Jak automatizovat upomínky plateb v Odoo (stupňující se upomínání)
Přestaňte ručně vymáhat faktury po splatnosti — nepříjemnou práci nechte na eskalačních pravidlech
Každá firma se splatností faktur má tentýž páteční odpolední úkol: vytáhnout z Odoo seznam faktur po splatnosti, zjistit, kdo už upomínku dostal, a jeden po druhém psát zdvořilé, ale důrazné e-maily. Tento návod ukazuje, jak automatizovat upomínky plateb v Odoo s AutoCASH: 4úrovňový stupňovaný upomínkový systém, který najde faktury po splatnosti ve Vašem ERP, pošle správnou upomínku na správné úrovni podle Vašeho plánu a zastaví se hned, jak je platba zaúčtována v Odoo. Nastavení trvá asi pět minut a první měsíc je zdarma.
🎯 Proč ruční upomínání faktur potichu odčerpává cash flow
Neuhrazené faktury nejsou jen účetní nepříjemností — jsou to Váš provozní kapitál ležící na cizím bankovním účtu. Ruční upomínání selhává předvídatelným způsobem:
- Děje se pozdě nebo vůbec. Upomínky nejsou ničí oblíbenou úlohou, a tak se odkládají. Každý týden zdržení první upomínky posouvá celý platební cyklus o týden zpět.
- Je to nekonzistentní. Jeden zákazník dostane důraznou výzvu po 30 dnech, jiný neuslyší nic 90 dní — podle toho, kdo měl právě napilno. Zákazníci se rychle naučí, kteří dodavatelé tolerují opožděné platby.
- Je náchylné k chybám. Upomínat zákazníka, který zaplatil včera, je trapné; upomínat klíčového zákazníka, kterého jste chtěli řešit osobně, může poškodit vztah; poslat dvě upomínky za jeden týden působí neprofesionálně.
- Nedá se škálovat. Kontrola každé faktury oproti bankovním výpisům, předchozím upomínkám a stavu účtu zabere reálný čas — čas, který roste lineárně s Vaší zákaznickou základnou.
Efektivní upomínání je ve skutečnosti jen konzistentně uplatňovaná politika: kdo dostane upomínku, kdy, jak důrazně a kdy přestat. Politiky jsou přesně to, co software uplatňuje lépe než lidé.
🔍 Běžné přístupy — a kde selhávají
Tabulky a připomínky v kalendáři
Výchozí postup ve většině malých a středních firem: report stárnutí pohledávek exportovaný do tabulky, obarvené buňky a kopírované e-mailové šablony. Funguje to u deseti faktur měsíčně a u stovky se zhroutí — a nemá žádnou paměť na ochranné lhůty, výjimky ani historii eskalace.
Vestavěné upomínací funkce Odoo
Reporty follow-up v Odoo Enterprise definují úrovně upomínek podle počtu dní po splatnosti a v jednoduchých případech pomohou (Odoo Community modul follow-up nemá). V praxi však týmy často chtějí více provozní kontroly, než dostanou rovnou po instalaci: náhled toho, koho přesně kontaktují, dříve, než cokoli odejde, výjimky a odstupy opakování pro jednotlivé firmy, minimální částku, reporty po každém cyklu a pozastavení, dokud se příchozí platby ještě zaúčtovávají. Spolehlivě to sestavit obvykle znamená úpravy na míru.
Obecné nástroje pro automatizaci e-mailů
Konektory typu Zapier a nástroje pro marketingové e-maily dokážou posílat naplánované e-maily, ale nečtou stav faktur z Odoo, nesledují úrovně eskalace pro jednotlivé firmy ani se nezastaví, když je faktura uhrazená. Upomínání, které není řízeno živými daty z ERP, nakonec upomene někoho, kdo už zaplatil.
⚠️ Laťka pro důvěryhodné upomínání
Dovolujete softwaru posílat Vašim platícím zákazníkům e-maily o penězích. To si žádá náhledy před každým spuštěním, úplné logy po něm, pevné seznamy výjimek, ochranné lhůty proti dvojímu odeslání a vypínač zohledňující platby. AutoCASH je postaven právě na těchto pojistkách.
⚙️ Automatizovaná cesta: 4stupňový eskalační mechanismus AutoCASH
Úroveň 0 — seznam otevřených faktur odeslaný zákazníkovi
Úroveň 1 — zdvořilá upomínka
Úroveň 2 — důraznější výzva
Úroveň 3 — poslední upomínka
Každá úroveň má vlastní e-mailovou šablonu. Začněte pouze s úrovní 1 a důraznější úrovně zapněte, až získáte jistotu. Zde je celé nastavení:
- Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě AutoCASH klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty.
