Jak automatizovat Odoo od začátku do konce: od e-mailové objednávky po uhrazenou fakturu

🎯 Proč vůbec automatizovat Odoo?

Většina firem s Odoo automatizuje databázi, ale pracovní postup nechává ruční. Zákazník pošle objednávku v PDF e-mailem — někdo ji otevře, najde produkty a napíše prodejní objednávku. Objednávka leží jako koncept, dokud ji někdo nepotvrdí. Zboží je skladem, ale dodání čeká na kliknutí. Faktura odchází pozdě, zákazník platí pozdě a platba zůstává nespárovaná až do konce měsíce. Každý z těchto kroků jsou minuty kvalifikované práce strávené kopírováním a vkládáním a každé přepisování je příležitostí pro chybné množství, chybný kód produktu nebo úplně přehlédnutou objednávku.

Možnosti, které lidé obvykle zkoušejí, někde selhávají. Ruční zpracování funguje, dokud nenaroste objem nebo dokud klíčový člověk neodejde na dovolenou. Vestavěná e-mailová brána Odoo dokáže vytvářet záznamy z e-mailů, ale nečte přílohy PDF, soubory Excel ani naskenované dokumenty — a přesně tak reální zákazníci objednávky posílají. Vlastní vývoj vám dá přesně to, co chcete, ale zaplatíte za něj dvakrát: jednou za vytvoření a znovu při každém upgradu Odoo. Konektory typu Zapier jsou v pořádku pro jednoduché spouštěče s mapováním polí, ale nejsou stavěné na to, aby porozuměly třístránkové objednávce v PDF v polštině, spárovaly kódy produktů s vaším katalogem nebo rozhodly, zda se má dodávka expedovat částečně.

BOTS4.me volí jiný přístup: dvanáct specializovaných botů, z nichž každý dobře dělá jeden obchodní úkol, ovládaných z jednoho dashboardu na bots4.me/bots, a každý bot, který pracuje s Odoo, se připojuje přes stejný bezplatný konektor. Předplatíte si jen boty, které potřebujete, a každý začíná v Demo režimu — ukáže vám, co by udělal, dříve než cokoli zapíše.

💶 Řetězec Order-to-Cash: e-mailová objednávka → uhrazená faktura

Krok 1 — Mail2ERP: e-mailová objednávka se stává prodejní objednávkou v Odoo

Mail2ERP sleduje vaši schránku a pomocí AI extrahuje objednávky a poptávky RFQ z jakékoli přílohy — PDF, Excel, Word, CSV, HTML, dokonce i skenů a fotografií přes OCR — v jakémkoli jazyce, bez šablon. Rozlišuje RFQ a objednávku, páruje produkty s vaším katalogem Odoo, rozpoznává duplikáty a zapisuje záznam do Odoo s úplnou auditní stopou. Jeden údaj z praxe: IMP Kontakt s Mail2ERP mění tisíce e-mailových poptávek RFQ a objednávek měsíčně na záznamy v ERP. Celý postup: Jak automaticky importovat e-mailové objednávky do Odoo.

Krok 2 — AutoERP: objednávka se sama potvrdí, expeduje a vyfakturuje

Jakmile objednávka existuje v Odoo, přebírá ji AutoERP u každé objednávky, kterou označíte AutoERP (celá objednávka) nebo AutoERP_partial (po řádcích): potvrzuje koncepty objednávek, odesílá proformy a potvrzovací e-maily, expeduje úplné i částečné dodávky hned, jakmile je zboží skladem (nejstarší objednávky jako první, s nastavitelnou minimální hodnotou dodávky), rozpoznává objednávky na osobní odběr a prostřednictvím kontroly kreditu blokuje expedice zákazníkům s nedoplatky po splatnosti. Fakturace probíhá okamžitě nebo ve sběrných dávkách — denně, týdně či měsíčně. Příručka: Jak automatizovat potvrzování objednávek, dodání a fakturaci v Odoo.

