300 | Tartsa vissza a szállítást azoknál a vevőknél, akik ennél többel tartoznak Önnek. |
| Blokkolás ennyi napos késedelem felett | 14 | Tartsa vissza a szállítást, ha a legrégebbi kifizetetlen számla ennél régebbi. |
| Szállítások visszatartása, ha az ellenőrzés nem fut le | Be | Ha maga a hitelellenőrzés nem tud lefutni, inkább tartsa vissza a szállítmányt, mintsem kiszállítsa. Ajánlott. |
| E-mail a vevőnek blokkolás esetén | Be | Fizetési emlékeztetőt küld, amikor egy rendelést először visszatartunk. Rendelésenként egyszer, soha nem ismételten. |
🔍 Demó mód
Minden AutoERP-fiók Demó módban indul, és az első futás mindig demó. Demó módban az AutoERP beolvassa a rendeléseit, a készletét és a vevői fizetési állapotát, és pontosan kiszámolja, mit tenne — majd e-mailben elküldi Önnek a listát ahelyett, hogy megtenné. Az ERP-jében egyetlen rekordhoz sem nyúl.
Miután legalább egy demójelentést megkapott, az AutoERP fülön feloldódik a LIVE kapcsoló. Bármikor visszatérhet a Demó módhoz.
📊 A jelentés olvasása
📋 Összefoglaló
Hány rendelést igazolt vissza, szállított ki és számlázott ki — és hány maradt ki, kategóriánként.
📝 Rendelésről rendelésre
Minden döntés, közérthető nyelven megadott indoklással. Demó módban ez a teljes listája annak, ami történt volna.
⚠️ Kihagyva és miért
A leghasznosabb rész. „Készletre vár”, „az Ön minimuma alatt”, „a vevő késedelmes”, „a leadási határidő után” — minden kihagyás megmondja, melyik beállítás okozta.
❓ Hibaelhárítás
| Amit lát | Mit jelent |
|---|---|
| „Egyetlen megjelölt rendelés sem igényelt figyelmet” | Egyetlen rendelésen sincs AutoERP címke, vagy minden megjelölt rendelés már teljesen feldolgozott. Jelöljön meg egy rendelést, és várja meg a következő futást. |
| A rendelések visszaigazolva, de soha nem szállítva | Általában a készlet: a teljes rendelés címke megvárja, amíg minden tételsor elérhető. Nézze meg a kihagyás okát — megnevezi a terméket. Lehet a szállítási időablak vagy a leadási határidő is. |
| Kiszállítva, de soha nem kiszámlázva | Ellenőrizze, hogy a számlázási időablak átfedi-e a Működési időt, és tartalmazza-e a „soha ne számlázzon ez előtt” időpontot. Heti gyűjtés esetén a számlák csak a kiválasztott napon mennek ki. |
| Egy vevő összes rendelése visszatartva | Hitelellenőrzés. A vevő túllépte a lejárt tartozásra vonatkozó határt, vagy a díjbekérője kifizetetlen. A jelentés megnevezi az összeget és a napok számát. |
| A kis rendelések soha nem indulnak el | A minimális szállítási érték alatt vannak. A várakozási idő letelte után automatikusan elindulnak, vagy azonnal, ha megjelöli őket az AutoERP_small_ok címkével. |
| Az AutoERP címkék hiányoznak az ERP-jéből | A csatlakoztatott felhasználó nem hozhat létre címkéket. Adjon neki Értékesítés adminisztrátori jogot, vagy hozza létre a két címkét kézzel — az AutoERP így is, úgy is használni fogja őket. |
🔒 Amit az AutoERP soha nem tesz meg
- Nem nyúl hozzá olyan rendeléshez, amely nincs megjelölve.
- Egyáltalán nem ír semmit, amíg a Demó mód be van kapcsolva.
- Nem ír e-mailt a vevőinek a saját nevében — minden vevőnek szóló e-mail az Ön ERP-jéből érkezik, az Ön sablonjaival és arculatával.
- Nem szállít árut olyan vevőnek, aki túllépte az Ön által megadott hitelkeretet, hacsak ki nem kapcsolja a hitelellenőrzést.
- Nem számlázza ki kétszer ugyanazt az árut — az ERP-jében már kiszámlázott mennyiséget soha nem számlázza újra.
- Nem von össze több vevőt vagy több pénznemet egyetlen számlára.