BOTS4.me AutoERP – Automatizace objednávek, dodávek a faktur

✅ Jediná věc, kterou musíte udělat jako první

AutoERP funguje na základě označení každé objednávky. Nikdy se objednávky nedotkne sám od sebe. Pracuje pouze s objednávkami, které mají jeden ze dvou štítků – ty vám ve vašem ERP vytvoříme:

Štítek na objednávce	Co s ní AutoERP udělá
`AutoERP`	Celá objednávka najednou. Potvrdí ji, počká, až budou všechny položky skladem, vytvoří jednu dodávku a poté ji vyfakturuje. Nic se neodešle, dokud nelze objednávku odeslat kompletní.
`AutoERP_partial`	Po řádcích. Odešle to, co je právě zcela skladem, a zbytek ponechá na objednávce pro pozdější zásilku. Vhodné při dlouhých dodacích lhůtách nebo u zboží posílaného přímo od dodavatele.

Dokud neoznačíte objednávku, nic se neděje. Pokud zpráva říká „žádná označená objednávka nevyžadovala pozornost“, je to téměř vždy tento důvod — nikoli závada. Označte jednu objednávku a objeví se v další zprávě.

Oba štítky můžete přejmenovat na kartě AutoERP ve své nástěnce, pokud váš tým už používá jinou konvenci. Objednávka s OBĚMA štítky se zpracuje jako kompletní, nikdy ne dvakrát.

🔄 Jak AutoERP funguje – vizuální průběh

🏷️

Označíte
objednávku

→

✅

Objednávka potvrzena
(+ zálohová faktura při platbě předem)

→

📦

Dodávka vytvořena
po naskladnění

→

🧾

Faktura vystavena
po dodání

→

📧

Zákazník informován e-mailem
+ zpráva pro vás

Každý e-mail pro zákazníka (potvrzení objednávky, zálohová faktura, dodací list, faktura, oznámení o připravenosti k vyzvednutí, upomínka) odesílá vaše vlastní ERP s vašimi šablonami, vaším brandingem a v jazyce zákazníka. AutoERP nikdy neposílá vašim zákazníkům poštu svým jménem.

🚀 Připojení

Připojte své ERP v nástěnce nebo nainstalujte aplikaci BOTS4.me z Odoo Apps a stiskněte Připojit.
Zapněte AutoERP. Spustí se v režimu Demo — čte vaše ERP a nic nezapisuje.
Označte jednu prodejní objednávku štítkem AutoERP.
Počkejte na další běh a přečtěte si náhledovou zprávu, která vám přijde do schránky.
Spokojeni? Přepněte Režim z DEMO na LIVE na kartě AutoERP. Tehdy začne AutoERP zapisovat do vašeho ERP.

Uživatelé Odoo: AutoERP potřebuje, aby technický uživatel mohl číst a zapisovat prodejní objednávky, převody, faktury a štítky objednávek. Konektor BOTS4.me to udělí automaticky při aktivaci aplikace. V Odoo Online (kde nelze instalovat vlastní aplikace) přidáte svou instanci ručně v nástěnce — vše ostatní je stejné.

🧭 Tři moduly

Potvrzování objednávek

Mění označené koncepty objednávek a nabídky na potvrzené objednávky. Pokud platební podmínky zákazníka určují platbu předem, vystaví také zálohovou fakturu a odešle ji e-mailem. Dostupné v každém tarifu.

Dodávky

Vytvoří a potvrdí dodávku ve vašem ERP, jakmile je zboží skladem, nastalo datum dodání a kredit zákazníka je v pořádku. Při částečné zásilce zůstane zbytek na objednávce jako nevyřízená část.

Fakturace

Fakturuje to, co bylo skutečně dodáno — buď jednu fakturu na objednávku, nebo jednu sběrnou fakturu na zákazníka za den, týden či měsíc. Vystavuje také daňové doklady k platbám předem, kdy zboží ještě nebylo odesláno.

Každý modul lze vypnout samostatně v nástěnce. Vypnutí jednoho nikdy neblokuje ostatní — můžete například nechat AutoERP potvrzovat a dodávat, zatímco váš účetní fakturuje dál ručně.