Krok 3 — AutoCASH: faktury po splatnosti se urgují automaticky

AutoCASH najde v Odoo faktury po splatnosti a eskaluje krok za krokem — seznam faktur, 1. upomínka, 2. upomínka a poslední upomínka, vždy o jednu úroveň při každém běhu, dokud faktury zůstávají neuhrazené — počínaje nastavitelným počtem dní po splatnosti. Upomínky se opakují v intervalu, který nastavíte, aby nebyl žádný zákazník upomenut dvakrát, zákazníci na vašem seznamu „Tyto zákazníky nikdy neupomínat“ a dluhy pod vaším minimem se vynechají a náhled den předem vám říká přesně, co se odešle. Příručka: Jak automatizovat upomínky plateb v Odoo.

Krok 4 — Pay2ERP: platba se spáruje sama

Pay2ERP zachytává příchozí platby z e-mailů s bankovními notifikacemi a z API Wise (Revolut na vyžádání), extrahuje částku a referenci platby pomocí 34 vestavěných vzorů ve 12 jazycích, páruje je s otevřenými fakturami — včetně kombinatorického párování hromadných plateb — a zaúčtuje platbu v Odoo s automatickým odsouhlasením. Zároveň dá AutoCASH pokyn přestat s upomínáním ve chvíli, kdy platba dorazí. Návod: Jak automaticky párovat bankovní platby s fakturami v Odoo.

📦 Řetězec Procure-to-Pay: cílové stavy zásob → potvrzené nákupní objednávky

AutoSTOCK — objednací body ze skutečné historie prodeje

AutoSTOCK analyzuje vaši skutečnou historii prodeje v Odoo (standardně 120 dní), vypočítá optimální cíl pro každý produkt v jednom z pěti režimů (pokrytí, úroveň dostupnosti, percentil poptávky, hybrid nebo vážené podle aktuálnosti) a zapíše nativní pravidla doobjednání Odoo (stock.warehouse.orderpoint min/max). Kvalifikační kritéria drží jednorázové položky mimo sklad a po každém běhu vám do schránky přijde report. Návod: Jak v Odoo nastavit optimální objednací body ze skutečné historie prodeje.

AutoPURCHASE — návrhy objednávek vypočítané ze skutečných potřeb

AutoPURCHASE počítá potřebu jako (cílový stav zásob + potvrzené nedodané prodeje) − (stav na skladě + příchozí nákupní objednávky), poté vytvoří návrhy nákupních objednávek seskupené podle preferovaného dodavatele, s dodržením minimálních objednacích množství dodavatelů, vaší minimální hodnoty objednávky, maximálního stropu pokrytí zásob a seznamu nikdy neobjednávat. Návrhy zkontrolujete a potvrdíte a pozdější běh přidá řádky do jeho vlastního otevřeného návrhu pro daného dodavatele, místo aby vytvořil druhou objednávku. Návod: Jak automatizovat nákup v Odoo.

Supplier2ERP — potvrzení dodavatelů aktualizují vaše objednávky

Když dodavatelé e-mailem pošlou potvrzení svých objednávek, Supplier2ERP přečte přílohu ve formátu PDF, Word, Excel nebo sken, ukotví položky oproti vašemu katalogu produktů v Odoo, spáruje je s otevřenými nákupními objednávkami a aktualizuje množství, ceny a dodací termíny v rámci vámi nastavené tolerance — velké rozdíly označí ke kontrole namísto jejich tichého přijetí. Příručka: Jak automaticky importovat potvrzení objednávek od dodavatelů do Odoo.

🛡️ E-mailový základ — a motor růstu

Všechno výše uvedené běží na e-mailu, takže e-mailová vrstva musí být čistá, zodpovězená a bezpečná. Postarají se o to tři boti:

