Bezpieczeństwo

W BOTS4.me bezpieczeństwo nie jest jedynie funkcją – stanowi fundament wszystkiego, co robimy. Nasza działalność opiera się na ochronie Państwa danych, dlatego zbudowaliśmy naszą platformę w oparciu o kompleksowe środki bezpieczeństwa, które spełniają i przewyższają standardy branżowe dla usług automatyzacji procesów biznesowych.

Szyfrowanie przy wprowadzeniu, odszyfrowanie tylko w pamięci

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Projektowanie z prywatnością na pierwszym miejscu

Ograniczony czas przechowywania danych

Brak zapisu danych na dysku

Zero incydentów bezpieczeństwa Ponad 2 lata działania

🔐 Bezpieczne szybkie połączenie (OAuth) – wyjaśnienie

Większość nowoczesnych usług (Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box) obsługuje „OAuth” – standard bezpieczeństwa, w którym logują się Państwo bezpośrednio w ICH witrynie, nigdy nie przekazując nam swojego hasła. Usługa potwierdza Państwa tożsamość i przekazuje nam specjalny klucz uprawnień, który wykonuje wyłącznie to, co Państwo zatwierdzili.

W przypadku usług, które jeszcze nie obsługują OAuth, dane uwierzytelniające są szyfrowane RSA-2048 w chwili wprowadzenia. W obu przypadkach mają Państwo pełną kontrolę z poziomu dashboardu /bots.

Działa z 27 usługami: Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box i inne

Wielowarstwowe szyfrowanie

Stosujemy standardowe branżowe protokoły szyfrowania, w tym firmowe usługi szyfrowania w chmurze oraz pary kluczy RSA, aby chronić Państwa dane zarówno podczas przesyłania, jak i w spoczynku.

Odizolowana infrastruktura

Państwa procesy automatyzacji działają na dedykowanych, chronionych serwerach ze ścisłą kontrolą dostępu i kompleksowym monitorowaniem bezpieczeństwa, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.

Prywatność już na etapie projektowania

Poufne informacje są szyfrowane w momencie przesłania i pozostają zaszyfrowane w całym naszym systemie. Tylko autoryzowane procesy mogą w razie potrzeby uzyskać dostęp do Państwa danych.

Przejrzyste praktyki

Utrzymujemy jasne zasady postępowania z danymi i udostępniamy kompleksową dokumentację naszych praktyk bezpieczeństwa, dzięki czemu dokładnie wiedzą Państwo, jak chronione są Państwa informacje.

Bezpieczne szybkie połączenie (OAuth 2.0) – najbezpieczniejsza opcja

W przypadku głównych dostawców, takich jak Gmail, Outlook, Google Drive, Dropbox, OneDrive i Box, obsługujemy standardowe branżowe Bezpieczne szybkie połączenie (OAuth 2.0) – tę samą bezpieczną metodę, z której korzystają miliony aplikacji na całym świecie.

Czym jest OAuth i dlaczego jest lepszy

Brak przechowywania haseł: Nigdy nie wprowadzają Państwo hasła do poczty e-mail ani do magazynu w chmurze w naszej witrynie. Zamiast tego logują się Państwo bezpośrednio na własnej, bezpiecznej stronie logowania Google, Microsoft lub Dropbox.

Ograniczone, wyszczególnione uprawnienia: OAuth udziela nam wyłącznie tych konkretnych zakresów, które Państwo zatwierdzą na ekranie zgody dostawcy. W przypadku Microsoft 365 / Outlook oznacza to zakresy takie jak IMAP.AccessAsUser.All, Mail.ReadWrite, MailboxSettings.ReadWrite oraz (dla Mail2CLOUD) wąski zakres Files.ReadWrite.AppFolder, który widzi wyłącznie jeden utworzony przez nas folder. W przypadku Gmail zakresy Gmail API gmail.modify (odczyt, etykiety, przenoszenie do Kosza, wstawianie i wysyłanie — nigdy trwałe usunięcie), gmail.settings.basic oraz (dla Mail2CLOUD w Google Drive) drive.file, który widzi wyłącznie pliki utworzone przez naszą aplikację. Pełne uzasadnienie poszczególnych zakresów znajduje się w naszej Polityce prywatności.

