Případová studie: Jak IMP Kontakt zpracuje 4 700 objednávek a poptávek z e-mailu měsíčně, aniž by jedinou přepisoval
B2B distributor s obratem 3,5 mil. EUR, který v květnu 2024 začal se šesti boty BOTS4.me a nyní jich provozuje 32 — v ostrém provozu každý pracovní den
IMP Kontakt spol. s r.o. je evropský B2B distributor průmyslových komponentů. Jeho zákazníci objednávají tak jako většina B2B zákazníků: e-mailem, v přílohách PDF, Excel a ve skenech, v několika jazycích. Od května 2024 je nejprve čte bot a lidé řeší jen to, co bot sám nevyřeší. Takto nastavení vypadá, co každý měsíc zvládá a co tým stále dělá ručně.
📊 V číslech
📥 Problém: plná schránka ještě není prodejní objednávka
Distributor žije z malých, častých objednávek. Každá přišla jako příloha: PDF z ERP jednoho zákazníka, excelová tabulka od druhého, vyfocený objednávkový formulář od třetího. Každý řádek bylo nutné přečíst, každý kód produktu spárovat s katalogem, každé množství a cenu zadat do ERP. Poptávky chodily do stejné schránky a vyžadovaly stejnou práci, než na ně mohl kdokoli odpovědět.
Stejný vzorec se opakoval v nákupu (potvrzení dodavatelů k porovnání s otevřenými nákupními objednávkami), v účetnictví (bankovní výpisy k párování s fakturami) i ve vymáhání pohledávek (faktury po splatnosti k upomínání). Nic z toho nebylo složité. Všechno to byl objem – a právě z objemu vznikají chyby a zpoždění.
Společnost používá ERP OFFERIS, ne Odoo. To je důležité z jediného důvodu: zde popsaní boti pracují přes vrstvu ERP konektorů, takže stejné nastavení platí pro Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One i pro každý další systém ERP, který BOTS4.me přidá.
⚙️ Odkud se začínalo: šest botů na jedné schránce
Firma začínala s těmito šesti boty. Každý bot sleduje firemní schránku a vyřizuje jednu úlohu od začátku do konce. Do provozu šly jeden po druhém, každý nejprve v Demo režimu, a do ostrého provozu byly přepnuty, jakmile se reporty „co by udělal“ shodovaly s očekáváním týmu. Dnes IMP Kontakt provozuje z BOTS4.me 32 botů.
- Mail2ERP — čte každou příchozí přílohu s objednávkou nebo poptávkou, páruje kódy zákazníků a produktů s katalogem v ERP, rozpoznává duplicity a zakládá objednávku nebo nabídku v ERP s úplnou auditní stopou. E-maily, které nedokáže vyřešit, zůstávají ve schránce pro člověka.Přibližně 4 700 poptávek a objednávek měsíčně.
- Supplier2ERP — čte potvrzení objednávek od dodavatelů a aktualizuje množství, ceny a termíny dodání v příslušných nákupních objednávkách; opožděná a částečná potvrzení označí, místo aby je potichu přijal.Uzavírá okruh od skladu k dodavateli.
- Pay2ERP — každý den páruje příchozí bankovní platby s otevřenými fakturami a zaúčtuje je v ERP; k účetnímu týmu se dostanou jen nespárované platby.Stovky plateb denně, výjimky se kontrolují ručně.
- AutoCASH — vyhledává faktury po splatnosti a posílá stupňované upomínky podle harmonogramu firmy, v jazyce zákazníka, bez AI.
- AutoSPAM — udržuje sdílenou schránku čistou, aby ostatní boti i obchodní tým viděli jen skutečnou poštu od zákazníků a dodavatelů.
- Mail2CLOUD — zálohuje každý e-mail a přílohu šifrovaně do vlastního cloudového úložiště firmy jako auditní kopii.
👥 Co tým stále dělá ručně
Automatizace lidi z procesu neodstranila; změnila to, na co se dívají. Obchod kontroluje e-maily, které Mail2ERP nedokázal vyřešit – typicky nové zákazníky, neobvyklé kódy produktů nebo objednávku, která obsahuje i dotaz. Účetnictví kontroluje platby, které Pay2ERP nedokázal spárovat. Nákup vidí potvrzení dodavatelů, která se liší od objednávky. Vše ostatní běží samo a každý běh končí e-mailovým reportem se seznamem toho, co bylo uděláno.
Opravy se vracejí do systému: přesunutí e-mailu do správné složky ve schránce naučí boty, jak s daným odesílatelem nebo vzorem příště naložit, takže seznam výjimek se měsíc od měsíce zkracuje.
🧭 Co bylo potřeba
- Žádný vývoj na zakázku. Boti se k ERP připojují přes vrstvu konektorů BOTS4.me a ke schránce přes IMAP nebo OAuth; konfigurace se provádí v dashboardu na bots4.me/bots.
- Nejprve Demo režim. Každý bot nějakou dobu vytvářel reporty „co by udělal“, než mu byl povolen zápis do ERP.
- Jeden bot po druhém. Mail2ERP šel první, protože objednávky z e-mailu byly největším nákladem; boti pro nákup, platby a upomínky následovali, jakmile se osvědčil.
- Zpětná vazba přes složky. Tým učí boty přesouváním e-mailů, ne úpravou pravidel.
📚 Čtěte dále
Podívejte se, co by udělal s Vaší schránkou — první měsíc zdarma
Zapněte Mail2ERP v Demo režimu na vlastní schránce a přečtěte si report o tom, co by tento týden vytvořil. Nic se nezapíše, dokud to neschválíte.