- Krok 2 — Připojte Odoo: otevřete Nastavení (ozubené kolečko) → AutoCASH → Access Manager → Přidat zdroj → ERP → Odoo (pro AutoCASH je Vaše ERP zdrojem). Odoo.sh a on-premise používají bezplatný modul BOTS4.me Connect na jedno kliknutí (Odoo 13–19); Odoo Online používá XML pomocníka bez kódu s API klíčem ze Settings → Users & Companies → Users → Váš uživatel → Account Security (pokud je karta skrytá, zapněte režim vývojáře). Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo. Uživatel Odoo potřebuje práva Invoicing (Billing). Jedno připojení slouží všem aplikacím BOTS4.me, které pracují s Odoo.
- Krok 3 — Nastavte svou upomínkovou politiku na kartě Ovládání: Spouštět v těchto dnech (předvyplněno 1,15; fungují i názvy dnů, například friday; prázdné pole znamená, že AutoCASH nekontaktuje nikoho), Upomínat až po (počet dnů po splatnosti), Ignorovat dluhy pod (celková částka po splatnosti zákazníka) a Nikdy neupomínat tyto zákazníky (ID zákazníků v Odoo pro klíčové účty nebo interní subjekty). Eskalovat nejvýše po a Opakovat upomínky každých jsou nastavení plánu Family; jejich popisek uvádí, že jsou součástí bezplatného měsíce Discovery.
- Krok 4 — Spusťte v Demo režimu: AutoCASH načte Vaše skutečné faktury, ale neodešle nic — vždy, když by měl být někdo upomenut, dostanete náhledový report s přesným přehledem toho, které firmy a na jaké úrovni.
- Krok 5 — Přejděte do ostrého provozu postupně: když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem. Eskalovat nejvýše po nechte zpočátku na 1. upomínka a zvyšujte ho, jak poroste Vaše důvěra. Od plánu Personal — včetně měsíce Discovery — Vám Odesílat náhledy den před každým během pošle e-mail s přesným seznamem, koho budou kontaktovat, takže ještě můžete někoho ze seznamu vyřadit.
Kdo posílá upomínky — a čím jménem
S Odoo posílá AutoCASH seznamy faktur a upomínky sám, v jazyce každého zákazníka a jménem Vaší firmy. Přidejte v Access Manageru svou vlastní schránku jako cílové umístění AutoCASH a upomínky odejdou z Vaší adresy; bez ní odejdou ze schránky BOTS4.me a odpovědi půjdou na e-mail Vašeho účtu nebo na adresu, kterou nastavíte v poli Reply-To pro upomínky. Na kartě Ovládání vyplňte Platební údaje v upomínkách (jeden bankovní účet na měnu) a Podpis v upomínkách, nebo je nechte prázdné a použijí se účty, které zná Odoo, a název Vaší firmy.
📅 Každodenní provoz: náhledy, reporty a vypínač
Po spuštění naostro běží AutoCASH ve dnech podle Vašeho harmonogramu: dotazuje Odoo na faktury po splatnosti, uplatní Vaše hranice a výjimky, zkontroluje ochrannou lhůtu a aktuální úroveň eskalace každé firmy a odešle příslušnou upomínku. Po každém spuštění dostanete report o spuštění — kolik firem bylo upomenuto, na jakých úrovních, celkové částky po splatnosti a případné chyby. Záložka Záznamy v dashboardu uchovává celou historii rozhodnutí.
Pojistky fungují i v ostrém provozu: odstup mezi upomínkami zabraňuje nechtěnému dvojímu odeslání, vyloučení zákazníci nejsou nikdy kontaktováni, zákazníci, jejichž celková částka po splatnosti je pod Vaším minimem nebo jejichž faktury ještě nepřekročily Váš práh dnů po splatnosti, se přeskočí a zákazník, jehož otevřené dobropisy pokrývají jeho faktury, nikdy upomínku nedostane. Napájení bota aplikaci okamžitě vypne a každou funkci lze přepínat samostatně. Platforma je hostovaná v EU, navržená pro GDPR, nabízí 2FA a posílá reporty v 31 jazycích.
💳 Neporazitelná kombinace: AutoCASH + Pay2ERP
Nejhorší chyba při upomínání je upomenout zákazníka, který už zaplatil. Spojte AutoCASH s Pay2ERP, který čte příchozí platby z e-mailů s bankovními notifikacemi a z API Wise a Revolut Business a zaúčtuje je k otevřeným fakturám v Odoo — takže zákazník, který zaplatil, zmizí ze seznamu AutoCASH ještě před dalším během. Nechte zapnuté Pozdržet upomínky, dokud jsou platby nezpracované (ve výchozím stavu je zapnuté): dokud má Pay2ERP ještě nedokončené platební notifikace, AutoCASH běh pozdrží a zkusí to později, místo aby upomenul někoho, jehož platba je ještě na cestě, a nikdy nečeká déle než několik dní. Podívejte se na doprovodný návod o automatickém párování bankovních plateb s fakturami v Odoo.