Odwołanie w dowolnej chwili: Mogą Państwo natychmiast odwołać dostęp BOTS4.me w ustawieniach swojego konta Google lub Microsoft, bez zmiany haseł i bez kontaktu z pomocą techniczną.

Standard branżowy: OAuth 2.0 jest wykorzystywany przez tysiące zaufanych aplikacji i jest metodą uwierzytelniania zalecaną przez Google, Microsoft oraz innych głównych dostawców.

Jak działa logowanie OAuth

Prosimy kliknąć „Połącz przez OAuth”

Przekierowanie do bezpiecznej strony logowania dostawcy

Zatwierdzenie uprawnień w witrynie dostawcy

Bezpieczny token wysłany do BOTS4.me

Token zaszyfrowany i bezpiecznie przechowywany

OAuth czy hasło: wybór należy do Państwa

Dajemy Państwu wybór między OAuth (zalecanym dla obsługiwanych dostawców) a tradycyjnymi hasłami aplikacji/kluczami API. Obie opcje są bezpieczne – OAuth po prostu całkowicie eliminuje przechowywanie haseł. W przypadku usług, które nie obsługują OAuth, dane uwierzytelniające są chronione szyfrowaniem RSA-2048.

Albo nie łącz niczego: Prześlij do nas

Mail2ERP, Supplier2ERP, Pay2ERP i Mail2KNOW działają również bez żadnego połączenia ze skrzynką: wystarczy dodać BOTS4.me Mailbox do aplikacji w Państwa panelu BOTS (jednym kliknięciem, bez hasła) i przesyłać e-maile na adres aplikacji, na przykład mail2erp@bots4.me. Akceptujemy wyłącznie pocztę przesłaną z adresu Państwa konta lub z adresów wpisanych w polu “Prześlij do nas” w Sterowaniu aplikacji (w Mail2KNOW: “Kto może uczyć i pytać”). Zanim cokolwiek zostanie zapisane w Państwa ERP, sprawdzamy, czy e-mail naprawdę pochodzi z tego adresu – gdy nie da się tego zweryfikować, potwierdzają to Państwo jednym kliknięciem. Ten sam e-mail przesłany dwukrotnie jest przetwarzany tylko raz. Państwa e-mail jest usuwany z naszej skrzynki zaraz po przetworzeniu, najpóźniej po 7 dniach, jeśli nie udało się go przetworzyć, a wiadomości, których nie udało się dopasować do konta, są usuwane po 14 dniach.

Czego nigdy nie robimy z dostępem przyznanym przez OAuth

Nigdy nie wykorzystujemy treści Państwa wiadomości e-mail, kontaktów, załączników ani żadnych danych użytkownika Google/Microsoft do tworzenia, trenowania ani ulepszania ogólnych lub zewnętrznych modeli AI/ML. Modele są dostrajane wyłącznie na danych Państwa własnego konta.
Nigdy nie sprzedajemy Państwa danych, nie udostępniamy ich sieciom reklamowym ani nie wykorzystujemy ich do wyświetlania reklam ukierunkowanych.
Nigdy nie czytamy poczty ani nie otwieramy załączników w celu przeglądu przez człowieka, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to bezwzględnie konieczne do udostępnienia aktywowanej przez Państwa funkcji lub gdy wyraźnie zażądają Państwo pomocy technicznej w rozwiązaniu problemu z konkretną wiadomością.
Nigdy nie usuwamy trwale poczty, plików ani folderów, których nie utworzyliśmy — chyba że włączą Państwo funkcję czyszczenia, która robi dokładnie to (AutoSPAM „Automatyczne czyszczenie” i „Czyszczenie folderu Wysłane”, Mail2CLOUD „Czyszczenie starych e-maili za pomocą AutoSPAM”).
Nigdy nie przekazujemy tokenów OAuth żadnej stronie spoza naszej infrastruktury, z wyjątkiem wystawiającego je dostawcy (Microsoft lub Google), gdy je wymieniamy lub odświeżamy.
Przestrzegamy Zasad dotyczących danych użytkownika usług Google API, w tym wymogów dotyczących ograniczonego wykorzystania (Limited Use).

