AutoERP
Руководство пользователя — подтверждение заказов, поставка и выставление счетов на автопилоте
✅ Единственное, что нужно сделать в первую очередь
AutoERP работает только по вашему выбору для каждого заказа. Он никогда не возьмёт заказ сам. Он работает лишь с заказами, на которых стоит одна из двух меток, — мы создаём их в вашей ERP за вас:
| Тег на заказе | Что AutoERP с ней делает |
|---|---|
AutoERP |
Весь заказ целиком. Подтверждает его, ждёт, пока все позиции появятся на складе, создаёт одну поставку, затем выставляет счёт. Ничего не отгружается, пока заказ нельзя отгрузить полностью. |
AutoERP_partial |
Построчно. Отгружает то, что полностью есть на складе сейчас, а остальное оставляет в заказе для более поздней отгрузки. Подходит для долгих сроков поставки и дропшиппинга. |
Обе метки можно переименовать на вкладке AutoERP в панели управления, если у вашей команды уже принято другое наименование. Заказ с обеими метками считается полным заказом и обрабатывается только один раз.
🔄 Как работает AutoERP — наглядная схема
заказ
(+ проформа при предоплате)
при наличии товара
после поставки
+ отчёт вам
Каждое письмо клиенту (подтверждение заказа, проформа, накладная, счёт, уведомление о готовности к выдаче, напоминание об оплате) отправляет ваша собственная ERP — по вашим шаблонам, с вашим брендингом и на языке клиента. AutoERP никогда не пишет вашим клиентам от своего имени.
🚀 Подключение
- Подключите свою ERP в панели управления или установите приложение BOTS4.me из магазина Odoo Apps и нажмите «Подключить».
- Включите AutoERP. Он стартует в демо-режиме — читает вашу ERP и ничего не записывает.
- Отметьте один заказ на продажу тегом
AutoERP. - Дождитесь следующего запуска и прочитайте предварительный отчёт, который придёт вам на почту.
- Всё устраивает? Переключите режим с DEMO на LIVE на вкладке AutoERP. С этого момента AutoERP начинает писать в вашу ERP.
🧭 Три модуля
Подтверждение заказа
Превращает отмеченные черновики заказов и предложения в подтверждённые заказы. Если по условиям оплаты клиента предусмотрена предоплата, дополнительно выпускает проформу и отправляет её по почте. Доступно на всех тарифах.
Поставки
Создаёт и проводит поставку в вашей ERP, как только товар доступен, наступила дата поставки и с кредитом клиента всё в порядке. При частичной отгрузке остаток остаётся в заказе как недопоставка.
Выставление счетов
Выставляет счета за то, что действительно поставлено, — либо один счёт на заказ, либо один сводный счёт на клиента за день, неделю или месяц. Также выпускает налоговые документы по авансам, если товар ещё не отгружен.
Каждый модуль можно отключить отдельно в панели управления. Отключение одного никогда не блокирует остальные — например, AutoERP может подтверждать и отгружать, пока ваш бухгалтер выставляет счета вручную.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Какие заказы AutoERP может трогать
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Тег: полные заказы | AutoERP | Метка, которая передаёт весь заказ боту AutoERP. |
| Метка: построчные заказы | AutoERP_partial | Метка, разрешающая частичную отгрузку заказа. |
| Валюта указанных ниже лимитов | EUR | Валюта, в которой заданы ваши минимальные суммы и кредитные лимиты. Заказ в другой валюте просто не сопоставляется с ними — мы никогда не конвертируем за вашей спиной. |
Рабочие часы
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Подтверждение заказов — с / по | 00:00 – 23:59 | Когда можно подтверждать заказы. |
| Создание поставок — с / по | 06:00 – 16:00 | Обычно это часы работы склада, чтобы ничего не собиралось после ухода сотрудников. |
| Время отсечки для отгрузки в тот же день | 14:30 | Заказы, оформленные после этого времени, отгружаются на следующий день. |
| Создание счетов — с / по | 13:00 – 17:00 | Когда можно создавать счета. |
| Не выставлять счета раньше | 13:00 | Страховка, чтобы заказ, который ещё правят утром, не попал в счёт слишком рано. |
Правила поставки
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Минимальная сумма поставки | 25 | Не отгружать посылку дешевле этой суммы; ждать новых позиций. Укажите 0, чтобы отгружать всегда. |
| … но всё равно отгрузить через | 14 дней | Чтобы мелкий заказ не ждал бесконечно. |
| Макс. частичных поставок на заказ | 10 | Не даёт одному заказу превратиться в поток мелких посылок. |
Нужно срочно отправить один небольшой заказ? Добавьте к нему тег AutoERP_small_ok, и минимум для этого заказа не учитывается.
