Jak automatycznie importować zamówienia e-mail i RFQ do Odoo

🎯 Dlaczego ręczne wprowadzanie zamówień do Odoo jest tak kosztowne

Każde zamówienie przesłane e-mailem wygląda inaczej. Jeden klient wysyła czysty plik PDF, drugi arkusz Excela z własnym układem kolumn, trzeci fotografuje podpisany formularz i dołącza zdjęcie. Człowiek musi otworzyć każdy e-mail, znaleźć produkty, ilości, numery referencyjne i terminy dostaw, a następnie przepisać wszystko do Odoo. Ten proces ma trzy ukryte koszty:

• Czas: rutynowe wielowierszowe zamówienie może zająć kilka minut, zanim zostanie poprawnie wprowadzone. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to praca na pełny etat, która nie tworzy nic nowego — jedynie przenosi dane z jednego ekranu na drugi.
• Błędy: błędnie wpisana ilość lub zły kod produktu zmienia się w błędną dostawę, korektę i niezadowolonego klienta. Błędy ręcznego wprowadzania wychodzą na jaw późno, gdy ich naprawa jest najdroższa.
• Opóźnienie: zamówienia otrzymane w piątek wieczorem leżą nieprzetworzone aż do poniedziałku. Oferty odesłane dzień za późno to oferty przegrane na rzecz szybszych konkurentów.

A wolumen rzadko bywa mały. Jeden z rzeczywistych klientów Mail2ERP, IMP Kontakt, otrzymuje e-mailem tysiące zapytań ofertowych i zamówień miesięcznie — to obciążenie, którego nie dałoby się przepisać ręcznie bez dedykowanego zespołu do wprowadzania danych.

🔍 Co użytkownicy Odoo zwykle próbują najpierw

Wbudowana brama e-mail Odoo

Odoo potrafi tworzyć rekordy z przychodzących e-maili od razu po instalacji. Działa dobrze do tego, do czego zostało zaprojektowane: rejestruje e-mail i otwiera szansę sprzedaży lub pustą ofertę. Czego nie robi, to odczytanie załącznika. Plik PDF z dwudziestoma wierszami zamówienia jest dołączony do rekordu — a człowiek i tak musi go otworzyć i wpisać każdy wiersz.

Skrypty na zamówienie i OCR oparty na szablonach

Niektóre firmy budują parsery dla dokumentów swoich największych klientów. Działają one, dopóki klient nie zmieni układu, nie doda kolumny albo nie pojawi się nowy klient z zupełnie innym formatem. Ekstrakcja oparta na szablonach oznacza nieustanne utrzymanie: każda odmiana dokumentu to nowe zgłoszenie programistyczne.

Konektory typu Zapier

Uniwersalne platformy automatyzacji potrafią przenieść e-mail do Odoo, ale mają problem z najtrudniejszą częścią — zrozumieniem nieustrukturyzowanego załącznika w nieznanym układzie i języku, dopasowaniem opisów produktów w wolnym tekście do Państwa rzeczywistych kodów produktów w Odoo oraz rozpoznaniem, czy dokument jest zamówieniem, czy zapytaniem ofertowym. Dodają też warstwę oprogramowania pośredniczącego między Państwa skrzynką a systemem ERP.

⚙️ Droga automatyczna: skonfiguruj Mail2ERP dla Odoo w 5 minut

Oto pełna konfiguracja od początku do końca:

• Krok 1 — Proszę rozpocząć bezpłatny miesiąc Discovery: Proszę zalogować się na bots4.me/bots, kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie Mail2ERP i jednorazowo zaakceptować Regulamin — karta kredytowa nie jest potrzebna.
• Krok 2 — Podłączenie poczty e-mail: proszę użyć Bezpiecznego szybkiego połączenia. Gmail/Google Workspace i Office 365 łączą się przez zarządzany OAuth dwoma kliknięciami; Yahoo i każdy inny dostawca działają przez IMAP z hasłem aplikacji. Między skrzynką a botem nie ma żadnego oprogramowania pośredniczącego.
• Krok 3 — Proszę podłączyć Odoo: proszę zainstalować bezpłatny moduł BOTS4.me Connect (obsługuje Odoo 13–19). W Odoo.sh i on-premise otrzymują Państwo pełny konektor Python, instalowany raz i łączony jednym kliknięciem. Odoo Online nie pozwala na własny kod Python, więc tam tworzą Państwo klucz API w Ustawienia → Użytkownicy i firmy → Użytkownicy → Państwa użytkownik → Bezpieczeństwo konta i wklejają go na bots4.me w Ustawienia → Mail2ERP → Access Manager → Dodaj miejsce docelowe → ERP → Odoo. Odoo Online wymaga planu Custom Odoo, aby mieć dostęp do API.
• Krok 4 — Proszę zacząć w trybie DEMO: Mail2ERP przetwarza Państwa prawdziwe e-maile i wysyła e-mailem dokładnie to, co by zaimportował — ale niczego nie zapisuje w Odoo. Gdy raporty DEMO wyglądają dobrze, proszę ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie — opcja odblokowuje się po pierwszym e-mailu z raportem DEMO.
• Krok 5 — Stopniowo zwiększaj poziom dostępu: należy przejść od dostępu tylko do e-maila, przez dostęp do odczytu Odoo (dopasowywanie do Państwa rzeczywistych klientów i produktów), aż po pełny zapis produkcyjny — dopiero gdy nabiorą Państwo pewności.
• Krok 6 — Naucz go swoich wyjątków: proszę przeciągnąć e-maile do folderów _Mail2ERP/OFERTA, _Mail2ERP/ZAMOWIENIA lub _Mail2ERP/NIE_IMPORTOWAC w swojej skrzynce. Jedno przeniesienie uczy bota, jak w przyszłości traktować wzorzec tego nadawcy.

