Studium przypadku: jak IMP Kontakt obsługuje 4700 zamówień i zapytań ofertowych e-mailem miesięcznie bez przepisywania ani jednego
Dystrybutor B2B o obrotach 3,5 mln EUR, który w maju 2024 r. zaczynał od sześciu botów BOTS4.me, a dziś obsługuje 32 — działających na żywo w każdy dzień roboczy
IMP Kontakt spol. s r.o. to europejski dystrybutor B2B komponentów przemysłowych. Jego klienci zamawiają tak jak większość klientów B2B: e-mailem, w załącznikach PDF, Excel i skanach, w kilku językach. Od maja 2024 najpierw czyta je bot, a ludzie zajmują się tylko tym, czego on nie potrafi rozwiązać. Tak wygląda konfiguracja, to obsługuje co miesiąc, a to zespół nadal robi ręcznie.
📊 W liczbach
📥 Problem: pełna skrzynka to jeszcze nie zamówienie sprzedaży
Dystrybutor żyje z małych, częstych zamówień. Każde przychodziło jako załącznik: PDF z ERP jednego klienta, arkusz Excel od drugiego, sfotografowany formularz zamówienia od trzeciego. Każdy wiersz trzeba było przeczytać, każdy kod produktu dopasować do katalogu, każdą ilość i cenę wpisać do ERP. Zapytania ofertowe trafiały do tej samej skrzynki i wymagały tej samej pracy, zanim ktokolwiek mógł na nie odpowiedzieć.
Ten sam schemat powtarzał się w zakupach (potwierdzenia dostawców do porównania z otwartymi zamówieniami zakupu), w księgowości (wyciągi bankowe do dopasowania do faktur) i w windykacji (przeterminowane faktury do monitowania). Nic z tego nie było trudne. Wszystko to był wolumen, a z wolumenu biorą się błędy i opóźnienia.
Firma korzysta z ERP OFFERIS, nie z Odoo. Ma to znaczenie z jednego powodu: opisane tu boty działają przez warstwę konektorów ERP, więc ta sama konfiguracja sprawdza się w Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One i w każdym kolejnym systemie ERP, który doda BOTS4.me.
⚙️ Skąd się zaczęło: sześć botów na jednej skrzynce
Firma zaczynała od tych sześciu botów. Każdy bot obserwuje skrzynkę firmową i realizuje jedno zadanie od początku do końca. Uruchamiano je pojedynczo, każdego najpierw w trybie demo, a na produkcję przełączano, gdy raporty „co by zrobił” zgadzały się z oczekiwaniami zespołu. Dziś IMP Kontakt obsługuje z BOTS4.me 32 boty.
- Mail2ERP — czyta każdy przychodzący załącznik z zamówieniem lub zapytaniem ofertowym, dopasowuje kody klientów i produktów do katalogu ERP, wykrywa duplikaty i tworzy zamówienie lub ofertę w ERP z pełną ścieżką audytu. E-maile, których nie potrafi rozwiązać, zostają w skrzynce dla człowieka.Około 4700 zapytań ofertowych i zamówień miesięcznie.
- Supplier2ERP — czyta potwierdzenia zamówień od dostawców i aktualizuje ilości, ceny i terminy dostaw w odpowiednich zamówieniach zakupu; opóźnione i częściowe potwierdzenia są oznaczane zamiast po cichu akceptowane.Zamyka obieg od magazynu do dostawcy.
- Pay2ERP — codziennie dopasowuje przychodzące płatności bankowe do otwartych faktur i księguje je w ERP; do działu księgowości trafiają tylko niedopasowane płatności.Setki płatności dziennie, wyjątki sprawdzane ręcznie.
- AutoCASH — wyszukuje przeterminowane faktury i wysyła coraz stanowcze przypomnienia według harmonogramu firmy, w języku klienta, bez AI.
- AutoSPAM — utrzymuje wspólną skrzynkę w porządku, aby pozostałe boty i dział sprzedaży widziały tylko prawdziwą pocztę od klientów i dostawców.
- Mail2CLOUD — tworzy zaszyfrowaną kopię każdego e-maila i załącznika we własnej chmurze firmy jako kopię audytową.
👥 Co zespół nadal robi ręcznie
Automatyzacja nie usunęła ludzi z procesu; zmieniła to, na co patrzą. Sprzedaż przegląda e-maile, których Mail2ERP nie potrafił rozwiązać, zwykle nowych klientów, nietypowe kody produktów lub zamówienie, które zawiera też pytanie. Księgowość przegląda płatności, których Pay2ERP nie potrafił dopasować. Zakupy widzą potwierdzenia dostawców różniące się od zamówienia. Cała reszta działa sama, a każde uruchomienie kończy się raportem e-mailowym z listą tego, co zostało zrobione.
Poprawki wracają do systemu: przeniesienie e-maila do właściwego folderu w skrzynce uczy boty, jak następnym razem potraktować danego nadawcę lub schemat, więc lista wyjątków z miesiąca na miesiąc się skraca.
🧭 Czego to wymagało
- Bez programowania na zamówienie. Boty łączą się z ERP przez warstwę konektorów BOTS4.me, a ze skrzynką przez IMAP lub OAuth; konfiguracja odbywa się w panelu pod adresem bots4.me/bots.
- Najpierw tryb demo. Każdy bot przez pewien czas tworzył raporty „co by zrobił”, zanim pozwolono mu zapisywać do ERP.
- Jeden bot naraz. Mail2ERP poszedł pierwszy, bo zamówienia e-mailowe były największym kosztem; boty do zakupów, płatności i windykacji dołączyły, gdy się sprawdził.
- Informacja zwrotna przez foldery. Zespół uczy boty, przenosząc e-maile, a nie edytując reguły.
📚 Czytaj dalej
Zobacz, co zrobiłby z Państwa skrzynką — pierwszy miesiąc gratis
Proszę włączyć Mail2ERP w trybie demo na własnej skrzynce i przeczytać raport o tym, co utworzyłby w tym tygodniu. Nic nie zostanie zapisane, dopóki Państwo o tym nie zdecydują.