Jak chronimy Państwa dane biznesowe

Gdy powierzają nam Państwo dostęp do swoich systemów ERP i poczty e-mail, traktujemy tę odpowiedzialność poważnie. Nasza architektura bezpieczeństwa została zaprojektowana specjalnie z myślą o wyjątkowych wyzwaniach związanych z automatyzacją procesów biznesowych:

Bezpieczna transmisja danych

Każde połączenie między Państwa systemami a naszą platformą jest chronione:

Nowoczesne szyfrowanie TLS zapewnia ochronę wszystkich przesyłanych danych przed przechwyceniem

Oddzielne przechowywanie kluczy – klucz prywatny istnieje wyłącznie na naszych serwerach przetwarzających, w zaszyfrowanym pliku, nigdy na serwerze WWW

Uwierzytelnianie API z wykorzystaniem standardowych branżowych protokołów i bezpiecznych tokenów

Ochrona odszyfrowanych danych bez zapisu na dysku

Nasza najbardziej rygorystyczna praktyka bezpieczeństwa – nawet podczas przetwarzania NIGDY nie zapisujemy niczego w postaci odszyfrowanej na dysku:

Przetwarzanie wyłącznie w pamięci – wszystkie operacje odbywają się wyłącznie w pamięci RAM, odszyfrowane dane istnieją tylko podczas aktywnego przetwarzania (od sekund do minut)

Brak niezaszyfrowanych plików tymczasowych – pamięci podręczne i dzienniki są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a nic odszyfrowanego nie pozostaje po zaniku zasilania serwera

Ograniczone przechowywanie – logi są automatycznie usuwane po 90 dniach; pozostałe dane robocze podlegają naszemu harmonogramowi przechowywania, a następnie są automatycznie usuwane

Szyfrowanie w spoczynku – Państwa dane są ZAWSZE przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy nie są zapisywane na dysku w postaci jawnej

Natychmiastowe usunięcie na żądanie klienta wraz z weryfikacją, łącznie z kopiami zapasowymi

Architektura szyfrowania RSA-2048

Jak chronimy Państwa dane uwierzytelniające za pomocą szyfrowania kluczem publicznym:

Natychmiastowe szyfrowanie – gdy zapisują Państwo dane uwierzytelniające w /bots, są one natychmiast szyfrowane naszym kluczem publicznym; klucz prywatny posiadają wyłącznie serwery przetwarzające

Rozdzielone przechowywanie kluczy – klucze szyfrujące są przechowywane oddzielnie od zaszyfrowanych danych, w różnych bezpiecznych lokalizacjach

Przebieg przetwarzania – dane są odszyfrowywane wyłącznie w pamięci, przetwarzane, a następnie wyniki są ponownie szyfrowane

Odszyfrowanie tylko w pamięci – Państwa dane uwierzytelniające są szyfrowane w chwili wprowadzenia i odszyfrowywane wyłącznie w pamięci, wyłącznie na naszych odizolowanych serwerach przetwarzających, przez te kilka sekund, w których bot ich potrzebuje

Kontrola dostępu i uwierzytelnianie

Dostęp do Państwa systemów chroni wiele warstw zabezpieczeń:

Secure Quick Connect (OAuth 2.0) wszędzie, gdzie usługa to obsługuje – Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box i inne. Państwa hasło NIGDY nie trafia na nasze serwery. W przypadku starszych systemów: dane uwierzytelniające szyfrowane RSA-2048.

