AutoERP
Посібник користувача — підтвердження замовлень, поставка та виставлення рахунків на автопілоті
✅ Єдине, що потрібно зробити насамперед
AutoERP працює лише за вашим вибором для кожного замовлення. Він ніколи не візьме замовлення сам. Він працює тільки із замовленнями, що мають один із двох тегів, які ми створюємо у вашій ERP за вас:
| Тег на замовленні | Що AutoERP із ним робить |
|---|---|
AutoERP |
Усе замовлення цілком. Підтверджує його, чекає, доки всі позиції з’являться на складі, створює одну поставку, потім виставляє рахунок. Нічого не відвантажується, доки замовлення не можна відвантажити повністю. |
AutoERP_partial |
Рядок за рядком. Відвантажує те, що повністю є на складі зараз, а решту залишає в замовленні для пізнішого відвантаження. Найкраще для довгих термінів постачання або дропшипінгу. |
Обидва теги можна перейменувати на вкладці AutoERP вашої панелі керування, якщо у вашій команді вже прийнято іншу конвенцію. Замовлення з ОБОМА тегами вважається повним замовленням і ніколи не обробляється двічі.
🔄 Як працює AutoERP — наочна схема
замовлення
(+ проформа за передоплати)
коли товар готовий
після поставки
+ звіт вам
Кожен лист клієнту (підтвердження замовлення, проформа, накладна, рахунок, повідомлення про готовність до отримання, нагадування про оплату) надсилає ваша власна ERP — за вашими шаблонами, з вашим брендингом і мовою клієнта. AutoERP ніколи не пише вашим клієнтам від свого імені.
🚀 Підключення
- Підключіть свою ERP на панелі керування або встановіть застосунок BOTS4.me з магазину Odoo Apps і натисніть «Підключити».
- Увімкніть AutoERP. Він стартує в Демо-режимі — читає вашу ERP і нічого не записує.
- Позначте одне замовлення на продаж тегом
AutoERP. - Дочекайтеся наступного запуску та прочитайте попередній звіт, який надійде на вашу пошту.
- Усе влаштовує? Перемкніть режим із DEMO на LIVE на вкладці AutoERP. Саме з цієї миті AutoERP починає писати у вашу ERP.
🧭 Три модулі
Підтвердження замовлення
Перетворює позначені чернетки замовлень і комерційні пропозиції на підтверджені замовлення. Якщо умови оплати клієнта передбачають передоплату, додатково випускає проформу та надсилає її поштою. Доступно на всіх тарифах.
Поставки
Створює та проводить поставку у вашій ERP, щойно товар доступний, настала дата поставки і з кредитом клієнта все гаразд. При частковому відвантаженні залишок лишається в замовленні як недопоставка.
Виставлення рахунків
Виставляє рахунки за те, що справді поставлено, — або один рахунок на замовлення, або один зведений рахунок на клієнта за день, тиждень чи місяць. Також випускає податкові документи за авансовими платежами, якщо товар ще не відвантажено.
Кожен модуль можна вимкнути окремо на панелі керування. Вимкнення одного ніколи не блокує інші — наприклад, AutoERP може підтверджувати та відвантажувати, поки ваш бухгалтер виставляє рахунки вручну.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Яких замовлень AutoERP може торкатися
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Тег: повні замовлення | AutoERP | Тег, який передає AutoERP усе замовлення. |
| Тег: замовлення «рядок за рядком» | AutoERP_partial | Тег, який дозволяє часткове відвантаження замовлення. |
| Валюта наведених нижче лімітів | EUR | Валюта, у якій задано ваші мінімальні суми та кредитні ліміти. Замовлення в іншій валюті просто не порівнюється з ними — ми ніколи не конвертуємо за вашою спиною. |
Робочі години
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Підтвердження замовлень — з / до | 00:00 – 23:59 | Коли можна підтверджувати замовлення. |
| Створення поставок — з / до | 06:00 – 16:00 | Зазвичай це години роботи вашого складу, щоб нічого не збиралося після того, як усі пішли додому. |
| Час відсічення для замовлень у той самий день | 14:30 | Замовлення, оформлені після цього часу, відвантажуються наступного дня. |
| Створення рахунків — з / до | 13:00 – 17:00 | Коли можна створювати рахунки. |
| Не виставляти рахунки раніше | 13:00 | Запобіжник, щоб замовлення, яке зранку ще редагують, не потрапило в рахунок надто рано. |
Правила поставки
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Мінімальна вартість поставки | 25 | Не відвантажувати посилку, дешевшу за цю суму; чекати на нові позиції. Укажіть 0, щоб відвантажувати завжди. |
| … але все одно відвантажити через | 14 днів | Щоб невелике замовлення не чекало вічно. |
| Макс. часткових поставок на замовлення | 10 | Не дає одному замовленню перетворитися на потік дрібних посилок. |
Потрібно терміново відправити одне невелике замовлення? Додайте до нього тег AutoERP_small_ok, і мінімум для цього замовлення не враховується.
