Zabezpečení

Ve společnosti BOTS4.me není zabezpečení jen funkcí – je základem všeho, co děláme. Naše podnikání závisí na ochraně Vašich dat, a proto jsme naši platformu vybudovali s komplexními bezpečnostními opatřeními, která splňují a překonávají oborové standardy pro služby automatizace podnikových procesů.

Šifrování při zadání, dešifrování pouze v paměti

Dvoufaktorové ověření

Návrh s důrazem na soukromí

Omezená doba uchovávání dat

Žádné ukládání dat na disk

Nula bezpečnostních incidentů Přes 2 roky provozu

🔐 Vysvětlení zabezpečeného rychlého připojení (OAuth)

Většina moderních služeb (Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box) podporuje standard “OAuth” – bezpečnostní standard, u kterého se přihlašujete přímo na JEJICH webu a své heslo nám nikdy nesdělujete. Služba potvrdí Vaši totožnost a předá nám speciální oprávnění, které dělá pouze to, co jste schválili.

U služeb, které OAuth zatím nepodporují, se vaše přihlašovací údaje šifrují pomocí RSA-2048 ve chvíli, kdy je zadáte. V obou případech máte plnou kontrolu ze svého dashboardu /bots.

Funguje s 27 službami: Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box a další

Vícevrstvé šifrování

Používáme oborově standardní šifrovací protokoly, včetně podnikových cloudových šifrovacích služeb a párů klíčů RSA, abychom chránili Vaše data jak při přenosu, tak v klidovém stavu.

Izolovaná infrastruktura

Vaše automatizační procesy běží na vyhrazených, chráněných serverech s přísnou kontrolou přístupu a komplexním bezpečnostním monitoringem, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu.

Soukromí již ve fázi návrhu

Citlivé informace jsou šifrovány v okamžiku odeslání a zůstávají šifrované v celém našem systému. K Vašim datům mají v případě potřeby přístup pouze autorizované procesy.

Transparentní postupy

Udržujeme jasné zásady nakládání s daty a poskytujeme komplexní dokumentaci našich bezpečnostních postupů, takže přesně víte, jak jsou Vaše informace chráněny.

Zabezpečené rychlé připojení (OAuth 2.0) – nejbezpečnější možnost

U hlavních poskytovatelů, jako jsou Gmail, Outlook, Google Drive, Dropbox, OneDrive a Box, podporujeme oborově standardní Secure Quick Connect (OAuth 2.0) – stejnou bezpečnou metodu, kterou po celém světě používají miliony aplikací.

Co je OAuth a proč je lepší

Žádné ukládání hesel: Své heslo k e-mailu ani k cloudovému úložišti nikdy nezadáváte na našem webu. Místo toho se přihlašujete přímo na vlastní zabezpečené přihlašovací stránce Google, Microsoft nebo Dropbox.

Omezená, vyjmenovaná oprávnění: OAuth nám uděluje pouze konkrétní rozsahy, které schválíte na obrazovce souhlasu poskytovatele. Pro Microsoft 365 / Outlook to znamená rozsahy jako IMAP.AccessAsUser.All, Mail.ReadWrite, MailboxSettings.ReadWrite a (pro Mail2CLOUD) úzký rozsah Files.ReadWrite.AppFolder, který vidí pouze jedinou složku, kterou vytvoříme. Pro Gmail rozsahy Gmail API gmail.modify (čtení, štítky, přesun do Koše, vkládání a odesílání — nikdy trvalé smazání), gmail.settings.basic a (pro Mail2CLOUD na Google Drive) drive.file, který vidí pouze soubory vytvořené naší aplikací. Úplné zdůvodnění jednotlivých rozsahů najdete v našich Zásadách ochrany osobních údajů.

Kdykoli odvolatelné: Přístup BOTS4.me můžete okamžitě odvolat v nastavení svého účtu Google nebo Microsoft, aniž byste měnili hesla nebo kontaktovali podporu.

Oborový standard: OAuth 2.0 používají tisíce důvěryhodných aplikací a je to metoda ověřování doporučovaná společnostmi Google, Microsoft a dalšími významnými poskytovateli.

