BOTS4.me AutoERP – Automatyzacja faktur, zamówień i

✅ Jedyna rzecz, którą musisz zrobić najpierw

AutoERP działa wyłącznie na zamówieniach, które sam oznaczysz. Nigdy nie dotknie zamówienia z własnej inicjatywy. Pracuje tylko na zamówieniach z jednym z dwóch tagów – tworzymy je za Ciebie w Twoim ERP:

Tag na zamówieniu	Co AutoERP z nim robi
`AutoERP`	Całe zamówienie naraz. Potwierdza je, czeka, aż wszystkie pozycje będą na stanie, tworzy jedną dostawę, a potem je fakturuje. Nic nie wyjedzie, dopóki zamówienia nie da się wysłać w całości.
`AutoERP_partial`	Pozycja po pozycji. Wysyła to, co jest teraz w pełni dostępne, a resztę zostawia na zamówieniu do późniejszej wysyłki. Najlepsze przy długich terminach realizacji lub dostawach bezpośrednich.

Dopóki nie oznaczysz zamówienia, nic się nie dzieje. Jeśli raport mówi „żadne oznaczone zamówienie nie wymagało uwagi”, to prawie zawsze właśnie ten powód — nie usterka. Oznacz jedno zamówienie, a pojawi się w kolejnym raporcie.

Oba tagi możesz zmienić na zakładce AutoERP w swoim panelu, jeśli Twój zespół używa już innej konwencji. Zamówienie z OBOMA tagami jest traktowane jako kompletne, nigdy dwukrotnie.

🔄 Jak działa AutoERP – przebieg wizualny

🏷️

Oznaczasz
zamówienie

→

✅

Zamówienie potwierdzone
(+ proforma przy przedpłacie)

→

📦

Dostawa utworzona
gdy towar jest gotowy

→

🧾

Faktura wystawiona
po dostawie

→

📧

Klient powiadomiony e-mailem
+ raport dla Ciebie

Każdy e-mail do klienta (potwierdzenie zamówienia, proforma, dokument dostawy, faktura, powiadomienie o gotowości do odbioru, przypomnienie o płatności) wysyła Twój własny ERP, z Twoimi szablonami, Twoją identyfikacją wizualną i w języku klienta. AutoERP nigdy nie pisze do Twoich klientów we własnym imieniu.

🚀 Podłączenie

Podłącz swój ERP w panelu albo zainstaluj aplikację BOTS4.me ze sklepu Odoo Apps i naciśnij Połącz.
Włącz AutoERP. Startuje w trybie Demo — czyta Twój ERP i niczego nie zapisuje.
Oznacz jedno zamówienie sprzedaży tagiem AutoERP.
Poczekaj na kolejne uruchomienie i przeczytaj raport podglądowy, który trafi do Twojej skrzynki.
Zadowolony? Przełącz Tryb z DEMO na LIVE na zakładce AutoERP. To moment, w którym AutoERP zaczyna zapisywać do Twojego ERP.

Użytkownicy Odoo: AutoERP wymaga, aby użytkownik techniczny mógł odczytywać i zapisywać zamówienia sprzedaży, przesunięcia, faktury i tagi zamówień. Konektor BOTS4.me nadaje te uprawnienia automatycznie przy aktywacji aplikacji. W Odoo Online (gdzie nie można instalować własnych aplikacji) dodajesz swoją instancję ręcznie w panelu — cała reszta jest identyczna.

🧭 Trzy moduły

Potwierdzanie zamówień

Zamienia oznaczone wersje robocze zamówień i oferty w zamówienia potwierdzone. Jeśli warunki płatności klienta wymagają przedpłaty, wystawia także fakturę proforma i wysyła ją e-mailem. Dostępne w każdym planie.

Dostawy

Tworzy i zatwierdza dostawę w Twoim ERP, gdy towar jest dostępny, nadeszła data dostawy, a kredyt klienta jest w porządku. Przy wysyłce częściowej reszta pozostaje na zamówieniu jako niezrealizowana.

Fakturowanie

Fakturuje to, co faktycznie dostarczono — albo jedną fakturę na zamówienie, albo jedną fakturę zbiorczą na klienta dziennie, tygodniowo lub miesięcznie. Wystawia też dokumenty podatkowe do przedpłat, gdy towar jeszcze nie wyjechał.