Правила виставлення рахунків
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Об’єднувати поставки в один рахунок | Увімк. | Увімк.: один рахунок на клієнта за період. Вимк.: один рахунок на замовлення. |
| Виставляти рахунки клієнтам | Раз на тиждень | Одразу, щодня, щотижня або щомісяця. |
| День виставлення рахунка / число місяця | П’ятниця / 1-ше | У який день виходить зведений рахунок. Для місячного циклу максимум — 28-ме число, щоб кожен місяць поводився однаково. |
| Мінімальна сума рахунка | 50 | Нижче цієї суми рахунок переноситься на наступний період. |
| Макс. рахунків на поставку | 1 | Обмеження безпеки. AutoERP завжди дозволяє один додатковий фінальний рахунок, щоб нічого не залишилося без рахунка. |
| Чекати на повне замовлення | 14 днів | Скільки чекати, щоб усе потрапило в ОДИН рахунок. Після цього AutoERP виставляє рахунок за відвантажене, а решту — фінальним рахунком пізніше. |
| Податковий документ через | 14 днів | Якщо клієнт заплатив авансом, а товар не відвантажено протягом такої кількості днів, випускається податковий документ — у багатьох країнах це вимога закону. |
| Поле «потрібен рахунок» | (порожньо) | Необов’язково. Технічна назва логічного поля у вашій ERP, яке вказує, чи потрібен клієнту рахунок узагалі. Залиште порожнім, щоб виставляти рахунки завжди. |
Кредитний контроль
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Вимагати оплати проформи | Увімк. | Притримати відвантаження, доки клієнт із передоплатою справді не заплатить. |
| Блокувати при простроченні понад цю суму | 300 | Притримувати відвантаження клієнтам, чий борг перевищує цю суму. |
| Блокувати при простроченні понад стільки днів | 14 | Притримувати відвантаження, якщо найстаріший неоплачений рахунок старіший за цей строк. |
| Притримувати відвантаження, якщо перевірку не вдалося виконати | Увімк. | Якщо саму кредитну перевірку виконати неможливо, краще притримати, ніж відвантажити. Рекомендовано. |
| Повідомляти клієнта листом при блокуванні | Увімк. | Надсилає нагадування про оплату, коли замовлення притримано вперше. Один раз на замовлення, без повторів. |
🔍 Демо-режим
Кожен обліковий запис AutoERP починає роботу в Демо-режимі, і ваш перший запуск завжди демонстраційний. У Демо-режимі AutoERP читає ваші замовлення, залишки та платіжний статус клієнтів і обчислює, що саме він зробив би, — а потім надсилає вам цей перелік поштою замість виконання. У вашій ERP не змінюється жоден запис.
Щойно ви отримаєте хоча б один демо-звіт, на вкладці AutoERP розблокується перемикач LIVE. Повернутися в Демо-режим можна будь-коли.
📊 Як читати звіт
📋 Підсумок
Скільки замовлень підтверджено, поставлено та виставлено в рахунках — і скільки пропущено, за категоріями.
📝 Замовлення за замовленням
Кожне рішення з причиною, зрозумілою без розшифрування. У Демо-режимі це повний перелік того, що сталося б.
⚠️ Пропущено і чому
Найкорисніша частина. «Очікування товару», «нижче вашого мінімуму», «прострочення у клієнта», «після часу відсічення» — кожен пропуск показує, яке налаштування його спричинило.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| «Жодне позначене замовлення не потребувало уваги» | Жодне замовлення не має тега AutoERP, або всі позначені замовлення вже повністю оброблено. Позначте замовлення й дочекайтеся наступного запуску. |
| Замовлення підтверджено, але не відвантажено | Зазвичай річ у залишках: тег повного замовлення чекає, доки будуть доступні всі рядки. Подивіться причину пропуску — там названо товар. Причиною може бути також вікно поставки або час відсічення. |
| Відвантажено, але рахунок не виставлено | Перевірте, що вікно виставлення рахунків перетинається з вашими робочими годинами і містить час «не виставляти рахунки раніше». За щотижневого збирання рахунки виходять лише у вибраний день. |
| Усі замовлення клієнта притримано | Кредитний контроль. Клієнт перевищив ваш ліміт прострочення, або його проформу не оплачено. У звіті вказано суму та кількість днів. |
| Невеликі замовлення ніколи не відвантажуються | Вони не дотягують до вашої мінімальної вартості поставки. Вони відвантажаться автоматично після періоду очікування або одразу, якщо додати їм тег AutoERP_small_ok. |
| У вашій ERP немає тегів AutoERP | Підключений користувач не має права створювати теги. Надайте йому права адміністратора продажів або створіть обидва теги вручну — AutoERP використає їх у будь-якому разі. |
🔒 Чого AutoERP ніколи не зробить
- Торкатися замовлення без тега.
- Записувати будь-що, доки увімкнено Демо-режим.
- Писати вашим клієнтам від свого імені — кожен лист клієнту надходить із вашої ERP, з вашими шаблонами та брендингом.
- Відвантажити товар клієнту, який перевищив ваш кредитний ліміт, — якщо ви не вимкнете кредитний контроль.
- Виставити рахунок за той самий товар двічі — кількості, за які у вашій ERP рахунки вже виставлено, повторно не виставляються.
- Об’єднати в одному рахунку кількох клієнтів або кілька валют.