Jak automaticky importovat e-mailové objednávky a RFQ do Odoo

🎯 Proč je ruční zadávání objednávek do Odoo tak drahé

Každá e-mailem zaslaná objednávka vypadá jinak. Jeden zákazník pošle čisté PDF, další excelovou tabulku s vlastním rozložením sloupců, třetí vyfotí podepsaný formulář a přiloží fotografii. Člověk musí otevřít každý e-mail, najít produkty, množství, reference a termíny dodání a poté vše přepsat do Odoo. Tento proces má tři skryté náklady:

• Čas: běžná víceřádková objednávka může zabrat několik minut, než se správně zadá. Při desítkách objednávek denně je to práce na plný úvazek, která nepřináší nic nového — jen přesouvá data z jedné obrazovky na druhou.
• Chyby: špatně napsané množství nebo nesprávný kód produktu se změní na nesprávnou dodávku, dobropis a nespokojeného zákazníka. Chyby při ručním zadávání vyjdou najevo pozdě, když je jejich náprava nejdražší.
• Zpoždění: objednávky přijaté v pátek večer zůstávají nezpracované až do pondělí. Cenové nabídky zodpovězené o den později jsou nabídky ztracené ve prospěch rychlejších konkurentů.

Ani objem bývá zřídka malý. Jeden reálný zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, dostává e-mailem tisíce poptávek RFQ a objednávek měsíčně — objem práce, který by nebylo možné napsat ručně bez specializovaného týmu na zadávání dat.

🔍 Co uživatelé Odoo obvykle zkoušejí nejprve

Vestavěná e-mailová brána Odoo

Odoo dokáže vytvářet záznamy z příchozích e-mailů rovnou po instalaci. Funguje dobře pro to, k čemu bylo navrženo: zaznamená e-mail a otevře příležitost nebo prázdnou cenovou nabídku. Co však nedělá, je čtení přílohy. PDF s dvaceti řádky objednávky je připojeno k záznamu — a člověk ho stejně musí otevřít a napsat každý řádek.

Skripty na míru a šablonové OCR

Některé společnosti vytvářejí parsery pro dokumenty svých největších zákazníků. Ty fungují, dokud zákazník nezmění rozložení, nepřidá sloupec nebo dokud nepřijde nový zákazník s úplně jiným formátem. Extrakce založená na šablonách znamená trvalou údržbu: každá variace dokumentu je nový vývojářský požadavek.

Konektory typu Zapier

Univerzální automatizační platformy dokážou přesunout e-mail do Odoo, ale zápasí s tou těžkou částí — porozuměním nestrukturované příloze v neznámém rozložení a jazyce, spárováním volného textového popisu produktů s Vašimi skutečnými kódy produktů v Odoo a rozpoznáním, zda je dokument objednávka, nebo žádost o cenovou nabídku. Navíc přidávají vrstvu middleware mezi Vaši schránku a Váš ERP.

⚙️ Automatizovaná cesta: nastavte Mail2ERP pro Odoo za 5 minut

Zde je kompletní nastavení od začátku do konce:

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty.
• Krok 2 — Připojte e-mail: použijte Secure Quick Connect. Gmail/Google Workspace a Office 365 se připojují přes spravovaný OAuth dvěma kliknutími; Yahoo a jakýkoli jiný poskytovatel fungují přes IMAP s heslem aplikace. Mezi Vaší schránkou a botem není žádný middleware.
• Krok 3 — Připojte Odoo: nainstalujte bezplatný modul BOTS4.me Connect (podporuje Odoo 13–19). Na Odoo.sh a on-premise dostanete plný Python konektor, který se jednou nainstaluje a připojí jedním kliknutím. Odoo Online zakazuje vlastní Python, proto tam vytvoříte API klíč v Settings → Users & Companies → Users → Váš uživatel → Account Security a vložíte ho na bots4.me v Nastavení → Mail2ERP → Access Manager → Přidat cílové umístění → ERP → Odoo. Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo.
• Krok 4 — Začněte v režimu DEMO: Mail2ERP zpracuje Vaše skutečné e-maily a pošle Vám e-mailem přesně to, co by importoval — ale do Odoo nic nezapíše. Když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem.
• Krok 5 — Postupně zvyšujte úroveň přístupu: přejděte od přístupu jen k e-mailu, přes přístup pro čtení do Odoo (párování s Vašimi skutečnými zákazníky a produkty), až po plný produkční zápis — teprve až si budete jistí.
• Krok 6 — Naučte ho své výjimky: přetáhněte e-maily do složek _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA, _Mail2ERP/OBJEDNAVKY nebo _Mail2ERP/NEIMPORTOVAT ve své schránce. Jeden přesun naučí bota, jak v budoucnu zacházet se vzorem tohoto odesílatele.