Każdy moduł można wyłączyć niezależnie w panelu. Wyłączenie jednego nigdy nie blokuje pozostałych — możesz na przykład pozwolić AutoERP potwierdzać i dostarczać, podczas gdy Twoja księgowość dalej fakturuje ręcznie.

⚙️ Przegląd ustawień w panelu

Których zamówień AutoERP może dotknąć

Ustawienie	Domyślnie	Co robi
Tag: kompletne zamówienia	`AutoERP`	Tag, którym przekazujesz całe zamówienie do AutoERP.
Tag: zamówienia pozycja po pozycji	`AutoERP_partial`	Tag, który zezwala na częściowe wysyłki zamówienia.
Waluta poniższych limitów	EUR	Waluta, w której zapisane są Twoje wartości minimalne i limity kredytowe. Zamówienie w innej walucie po prostu nie jest do nich porównywane — nigdy nie przeliczamy niczego bez Twojej wiedzy.

Godziny pracy

Ustawienie	Domyślnie	Co robi
Potwierdzaj zamówienia — od / do	00:00 – 23:59	Kiedy zamówienia mogą być potwierdzane.
Twórz dostawy — od / do	06:00 – 16:00	Zwykle godziny pracy magazynu, aby nic nie było kompletowane po wyjściu pracowników.
Godzina graniczna wysyłki tego samego dnia	14:30	Zamówienia złożone po tej godzinie są wysyłane następnego dnia.
Twórz faktury — od / do	13:00 – 17:00	Kiedy mogą być tworzone faktury.
Nigdy nie fakturuj przed	13:00	Zabezpieczenie, aby zamówienie jeszcze rano edytowane nie zostało zafakturowane zbyt wcześnie.

Uważaj na pokrycie. Okno fakturowania musi mieścić się w Twoich godzinach pracy (ogólnych godzinach włączenia/wyłączenia u góry zakładki) i musi zawierać godzinę „nigdy nie fakturuj przed”. Jeśli te trzy się nie pokrywają, żadna faktura nigdy nie powstanie — i to po cichu. Jeśli zawęzisz godziny pracy, sprawdź to okno.

Zasady dostaw

Ustawienie	Domyślnie	Co robi
Minimalna wartość dostawy	25	Nie wysyłaj paczki o niższej wartości; poczekaj na kolejne pozycje. Ustaw 0, aby wysyłać zawsze.
… ale wyślij mimo to po	14 dniach	Aby małe zamówienie nie czekało w nieskończoność.
Maks. dostaw częściowych na zamówienie	10	Zapobiega zamianie jednego zamówienia w serię drobnych paczek.

Musisz wypchnąć konkretne małe zamówienie? Dodaj do niego tag AutoERP_small_ok, a minimum zostanie dla niego zignorowane.

Zasady fakturowania

Ustawienie	Domyślnie	Co robi
Łącz dostawy na jednej fakturze	Włączone	Włączone: jedna faktura na klienta za okres. Wyłączone: jedna faktura na zamówienie.
Fakturuj klientów	Raz w tygodniu	Natychmiast, codziennie, tygodniowo lub miesięcznie.
Dzień fakturowania / dzień miesiąca	Piątek / 1.	W którym dniu wychodzi faktura zbiorcza. Przy fakturowaniu miesięcznym maksimum to 28., aby każdy miesiąc zachowywał się tak samo.
Minimalna kwota faktury	50	Poniżej tej kwoty faktura przechodzi na kolejny okres.
Maks. faktur na dostawę	1	Limit bezpieczeństwa. AutoERP zawsze dopuszcza jedną dodatkową fakturę końcową, aby nic nie pozostało niezafakturowane.
Czekaj na pełne zamówienie	14 dniach	Jak długo czekać, aby wszystko trafiło na JEDNĄ fakturę. Potem AutoERP fakturuje to, co wysłano, a fakturę końcową wystawia później.
Dokument podatkowy po	14 dniach	Gdy klient zapłacił z góry, ale towar nie został wysłany w ciągu tylu dni, wystawiany jest dokument podatkowy — w wielu krajach wymóg prawny.
Pole „chce fakturę”	(puste)	Opcjonalne. Techniczna nazwa pola tak/nie w Twoim ERP, które zapisuje, czy klient w ogóle chce fakturę. Pozostaw puste, aby fakturować zawsze.