Jak funguje přihlášení přes OAuth

Klikněte na “Připojit přes OAuth”

Přesměrování na zabezpečené přihlášení poskytovatele

Schválení oprávnění na jejich webu

Zabezpečený token odeslán do BOTS4.me

Token zašifrován a bezpečně uložen

OAuth, nebo heslo: volba je na Vás

Dáváme vám na výběr mezi OAuth (doporučeno u podporovaných poskytovatelů) a tradičními hesly aplikací/klíči API. Obojí je bezpečné – OAuth jen úplně eliminuje ukládání hesel. U služeb, které OAuth nepodporují, jsou vaše přihlašovací údaje chráněny šifrováním RSA-2048.

Nebo nepřipojujte nic: přepošlete nám e-mail

Mail2ERP, Supplier2ERP, Pay2ERP a Mail2KNOW fungují také bez jakéhokoli propojení schránky: přidejte k aplikaci ve svém panelu BOTS BOTS4.me Mailbox (jedním kliknutím, bez hesla) a přeposílejte e-maily na adresu aplikace, například mail2erp@bots4.me. Přijímáme pouze poštu přeposlanou z adresy Vašeho účtu nebo z adres, které uvedete v poli “Přeposlat nám” v Ovládání aplikace (Mail2KNOW: “Kdo smí učit a ptát se”). Než se cokoli zapíše do Vašeho ERP, ověříme, že e-mail opravdu přichází z této adresy – není-li to možné ověřit, potvrdíte to jedním kliknutím. Tentýž e-mail přeposlaný dvakrát se zpracuje jen jednou. Váš e-mail se z naší schránky smaže hned po zpracování, nejpozději po 7 dnech, pokud se ho nepodařilo zpracovat, a vše, co jsme nedokázali přiřadit k účtu, se smaže po 14 dnech.

Co s přístupem uděleným přes OAuth nikdy neděláme

Nikdy nepoužíváme obsah Vašich e-mailů, kontakty, přílohy ani žádná uživatelská data Google/Microsoft k vytváření, trénování nebo vylepšování obecných či cizích modelů AI/ML. Modely jsou laděny výhradně na datech Vašeho vlastního účtu.
Nikdy Vaše data neprodáváme, nesdílíme je s reklamními sítěmi ani je nepoužíváme k zobrazování cílené reklamy.
Nikdy nečteme poštu ani neotevíráme přílohy k lidské kontrole, s výjimkou případů, kdy je to nezbytně nutné k poskytnutí funkce, kterou jste aktivovali, nebo když výslovně požádáte o podporu při řešení problému s konkrétní zprávou.
Nikdy trvale nemažeme poštu, soubory ani složky, které jsme sami nevytvořili – pokud nezapnete funkci úklidu, která přesně to dělá (AutoSPAM „Automatický úklid“ a „Úklid odeslané pošty“, Mail2CLOUD „Úklid starých e-mailů pomocí AutoSPAM“).
Tokeny OAuth nikdy nepředáváme žádné straně mimo naši infrastrukturu, s výjimkou vydávajícího poskytovatele (Microsoft nebo Google) při jejich výměně či obnovení.
Dodržujeme Zásady používání uživatelských dat služeb Google API včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

Jak chráníme Vaše podniková data

Když nám svěříte přístup ke svým systémům ERP a e-mailu, bereme tuto odpovědnost vážně. Naše bezpečnostní architektura je navržena speciálně pro jedinečné výzvy automatizace podnikových procesů:

Zabezpečený přenos dat

Každé spojení mezi Vašimi systémy a naší platformou je chráněno:

Moderní šifrování TLS zajišťuje ochranu všech přenášených dat před odposlechem

Oddělené uložení klíčů – soukromý klíč existuje pouze na našich zpracovatelských serverech, v šifrovaném souboru, nikdy na webovém serveru

Ověřování API pomocí oborově standardních protokolů a zabezpečených tokenů

Ochrana dešifrovaných dat bez zápisu na disk

Náš nejpřísnější bezpečnostní postup – ani během zpracování NIKDY neukládáme nic v dešifrované podobě na disk:

