BOTS4.me AutoERP: Automatisierung für Bestellungen &

✅ Das Einzige, was Sie zuerst tun müssen

AutoERP arbeitet nur auf ausdrücklich markierten Aufträgen. Es fasst nie von selbst einen Auftrag an. Es arbeitet ausschließlich mit Aufträgen, die eines von zwei Tags tragen – diese legen wir in Ihrem ERP für Sie an:

Tag am Auftrag	Was AutoERP damit macht
`AutoERP`	Der ganze Auftrag auf einmal. Bestätigt ihn, wartet, bis jede Position auf Lager ist, erstellt eine Lieferung und berechnet ihn dann. Es wird nichts versandt, bis der Auftrag vollständig versandfähig ist.
`AutoERP_partial`	Position für Position. Liefert, was gerade vollständig auf Lager ist, und belässt den Rest für eine spätere Sendung auf dem Auftrag. Ideal bei langen Lieferzeiten oder Streckengeschäft.

Solange Sie keinen Auftrag markieren, passiert nichts. Wenn Ihr Bericht meldet „kein markierter Auftrag brauchte Aufmerksamkeit“, ist fast immer das der Grund — kein Fehler. Markieren Sie einen Auftrag, und er erscheint im nächsten Bericht.

Beide Tags können Sie im Reiter AutoERP Ihres Dashboards umbenennen, falls Ihr Team bereits eine andere Konvention nutzt. Ein Auftrag mit BEIDEN Tags wird als vollständiger Auftrag behandelt, niemals doppelt.

🔄 So funktioniert AutoERP – der Ablauf im Bild

🏷️

Sie markieren
den Auftrag

→

✅

Auftrag bestätigt
(+ Proforma bei Vorkasse)

→

📦

Lieferung erstellt
sobald Ware da ist

→

🧾

Rechnung gestellt
nach der Lieferung

→

📧

Kunde per E-Mail informiert
+ Bericht an Sie

Jede E-Mail an den Kunden (Auftragsbestätigung, Proforma, Lieferschein, Rechnung, Abholbenachrichtigung, Zahlungserinnerung) versendet Ihr eigenes ERP – mit Ihren Vorlagen, Ihrem Branding und in der Sprache des Kunden. AutoERP schreibt Ihren Kunden nie im eigenen Namen.

🚀 Verbindung herstellen

Verbinden Sie Ihr ERP im Dashboard, oder installieren Sie die BOTS4.me-App aus dem Odoo-App-Store und klicken Sie auf Verbinden.
Schalten Sie AutoERP ein. Es startet im Demo-Modus — es liest Ihr ERP und schreibt nichts.
Markieren Sie einen Kundenauftrag mit AutoERP.
Warten Sie den nächsten Lauf ab und lesen Sie den Vorschaubericht in Ihrem Posteingang.
Zufrieden? Stellen Sie den Modus im Reiter AutoERP von DEMO auf LIVE. Ab diesem Moment schreibt AutoERP in Ihr ERP.

Odoo-Nutzer: AutoERP benötigt für den technischen Benutzer Lese- und Schreibrechte auf Kundenaufträge, Transfers, Rechnungen und Auftrags-Tags. Der BOTS4.me-Connector vergibt diese automatisch bei der Aktivierung der App. Bei Odoo Online (wo sich keine eigenen Apps installieren lassen) fügen Sie Ihre Instanz stattdessen manuell im Dashboard hinzu — alles Weitere ist identisch.

🧭 Die drei Module

Auftragsbestätigung

Macht aus markierten Auftragsentwürfen und Angeboten bestätigte Aufträge. Verlangen die Zahlungsbedingungen des Kunden Vorkasse, wird zusätzlich eine Proformarechnung erstellt und per E-Mail versandt. In jedem Tarif enthalten.

Lieferungen

Erstellt und bestätigt die Lieferung in Ihrem ERP, sobald Ware verfügbar ist, das Lieferdatum erreicht ist und die Bonität des Kunden in Ordnung ist. Bei einer Teillieferung bleibt der Rest als Rückstand auf dem Auftrag.

Fakturierung

Berechnet, was tatsächlich geliefert wurde — entweder eine Rechnung pro Auftrag oder eine Sammelrechnung pro Kunde und Tag, Woche oder Monat. Erstellt außerdem Steuerbelege für Anzahlungen, deren Ware noch nicht versandt wurde.