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla każdego konta użytkownika, obowiązkowe dla całego naszego dostępu administracyjnego

Autorsko opracowany system ochrony przed powszechnymi wektorami ataków

Kompleksowe rejestrowanie aktywności na potrzeby monitorowania bezpieczeństwa i audytu

Porównanie standardów bezpieczeństwa

Poniżej pokazujemy, jak nasze środki bezpieczeństwa wypadają na tle typowych usług automatyzacji:

← Prosimy przewinąć poziomo, aby zobaczyć wszystkie kolumny →

Funkcja bezpieczeństwa	Usługi podstawowe	Standard branżowy	BOTS4.me
Szyfrowanie danych	Podstawowe SSL	TLS + szyfrowanie magazynu	Szyfrowanie przy wprowadzeniu, odszyfrowanie tylko w pamięci
Uwierzytelnianie	Tylko hasło	Opcjonalne 2FA	2FA dla każdego użytkownika
Przechowywanie danych	Bezterminowo	90–180 dni	Automatyczne usuwanie
Metoda przetwarzania	Standardowe przechowywanie	Zaszyfrowane przechowywanie	Przetwarzanie bez zapisu na dysku
Monitorowanie dostępu	Podstawowe dzienniki	Śledzenie aktywności	Kompleksowy audyt
Infrastruktura	Serwery współdzielone	Izolacja wirtualna	Serwery dedykowane (Premium) / Izolowane procesy (Standard)
Odtwarzanie po awarii	Brak	Codzienne kopie zapasowe	Zaszyfrowane zewnętrzne kopie zapasowe + automatyczne przejęcie

Prywatność danych i zgodność z przepisami

Zaprojektowaliśmy naszą platformę z prywatnością jako jej podstawą, dbając o to, aby Państwa dane biznesowe były traktowane z najwyższą starannością i zgodnie z najlepszymi praktykami ochrony danych:

Minimalne gromadzenie danych: Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do Państwa konkretnych potrzeb w zakresie automatyzacji – nic ponadto.
Przejrzyste postępowanie z danymi: Jasna dokumentacja tego, do jakich danych uzyskujemy dostęp, jak są przetwarzane i kiedy są usuwane.
Kontrola użytkownika: Zachowują Państwo pełną kontrolę nad swoimi danymi i mogą w dowolnej chwili zażądać ich natychmiastowego usunięcia.
Szyfrowane przesyłanie formularzy: Poufne informacje wprowadzane podczas wdrożenia są szyfrowane natychmiast po przesłaniu.
Oddzielne zarządzanie kluczami: Klucze szyfrujące są przechowywane oddzielnie od zaszyfrowanych danych w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
Brak zbędnego przechowywania: Nie przechowujemy żadnych danych, których nie potrzebujemy aktywnie do Państwa procesów automatyzacji.

Praca bez AI

Niektóre organizacje nie mogą przetwarzać danych biznesowych za pomocą AI — banki i ubezpieczyciele ze względu na politykę wewnętrzną, podmioty publiczne ze względu na przepisy o zamówieniach, a dostawcy ze względu na umowy z klientami. Większość naszej automatyzacji powstała na regułach na długo przed dodaniem AI i tak działa nadal.

Pięć botów nie zawiera AI w ogóle: AutoERP, AutoCASH, AutoSTOCK, AutoPURCHASE i Mail2CLOUD. Nie ma tu przełącznika, bo nie ma czego wyłączać.
Cztery boty mają przełącznik Tryb AI: AutoSPAM, Mail2ERP, Pay2ERP i Supplier2ERP. Po ustawieniu na Wyłączony żaden model językowy nie jest wywoływany, a żadne treści nie trafiają do dostawcy AI. Boty te nadal korzystają z dopasowania statystycznego, które działa na naszych własnych serwerach i nigdy nie przesyła Państwa danych osobom trzecim.
Trzy boty nie działają bez AI: ClientFACTORY, Mail2KNOW i AutoGEO generują tekst pisany. Mówimy o tym tutaj, a nie dopiero po zakupie.
Wyłączony znaczy wyłączony: ustawienie Tryb AI na Wyłączony działa od następnego uruchomienia i ma pierwszeństwo przed każdym innym ustawieniem, łącznie z Trybem demo.
Dowód do dokumentacji: na życzenie prześlemy raport wygenerowany z Państwa własnej instalacji, zawierający ustalony tryb AI każdego bota na koncie.