🧭 Vyzkoušejte to v bezplatném měsíci Discovery

První měsíc Mail2ERP je bezplatný měsíc Discovery: objem využití plánu Personal s funkcemi Oddělit externí, Chytré párování více kódů a Detekce RFQ odemčenými k vyzkoušení, bez platební karty. Takto se v jeho rámci dostanete od nuly k první importované objednávce.

Den 1 — Spuštění a připojení

• Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty.
• Otevřete Nastavení (ozubené kolečko) → Mail2ERP → Access Manager → Přidat zdroj a připojte svou schránku. Gmail a Microsoft 365 používají Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelé se připojují přes IMAP s heslem aplikace — podívejte se do průvodce připojením.
• Nebo nepřipojujte žádnou schránku: klikněte na Přidat zdroj a přidejte BOTS4.me Mailbox (jedno kliknutí, bez hesla) a poté přeposílejte e-maily s objednávkami na mail2erp@bots4.me z e-mailové adresy svého účtu. Další odesílatele můžete povolit v poli Přeposlat nám – přijímat e-mail od na kartě Ovládání.
• Připojte Odoo: ve stejném Access Manageru klikněte na Přidat cílové umístění → ERP → Odoo nebo nainstalujte v Odoo bezplatný modul BOTS4.me Connect a stiskněte Připojit. V Odoo Online místo toho vložíte API klíč.
• Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo.
• S API klíčem dejte tomuto uživateli Odoo práva Sales (Administrator), Contact Creation a Purchase (User).

Den 1 — Zkontrolujte kartu Ovládání

• Režim: Mail2ERP začíná v režimu DEMO. U každé objednávky nebo poptávky, kterou přečte, Vám pošle e-mailem, co by importoval, a do Odoo se nic nezapíše. V režimu LIVE vytváří skutečné cenové nabídky a prodejní objednávky.
• Provozní hodiny a víkendy: Mail2ERP běží pouze v těchto hodinách, které jsou na začátku nastaveny na pracovní dobu ve všední dny. Rozšiřte je a zapněte Víkendy, pokud se mají importovat i večerní a víkendové objednávky.
• Režim AI: měsíc Discovery zahrnuje AI úrovně Essential. S Režimem AI Vypnuto se kódy produktů, množství a ceny čtou pouze podle pravidel a nic se neposílá poskytovateli AI.
• Funkce Mail2ERP: všechny formáty souborů, E-mailové reporty a Protokol ve Vaší schránce jsou už zapnuté.
• Přepínače se štítkem Discovery na kartě Ovládání jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté — zapněte ty, které chcete vyzkoušet.
• Pro Mail2ERP jsou to Oddělit externí (neznámí odesílatelé jdou do _Mail2ERP/EXTERNI místo toho, aby zůstali ve Vašem INBOXu), čtyři přepínače Chytrého párování více kódů (Kódy dodavatele, Čárové kódy, Katalogové číslo výrobce, Reference zákazníka) a Detekce RFQ (z odpovědi, která cituje číslo Vaší cenové nabídky, udělá objednávku).

Den 1 — Pošlete testovací objednávku

Mail2ERP importuje pouze od odesílatelů, kteří jsou zákazníky v Odoo, a produkty hledá podle kódů ve Vašem katalogu. Pro první test pošlete objednávku z e-mailové adresy, která patří kontaktu zákazníka v Odoo, a uveďte dva či tři kódy produktů (Internal Reference v Odoo) s množstvími — v textu e-mailu nebo jako přílohu PDF či Excel. Po dalším běhu přijde DEMO report a rozhodnutí se zobrazí na kartě Záznamy a ve složce _Mail2ERP/LOGS ve Vaší schránce.