Zpracování pouze v paměti – všechny operace probíhají výhradně v paměti RAM, dešifrovaná data existují pouze během aktivního zpracování (sekundy až minuty)

Žádné nešifrované dočasné soubory – mezipaměti a protokoly se ukládají zašifrované a při výpadku napájení serveru nezůstane nic dešifrovaného

Omezené uchovávání – logy se automaticky mažou po 90 dnech; ostatní pracovní data se řídí naším harmonogramem uchovávání a poté se automaticky mažou

Šifrování v klidovém stavu – Vaše data jsou VŽDY uložena šifrovaně a nikdy se nezapisují na disk v nešifrované podobě

Okamžité odstranění na žádost zákazníka s ověřením, včetně záloh

Architektura šifrování RSA-2048

Jak chráníme vaše přihlašovací údaje pomocí šifrování veřejným klíčem:

Okamžité šifrování – když uložíte přihlašovací údaje v /bots, jsou okamžitě zašifrovány naším veřejným klíčem; soukromý klíč mají pouze zpracovatelské servery

Oddělené ukládání klíčů – šifrovací klíče jsou uloženy odděleně od zašifrovaných dat na různých zabezpečených místech

Průběh zpracování – data se dešifrují pouze v paměti, zpracují a výsledky se poté znovu zašifrují

Dešifrování pouze v paměti – Vaše přihlašovací údaje jsou šifrovány ve chvíli, kdy je zadáte, a dešifrovány pouze v paměti, jen na našich izolovaných zpracovatelských serverech a jen na těch pár sekund, kdy je bot potřebuje

Řízení přístupu a ověřování

Přístup k Vašim systémům chrání několik vrstev zabezpečení:

Secure Quick Connect (OAuth 2.0) všude, kde to služba podporuje – Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box a další. Vaše heslo se k našim serverům NIKDY nedostane. U starších systémů: přihlašovací údaje šifrované pomocí RSA-2048.

Dvoufaktorové ověření pro každý uživatelský účet, povinné pro veškerý náš administrátorský přístup

Vlastní vyvinutý ochranný systém proti běžným vektorům útoků

Komplexní protokolování aktivity pro bezpečnostní monitoring a audit

Srovnání bezpečnostních standardů

Podívejte se, jak si naše bezpečnostní opatření stojí ve srovnání s běžnými automatizačními službami:

← Posunutím vodorovně zobrazíte všechny sloupce →

Bezpečnostní funkce	Základní služby	Oborový standard	BOTS4.me
Šifrování dat	Základní SSL	TLS + šifrování úložiště	Šifrování při zadání, dešifrování pouze v paměti
Ověřování	Pouze heslo	Volitelné 2FA	2FA pro každého uživatele
Uchovávání dat	Neomezeně	90–180 dní	Automatické mazání
Metoda zpracování	Standardní ukládání	Šifrované ukládání	Zpracování bez zápisu na disk
Monitorování přístupu	Základní protokoly	Sledování aktivity	Komplexní audit
Infrastruktura	Sdílené servery	Virtuální izolace	Vyhrazené servery (Premium) / Izolované procesy (Standard)
Obnova po havárii	Žádné	Denní zálohy	Šifrované externí zálohy + automatické převzetí

Ochrana soukromí dat a soulad s předpisy

Naši platformu jsme navrhli s ochranou soukromí jako jádrem a dbáme na to, aby s Vašimi podnikovými daty bylo nakládáno s maximální péčí a v souladu s osvědčenými postupy ochrany dat:

Minimální sběr dat: Zpracováváme pouze data nezbytná pro Vaše konkrétní potřeby automatizace – nic víc.
Transparentní nakládání s daty: Jasná dokumentace toho, k jakým datům přistupujeme, jak jsou zpracovávána a kdy jsou mazána.
Kontrola uživatele: Zachováváte si plnou kontrolu nad svými daty a můžete kdykoli požádat o jejich okamžité smazání.
Šifrované odesílání formulářů: Citlivé informace zadané během onboardingu jsou šifrovány okamžitě po odeslání.
Oddělená správa klíčů: Šifrovací klíče jsou pro vyšší bezpečnost uloženy odděleně od zašifrovaných dat.
Žádné zbytečné ukládání: Neukládáme žádná data, která pro Vaše automatizační procesy aktivně nepotřebujeme.