Jedes Modul lässt sich im Dashboard einzeln abschalten. Das Abschalten eines Moduls blockiert nie die anderen — Sie können AutoERP zum Beispiel bestätigen und liefern lassen, während Ihre Buchhaltung weiterhin von Hand fakturiert.

⚙️ Übersicht der Dashboard-Einstellungen

Welche Aufträge AutoERP anfassen darf

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Tag: vollständige Aufträge	`AutoERP`	Das Tag, das einen ganzen Auftrag an AutoERP übergibt.
Tag: Aufträge Position für Position	`AutoERP_partial`	Das Tag, das Teillieferungen eines Auftrags erlaubt.
Währung der Grenzwerte unten	EUR	Die Währung, in der Ihre Mindestwerte und Kreditgrenzen angegeben sind. Ein Auftrag in einer anderen Währung wird schlicht nicht daran gemessen — wir rechnen nie hinter Ihrem Rücken um.

Arbeitszeiten

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Aufträge bestätigen — von / bis	00:00 – 23:59	Wann Aufträge bestätigt werden dürfen.
Lieferungen erstellen — von / bis	06:00 – 16:00	Üblicherweise Ihre Lagerzeiten, damit nach Feierabend nichts mehr kommissioniert wird.
Annahmeschluss für Versand am selben Tag	14:30	Aufträge nach dieser Uhrzeit werden am nächsten Tag versandt.
Rechnungen erstellen — von / bis	13:00 – 17:00	Wann Rechnungen erstellt werden dürfen.
Nie berechnen vor	13:00	Eine Sicherheitsgrenze, damit ein Auftrag, der morgens noch bearbeitet wird, nicht zu früh berechnet wird.

Achten Sie auf die Überschneidung. Das Fakturierungsfenster muss innerhalb Ihrer Betriebszeiten liegen (der allgemeinen Ein/Aus-Zeiten oben im Reiter) und die Uhrzeit „nie berechnen vor“ enthalten. Überschneiden sich diese drei nicht, wird nie eine Rechnung erstellt — und zwar stillschweigend. Wenn Sie Ihre Betriebszeiten verkürzen, prüfen Sie dieses Fenster.

Lieferregeln

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Mindestlieferwert	25	Kein Paket unter diesem Wert versenden; auf weitere Positionen warten. 0 bedeutet: immer versenden.
… aber trotzdem versenden nach	14 Tagen	Damit ein kleiner Auftrag nicht ewig wartet.
Max. Teillieferungen pro Auftrag	10	Verhindert, dass aus einem Auftrag eine Serie von Kleinstpaketen wird.

Sie wollen einen bestimmten kleinen Auftrag trotzdem rausschicken? Versehen Sie ihn mit dem Tag AutoERP_small_ok, dann wird der Mindestwert für diesen Auftrag ignoriert.

Fakturierungsregeln

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Lieferungen auf einer Rechnung sammeln	Ein	Ein: eine Rechnung pro Kunde und Zeitraum. Aus: eine Rechnung pro Auftrag.
Kunden berechnen	Einmal wöchentlich	Sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich.
Fakturierungstag / Tag im Monat	Freitag / 1.	An welchem Tag die Sammelrechnung hinausgeht. Monatlich ist auf den 28. begrenzt, damit sich jeder Monat gleich verhält.
Mindestrechnungsbetrag	50	Darunter geht die Rechnung in den nächsten Zeitraum über.
Max. Rechnungen pro Lieferung	1	Eine Sicherheitsgrenze. AutoERP erlaubt immer eine zusätzliche Schlussrechnung, damit nichts unberechnet bleiben kann.
Auf den vollständigen Auftrag warten	14 Tagen	Wie lange gewartet wird, damit alles auf EINER Rechnung landet. Danach berechnet AutoERP das Versandte und schickt später eine Schlussrechnung.
Steuerbeleg nach	14 Tagen	Wenn ein Kunde im Voraus bezahlt hat, die Ware aber innerhalb dieser Anzahl Tage nicht versandt wurde, wird ein Steuerbeleg ausgestellt — in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben.
Feld „Rechnung gewünscht“	(leer)	Optional. Der technische Name eines Ja/Nein-Feldes in Ihrem ERP, das festhält, ob der Kunde überhaupt eine Rechnung wünscht. Leer lassen, um immer zu berechnen.

