BOTS4.me AutoERP: Automatizácia objednávok v ERP

✅ Jediná vec, ktorú musíte urobiť ako prvú

AutoERP funguje na základe označenia každej objednávky. Nikdy sa objednávky nedotkne sám od seba. Pracuje len s objednávkami, ktoré majú jeden z dvoch štítkov – tie vám vo vašom ERP vytvoríme:

Štítok na objednávke	Čo s ňou AutoERP urobí
`AutoERP`	Celá objednávka naraz. Potvrdí ju, počká, kým sú všetky položky na sklade, vytvorí jednu dodávku a potom ju vyfakturuje. Nič sa neodošle, kým sa objednávka nedá odoslať kompletná.
`AutoERP_partial`	Po riadkoch. Odošle to, čo je práve úplne na sklade, a zvyšok ponechá na objednávke na neskoršiu zásielku. Vhodné pri dlhých dodacích lehotách alebo tovare posielanom priamo od dodávateľa.

Kým neoznačíte objednávku, nič sa nedeje. Ak správa hovorí „žiadna označená objednávka nevyžadovala pozornosť“, je to takmer vždy tento dôvod — nie porucha. Označte jednu objednávku a objaví sa v ďalšej správe.

Oba štítky môžete premenovať na karte AutoERP vo svojej nástenke, ak váš tím už používa inú konvenciu. Objednávka s OBOMA štítkami sa spracuje ako kompletná, nikdy nie dvakrát.

🔄 Ako AutoERP funguje – vizuálny priebeh

🏷️

Označíte
objednávku

→

✅

Objednávka potvrdená
(+ zálohová faktúra pri platbe vopred)

→

📦

Dodávka vytvorená
po naskladnení

→

🧾

Faktúra vystavená
po dodaní

→

📧

Zákazník informovaný e-mailom
+ správa pre vás

Každý e-mail pre zákazníka (potvrdenie objednávky, zálohová faktúra, dodací list, faktúra, oznámenie o pripravenosti na vyzdvihnutie, upomienka) odosiela vaše vlastné ERP s vašimi šablónami, vaším brandingom a v jazyku zákazníka. AutoERP nikdy neposiela vašim zákazníkom poštu vo svojom mene.

🚀 Pripojenie

Pripojte svoje ERP v nástenke alebo nainštalujte aplikáciu BOTS4.me z Odoo Apps a stlačte Pripojiť.
Zapnite AutoERP. Spustí sa v režime Demo — číta vaše ERP a nič nezapisuje.
Označte jednu predajnú objednávku štítkom AutoERP.
Počkajte na ďalší beh a prečítajte si náhľadovú správu, ktorá vám príde do schránky.
Spokojní? Prepnite Režim z DEMO na LIVE na karte AutoERP. Vtedy začne AutoERP zapisovať do vášho ERP.

Používatelia Odoo: AutoERP potrebuje, aby technický používateľ mohol čítať a zapisovať predajné objednávky, prevody, faktúry a štítky objednávok. Konektor BOTS4.me to udelí automaticky pri aktivácii aplikácie. V Odoo Online (kde sa vlastné aplikácie inštalovať nedajú) pridáte svoju inštanciu ručne v nástenke — všetko ostatné je rovnaké.

🧭 Tri moduly

Potvrdzovanie objednávok

Mení označené koncepty objednávok a cenové ponuky na potvrdené objednávky. Ak platobné podmienky zákazníka určujú platbu vopred, vystaví aj zálohovú faktúru a odošle ju e-mailom. Dostupné v každom pláne.

Dodávky

Vytvorí a potvrdí dodávku vo vašom ERP, keď je tovar na sklade, nastal dátum dodania a kredit zákazníka je v poriadku. Pri čiastočnej zásielke zostane zvyšok na objednávke ako nevybavená časť.

Fakturácia

Fakturuje to, čo bolo skutočne dodané — buď jednu faktúru na objednávku, alebo jednu zbernú faktúru na zákazníka za deň, týždeň či mesiac. Vystavuje aj daňové doklady k platbám vopred, keď tovar ešte nebol odoslaný.

Každý modul sa dá vypnúť samostatne v nástenke. Vypnutie jedného nikdy neblokuje ostatné — môžete napríklad nechať AutoERP potvrdzovať a dodávať, kým váš účtovník fakturuje naďalej ručne.