Provoz bez AI

Některé organizace nesmějí zpracovávat obchodní data pomocí AI — banky a pojišťovny kvůli interní politice, subjekty veřejného sektoru kvůli pravidlům veřejných zakázek a dodavatelé vázaní smlouvou se zákazníkem. Většina naší automatizace vznikla na pravidlech dávno předtím, než dostala AI, a takto funguje i nadále.

Pět botů neobsahuje AI vůbec: AutoERP, AutoCASH, AutoSTOCK, AutoPURCHASE a Mail2CLOUD. Není tam žádný přepínač, protože není co vypínat.
Čtyři boti mají přepínač Režim AI: AutoSPAM, Mail2ERP, Pay2ERP a Supplier2ERP. Při nastavení Vypnuto se nevolá žádný jazykový model a žádný obsah se neodesílá poskytovateli AI. Tito boti nadále používají statistické porovnávání, které běží na našich vlastních serverech a nikdy neposílá vaše data třetí straně.
Tři boti nedokážou fungovat bez AI: ClientFACTORY, Mail2KNOW a AutoGEO generují psaný text. Říkáme to rovnou zde, ne až potom, co si je koupíte.
Vypnuto znamená vypnuto: nastavení Režim AI na Vypnuto se projeví při nejbližším běhu a má přednost před každým jiným nastavením včetně Demo režimu.
Podklad do vaší dokumentace: na požádání vám zašleme report vygenerovaný z vaší vlastní instalace, který uvádí vyhodnocený režim AI u každého bota na vašem účtu.

Demo režim – Váš bezpečnostní vypínač

Demo režim je vestavěný bezpečnostní prvek, který Vám umožní přesně ověřit, co by bot udělal, ještě před zapnutím plné automatizace. Pro všechny nové účty je ve výchozím nastavení zapnutý, což zajišťuje bezpečný výchozí bod.

Bezpečné ve výchozím nastavení – demo režim je ZAPNUTÝ pro každý nový účet. Do Vašich systémů ERP ani cloudových systémů se nezapisují žádná data, dokud to výslovně nepovolíte.

Důkaz před automatizací — každá aplikace musí dokončit alespoň jeden demo běh a poslat vám e-mailem report o tom, co přesně BY udělala, než lze Demo režim vypnout. První běh je vždy demo — nic se nikdy nezapíše bez vašeho informovaného souhlasu. Více o Demo režimu →

Bezpečnost jedním kliknutím — Demo režim můžete kdykoli znovu ZAPNOUT na kartě Control ve vašem /bots panelu, s okamžitou platností. Vypnutí Demo režimu se odemkne až po vašem prvním demo reportu — živé zápisy tak nikdy nelze zapnout omylem.

Náhled bez rizika – při zapnutém demo režimu systém nadále monitoruje, analyzuje a reportuje, ale nezapisuje žádné změny. Přesně vidíte, co by se stalo, bez jakéhokoli rizika.

Vždy k dispozici – i při nakonfigurovaném plném přístupu Vám demo režim poskytuje bezpečnostní vypínač, který kdykoli zabrání nechtěným změnám. Ideální pro testování, audity nebo zaškolení nových členů týmu.