Bonitätskontrolle

Einstellung	Standard	Was sie bewirkt
Bezahlte Proforma verlangen	Ein	Die Lieferung zurückhalten, bis ein Vorkassekunde tatsächlich bezahlt hat.
Sperren ab diesem überfälligen Betrag	300	Lieferungen an Kunden zurückhalten, die Ihnen mehr als das schulden.
Sperren ab so vielen Tagen Überfälligkeit	14	Lieferungen zurückhalten, wenn die älteste unbezahlte Rechnung älter als das ist.
Lieferungen zurückhalten, wenn die Prüfung fehlschlägt	Ein	Wenn die Bonitätsprüfung selbst nicht laufen kann, lieber zurückhalten als liefern. Empfohlen.
Kunden bei Sperrung per E-Mail benachrichtigen	Ein	Sendet beim ersten Zurückhalten eines Auftrags eine Zahlungserinnerung. Einmal pro Auftrag, nie wiederholt.

🔍 Demo-Modus

Jedes AutoERP-Konto startet im Demo-Modus, und Ihr erster Lauf ist immer eine Demo. Im Demo-Modus liest AutoERP Ihre Aufträge, Ihren Bestand und den Zahlungsstatus Ihrer Kunden und ermittelt genau, was es tun würde — und schickt Ihnen die Liste per E-Mail, statt es zu tun. In Ihrem ERP wird kein einziger Datensatz angefasst.

Sobald Sie mindestens einen Demo-Bericht erhalten haben, wird der LIVE-Schalter im Reiter AutoERP freigeschaltet. Sie können jederzeit zu Demo zurückwechseln.

📊 Den Bericht lesen

📋 Zusammenfassung

Wie viele Aufträge bestätigt, geliefert und berechnet wurden — und wie viele übersprungen wurden, nach Kategorie.

📝 Auftrag für Auftrag

Jede Entscheidung, mit dem Grund in verständlicher Sprache. Im Demo-Modus ist das die vollständige Liste dessen, was passiert wäre.

⚠️ Übersprungen und warum

Der nützlichste Teil. „Wartet auf Bestand“, „unter Ihrem Minimum“, „Kunde überfällig“, „nach Annahmeschluss“ — jede Übersprung-Meldung nennt die Einstellung, die dafür gesorgt hat.

❓ Fehlerbehebung

Was Sie sehen	Was es bedeutet
„Kein markierter Auftrag brauchte Aufmerksamkeit“	Kein Auftrag trägt das AutoERP-Tag, oder jeder markierte Auftrag ist bereits vollständig abgearbeitet. Markieren Sie einen Auftrag und warten Sie den nächsten Lauf ab.
Aufträge bestätigt, aber nie geliefert	Meist der Bestand: Das Vollauftrags-Tag wartet, bis jede Position verfügbar ist. Prüfen Sie den Übersprung-Grund — er nennt das Produkt. Es kann auch am Lieferfenster oder am Annahmeschluss liegen.
Geliefert, aber nie berechnet	Prüfen Sie, ob sich das Fakturierungsfenster mit Ihren Betriebszeiten überschneidet und die Uhrzeit „nie berechnen vor“ enthält. Bei wöchentlicher Sammelrechnung gehen Rechnungen nur am gewählten Tag hinaus.
Alle Aufträge eines Kunden werden zurückgehalten	Bonitätskontrolle. Der Kunde liegt über Ihrer Überfälligkeitsgrenze oder seine Proforma ist unbezahlt. Der Bericht nennt Betrag und Anzahl der Tage.
Kleine Aufträge werden nie versandt	Sie liegen unter Ihrem Mindestlieferwert. Sie gehen nach Ablauf der Wartezeit automatisch raus – oder sofort, wenn Sie sie mit `AutoERP_small_ok` markieren.
Die AutoERP-Tags fehlen in Ihrem ERP	Der verbundene Benutzer darf keine Tags anlegen. Geben Sie ihm Vertriebs-Administratorrechte oder legen Sie die beiden Tags von Hand an — AutoERP nutzt sie in jedem Fall.

🔒 Was AutoERP niemals tun wird

Einen nicht markierten Auftrag anfassen.
Irgendetwas schreiben, solange der Demo-Modus an ist.
Ihren Kunden im eigenen Namen schreiben — jede Kunden-E-Mail kommt aus Ihrem ERP, mit Ihren Vorlagen und Ihrem Branding.
Ware an einen Kunden liefern, der über Ihrer Kreditgrenze liegt – es sei denn, Sie schalten die Bonitätskontrolle ab.
Dieselbe Ware zweimal berechnen — in Ihrem ERP bereits berechnete Mengen werden nie erneut fakturiert.
Mehrere Kunden oder mehrere Währungen auf einer Rechnung zusammenfassen.