Jak automatizovat potvrzování objednávek, dodávky a fakturaci v Odoo
Přestaňte klikat Potvrdit → Ověřit → Vytvořit fakturu při každém jednotlivém prodeji
Objednávka v Odoo není vyřízena tím, že se zadá — někdo ji ještě musí potvrdit, vytvořit dodávku, když to sklad dovolí, vystavit fakturu a v každé fázi poslat zákazníkovi e-mail. Tento návod ukazuje, jak s AutoERP automatizovat zpracování objednávek v Odoo od začátku do konce: objednávky, které označíte, se potvrdí, dodávky se vytvoří celé nebo částečné, faktury se vystaví jednotlivě nebo ve sběrných dávkách — automaticky, podle plánu a v hodinách, které určíte. Nastavení trvá asi pět minut a první měsíc je bezplatný měsíc Discovery.
🎯 Skrytá cena manuálního zpracování objednávek v Odoo
Odoo modeluje prodejní tok skvěle — cenová nabídka, prodejní objednávka, dodávka, faktura — ale ve výchozím nastavení každý přechod řídí člověk. Vynásobte čtyři nebo pět kliknutí (plus rozhodnutí podle úsudku) každou objednávkou, každý den, a náklady se nabalují:
- Objednávky čekají na lidi: koncept potvrzený v 9:00 následujícího rána znamená dodávku, která odjede o den později. Večerní a víkendové objednávky prostě čekají ve frontě.
- Rozhodnutí o skladu se dělají ad hoc: má se částečně dostupná objednávka expedovat teď, nebo počkat? Která objednávka dostane poslední kusy — nejstarší, nebo ta, kterou skladník uvidí první?
- Fakturace vázne: vyřízené, ale nevyfakturované dodávky jsou pracovní kapitál ležící v odesílací složce Vašeho skladu. Ruční seskupování faktur podle zákazníka je natolik zdlouhavé, že jej mnoho týmů vynechává.
- Kreditní riziko se kontroluje nekonzistentně: zastavení zásilky zákazníkovi s fakturami po splatnosti vyžaduje, aby si někdo pokaždé vzpomněl, že to má ověřit.
Žádná z těchto úloh nevyžaduje úsudek, který nelze zapsat jako pravidlo. Právě to ji činí automatizovatelnou.
🔍 Obvyklé přístupy — a kde selhávají
Vestavěné možnosti automatizace v Odoo
Odoo nabízí části této funkčnosti nativně: fakturační politiky, naplánované akce a automatizační pravidla dokážou každé pokrýt jednu část. Ale poskládat je do souvislého řetězce — potvrdit, zkontrolovat kredit, expedovat částečně s rozumnými prioritami, fakturovat v dávkách, informovat zákazníka v každém kroku — znamená konfigurovat a udržovat mnoho samostatných mechanismů a některá chování (například minimální hodnotu dodávky s časovým obejitím nebo prahy sběrné fakturace) vyžadují vlastní vývoj.
Vlastní serverové akce a skripty
Vývojář dokáže cokoli z tohoto naskriptovat na Odoo.sh nebo on-premise. Háček je v průběžné údržbě: každá aktualizace verze Odoo, každá změna pravidla (“vlastně fakturujme týdně, ne denně”) je vývojářská úloha. A Odoo Online vlastní Python zcela zakazuje.
Konektory typu Zapier
Obecné nástroje na pracovní postupy dokážou spustit jednoduché akce na záznamech v Odoo, ale vícekroková logistická logika — kontroly dostupnosti skladu, částečná expedice s předností nejstarších objednávek, blokování kreditu, dávková fakturace — přesahuje recepty typu spouštěč-akce.
⚠️ Co potřebuje skutečné řešení
Automatizace zpracování objednávek musí být založená na pravidlech, konfigurovatelná bez kódu a bezpečná pro testování — potřebujete přesně vidět, co by udělala s Vaší ostrou databází, než jí dovolíte cokoli zapsat. AutoERP byl postaven právě na tomto: každá funkce se dá zapnout či vypnout, každý běh se nahlásí a Demo režim neprovádí žádné transakce.
⚙️ Automatizovaný způsob: třímodulový řetězec AutoERP
Koncept objednávky potvrzen, proforma & e-mail odeslány
Dodávka vytvořena, když to sklad & kredit umožní
Faktura vygenerována — okamžitě nebo v dávce
Zpráva o běhu přistane ve Vaší schránce
Modul 1 — Potvrzení objednávky: potvrzuje koncepty prodejních objednávek a cenové nabídky, které označíte štítkem AutoERP (neoznačených objednávek se nikdy nedotkne; štítek můžete přejmenovat). Zákazníkům s platbou předem vystaví přes Odoo 100% zálohovou fakturu, která se později odečte na konečné faktuře, a Odoo odešle potvrzení e-mailem s Vaší vlastní šablonou v jazyce zákazníka.