⚙️ Přehled nastavení v nástěnce

Kterých objednávek se smí AutoERP dotknout

Nastavení	Výchozí	Co dělá
Štítek: kompletní objednávky	`AutoERP`	Štítek, kterým předáte celou objednávku AutoERP.
Štítek: objednávky po řádcích	`AutoERP_partial`	Štítek, který povoluje částečné zásilky objednávky.
Měna níže uvedených limitů	EUR	Měna, ve které jsou zapsány vaše minimální hodnoty a kreditní limity. Objednávka v jiné měně se s nimi jednoduše neporovnává — nikdy nic nepřepočítáváme za vašimi zády.

Pracovní hodiny

Nastavení	Výchozí	Co dělá
Potvrzovat objednávky — od / do	00:00 – 23:59	Kdy se smějí objednávky potvrzovat.
Vytvářet dodávky — od / do	06:00 – 16:00	Obvykle provozní hodiny skladu, aby se nic nevychystávalo po odchodu zaměstnanců.
Uzávěrka pro odeslání týž den	14:30	Objednávky zadané po tomto čase se odesílají následující den.
Vytvářet faktury — od / do	13:00 – 17:00	Kdy se smějí vytvářet faktury.
Nikdy nefakturovat před	13:00	Pojistka, aby se objednávka, která se ráno ještě upravuje, nevyfakturovala příliš brzy.

Dávejte pozor na překryv. Okno fakturace musí ležet uvnitř vašich provozních hodin (obecné hodiny zapnutí/vypnutí v horní části karty) a musí obsahovat čas „nikdy nefakturovat před“. Pokud se tyto tři nepřekrývají, nikdy nevznikne žádná faktura — a to potichu. Pokud zúžíte provozní hodiny, zkontrolujte toto okno.

Pravidla dodávek

Nastavení	Výchozí	Co dělá
Minimální hodnota dodávky	25	Neodesílat zásilku s nižší hodnotou; počkat na další položky. Nastavte 0, má-li se odesílat vždy.
… ale odeslat i tak po	14 dnech	Aby malá objednávka nečekala donekonečna.
Max. dílčích dodávek na objednávku	10	Zabrání tomu, aby se jedna objednávka změnila v sérii drobných zásilek.

Potřebujete konkrétní malou objednávku dostat ven? Přidejte jí štítek AutoERP_small_ok a minimum se u ní bude ignorovat.

Pravidla fakturace

Nastavení	Výchozí	Co dělá
Sloučit dodávky do jedné faktury	Zapnuto	Zapnuto: jedna faktura na zákazníka za období. Vypnuto: jedna faktura na objednávku.
Fakturovat zákazníkům	Jednou týdně	Okamžitě, denně, týdně nebo měsíčně.
Den fakturace / den v měsíci	Pátek / 1.	Ve který den odchází sběrná faktura. U měsíční fakturace je maximum 28., aby se každý měsíc choval stejně.
Minimální částka faktury	50	Pod touto částkou se faktura přenese do dalšího období.
Max. faktur na dodávku	1	Bezpečnostní limit. AutoERP vždy povolí jednu závěrečnou fakturu navíc, aby nic nezůstalo nevyfakturováno.
Čekat na kompletní objednávku	14 dnech	Jak dlouho čekat, aby vše skončilo na JEDNÉ faktuře. Poté AutoERP vyfakturuje to, co bylo odesláno, a závěrečnou fakturu pošle později.
Daňový doklad po	14 dnech	Když zákazník zaplatil předem, ale zboží se v rámci tohoto počtu dnů neodeslalo, vystaví se daňový doklad — v mnoha zemích zákonná povinnost.
Pole „chce fakturu“	(prázdné)	Volitelné. Technický název ano/ne pole ve vašem ERP, které zaznamenává, zda zákazník vůbec chce fakturu. Ponechte prázdné, má-li se fakturovat vždy.