Zabezpečení infrastruktury

Naše technická infrastruktura je vybudována s bezpečností jako základním požadavkem:

Podniková cloudová infrastruktura s bezpečnostními konfiguracemi na institucionální úrovni

Pravidelné bezpečnostní aktualizace a proaktivní správa zranitelností

Izolovaná prostředí zpracování pro automatizační úlohy každého zákazníka

Automatizovaný bezpečnostní monitoring pro detekci a prevenci podezřelých aktivit

Bezpečné vývojové postupy s revizí kódu a bezpečnostním testováním

Pravidelné zálohovací postupy se šifrovaným úložištěm a bezpečným obnovením

Architektura serverů a izolace

Zavedli jsme inteligentní přidělování serverů, abychom optimalizovali bezpečnost i výkon:

Klienti Enterprise/Premium – vyhrazené izolované servery s prostředky výhradně pro Vaše potřeby, bez sdílení s jinými klienty, úplná izolace

Klienti Standard – “pool” servery s harmonizovaným přidělováním prostředků, izolace mezi klienty (každý klient běží jako izolovaný proces), stejné standardy šifrování a zabezpečení

Všechny plány zahrnují – šifrování ve chvíli zadání, ukládání pouze v šifrované podobě, dešifrování pouze v paměti (data se nikdy nezapisují na disk v nešifrované podobě), automatické čištění dat podle pevně stanoveného harmonogramu uchovávání, monitoring s automatickými upozorněními

Kontinuita provozu — Contingency

Když server selže, Vaše automatizace na nás nečeká:

Šifrované externí zálohy – Vaše data jsou zašifrována pomocí AES-256 dříve, než opustí náš server. Úložiště záloh vidí vždy jen zašifrovaná data a klíč nikdy neopustí naše servery. Každá záloha se po nahrání zpětně načte a porovná bajt po bajtu.

Obnova testovaná každý týden – jiný server každý týden stáhne a dešifruje nejnovější zálohu, aby prokázal, že ji lze skutečně obnovit.

Automatické převzetí – naše servery každou minutu potvrzují, že Váš účet stále spravují. Pokud server, na kterém běží Vaše automatizace, přestane reagovat, jiný server v našem clusteru převezme Váš účet z nejnovější zálohy. Server, který selhal, je zablokován, takže Váš účet nikdy neběží dvakrát. Jakmile je původní server opět v pořádku, Váš účet se na něj v noci automaticky vrátí.

Vaše poštovní schránka je fronta – e-maily, které přijdou během výpadku, čekají ve Vaší doručené poště a zpracují se po převzetí. Data již zapsaná do Vašeho ERP tam zůstávají.

← Posunutím vodorovně zobrazíte všechny sloupce →

Contingency	Enterprise & Business	Ostatní placené plány
Šifrovaná záloha	Každou hodinu, přihlašovací tokeny při každé změně	Denně
Znovu v provozu po selhání serveru	Přibližně do 10 minut	Přibližně do 2 hodin
Maximální ztráta historie zpracování	1 hodina	24 hodin

Dnes naše servery běží v jednom datovém centru a zálohy jsou u samostatného poskytovatele; přidáváme další servery a lokality.

“S BOTS4.me spolupracujeme již více než dva roky a zpracováváme tisíce e-mailů a transakcí. Za celou tu dobu jsme nezaznamenali jediný bezpečnostní incident ani výpadek služby. Jejich odhodlání chránit data a poskytovat spolehlivou službu je konzistentní od prvního dne.”

Miroslav Petras

Výkonný ředitel, IMP Kontakt

💼 Rostoucí startup, profesionální standardy

Jsme rostoucí startup odhodlaný k profesionálním bezpečnostním postupům. Přestože teprve pracujeme na získání formálních certifikací (SOC 2, ISO 27001), naši platformu jsme již vybudovali kolem klíčových bezpečnostních postupů, které tyto rámce zdůrazňují. Naše zpracování dešifrovaných dat bez zápisu na disk, automatické mazání dat a přístup pomocí zabezpečeného rychlého připojení (OAuth) dokládají naše odhodlání chránit Vaše data od prvního dne.

Postaveno na základech důvěry

Chápeme, že automatizace vyžaduje přístup ke kritickým podnikovým systémům. Proto jsme výrazně investovali do bezpečnostní infrastruktury a postupů, které chrání Vaše data a zároveň umožňují výkonnou automatizaci. Pojďme probrat, jak naše bezpečnostní opatření odpovídají Vašim obchodním požadavkům.

Pokud máte stále obavy, obraťte se na nás.