Modul 2 — Expedice: vytvoří a ověří dodávku v Odoo, když jsou položky skladem — celé dodávky, když je vše k dispozici, nebo s Částečnou expedicí dílčí dodávky pro dostupné řádky, vždy nejprve pro nejstarší objednávky. Nastavitelná minimální hodnota dodávky zabraňuje nehospodárným mikrozásilkám, s automatickým obejitím po uplynutí čekací doby, kterou nastavíte, aby nic nečekalo věčně (objednávku označte AutoERP_small_ok a odešle se hned). Objednávky k osobnímu odběru dostanou místo toho oznámení o odběru. Se zapnutou Kontrolou úvěru se zásilka pozdrží, když je záloha neuhrazená nebo dluh zákazníka po splatnosti překročí Váš limit.
Modul 3 — Fakturace: fakturuje dodané přes vlastní fakturaci Odoo — jednu fakturu na objednávku hned po dodání nebo jednu sběrnou fakturu na zákazníka za den, týden či měsíc, s nastavitelnou minimální částkou. Slučování je ve výchozím stavu zapnuté a týdenní; pokud chcete fakturu ke každé dodávce, zvolte v poli Fakturovat zákazníkům možnost “Okamžitě (bez slučování)”. Se zapnutými Daňovými doklady dostanou zaplacené objednávky, které nebyly odeslány v rámci nastaveného počtu dní, svůj daňový doklad. Odoo pošle každou fakturu e-mailem s PDF.
Nastavení v pěti krocích
- Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě AutoERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty.
- Krok 2 — Připojte Odoo: nainstalujte bezplatný modul BOTS4.me Connect (Odoo 13–19). Odoo.sh a on-premise dostanou Python konektor na jedno kliknutí, který zároveň udělí práva, která AutoERP potřebuje. V Odoo Online vytvořte API klíč v Settings → Users & Companies → Users → Váš uživatel → Account Security (pokud je karta skrytá, zapněte režim vývojáře) a vložte ho na bots4.me v Nastavení → AutoERP → Access Manager → Přidat zdroj → ERP → Odoo; Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo a volitelný XML pomocník bez kódu přidá do Odoo menu BOTS4.me. Jedno připojení slouží všem aplikacím BOTS4.me, které pracují s Odoo.
- Krok 3 — Vyberte si moduly a pravidla: na kartě Ovládání zapněte jednotlivě potvrzování, expedici a/nebo fakturaci a v Odoo označte objednávky, které smí AutoERP zpracovat (AutoERP pro celé objednávky, AutoERP_partial pro expedici po řádcích) — oba štítky se v Odoo vytvoří za Vás. Nastavte plány slučování, minimální hodnoty, úvěrové limity, Plán spouštění a Provozní hodiny.
- Krok 4 — Označte jednu objednávku a spusťte DEMO: dejte štítek AutoERP na jednu prodejní objednávku. V režimu DEMO AutoERP čte Vaše skutečné objednávky a zásoby, ale neprovádí žádné transakce (zapisuje pouze vlastní štítky objednávek) — po dalším běhu dostanete report, který přesně ukáže, co by potvrdil, odeslal a vyfakturoval.
- Krok 5 — Přejděte do ostrého provozu: Když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem. AutoERP Vám pošle report vždy, když něco udělal nebo Vás potřebuje, a karta Záznamy na dashboardu zaznamenává každé rozhodnutí.
🧭 Vyzkoušejte to v bezplatném měsíci Discovery
První měsíc AutoERP je bezplatný měsíc Discovery: objem využití plánu Personal s Kontrolou úvěru, Částečnou expedicí a Daňovými doklady odemčenými k vyzkoušení, bez platební karty. AutoERP nepotřebuje schránku — pouze Odoo.
Den 1 — Spuštění a připojení
- Přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě AutoERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky — bez platební karty.
- Otevřete Nastavení (ozubené kolečko) → AutoERP → Access Manager → Přidat zdroj → ERP → Odoo (pro AutoERP je Vaše ERP zdrojem) nebo nainstalujte v Odoo bezplatný modul BOTS4.me Connect a stiskněte Připojit. Krok za krokem: Jak připojit Odoo k BOTS4.me.
- Odoo Online potřebuje pro přístup k API plán Custom od Odoo.
