Jak automaticky importovat dodavatelská potvrzení objednávek do Odoo

💸 Co Vás ve skutečnosti stojí ruční zadávání potvrzení

Dodavatelské potvrzení objednávky vypadá neškodně — dokud ho nevynásobíte počtem všech objednávek, které odešlete. Každé potvrzení je třeba otevřít, přečíst a porovnat s nákupní objednávkou v Odoo. Potvrdil dodavatel celé množství? Změnila se jednotková cena? Posunul se termín dodání o dva týdny? Každá odpověď znamená klikání a přepisování v aplikaci Purchase.

Škoda z vynechání této práce je horší než práce samotná. Když se potvrzení nezadají, Odoo potichu zobrazuje nesprávný obraz:

• Nesprávné termíny příjmu: Odoo stále očekává zboží k původnímu datu, takže Vaše plánované příjmy, přísliby prodeje a plánování doplňování stojí na neaktuálních datech.
• Nesprávné ceny: přijde dodavatelská faktura, která se neshoduje s objednávkou, a účetnictví tak žádá nákup o vysvětlení týdny poté, co si na objednávku už nikdo nevzpomene.
• Tiché nedodávky: dodavatel potvrdil 60 ze 100 kusů, nikdo neaktualizoval řádek a nedostatek zásob se projeví, až když nelze expedovat objednávku zákazníka.
• Hodiny ztracené odborné práce: lidé z nákupu tráví den přepisováním čísel mezi PDF a záložkou prohlížeče místo vyjednávání nebo řešení problémů s dodávkami.

Tato úloha je čisté porovnávání a zadávání dat — přesně ten druh práce, který by měl dělat software, a přesně ten druh práce, který lidé při nudě zvládají nejhůře.

🔧 Jak se to týmy obvykle snaží vyřešit

1. Dělat to nadále ručně

Funguje při pěti objednávkách týdně. Při padesáti se potvrzení hromadí nepřečtená a ta, která se zadají, se zadávají ve spěchu. Při ručním porovnávání zároveň vznikají prohozené číslice a přeskočené řádky.

2. Vestavěná e-mailová brána Odoo

Brána pro příchozí poštu Odoo skvěle připojí e-mail k záznamu — dokáže zaznamenat potvrzení do chatteru nákupní objednávky. Nepřečte však PDF, neporovná potvrzené hodnoty s řádky Vaší objednávky a neaktualizuje množství, ceny ani termíny. Dokument je založen; práce zůstává.

3. Univerzální nástroje OCR a konektory typu Zapier

Šablonové nástroje OCR dokážou z dokumentu získat pole — poté, co pro každý formát dodavatele vytvoříte a udržujete šablonu. Dodavatelé mění své formáty bez varování a konektor, který získá text, stejně nedokáže odpovědět na skutečnou otázku: shoduje se to s mou otevřenou objednávkou v Odoo a je rozdíl v rámci tolerance? Extrakce bez párování se znalostí ERP jen posune ruční porovnávání o krok dál.

4. Skripty na míru

Vývojář dokáže naskriptovat ideální průběh pro Vaše tři největší dodavatele. Pak dodavatel číslo čtyři pošle naskenovaný obrázek, formát se změní, vývojář odejde a skript se stane další věcí, které se nikdo neodváží dotknout.

🤖 Automatizovaná cesta: Supplier2ERP

Supplier2ERP je bot BOTS4.me, který sleduje Vaši schránku, čte potvrzení dodavatelů v jakémkoli formátu, páruje je s otevřenými nákupními objednávkami v Odoo a aktualizuje termíny dodání, množství a — od plánu Business — ceny podle pravidel tolerance, která nastavíte.

Nastavíte to přibližně za pět minut

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Supplier2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty.
• Krok 2 — Připojte schránku: použijte bezpečné Quick Connect (OAuth pro Gmail, Office 365; podporován je libovolný poskytovatel IMAP). Žádný middleware, žádná pravidla přesměrování.
• Krok 3 — Připojte Odoo: nainstalujte bezplatný modul BOTS4.me Connect (Odoo 13–19). Odoo.sh a on-premise dostanou Python konektor, který se jednou nainstaluje a připojí jedním kliknutím. Uživatelé Odoo Online vytvoří API klíč v Settings → Users & Companies → Users → Váš uživatel → Account Security a vloží ho na bots4.me v Nastavení → Supplier2ERP → Access Manager → Přidat cílové umístění → ERP → Odoo (volitelný XML pomocník bez kódu přidá do Odoo menu BOTS4.me). Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo. Jedno připojení slouží všem aplikacím BOTS4.me, které pracují s Odoo.
• Krok 4 — Řekněte mu své dodavatele a tolerance: po připojení Odoo si Supplier2ERP vybere dodavatele, kteří mají otevřené nákupní objednávky, a pošle Vám jejich seznam e-mailem; jakéhokoli dalšího dodavatele ho naučíte přetažením jednoho z jeho potvrzení do _Supplier2ERP/NA_IMPORT a zastavíte ho pomocí _Supplier2ERP/NEIMPORTOVAT. Na kartě Ovládání Max. změna ceny/množství a Max. počet rozdílných položek určují, jak velký může být rozdíl, než se potvrzení místo uplatnění označí.
• Krok 5 — Začněte v režimu DEMO: bot čte skutečná potvrzení, páruje je s Vašimi skutečnými nákupními objednávkami a pošle Vám e-mailem přesně to, co by aktualizoval — bez jakéhokoli zápisu. Když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem.