Kontrola kredytowa

Ustawienie	Domyślnie	Co robi
Wymagaj opłacenia proformy	Włączone	Wstrzymaj wysyłkę, dopóki klient płacący z góry faktycznie nie zapłaci.
Blokuj powyżej tej zaległej kwoty	300	Wstrzymuj wysyłki do klientów, którzy zalegają więcej niż tyle.
Blokuj powyżej tylu dni zwłoki	14	Wstrzymuj wysyłki, gdy najstarsza nieopłacona faktura jest starsza niż to.
Wstrzymaj wysyłki, gdy kontrola zawiedzie	Włączone	Jeśli sama kontrola kredytowa nie może się wykonać, lepiej wstrzymać niż wysłać. Zalecane.
Wyślij klientowi e-mail przy wstrzymaniu	Włączone	Wysyła przypomnienie o płatności przy pierwszym wstrzymaniu zamówienia. Raz na zamówienie, nigdy wielokrotnie.

🔍 Tryb Demo

Każde konto AutoERP zaczyna w trybie Demo, a pierwsze uruchomienie zawsze jest demonstracyjne. W trybie Demo AutoERP czyta Twoje zamówienia, stany magazynowe i status płatności klientów i dokładnie wylicza, co by zrobił — a potem wysyła Ci listę e-mailem zamiast to wykonać. W Twoim ERP nie zostaje tknięty ani jeden rekord.

Gdy otrzymasz co najmniej jeden raport demonstracyjny, na zakładce AutoERP odblokuje się przełącznik LIVE. Do trybu Demo możesz wrócić w każdej chwili.

📊 Jak czytać raport

📋 Podsumowanie

Ile zamówień zostało potwierdzonych, dostarczonych i zafakturowanych — oraz ile pominięto, według kategorii.

📝 Zamówienie po zamówieniu

Każda decyzja wraz z powodem wyjaśnionym prostym językiem. W trybie Demo jest to pełna lista tego, co by się wydarzyło.

⚠️ Pominięte i dlaczego

Najbardziej przydatna część. „Czeka na towar”, „poniżej Twojego minimum”, „klient po terminie”, „po godzinie granicznej” — każde pominięcie mówi, które ustawienie je spowodowało.

❓ Rozwiązywanie problemów

Co widzisz	Co to znaczy
„Żadne oznaczone zamówienie nie wymagało uwagi”	Żadne zamówienie nie ma tagu AutoERP albo wszystkie oznaczone zamówienia są już w pełni przetworzone. Oznacz zamówienie i poczekaj na kolejne uruchomienie.
Zamówienia potwierdzone, ale nigdy niedostarczone	Zwykle stan magazynowy: tag kompletnego zamówienia czeka, aż wszystkie pozycje będą dostępne. Sprawdź powód pominięcia — wskazuje konkretny produkt. Może to być również okno dostaw lub godzina graniczna.
Dostarczone, ale nigdy niezafakturowane	Sprawdź, czy okno fakturowania pokrywa się z Twoimi godzinami pracy i zawiera godzinę „nigdy nie fakturuj przed”. Przy fakturowaniu zbiorczym tygodniowym faktury wychodzą tylko w wybranym dniu.
Wszystkie zamówienia jednego klienta są wstrzymane	Kontrola kredytowa. Klient przekroczył Twój limit zaległości albo ma nieopłaconą proformę. Raport podaje kwotę i liczbę dni.
Małe zamówienia nigdy nie wychodzą	Są poniżej Twojej minimalnej wartości dostawy. Wyjadą automatycznie po upływie okresu oczekiwania albo natychmiast, jeśli oznaczysz je tagiem `AutoERP_small_ok`.
Brakuje tagów AutoERP w Twoim ERP	Podłączony użytkownik nie ma prawa tworzyć tagów. Nadaj mu uprawnienia administratora sprzedaży albo utwórz oba tagi ręcznie — AutoERP i tak z nich skorzysta.

🔒 Czego AutoERP nigdy nie zrobi

Nie dotknie zamówienia, które nie jest oznaczone.
Dopóki tryb Demo jest włączony, nie zapisze absolutnie niczego.
Nie napisze do Twoich klientów we własnym imieniu — każdy e-mail do klienta wychodzi z Twojego ERP, z Twoimi szablonami i identyfikacją wizualną.
Nie wyśle towaru klientowi, który przekroczył Twój limit kredytowy, chyba że sam wyłączysz kontrolę kredytową.
Nie zafakturuje tego samego towaru dwa razy — ilości już zafakturowane w Twoim ERP nigdy nie są naliczane ponownie.
Nie połączy kilku klientów ani kilku walut na jednej fakturze.