⚙️ Prehľad nastavení v nástenke

Ktorých objednávok sa smie AutoERP dotknúť

Nastavenie	Predvolené	Čo robí
Štítok: kompletné objednávky	`AutoERP`	Štítok, ktorým odovzdáte celú objednávku AutoERP.
Štítok: objednávky po riadkoch	`AutoERP_partial`	Štítok, ktorý povoľuje čiastočné zásielky objednávky.
Mena nižšie uvedených limitov	EUR	Mena, v ktorej sú zapísané vaše minimálne hodnoty a kreditné limity. Objednávka v inej mene sa s nimi jednoducho neporovnáva — nikdy nič neprepočítavame za vaším chrbtom.

Pracovné hodiny

Nastavenie	Predvolené	Čo robí
Potvrdzovať objednávky — od / do	00:00 – 23:59	Kedy sa smú objednávky potvrdzovať.
Vytvárať dodávky — od / do	06:00 – 16:00	Zvyčajne prevádzkové hodiny skladu, aby sa nič nevychystávalo po odchode zamestnancov.
Uzávierka pre odoslanie v ten istý deň	14:30	Objednávky zadané po tomto čase sa odosielajú nasledujúci deň.
Vytvárať faktúry — od / do	13:00 – 17:00	Kedy sa smú vytvárať faktúry.
Nikdy nefakturovať pred	13:00	Poistka, aby sa objednávka, ktorá sa ráno ešte upravuje, nevyfakturovala priskoro.

Dávajte pozor na prekrytie. Okno fakturácie musí ležať vnútri vašich prevádzkových hodín (všeobecné hodiny zapnutia/vypnutia v hornej časti karty) a musí obsahovať čas „nikdy nefakturovať pred“. Ak sa tieto tri neprekrývajú, nikdy nevznikne žiadna faktúra — a to potichu. Ak zúžite prevádzkové hodiny, skontrolujte toto okno.

Pravidlá dodávok

Nastavenie	Predvolené	Čo robí
Minimálna hodnota dodávky	25	Neodosielať zásielku s nižšou hodnotou; počkať na ďalšie položky. Nastavte 0, ak sa má odosielať vždy.
… ale odoslať aj tak po	14 dní	Aby malá objednávka nečakala donekonečna.
Max. čiastočných dodávok na objednávku	10	Zabráni tomu, aby sa jedna objednávka zmenila na sériu drobných zásielok.

Potrebujete konkrétnu malú objednávku dostať von? Pridajte jej štítok AutoERP_small_ok a minimum sa pri nej bude ignorovať.

Pravidlá fakturácie

Nastavenie	Predvolené	Čo robí
Zlúčiť dodávky do jednej faktúry	Zapnuté	Zapnuté: jedna faktúra na zákazníka za obdobie. Vypnuté: jedna faktúra na objednávku.
Fakturovať zákazníkom	Raz týždenne	Okamžite, denne, týždenne alebo mesačne.
Deň fakturácie / deň v mesiaci	Piatok / 1.	V ktorý deň odchádza zberná faktúra. Pri mesačnej fakturácii je maximum 28., aby sa každý mesiac správal rovnako.
Minimálna suma faktúry	50	Pod touto sumou sa faktúra prenesie do ďalšieho obdobia.
Max. faktúr na dodávku	1	Bezpečnostný limit. AutoERP vždy povolí jednu záverečnú faktúru navyše, aby nič nezostalo nevyfakturované.
Čakať na kompletnú objednávku	14 dní	Ako dlho čakať, aby všetko skončilo na JEDNEJ faktúre. Potom AutoERP vyfakturuje to, čo bolo odoslané, a záverečnú faktúru pošle neskôr.
Daňový doklad po	14 dní	Keď zákazník zaplatil vopred, ale tovar sa v rámci tohto počtu dní neodoslal, vystaví sa daňový doklad — v mnohých krajinách zákonná povinnosť.
Pole „chce faktúru“	(prázdne)	Voliteľné. Technický názov áno/nie poľa vo vašom ERP, ktoré zaznamenáva, či zákazník vôbec chce faktúru. Ponechajte prázdne, ak sa má fakturovať vždy.