Правила выставления счетов
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Объединять поставки в один счёт | Вкл. | Вкл.: один счёт на клиента за период. Выкл.: один счёт на заказ. |
| Выставлять счета клиентам | Раз в неделю | Сразу, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. |
| День выставления счёта / число месяца | Пятница / 1-е | В какой день уходит сводный счёт. Для месячного цикла максимум — 28-е число, чтобы каждый месяц вёл себя одинаково. |
| Минимальная сумма счёта | 50 | Ниже этой суммы счёт переносится на следующий период. |
| Макс. счетов на поставку | 1 | Ограничение безопасности. AutoERP всегда разрешает один дополнительный финальный счёт, чтобы ничего не осталось невыставленным. |
| Ждать полного заказа | 14 дней | Сколько ждать, чтобы всё попало в ОДИН счёт. По истечении срока AutoERP выставляет счёт за отгруженное, а остальное — финальным счётом позже. |
| Налоговый документ через | 14 дней | Если клиент заплатил авансом, а товар не отгружен в течение такого числа дней, выпускается налоговый документ — во многих странах это требование закона. |
| Поле «нужен счёт» | (пусто) | Необязательно. Техническое название логического поля в вашей ERP, которое указывает, нужен ли клиенту счёт вообще. Оставьте пустым, чтобы выставлять счета всегда. |
Кредитный контроль
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Требовать оплаты проформы | Вкл. | Придержать отгрузку, пока клиент с предоплатой действительно не заплатит. |
| Блокировать при просрочке свыше этой суммы | 300 | Придерживать отгрузки клиентам, чей долг превышает эту сумму. |
| Блокировать при просрочке свыше этого числа дней | 14 | Придерживать отгрузки, если самый старый неоплаченный счёт старше этого срока. |
| Задерживать отгрузку при неудачной проверке | Вкл. | Если сама проверка кредита не может выполниться, придержать, а не отгружать. Рекомендуется. |
| Уведомлять клиента письмом при блокировке | Вкл. | Отправляет напоминание об оплате при первой задержке заказа. Один раз на заказ, без повторов. |
🔍 Демо-режим
Каждый аккаунт AutoERP начинает работу в демо-режиме, и первый запуск всегда демонстрационный. В демо-режиме AutoERP читает ваши заказы, остатки и платёжный статус клиентов и рассчитывает, что именно он сделал бы, — а затем присылает вам список вместо выполнения. В вашей ERP не изменяется ни одна запись.
Как только вы получите хотя бы один демо-отчёт, на вкладке AutoERP разблокируется переключатель LIVE. Вернуться в демо-режим можно в любой момент.
📊 Как читать отчёт
📋 Сводка
Сколько заказов подтверждено, отгружено и выставлено в счёт — и сколько пропущено, по категориям.
📝 Заказ за заказом
Каждое решение с причиной, понятной без расшифровки. В демо-режиме это полный список того, что произошло бы.
⚠️ Пропущено и почему
Самая полезная часть. «Ожидание товара», «ниже вашего минимума», «просрочка у клиента», «после времени отсечки» — каждый пропуск показывает, какая настройка его вызвала.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| «Ни один отмеченный заказ не требовал действий» | Ни на одном заказе нет метки AutoERP, либо все отмеченные заказы уже полностью обработаны. Отметьте заказ и дождитесь следующего запуска. |
| Заказы подтверждены, но не отгружены | Обычно дело в остатках: метка полного заказа ждёт, пока будут доступны все строки. Посмотрите причину пропуска — там указан товар. Дело может быть и в окне поставки или во времени отсечки. |
| Отгружено, но счёт не выставлен | Проверьте, что окно выставления счетов пересекается с вашими рабочими часами и включает время «не выставлять счета раньше». При еженедельном сборе счета уходят только в выбранный день. |
| Все заказы клиента придерживаются | Кредитный контроль. Клиент превысил лимит просрочки, или его проформа не оплачена. В отчёте указаны сумма и количество дней. |
| Мелкие заказы не отгружаются | Они не дотягивают до вашей минимальной суммы поставки. Они отгрузятся автоматически по истечении срока ожидания или сразу, если добавить им тег AutoERP_small_ok. |
| Меток AutoERP нет в вашей ERP | У подключённого пользователя нет прав создавать теги. Выдайте ему права администратора продаж или создайте оба тега вручную — AutoERP будет использовать их в любом случае. |
🔒 Чего AutoERP никогда не сделает
- Трогать заказ без метки.
- Что-либо записывать, пока включён демо-режим.
- Писать вашим клиентам от своего имени — все письма клиентам уходят из вашей ERP, с вашими шаблонами и брендингом.
- Отгрузить товар клиенту, превысившему ваш кредитный лимит, — если вы не отключите кредитный контроль.
- Выставить счёт за один и тот же товар дважды — количества, уже отражённые в счетах вашей ERP, повторно не выставляются.
- Объединить в одном счёте несколько клиентов или несколько валют.