• AutoSPAM — kontrola spamu, kterou učíte přesunutím jednoho e-mailu do složky; jeden přesun se stane trvalým pravidlem na straně serveru napříč všemi vašimi účty a zařízeními. Uvaluje karanténu na neznámé odesílatele, filtruje nebezpečné přílohy a ustál skutečný mailbombový útok s 1.5 milionu e-mailů za 15 minut. Když se nevyžádaná pošta nedostane dovnitř, nikdy nedorazí do vašeho ERP jako falešná objednávka. Příručka: Jak natrvalo zastavit spam · stránka produktu.
• Mail2CLOUD — 100% pravidlová záloha e-mailů (vaši poštu nečte žádná AI), která zrcadlí vaši schránku do vašeho vlastního cloudového úložiště — Dropbox, Google Drive, OneDrive, S3 a další — se zachováním struktury složek, s volitelným šifrováním AES-256 a obnovením jedním kliknutím. Historie vašich objednávek je obchodní důkaz; zálohujte si ji tam, kde ji máte pod kontrolou. Příručka: Jak zálohovat e-mail do vlastního cloudu · stránka produktu.
• Mail2KNOW — každý den přicházejí tytéž otázky zákazníků: dodací lhůty, parametry produktů, pravidla vrácení. Pošlete dokument jednou a stane se z něj prohledávatelný znalostní článek. Mail2KNOW pak nepřetržitě připravuje koncepty odpovědí na příchozí e-maily v jazyce, ve kterém zákazník napsal. Každý koncept schválíte jedním kliknutím a od plánu Family ho můžete nechat odesílat automaticky. Méně opakovaných odpovědí pro tytéž lidi, kteří vyřizují vaše objednávky. Návod: AI znalostní báze a automatický odpovídač pro e-mail · produktová stránka.
• ClientFACTORY — jakmile back office běží sám, dejte mu práci. ClientFACTORY napíše třístupňovou sekvenci studených e-mailů ve vašem cílovém jazyce, vyhledává relevantní B2B leady 24/7 a odesílá z vaší vlastní domény s vestavěnými pojistkami: odhlášení jedním kliknutím, seznamy potlačených adres, postupné zahřívání, automatické zastavení při nedoručitelnosti a žádné odesílání příjemcům v Německu ani Rakousku. Návod: Jak automatizovat generování B2B leadů · produktová stránka.
• AutoGEO — když vás noví zájemci hledají, postarejte se, aby vás našli. AutoGEO udržuje váš web WordPress a e-shop WooCommerce optimalizované pro vyhledávače i pro AI asistenty, jako je ChatGPT: meta titulky a popisy, texty produktů, alt texty obrázků a krátké bloky odpovědí a FAQ postavené výhradně na vašich vlastních faktech. Začíná v Demo režimu, dlouhé texty čekají na vaše schválení a každou změnu můžete vrátit zpět jedním kliknutím. stránka produktu.

⚙️ Jak to nastavit — přibližně 5 minut na bota

Celý balík se připojuje k Odoo přes jeden bezplatný modul, BOTS4.me Connect, zveřejněný na apps.odoo.com a podporující Odoo 13 až 19. Odoo Online, které zakazuje vlastní Python, se místo toho připojuje se standardním API klíčem Odoo. Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo. Jedno připojení slouží všem aplikacím BOTS4.me, které pracují s Odoo, a každou aplikaci spouštíte z dashboardu samostatně.

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě každé aplikace, kterou chcete, klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty. Chcete pomoct s nastavením? Nastavíme to společně s vámi.
• Krok 2: Otevřete Nastavení (ozubené kolečko) → aplikace → Access Manager → Přidat zdroj a připojte svou schránku přes Secure Quick Connect (Gmail, Outlook / Microsoft 365, Zoho Mail: přihlásíte se na vlastní stránce poskytovatele a vaše heslo se k nám nikdy nedostane) nebo přes IMAP pro jakéhokoli jiného poskytovatele.
• Krok 3: Připojte Odoo pomocí bezplatného konektora — celý postup krok za krokem najdete v příručce instalace konektora Odoo.
• Krok 4: Začněte v Demo režimu: každý bot přesně ukáže, co by udělal, a nic nezapíše.
• Krok 5: Když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem. Každou funkci tam lze přepínat samostatně, každé rozhodnutí se zaznamenává na kartě Záznamy a každý bot vám pošle report po každém běhu nebo jako pravidelný souhrn.

🧭 Vyzkoušejte to v bezplatném měsíci Discovery

První nákup každé samoobslužné aplikace začíná bezplatným měsícem Discovery: objem využití plánu Personal (fair use) s mnoha funkcemi plánů Family a Business odemčenými k vyzkoušení, bez platební karty. Stačí to k tomu, abyste na vlastních datech v Odoo viděli, co by bot udělal.