🧭 Vyzkoušejte to v bezplatném měsíci Discovery

První měsíc Supplier2ERP je bezplatný měsíc Discovery: objem využití plánu Personal s funkcemi Automatická aktualizace množství a Předzpracování odemčenými k vyzkoušení, bez platební karty. Takto dosáhnete toho, že se Vaše první nákupní objednávka aktualizuje ze skutečného potvrzení dodavatele.

Den 1 — Spuštění a připojení

• Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Supplier2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty.
• Otevřete Nastavení (ozubené kolečko) → Supplier2ERP → Access Manager → Přidat zdroj a připojte svou schránku (Secure Quick Connect pro Gmail a Microsoft 365, IMAP s heslem aplikace pro ostatní poskytovatele). Nebo přidejte BOTS4.me Mailbox (jedno kliknutí, bez hesla) a přeposílejte potvrzení na supplier2erp@bots4.me z e-mailové adresy svého účtu.
• Připojte Odoo: klikněte na Přidat cílové umístění → ERP → Odoo nebo nainstalujte v Odoo bezplatný modul BOTS4.me Connect a stiskněte Připojit. V Odoo Online místo toho vložíte API klíč.
• Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo.
• S API klíčem dejte tomuto uživateli Odoo práva Purchase (User) a Contact Creation.

Den 1 — Řekněte mu své dodavatele

• Dodavatelé s otevřenými nákupními objednávkami: po připojení Odoo si je Supplier2ERP vybere automaticky a pošle Vám e-mailem seznam dodavatelů, které bude číst.
• Jakýkoli jiný dodavatel: přetáhněte jedno z jeho potvrzení do _Supplier2ERP/NA_IMPORT. Přečte se při dalším běhu a od té doby každé potvrzení od tohoto odesílatele. Odesílatel se zároveň označí jako dodavatel, takže ho Mail2ERP nebude importovat jako objednávku zákazníka.
• Odesílatel, kterého chcete ignorovat: přetáhněte jeden z jeho e-mailů do _Supplier2ERP/NEIMPORTOVAT. Složky se objeví po prvním běhu a řídí se jazykem Vaší aplikace.

Den 1 — Zkontrolujte kartu Ovládání

• Režim: Supplier2ERP začíná v režimu DEMO — páruje skutečná potvrzení se skutečnými nákupními objednávkami a pošle Vám e-mailem, co by změnil, bez jakéhokoli zápisu.
• Funkce Supplier2ERP: Párování s ERP, Aktualizace ERP, Extrakce podle šablon, Záložní extrakce pomocí AI a Protokol ve Vaší schránce jsou zapnuté. Pokud dodavatelé posílají skeny nebo fotografie jako PDF, zapněte Skenované soubory PDF.
• Přepínače se štítkem Discovery na kartě Ovládání jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté — zapněte ty, které chcete vyzkoušet.
• Pro Supplier2ERP je třeba zapnout Automatická aktualizace množství, aby se potvrzené změny množství uplatnily, a ne pouze nahlásily (Předzpracování potřebuje i AutoSPAM). Automatická aktualizace cen vyžaduje plán Business; do té doby se Vám rozdíly v cenách nahlašují.
• Tolerance: Max. změna ceny/množství je největší změna na řádek, kterou lze uplatnit, a Max. počet rozdílných položek určuje, kolik řádků se může lišit, než celá objednávka půjde ke kontrole k Vám.
• Reporty: v poli E-mailové reporty zvolte, zda se o bezchybných potvrzeních dozvíte po každém z nich, jednou za běh nebo v denním či týdenním souhrnu. Volitelně: Denní upozornění na zpoždění Vám e-mailem pošlou dodávky, které mají zpoždění nebo jsou ohrožené.
• Provozní hodiny a Plán spouštění: Supplier2ERP běží pouze v rámci Provozních hodin, které jsou na začátku nastaveny na pracovní dobu ve všední dny.