Týden 1 — Naučte ho a poté přejděte na LIVE

• Několikrát denně se podívejte do INBOXu: e-maily, které Mail2ERP nedokázal importovat, tam zůstávají nepřečtené; importované se přesouvají do _Mail2ERP/ZPRACOVANO. Řádek logu Vám řekne proč, například odesílatel, který není zákazníkem v Odoo, nebo žádné nalezené kódy produktů.
• Opravujte pomocí složek: přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY, aby se znovu zpracoval jako cenová nabídka nebo objednávka, do _Mail2ERP/NEIMPORTOVAT, aby se takový druh e-mailů v budoucnu přeskočil, nebo do _Mail2ERP/DODAVATEL, aby se odesílatel, například dodavatel, už nikdy neimportoval. Názvy složek se řídí jazykem Vaší aplikace.
• Když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem.

📅 Jak vypadá každodenní provoz

Po spuštění ostrého provozu Mail2ERP zpracovává novou poštu podle Vámi zvoleného plánu, v rámci provozních hodin, které určíte. Čte PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty či vyfotografované objednávky přes OCR — v jakémkoli jazyce nebo písmu, bez šablon. Každý e-mail se klasifikuje jako RFQ nebo objednávka, spáruje se s Vaším katalogem Odoo (od plánu Family i podle čárových kódů, katalogových čísel výrobce a referencí zákazníka — Chytré párování více kódů) a zapíše se do Odoo s kompletní auditní stopou.

• Úspěšné importy se zakládají do složky ZPRACOVANO — cenová nabídka nebo prodejní objednávka už čeká v Odoo.
• Cokoli nejednoznačné zůstává ve Vašem INBOXu, nepřečtené, takže nic nikdy nezmizí z dohledu. Odstraňte příčinu (například přidejte chybějící produkt do Odoo) a přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY — při dalším běhu se zpracuje znovu.
• Detekce duplikátů zabraňuje dvojímu zadání, když zákazník píše na dvě adresy nebo přepošle tutéž objednávku dvakrát.
• Reporty a logy: E-mailové reporty Vám pošlou krátký report za každý dokument importovaný do Odoo, karta Záznamy na dashboardu ukazuje každé rozhodnutí bota a tytéž řádky se objeví ve složce _Mail2ERP/LOGS ve Vaší schránce. Každou funkci lze přepínat samostatně, Režim AI sahá od Vypnuto po úroveň, kterou obsahuje Váš plán, a Napájení bota vše okamžitě vypne.

Platforma je hostovaná v EU a navržená pro GDPR, nabízí 2FA a poskytuje reporty, logy a složky schránky v 31 jazycích. Jedno připojení slouží všem aplikacím BOTS4.me, které pracují s Odoo, takže pozdější přidání vyřizování objednávek nebo automatizace plateb nevyžaduje žádnou novou integrační práci.

🌍 Funguje i mimo Odoo

Tento návod cílí na Odoo, ale Mail2ERP běží také na ERPNext 15 a 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novější, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a další — připojíme na vyžádání. Pokud ten váš chybí, kontaktujte nás.

📚 Související příručky pro automatizaci Odoo

• Další krok po importu: Jak automatizovat potvrzování objednávek, dodávky a fakturaci v Odoo — označte importovanou objednávku štítkem AutoERP a AutoERP ji potvrdí, odešle a vyfakturuje.
• Zrcadlový obraz na straně nákupu: Jak automaticky importovat dodavatelská potvrzení objednávek do Odoo — stejná myšlenka aplikovaná na e-maily Vašich dodavatelů.
• Uzavřete peněžní koloběh: Jak automatizovat upomínky plateb v Odoo — stupňující se upomínání faktur, na které se tyto objednávky změní.
• Podrobnosti o konektoru: Jak připojit Odoo k BOTS4.me (Odoo 13–19).
• Celkový obraz: Jak automatizovat Odoo od začátku do konce: od e-mailové objednávky po uhrazenou fakturu.

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální dokumentace a standardy, na které tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Odoo 18 documentation — Sales
• Odoo 18 documentation — Email communication
• Odoo 18 developer reference — External API
• OCA — EDI repository (sale_order_import and related modules)
• Odoo — Supported versions