- S API klíčem dejte tomuto uživateli Odoo práva Sales (Administrator), Contact Creation, Invoicing (Billing) a Inventory (User).
Den 1 — Zkontrolujte kartu Ovládání
- Režim: AutoERP začíná v režimu DEMO a Váš první běh je vždy demo — pošle Vám e-mailem, co by udělal, a do Odoo nezapíše nic kromě vlastních štítků objednávek.
- Funkce AutoERP: Potvrzení objednávek, Modul expedice, Modul fakturace a E-mailové reporty jsou zapnuté. Digitální produkty jsou pro software a služby, které nepotřebují zásoby.
- Přepínače se štítkem Discovery na kartě Ovládání jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté — zapněte ty, které chcete vyzkoušet.
- Pro AutoERP jsou to Kontrola úvěru, Částečná expedice a Daňové doklady.
- Fakturace: ve výchozím stavu se dodávky slučují do jedné faktury na zákazníka jednou týdně. Pro test nastavte Fakturovat zákazníkům na Okamžitě (bez slučování), abyste fakturu viděli hned po dodávce.
- Hodiny: AutoERP běží pouze v rámci Provozních hodin (na začátek pracovní doba ve všední dny) a dodávky i faktury mají také vlastní okna. Okno fakturace nechte v rámci Provozních hodin, jinak se žádná faktura nevytvoří.
Den 1 — Označte jednu objednávku
V Odoo otevřete cenovou nabídku nebo prodejní objednávku, jejíž produkty jsou skladem, a přidejte štítek AutoERP — vytvoří se v Odoo za Vás během nastavení. Po dalším běhu DEMO report vypíše, co by AutoERP pro tuto objednávku potvrdil, dodal a vyfakturoval, a v části “Přeskočeno a proč”, které nastavení něco zadrželo, například čekání na zásoby nebo hodnota pod Vaší minimální hodnotou dodávky. Stejná rozhodnutí se zobrazí na kartě Záznamy.
Týden 1 — Rozšiřte test a poté přejděte na LIVE
- Vyzkoušejte expedici po řádcích: se zapnutou Částečnou expedicí označte objednávku, která je skladem jen částečně, štítkem AutoERP_partial — dostupné řádky se odešlou hned a zbytek počká na objednávce.
- Vyzkoušejte kontrolu úvěru: se zapnutou Kontrolou úvěru nastavte Blokovat nad touto částkou po splatnosti a Blokovat nad tímto počtem dnů po splatnosti; objednávky zákazníků nad těmito limity se pozdrží a Odoo pošle zákazníkovi jednu upomínku.
- Když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — odemkne se po prvním e-mailu s DEMO reportem.
📅 Když měsíc Discovery skončí
Když měsíc skončí, AutoERP sám pokračuje v bezplatném plánu s malým měsíčním objemem: když se vyčerpá, nové položky čekají do dalšího měsíce nebo dokud si nevyberete plán, a položka, jejíž zpracování již začalo, se vždy dokončí. Chcete-li zachovat všechny funkce, vyberte si plán — podívejte se na tabulku plánů na produktové stránce AutoERP.
V bezplatném plánu potvrzování, expedice i fakturace fungují dál; Kontrola úvěru, Částečná expedice a Daňové doklady vyžadují plán Business. Nic, co AutoERP udělal, se nevrátí zpět.
📅 Každodenní chod: jaké je to běžet na autopilota
Po spuštění ostrého provozu AutoERP zpracovává Vaši knihu objednávek podle svého Plánu spouštění, v rámci Provozních hodin a oken pro potvrzování, dodávky a fakturaci, která nastavíte — rozšiřte je a zapněte Víkendy, pokud se mají objednávky pohybovat i mimo pracovní dobu. Práce Vašeho týmu se změní z proklikávání pracovních postupů na čtení krátkého reportu: co se potvrdilo, co se odeslalo (a co se zadrželo a proč), co se vyfakturovalo a případné chyby. Odoo posílá zákazníkům včas e-maily s potvrzením, o expedici a s fakturou, aniž by si někdo musel pamatovat jejich odeslání.
Kontrolu máte z dashboardu: Napájení bota aplikaci okamžitě vypne, každá funkce se přepíná samostatně a úvěrová pravidla, limity a plány můžete kdykoli změnit bez kódu. Platforma je hostovaná v EU, navržená pro GDPR, nabízí 2FA a posílá reporty v 31 jazycích.