Týden 1 — Zkontrolujte to a poté přejděte na LIVE

• Otestujte se skutečným potvrzením: mělo by uvádět číslo Vaší nákupní objednávky v Odoo nebo přijít z e-mailové adresy uvedené u dodavatele v Odoo a obsahovat Vaše kódy produktů. Každý DEMO report ukazuje řádek po řádku, co se spárovalo a co by se změnilo.
• Podívejte se, kam výsledky směřují: uplatněná potvrzení se přesouvají do _Supplier2ERP/ZPRACOVANO; označená nebo nečitelná zůstávají nepřečtená ve Vašem INBOXu, nebo v _Supplier2ERP/MANUALNE, pokud přišla přes NA_IMPORT. Karta Záznamy a složka _Supplier2ERP/LOGS uvádějí proč. Vynechané potvrzení můžete přetáhnout do _Supplier2ERP/NA_IMPORT a zkusit to znovu.
• Když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem.

📅 Jak vypadá každodenní provoz

Po spuštění ostrého provozu Supplier2ERP běží podle Plánu spouštění, který si zvolíte, v rámci Provozních hodin, které určíte. Každý běh zpracuje nové e-maily a přílohy od dodavatelů:

• V rámci tolerance: potvrzené termíny dodání se zapíší do odpovídajících řádků nákupní objednávky v Odoo spolu s potvrzenými množstvími (se zapnutou Automatickou aktualizací množství, od plánu Family) a jednotkovými cenami (se zapnutou Automatickou aktualizací cen, od plánu Business); zpracovaný e-mail se založí do _Supplier2ERP/ZPRACOVANO. Bez těchto přepínačů se Vám rozdíly nahlásí místo toho, aby se uplatnily.
• Mimo toleranci: velké rozdíly se označí ve Vašem reportu a e-mail zůstane nepřečtený — ve Vašem INBOXu, nebo v _Supplier2ERP/MANUALNE, pokud přišel přes _Supplier2ERP/NA_IMPORT — a nákupní objednávka zůstane nedotčená, dokud ji nezkontrolujete. Nic se neztratí.
• Úplná transparentnost: report rozdílů ukazuje, co se extrahovalo, co se spárovalo, co se změnilo, co se přeskočilo a proč — po každém potvrzení, jednou za běh nebo v denním či týdenním souhrnu, podle toho, co zvolíte v poli E-mailové reporty. Potvrzení, která potřebují Vás, přicházejí vždy okamžitě. Karta Záznamy na dashboardu a složka _Supplier2ERP/LOGS ve Vaší schránce uchovávají historii rozhodnutí.
• Plná kontrola: zapnutí/vypnutí Napájení bota, přepínače jednotlivých funkcí a Režim AI od Vypnuto až po úroveň, kterou obsahuje Váš plán, vše na kartě Ovládání na bots4.me/bots. Hosting v EU, navrženo pro GDPR, volitelné 2FA, reporty v 31 jazycích.

🔄 Chybějící díl skladového koloběhu v Odoo

Supplier2ERP uzavírá koloběh, který otevírají dva příbuzné boty. AutoSTOCK vypočítá optimální cílové zásoby z Vaší reálné historie prodeje a zapíše je jako nativní pravidla objednávání v Odoo. AutoPURCHASE promění tyto cíle na návrhy nákupních objednávek, seskupené podle dodavatele a s dodržením minim. Když Vaši dodavatelé tyto objednávky potvrdí, Supplier2ERP přečte potvrzení a udrží každou objednávku přesnou — potvrzené ceny, množství a termíny se automaticky vrátí do Odoo.

Společně Vás tyto tři boty provedou od “kolik bychom měli mít skladem?” po “zboží je potvrzeno a Odoo o tom ví” téměř bez jakékoli ruční práce v nákupu.

🌍 Funguje i mimo Odoo

Tento návod se zaměřuje na Odoo (verze 13–19, včetně Odoo Online, Odoo.sh a on-premise), ale Supplier2ERP funguje také s ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero a SAP Business One, každý se strategií aktualizace vytvořenou pro daný systém. Používáte něco jiného? Kontaktujte nás — jakýkoli jiný ERP s API připojíme na vyžádání.

📚 Související průvodci

• Rozcestník: Jak automatizovat Odoo od začátku do konce: od e-mailové objednávky po uhrazenou fakturu
• Krok před tímto: Jak automatizovat nákup v Odoo: návrhy objednávek podle reálných potřeb
• Odkud pocházejí cíle: Jak nastavit optimální body objednávání v Odoo z reálné historie prodeje
• Prodejní strana Vaší schránky: Jak automaticky importovat e-mailové objednávky a RFQ do Odoo
• Nastavení konektoru: Jak připojit Odoo k BOTS4.me (Odoo 13–19)

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální dokumentace a standardy, na které tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Bill control (3-way matching)
• Odoo 18 documentation — Shipping and receiving
• Odoo 18 developer reference — External API