🧭 Proszę wypróbować w bezpłatnym miesiącu Discovery

Pierwszy miesiąc Mail2ERP to bezpłatny miesiąc Discovery: limit użycia planu Personal z odblokowanymi do wypróbowania funkcjami Oddzielaj zewnętrzne, Inteligentne dopasowywanie wielu kodów i Wykrywanie RFQ, bez karty kredytowej. Oto jak w tym miesiącu przejść od zera do pierwszego zaimportowanego zamówienia.

Dzień 1 — Uruchomienie i podłączenie

• Proszę zalogować się na bots4.me/bots, kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie Mail2ERP i jednorazowo zaakceptować Regulamin — karta kredytowa nie jest potrzebna.
• Proszę otworzyć Ustawienia (koło zębate) → Mail2ERP → Access Manager → Dodaj źródło, aby podłączyć skrzynkę. Gmail i Microsoft 365 korzystają z Secure Quick Connect; inni dostawcy łączą się przez IMAP z hasłem aplikacji — zob. Getting Connected.
• Albo nie podłączać żadnej skrzynki: proszę kliknąć Dodaj źródło i dodać BOTS4.me Mailbox (jedno kliknięcie, bez hasła), a następnie przekazywać e-maile z zamówieniami na mail2erp@bots4.me z adresu e-mail swojego konta. Innych nadawców można dopuścić w polu Prześlij do nas – akceptuj e-maile od w zakładce Sterowanie.
• Podłączenie Odoo: w tym samym Access Manager proszę kliknąć Dodaj miejsce docelowe → ERP → Odoo albo zainstalować w Odoo bezpłatny moduł BOTS4.me Connect i nacisnąć Połącz. W Odoo Online wkleja się zamiast tego klucz API.
• Odoo Online wymaga planu Custom Odoo, aby mieć dostęp do API.
• Przy kluczu API proszę nadać temu użytkownikowi Odoo uprawnienia Sprzedaż (Administrator), Tworzenie kontaktów i Zakupy (Użytkownik).

Dzień 1 — Sprawdzenie zakładki Sterowanie

• Tryb: Mail2ERP startuje w trybie DEMO. Dla każdego przeczytanego zamówienia lub zapytania wysyła Państwu e-mailem to, co by zaimportował, a w Odoo nic nie jest zapisywane. W trybie LIVE tworzy prawdziwe oferty i zamówienia sprzedaży.
• Godziny pracy i weekendy: Mail2ERP działa tylko w tych godzinach, które na początku obejmują godziny biurowe w dni robocze. Proszę je poszerzyć i włączyć Weekendy, jeśli zamówienia wieczorne i weekendowe też mają być importowane.
• Tryb AI: miesiąc Discovery obejmuje Essential AI. Przy wyłączonym Trybie AI kody produktów, ilości i ceny są odczytywane wyłącznie przez reguły, a nic nie trafia do dostawcy AI.
• Funkcje Mail2ERP: wszystkie formaty plików, Raporty e-mail i Dziennik w Państwa skrzynce są już włączone.
• Przełączniki z oznaczeniem Discovery w zakładce Sterowanie są zawarte w bezpłatnym miesiącu i na starcie są wyłączone — proszę włączyć te, które chcą Państwo wypróbować.
• W Mail2ERP są to Oddzielaj zewnętrzne (nieznani nadawcy trafiają do _Mail2ERP/ZEWNETRZNE zamiast pozostawać w INBOX), cztery przełączniki Inteligentnego dopasowywania wielu kodów (Kody dostawcy, Kody kreskowe, Numer katalogowy producenta, Referencje klienta) oraz Wykrywanie RFQ (zamienia odpowiedź cytującą numer Państwa oferty w zamówienie).

Dzień 1 — Wysłanie zamówienia testowego

Mail2ERP importuje tylko od nadawców, którzy są klientami w Odoo, i znajduje produkty po kodach z Państwa katalogu. Na pierwszy test proszę wysłać zamówienie z adresu e-mail należącego do kontaktu klienta w Odoo i wymienić dwa lub trzy kody produktów (Odniesienie wewnętrzne w Odoo) z ilościami — w treści e-maila lub jako załącznik PDF lub Excel. Po kolejnym uruchomieniu przychodzi raport DEMO, a decyzja pojawia się w zakładce Logi i w folderze _Mail2ERP/LOGS Państwa skrzynki.