• Spusťte ho: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě aplikace klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky. Karta potvrdí, že váš bezplatný měsíc Discovery je aktivní, a dashboard odpočítává zbývající dny.
• Připojte: otevřete Nastavení (ozubené kolečko) → aplikace → Access Manager a přidejte schránku a/nebo Odoo, které potřebuje, přes Přidat zdroj nebo Přidat cílové umístění (které z nich, závisí na aplikaci), pomocí Secure Quick Connect, kde je k dispozici, nebo bezplatného konektoru Odoo. Podívejte se do průvodce připojením.
• Nejprve zůstaňte v režimu DEMO: boti začínají v režimu DEMO, takže čtou vaše data a pošlou vám e-mailem, co by udělali, ale nic nezmění. Režim AI, Plán spouštění a Provozní hodiny nastavte na kartě Ovládání.
• Zapněte, co Discovery odemyká: přepínače se štítkem Discovery na kartě Ovládání jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté — zapněte ty, které chcete vyzkoušet. Po skončení měsíce jsou součástí plánu uvedeného v jejich popisku.
• Sledujte výsledky: karta Záznamy ukazuje každé rozhodnutí a každý bot posílá e-mailem svůj report. Několik botů umí svůj log zapisovat i do složky LOGS ve vaší schránce.
• Přejděte na LIVE: když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem.

Co se vyplatí zapnout během měsíce

• Mail2ERP: Detekce RFQ plus párování produktů podle Kódy dodavatele (křížový obchod), Čárové kódy (EAN/UPC/GTIN), Katalogové číslo výrobce a Reference zákazníka.
• AutoERP: Částečná expedice (odešle řádky, které jsou skladem, nejprve nejstarší objednávky) a Kontrola úvěru (pozdrží zásilky pro zákazníky po splatnosti nebo s neuhrazenými proforma fakturami).
• Pay2ERP: Denní export, denní excelový seznam všech zpracovaných plateb pro vaši účetní.
• AutoCASH: Eskalovat nejvýše po a Opakovat upomínky každých — jejich popisek uvádí, že jsou součástí bezplatného měsíce Discovery — abyste si celý žebříček upomínek vyzkoušeli vlastním tempem.
• Supplier2ERP: Automatická aktualizace množství, aby se potvrzené změny množství promítly do nákupní objednávky, a ne pouze nahlásily.

Mazání a jiné skutečné akce, například úpravy cen v Supplier2ERP, nejsou součástí měsíce Discovery.

Když měsíc skončí, každá aplikace sama pokračuje v bezplatném plánu s malým měsíčním objemem: když se vyčerpá, nové položky čekají do dalšího měsíce nebo dokud si nevyberete plán, a položka, jejíž zpracování již začalo, se vždy dokončí. Chcete-li zachovat všechny funkce, vyberte si plán — podívejte se na tabulku plánů na produktové stránce každé aplikace.

🌍 Funguje i mimo Odoo

Tato příručka se zaměřuje především na Odoo, protože tam je konektor nejhlubší; boti propojení s ERP běží také na ERPNext 15 a 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novější, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One a jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a další — připojíme na vyžádání. Vybíráte nebo porovnáváte nejprve hosting Odoo? Podívejte se na Odoo Online vs Odoo.sh vs on-premise: který dokážete automatizovat? Pokud se soustředíte spíše na schránku než na ERP, začněte s e-mailovou automatizací pro malé firmy.

Jste integrátor nebo agentura pro Odoo? Tyto boty můžete nasadit u svých stávajících klientů a získat opakovaný podíl na výnosech — podívejte se na jak získat opakovaný příjem jako partner Odoo.

📚 Všechny příručky v této sérii

• Připojení: Příručka instalace konektora Odoo (Odoo 13–19) · Odoo Online vs Odoo.sh vs on-premise
• Order-to-cash: Importovat e-mailové objednávky do Odoo · Automatizovat potvrzování objednávek, dodání a fakturaci · Automatizovat upomínky plateb · Párovat bankovní platby s fakturami
• Procure-to-pay: Optimální objednací body v Odoo · Automatizovat nákup v Odoo · Importovat potvrzení dodavatelů
• E-mail & růst: Natrvalo zastavit spam · Zálohovat e-mail do vlastního cloudu · E-mailová automatizace pro malé firmy · Automatizované generování B2B leadů
• Pro integrátory: Získejte opakovaný příjem jako partner Odoo

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální dokumentace a standardy, na které tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Odoo 18 documentation — index
• Odoo 18 developer reference — External API
• Odoo 18 documentation — Odoo.sh
• Odoo 18 documentation — Odoo Online
• Odoo 18 documentation — Automation rules (Studio)