🎁 Vyzkoušejte to v bezplatném měsíci Discovery
První měsíc AutoCASH je bezplatný měsíc Discovery: objem využití plánu Personal s nastaveními plánu Family Eskalovat nejvýše po a Opakovat upomínky každých odemčenými k vyzkoušení, bez platební karty. AutoCASH nepoužívá vůbec žádnou AI, takže nic o Vašich zákaznících neodchází k poskytovateli AI — ani v bezplatném měsíci, ani později.
- Den 1 — Spuštění a připojení: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě AutoCASH klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty. Poté otevřete Nastavení (ozubené kolečko) → AutoCASH → Access Manager → Přidat zdroj → ERP → Odoo a volitelně Přidat cílové umístění s vlastní schránkou, aby upomínky odcházely z Vaší adresy.
- Den 1 — Nastavte pravidla: na kartě Ovládání zkontrolujte Spouštět v těchto dnech, Upomínat až po, Ignorovat dluhy pod a Nikdy neupomínat tyto zákazníky a vyplňte Platební údaje v upomínkách a Podpis v upomínkách. Eskalovat nejvýše po zatím nechte na 1. upomínka.
- Den 1–2 — Přečtěte si DEMO report: AutoCASH začíná v režimu DEMO a první DEMO report pošle krátce po spuštění, v rámci Vašich Provozních hodin — nemusíte čekat na den běhu. Uvádí peníze (celkem otevřené, po splatnosti a rozdělení podle úrovní), koho by kontaktoval a koho ne, a proč. Žádný zákazník se nic nedozví.
- Před prvním dnem běhu — přejděte na LIVE: když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem. Se zapnutým Odesílat náhledy dostanete den před každým během e-mail s přesným seznamem, koho se chystá kontaktovat; pokud chcete někoho vyřadit, přidejte jeho ID zákazníka do pole Nikdy neupomínat tyto zákazníky a platí to pro zítřejší běh.
- Týdny 2–4 — Vyzkoušejte, co Discovery odemyká: zvyšte Eskalovat nejvýše po na 2. upomínka nebo Poslední upomínka a nastavte Opakovat upomínky každých na odstup, který vyhovuje Vašim zákazníkům — jejich popisek uvádí, že jsou součástí bezplatného měsíce Discovery. Pokud používáte i Pay2ERP, nechte zapnuté Pozdržet upomínky, dokud jsou platby nezpracované — ve výchozím stavu je zapnuté.
- Zkontrolujte, že to funguje: po každém běhu si přečtěte report z běhu a kartu Záznamy — každého zákazníka, úroveň, částku a adresu, na kterou upomínka odešla. Sledujte, jak na dashboardu rostou počítadla Úroveň 0–3 a Celková upomínaná částka.
- Po skončení měsíce: když měsíc skončí, AutoCASH sám pokračuje v bezplatném plánu s malým měsíčním objemem: když se vyčerpá, nové položky čekají do dalšího měsíce nebo dokud si nevyberete plán, a položka, jejíž zpracování již začalo, se vždy dokončí. Náhledy den předem a eskalační nastavení plánu Family vyžadují plán — podívejte se na tabulku plánů na produktové stránce AutoCASH.
🌍 Funguje i mimo Odoo
AutoCASH dnes funguje s Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 a novější), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a další — připojíme na vyžádání. Kontaktujte nás, pokud ten váš chybí.
❓ Často kladené otázky
Odesílá Odoo upomínky plateb automaticky v základní výbavě?
Jen částečně. Zprávy o upomínání v Odoo Enterprise posílají upomínky na úrovních, které definujete podle počtu dní po splatnosti; Odoo Community modul pro upomínání nemá. Úpravu na míru obvykle vyžaduje provozní vrstva: náhledy den předem na to, kdo přesně bude osloven (v každé placené úrovni), výjimky a odstupy opakování pro jednotlivé firmy, hranice minimální částky, reporty o průběhu po každém běhu a automatické pozdržení upomínek, když se odpovídající platba už zpracovává. AutoCASH poskytuje toto vše bez vývojářské práce.
Jaké jsou úrovně eskalace a jak eskalace postupuje?