Tydzień 1 — Nauka, potem LIVE

• Kilka razy dziennie proszę zajrzeć do INBOX: e-maile, których Mail2ERP nie mógł zaimportować, pozostają tam nieprzeczytane; zaimportowane trafiają do _Mail2ERP/PRZETWORZONE. Wiersz logu podaje powód, na przykład nadawcę, który nie jest klientem w Odoo, lub brak znalezionych kodów produktów.
• Korekta za pomocą folderów: proszę przeciągnąć e-mail do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA, aby ponowić go jako ofertę lub zamówienie, do _Mail2ERP/NIE_IMPORTOWAC, aby w przyszłości pomijać tego rodzaju e-maile, albo do _Mail2ERP/DOSTAWCA, aby nadawca, np. dostawca, nigdy nie był importowany. Nazwy folderów są zgodne z językiem aplikacji.
• Gdy raporty DEMO wyglądają dobrze, proszę ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie — opcja odblokowuje się po pierwszym e-mailu z raportem DEMO.

📅 Jak wygląda codzienna praca

Po przejściu na LIVE Mail2ERP przerabia nową pocztę według wybranego harmonogramu, w zdefiniowanych przez Państwa godzinach pracy. Czyta PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrazy oraz zeskanowane dokumenty lub sfotografowane zamówienia przez OCR — w dowolnym języku i piśmie, bez szablonów. Każdy e-mail jest klasyfikowany jako RFQ lub zamówienie, dopasowywany do Państwa katalogu Odoo (od planu Family także po kodach kreskowych, numerach katalogowych producenta i referencjach klienta — Inteligentne dopasowywanie wielu kodów) i zapisywany w Odoo z kompletną ścieżką audytu.

• Udane importy trafiają do folderu PRZETWORZONE — oferta lub zamówienie sprzedaży już czeka w Odoo.
• Wszystko, co niejednoznaczne, pozostaje w INBOX, nieprzeczytane, więc nic nigdy nie znika z pola widzenia. Proszę usunąć przyczynę (na przykład dodać brakujący produkt w Odoo) i przeciągnąć e-mail do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA — zostanie ponowiony przy kolejnym uruchomieniu.
• Wykrywanie duplikatów zapobiega podwójnemu wprowadzeniu, gdy klient pisze na dwa adresy lub przesyła to samo zamówienie dwa razy.
• Raporty i logi: Raporty e-mail wysyłają Państwu krótki raport dla każdego dokumentu zaimportowanego do Odoo, zakładka Logi w panelu pokazuje każdą decyzję bota, a te same wiersze pojawiają się w folderze _Mail2ERP/LOGS Państwa skrzynki. Każdą funkcję można przełączać osobno, Tryb AI sięga od Wyłączony do poziomu zawartego w Państwa planie, a Zasilanie bota wyłącza wszystko natychmiast.

Platforma jest hostowana w UE i zaprojektowana z myślą o RODO, oferuje 2FA i wysyła raporty, logi i foldery skrzynki w 31 językach. Jedno połączenie obsługuje każdą aplikację BOTS4.me, która współpracuje z Odoo, więc późniejsze dodanie automatyzacji realizacji zamówień lub płatności nie wymaga nowej pracy integracyjnej.

🌍 Działa również poza Odoo

Ten przewodnik dotyczy Odoo, ale Mail2ERP działa także na ERPNext 15 i 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 i nowszych, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero oraz SAP Business One. Każdy inny system ERP z API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite i inne — podłączamy na życzenie. Jeśli Państwa systemu brakuje, prosimy się z nami skontaktować.

📚 Powiązane przewodniki po automatyzacji Odoo

• Następny krok po imporcie: Jak zautomatyzować potwierdzanie zamówień, dostawy i fakturowanie w Odoo — wystarczy oznaczyć zaimportowane zamówienie tagiem AutoERP, a AutoERP je potwierdzi, wyśle i zafakturuje.
• Lustrzane odbicie po stronie zakupów: Jak automatycznie importować potwierdzenia zamówień od dostawców do Odoo — ta sama idea, zastosowana do e-maili Państwa dostawców.
• Zamknij pętlę pieniędzy: Jak zautomatyzować przypomnienia o płatnościach w Odoo — eskalujące upomnienia dla faktur, którymi staną się te zamówienia.
• Szczegóły konektora: Jak połączyć Odoo z BOTS4.me (Odoo 13–19).
• Szeroki obraz: Jak zautomatyzować Odoo od początku do końca: od zamówienia e-mail po opłaconą fakturę.

🔗 Źródła i dalsza lektura

Oficjalna dokumentacja i standardy, do których odwołuje się ten przewodnik. Linki zewnętrzne otwierają się w nowej karcie.

• Odoo 18 documentation — Sales
• Odoo 18 documentation — Email communication
• Odoo 18 developer reference — External API
• OCA — EDI repository (sale_order_import and related modules)
• Odoo — Supported versions