Kontrola kreditu

Nastavenie	Predvolené	Čo robí
Vyžadovať úhradu zálohovej faktúry	Zapnuté	Zadržať zásielku, kým zákazník s platbou vopred skutočne nezaplatí.
Blokovať nad touto sumou po splatnosti	300	Zadržať zásielky zákazníkom, ktorí vám dlhujú viac než toto.
Blokovať nad týmto počtom dní po splatnosti	14	Zadržať zásielky, keď je najstaršia neuhradená faktúra staršia než toto.
Zadržať zásielky, ak kontrola zlyhá	Zapnuté	Ak sa samotná kontrola kreditu nedá vykonať, radšej zadržať než odoslať. Odporúčané.
Poslať zákazníkovi e-mail pri zadržaní	Zapnuté	Odošle upomienku pri prvom zadržaní objednávky. Raz na objednávku, nikdy opakovane.

🔍 Režim Demo

Každé konto AutoERP začína v režime Demo a váš prvý beh je vždy demo. V režime Demo AutoERP číta vaše objednávky, sklad a stav platieb zákazníkov a presne vypočíta, čo by urobil — a potom vám zoznam pošle e-mailom namiesto toho, aby to vykonal. Vo vašom ERP sa nedotkne ani jediného záznamu.

Keď dostanete aspoň jednu demo správu, na karte AutoERP sa odomkne prepínač LIVE. Do režimu Demo sa môžete kedykoľvek vrátiť.

📊 Ako čítať správu

📋 Súhrn

Koľko objednávok bolo potvrdených, dodaných a vyfakturovaných — a koľko bolo preskočených, podľa kategórií.

📝 Objednávka po objednávke

Každé rozhodnutie aj s dôvodom zrozumiteľne vysvetleným. V režime Demo je to úplný zoznam toho, čo by sa bolo stalo.

⚠️ Preskočené a prečo

Najužitočnejšia časť. „Čaká sa na sklad“, „pod vaším minimom“, „zákazník po splatnosti“, „po uzávierke“ — každé preskočenie vám povie, ktoré nastavenie ho spôsobilo.

❓ Riešenie problémov

Čo vidíte	Čo to znamená
„Žiadna označená objednávka nevyžadovala pozornosť“	Žiadna objednávka nemá štítok AutoERP, alebo sú všetky označené objednávky už úplne spracované. Označte objednávku a počkajte na ďalší beh.
Objednávky sú potvrdené, ale nikdy dodané	Zvyčajne sklad: štítok kompletnej objednávky čaká, kým sú dostupné všetky riadky. Skontrolujte dôvod preskočenia — uvádza konkrétny produkt. Môže ísť aj o okno dodávok alebo čas uzávierky.
Dodané, ale nikdy vyfakturované	Skontrolujte, či sa okno fakturácie prekrýva s vašimi prevádzkovými hodinami a obsahuje čas „nikdy nefakturovať pred“. Pri týždennej zbernej fakturácii odchádzajú faktúry len vo zvolený deň.
Všetky objednávky jedného zákazníka sú zadržané	Kontrola kreditu. Prekročili váš limit po splatnosti alebo majú neuhradenú zálohovú faktúru. Správa uvádza sumu aj počet dní.
Malé objednávky sa nikdy neodošlú	Sú pod vašou minimálnou hodnotou dodávky. Odošlú sa automaticky po uplynutí čakacej doby, alebo okamžite, ak im pridáte štítok `AutoERP_small_ok`.
Štítky AutoERP vo vašom ERP chýbajú	Pripojený používateľ nemá právo vytvárať štítky. Udeľte mu práva správcu predaja alebo vytvorte oba štítky ručne — AutoERP ich použije tak či tak.

🔒 Čo AutoERP nikdy neurobí

Nedotkne sa objednávky, ktorá nie je označená.
Kým je zapnutý režim Demo, nezapíše vôbec nič.
Nenapíše vašim zákazníkom vo svojom mene — každý e-mail zákazníkovi ide z vášho ERP, s vašimi šablónami a brandingom.
Neodošle tovar zákazníkovi, ktorý prekročil váš kreditný limit, pokiaľ kontrolu kreditu sami nevypnete.
Nevyfakturuje ten istý tovar dvakrát — množstvá už vyfakturované vo vašom ERP sa nikdy neúčtujú znova.
Nespojí viacerých zákazníkov ani viac mien do jednej faktúry.