Čtyři úrovně: Úroveň 0 pošle zákazníkovi přátelský seznam jeho otevřených faktur (první kontakt); Úroveň 1 pošle jemnou první upomínku; Úroveň 2 důraznější následnou upomínku; Úroveň 3 poslední upomínku. Eskalace je postupná — každý naplánovaný běh posune zákazníka o úroveň výše, dokud je kterákoli faktura z jeho poslední upomínky stále neuhrazená, a nejvyšší úroveň se opakuje. Vstupní práh nastavíte v poli Upomínat až po (ve výchozím stavu 14 dní) a Eskalovat nejvýše po (plán Family, k vyzkoušení v bezplatném měsíci Discovery) Vám umožní zavádět eskalaci postupně.
Mohu z automatických upomínek vyloučit klíčové zákazníky nebo konkrétní zákazníky?
Ano. Přidejte jejich čísla zákazníků z Odoo do „Tyto zákazníky nikdy neupomínat“ a klíčoví zákazníci, mateřské společnosti nebo interní subjekty zcela vypadnou z automatického upomínání — tyto vztahy řešíte osobně, zatímco AutoCASH se stará o všechny ostatní. Drobné dluhy můžete také vynechat pomocí minimální částky po splatnosti a minimálního počtu dní po splatnosti.
Dostanou zákazníci upomínku poté, co už zaplatili?
Ne, pokud je platba zaúčtována v Odoo — AutoCASH při každém běhu čte aktuální stav faktur z Vašeho ERP. Pay2ERP tuto mezeru uzavírá tím, že příchozí platby automaticky zaúčtuje v Odoo, a se zapnutým Pozdržet upomínky, dokud jsou platby nezpracované (výchozí) AutoCASH počká, dokud má Pay2ERP ještě nedokončené platební notifikace, místo aby upomenul zákazníka, jehož platba je ještě na cestě. Nikdy nečeká déle než několik dní, a pokud upomínky přesto odešle, report to uvede.
Mohu si upomínky plateb prohlédnout před jejich odesláním?
Ano, a to dvakrát. V režimu DEMO AutoCASH čte Vaše skutečné faktury, ale nic neposílá — dostáváte jen reporty, které přesně ukazují, co by poslal. V režimu LIVE Vám od plánu Personal (včetně měsíce Discovery) Odesílat náhledy den před každým během pošle e-mail s firmami, které mají dostat upomínku, a na jaké úrovni, takže ještě můžete někoho vyřadit ze seznamu dříve, než cokoli odejde.
Jak často upomínky odcházejí?
Podle harmonogramu, který si zvolíte — klasicky 1. a 15. den v měsíci, týdně nebo libovolná vlastní množina dní. Ochranné lhůty pro jednotlivé firmy zabraňují dvojímu odeslání mezi cykly, takže hustší harmonogram nikdy neznamená, že zákazník bude zahlcen duplicitními e-maily.
Existuje limit na to, kolik upomínek plateb mohu odeslat?
Každý plán obsahuje měsíční objem využití, který se doplňuje každé zúčtovací období; upomínky se z něj odečítají za každého upomenutého zákazníka a kdykoli si můžete dokoupit další využití — podívejte se na tabulku plánů na produktové stránce. První měsíc je bezplatný měsíc Discovery bez platební karty, takže můžete projít celým upomínkovým cyklem na svých skutečných pohledávkách dříve, než za cokoli zaplatíte. Když měsíc skončí, AutoCASH sám pokračuje v bezplatném plánu s malým měsíčním objemem: když se vyčerpá, nové položky čekají do dalšího měsíce nebo dokud si nevyberete plán, a položka, jejíž zpracování již začalo, se vždy dokončí.
📚 Související příručky o automatizaci Odoo
- Přirozená dvojice: Jak automaticky spárovat bankovní platby s fakturami v Odoo — Pay2ERP zjišťuje platby, takže AutoCASH přestane upomínat.
- Odkud faktury pocházejí: Jak automatizovat potvrzování objednávek, dodání a fakturaci v Odoo.
- Začátek řetězce: Jak automaticky importovat e-mailové objednávky a RFQ do Odoo.
- Celkový obraz: Jak automatizovat Odoo od začátku do konce: od e-mailové objednávky po uhrazenou fakturu.
🔗 Zdroje a další čtení
Oficiální dokumentace a standardy, na které tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.
Nechte si zaplatit bez vymáhání
Připojte Odoo za pět minut, prohlédněte si DEMO report AutoCASH s přesným přehledem toho, co by poslal, a zapněte ostré upomínky, až budete politice důvěřovat. První měsíc je bezplatný měsíc Discovery — bez platební karty.