Tryb demonstracyjny – Państwa przełącznik bezpieczeństwa

Tryb demonstracyjny to wbudowana funkcja kontroli bezpieczeństwa, która pozwala dokładnie sprawdzić, co zrobiłby bot, zanim włączą Państwo pełną automatyzację. Jest domyślnie włączony dla wszystkich nowych kont, co zapewnia bezpieczny punkt startowy.

Bezpieczny domyślnie – tryb demonstracyjny jest WŁĄCZONY dla każdego nowego konta. Do Państwa systemów ERP ani chmurowych nie są zapisywane żadne dane, dopóki wyraźnie na to nie zezwolą.

Dowód przed automatyzacją — każda aplikacja musi ukończyć co najmniej jedno uruchomienie demo i wysłać Państwu e-mailem raport o tym, co dokładnie BY zrobiła, zanim tryb demo będzie można wyłączyć. Pierwsze uruchomienie jest zawsze demo — nic nie zostanie zapisane bez Państwa świadomej zgody. Więcej o trybie demo →

Bezpieczeństwo jednym kliknięciem — tryb demo mogą Państwo w każdej chwili ponownie WŁĄCZYĆ w zakładce Control w panelu /bots, ze skutkiem natychmiastowym. Wyłączenie trybu demo odblokowuje się dopiero po pierwszym raporcie demo — zapisów na żywo nie da się więc nigdy włączyć przez pomyłkę.

Podgląd bez ryzyka – przy włączonym trybie demonstracyjnym system nadal monitoruje, analizuje i raportuje, ale nie zapisuje żadnych zmian. Widzą Państwo dokładnie, co by się stało, bez żadnego ryzyka.

Zawsze dostępny – nawet przy skonfigurowanym pełnym dostępie tryb demonstracyjny daje Państwu przełącznik bezpieczeństwa, który w dowolnej chwili zapobiega niezamierzonym zmianom. Idealny do testów, audytów lub wdrażania nowych członków zespołu.

Bezpieczeństwo infrastruktury

Nasza infrastruktura techniczna została zbudowana z bezpieczeństwem jako podstawowym wymogiem:

Firmowa infrastruktura chmurowa z konfiguracjami bezpieczeństwa na poziomie instytucjonalnym

Regularne aktualizacje bezpieczeństwa i proaktywne zarządzanie podatnościami

Izolowane środowiska przetwarzania dla zadań automatyzacji każdego klienta

Zautomatyzowane monitorowanie bezpieczeństwa w celu wykrywania i zapobiegania podejrzanym działaniom

Bezpieczne praktyki programistyczne obejmujące przegląd kodu i testy bezpieczeństwa

Regularne procedury tworzenia kopii zapasowych z zaszyfrowanym przechowywaniem i bezpiecznym odzyskiwaniem

Architektura serwerów i izolacja

Wdrożyliśmy inteligentne przydzielanie serwerów, aby zoptymalizować zarówno bezpieczeństwo, jak i wydajność:

Klienci Enterprise/Premium – dedykowane, izolowane serwery z zasobami wyłącznie na Państwa potrzeby, bez współdzielenia z innymi klientami, pełna izolacja

Klienci Standard – serwery typu “pool” z ujednoliconym przydziałem zasobów, izolacja pomiędzy klientami (każdy klient działa jako odizolowany proces), te same standardy szyfrowania i bezpieczeństwa

Wszystkie plany obejmują – szyfrowanie w chwili wprowadzenia, przechowywanie wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, odszyfrowanie tylko w pamięci (dane nigdy nie są zapisywane na dysku w postaci jawnej), automatyczne czyszczenie danych według stałego harmonogramu przechowywania, monitorowanie z automatycznymi alertami