Kontrola kreditu

Nastavení	Výchozí	Co dělá
Vyžadovat úhradu zálohové faktury	Zapnuto	Zadržet zásilku, dokud zákazník s platbou předem skutečně nezaplatí.
Blokovat nad touto částkou po splatnosti	300	Zadržet zásilky zákazníkům, kteří vám dluží více než toto.
Blokovat nad tímto počtem dnů po splatnosti	14	Zadržet zásilky, když je nejstarší neuhrazená faktura starší než toto.
Zadržet zásilky, pokud kontrola selže	Zapnuto	Pokud samotnou kontrolu kreditu nelze provést, raději zadržet než odeslat. Doporučeno.
Poslat zákazníkovi e-mail při zadržení	Zapnuto	Odešle upomínku při prvním zadržení objednávky. Jednou na objednávku, nikdy opakovaně.

🔍 Demo režim

Každý účet AutoERP začíná v režimu Demo a váš první běh je vždy demo. V režimu Demo AutoERP čte vaše objednávky, sklad a stav plateb zákazníků a přesně vypočítá, co by udělal — a poté vám seznam pošle e-mailem místo toho, aby to provedl. Ve vašem ERP se nedotkne ani jediného záznamu.

Jakmile obdržíte alespoň jednu demo zprávu, na kartě AutoERP se odemkne přepínač LIVE. Do režimu Demo se můžete kdykoli vrátit.

📊 Jak číst zprávu

📋 Souhrn

Kolik objednávek bylo potvrzeno, dodáno a vyfakturováno — a kolik bylo přeskočeno, podle kategorií.

📝 Objednávka po objednávce

Každé rozhodnutí i s důvodem srozumitelně vysvětleným. V režimu Demo je to úplný seznam toho, co by se bylo stalo.

⚠️ Přeskočeno a proč

Nejužitečnější část. „Čeká se na sklad“, „pod vaším minimem“, „zákazník po splatnosti“, „po uzávěrce“ — každé přeskočení vám řekne, které nastavení jej způsobilo.

❓ Řešení potíží

Co vidíte	Co to znamená
„Žádná označená objednávka nevyžadovala pozornost“	Žádná objednávka nemá štítek AutoERP, nebo jsou všechny označené objednávky už zcela zpracované. Označte objednávku a počkejte na další běh.
Objednávky jsou potvrzené, ale nikdy dodané	Obvykle sklad: štítek kompletní objednávky čeká, až budou dostupné všechny řádky. Zkontrolujte důvod přeskočení — uvádí konkrétní produkt. Může jít také o okno dodávek nebo čas uzávěrky.
Dodáno, ale nikdy vyfakturováno	Zkontrolujte, zda se okno fakturace překrývá s vašimi provozními hodinami a obsahuje čas „nikdy nefakturovat před“. Při týdenní sběrné fakturaci odcházejí faktury pouze ve zvolený den.
Všechny objednávky jednoho zákazníka jsou zadržené	Kontrola kreditu. Překročili váš limit po splatnosti nebo mají neuhrazenou zálohovou fakturu. Zpráva uvádí částku i počet dnů.
Malé objednávky se nikdy neodešlou	Jsou pod vaší minimální hodnotou dodávky. Odešlou se automaticky po uplynutí čekací doby, nebo okamžitě, pokud jim přidáte štítek `AutoERP_small_ok`.
Štítky AutoERP ve vašem ERP chybí	Připojený uživatel nemá právo vytvářet štítky. Udělte mu práva správce prodeje nebo vytvořte oba štítky ručně — AutoERP je použije tak či tak.

🔒 Co AutoERP nikdy neudělá

Nedotkne se objednávky, která není označená.
Dokud je zapnutý režim Demo, nezapíše vůbec nic.
Nenapíše vašim zákazníkům svým jménem — každý e-mail zákazníkovi jde z vašeho ERP, s vašimi šablonami a brandingem.
Neodešle zboží zákazníkovi, který překročil váš kreditní limit, pokud kontrolu kreditu sami nevypnete.
Nevyfakturuje totéž zboží dvakrát — množství už vyfakturovaná ve vašem ERP se nikdy neúčtují znovu.
Nespojí několik zákazníků ani více měn do jedné faktury.