Ciągłość działania — Contingency

Gdy serwer ulegnie awarii, Państwa automatyzacja nie czeka na nas:

Zaszyfrowane zewnętrzne kopie zapasowe – Państwa dane są szyfrowane algorytmem AES-256, zanim opuszczą nasz serwer. Magazyn kopii zapasowych widzi wyłącznie zaszyfrowane dane, a klucz nigdy nie opuszcza naszych serwerów. Każda kopia jest po przesłaniu odczytywana z powrotem bajt po bajcie.

Odtwarzanie testowane co tydzień – co tydzień inny serwer pobiera i odszyfrowuje najnowszą kopię zapasową, aby udowodnić, że naprawdę da się ją odtworzyć.

Automatyczne przejęcie – nasze serwery co minutę potwierdzają, że nadal obsługują Państwa konto. Jeśli serwer, na którym działa Państwa automatyzacja, przestanie odpowiadać, inny serwer w naszym klastrze przejmie Państwa konto z najnowszej kopii zapasowej. Serwer, który uległ awarii, zostaje zablokowany, więc Państwa konto nigdy nie działa podwójnie. Gdy pierwotny serwer znów działa prawidłowo, Państwa konto automatycznie wraca na niego w nocy.

Państwa skrzynka pocztowa jest kolejką – e-maile, które nadejdą podczas awarii, czekają w Państwa skrzynce odbiorczej i zostaną przetworzone po przejęciu. Dane już zapisane w Państwa ERP pozostają na miejscu.

← Prosimy przewinąć poziomo, aby zobaczyć wszystkie kolumny →

Contingency	Enterprise & Business	Pozostałe płatne plany
Zaszyfrowana kopia zapasowa	Co godzinę, tokeny logowania przy każdej zmianie	Codziennie
Ponowne działanie po awarii serwera	W ciągu około 10 minut	W ciągu około 2 godzin
Maksymalna utrata historii przetwarzania	1 godzina	24 godziny

Obecnie nasze serwery działają w jednym centrum danych, a kopie zapasowe znajdują się u oddzielnego dostawcy; dodajemy kolejne serwery i lokalizacje.

“Współpracujemy z BOTS4.me już od ponad dwóch lat, przetwarzając tysiące wiadomości e-mail i transakcji. Przez cały ten czas nie doświadczyliśmy ani jednego incydentu bezpieczeństwa czy przerwy w działaniu usługi. Ich zaangażowanie w ochronę danych i niezawodność usługi jest niezmienne od pierwszego dnia.”

Miroslav Petras

Dyrektor zarządzający, IMP Kontakt

💼 Rozwijający się startup, profesjonalne standardy

Jesteśmy rozwijającym się startupem, który przykłada wagę do profesjonalnych praktyk bezpieczeństwa. Choć dopiero dążymy do uzyskania formalnych certyfikatów (SOC 2, ISO 27001), już zbudowaliśmy naszą platformę wokół kluczowych praktyk bezpieczeństwa, które te ramy podkreślają. Nasze przetwarzanie odszyfrowanych danych bez zapisu na dysku, automatyczne usuwanie danych oraz podejście oparte na Bezpiecznym szybkim połączeniu (OAuth) świadczą o naszym zaangażowaniu w ochronę Państwa danych od pierwszego dnia.

Zbudowane na fundamencie zaufania

Rozumiemy, że automatyzacja wymaga dostępu do kluczowych systemów biznesowych. Dlatego zainwestowaliśmy znaczne środki w infrastrukturę i praktyki bezpieczeństwa, które chronią Państwa dane, jednocześnie umożliwiając zaawansowaną automatyzację. Porozmawiajmy o tym, jak nasze środki bezpieczeństwa odpowiadają Państwa wymaganiom biznesowym.

Prosimy o kontakt, jeśli nadal mają Państwo wątpliwości.