🔗 Přirozeně se doplňuje s Mail2ERP a AutoCASH
AutoERP začne pracovat, jakmile objednávka existuje v Odoo a má svůj štítek. Pokud Vaše objednávky přicházejí e-mailem, Mail2ERP je importuje automaticky — označte importovanou objednávku štítkem AutoERP a společně pokryjí cestu od e-mailu zákazníka po odeslanou fakturu bez přepisování jediného řádku. A když se faktury dostanou po splatnost, AutoCASH je vymáhá stupňujícími se upomínkami.
🌍 Funguje i mimo Odoo
AutoERP dnes běží na Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 a novější), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a další — připojíme na vyžádání. Kontaktujte nás, pokud potřebujete ten svůj.
❓ Často kladené otázky
Dokáže Odoo automaticky potvrzovat prodejní objednávky?
Ne jako kompletní proces rovnou po instalaci — potvrzování konceptů, vystavování zálohových faktur zákazníkům s platbou předem a posílání potvrzovacích e-mailů běžně vyžaduje ruční klikání nebo vývoj na míru. Modul Potvrzení objednávky v AutoERP dělá všechny tři věci automaticky pro objednávky, které označíte štítkem AutoERP, přičemž Odoo posílá e-maily z Vašich vlastních šablon v jazyce zákazníka.
Jak v Odoo automaticky vytvářím faktury, když je dodávka vyřízena?
Nechte Modul fakturace v AutoERP zapnutý a nastavte Fakturovat zákazníkům na “Okamžitě (bez slučování)”: faktura se pak vytvoří přes vlastní fakturaci Odoo hned po dokončení dodávky. Ve výchozím stavu AutoERP slučuje dodávky zákazníka do jedné faktury týdně; můžete zvolit i denně nebo měsíčně. Odoo pošle každou fakturu e-mailem s PDF. Se zapnutými Daňovými doklady dostanou zaplacené objednávky, které nebyly odeslány v rámci nastaveného počtu dní, svůj daňový doklad automaticky.
Dokáže AutoERP expedovat částečné objednávky, když je skladem jen část zboží?
Ano. Pro objednávky označené AutoERP_partial vytvoří AutoERP částečnou dodávku pro dostupné řádky, když celá dodávka není možná, vždy nejprve pro nejstarší objednávky. Nastavitelná minimální hodnota dodávky zabraňuje nehospodárným mikrozásilkám a obejití po nastaveném počtu dní zaručí, že se nakonec odešlou i malé zbytky. Pojistka omezuje počet částečných dodávek na objednávku. Částečná expedice je součástí plánu Business a vyšších a můžete ji vyzkoušet během bezplatného měsíce Discovery — zapněte ji na kartě Ovládání.
Co je sběrná (dávková) fakturace a dokáže ji Odoo dělat automaticky?
Sběrná fakturace spojuje více objednávek jednoho zákazníka do jedné faktury — běžné v B2B, kde zákazníci upřednostňují jednu týdenní nebo měsíční fakturu před deseti malými. S AutoERP si zvolíte rytmus (okamžitě, denně, týdně nebo měsíčně) a minimální částku sběru a nastavíte, jak dlouho čeká na zbytek objednávky, aby vše skončilo na jedné faktuře. Nikdy nespojuje různé zákazníky ani měny na jedné faktuře a není potřeba žádný vývoj na míru v Odoo.
Jak kontrola kreditu zastavuje zásilky zákazníkům s fakturami po splatnosti?
Před vytvořením dodávky AutoERP zkontroluje, zda zákazník nemá neuhrazenou zálohu nebo dluh po splatnosti nad Vámi nastavenými limity. Pokud ano, zásilka se automaticky pozdrží a Odoo pošle zákazníkovi jednu upomínku — žádná zásilka neodejde zákazníkovi, který by ji neměl dostat, a nikdo si nemusí pamatovat, že to má zkontrolovat. Kontrola úvěru je součástí plánu Business a vyšších a můžete ji vyzkoušet během bezplatného měsíce Discovery.
Mohu automatizovat jen fakturaci a objednávky i nadále potvrzovat ručně?
Ano. Každý ze tří modulů AutoERP má vlastní přepínač a vypnutí jednoho nikdy neblokuje ostatní. Zapněte jen fakturaci, jen expedici, jen potvrzení — nebo jakoukoli kombinaci — na bots4.me/bots → Ovládání → AutoERP → Funkce AutoERP a kdykoli to můžete změnit.
Je bezpečné testovat automatizaci objednávek na ostré databázi Odoo?
Ano — právě k tomu slouží DEMO. AutoERP čte Vaše skutečné objednávky a zásoby, ale neprovádí žádné transakce; kromě vlastních štítků objednávek nic nezapisuje a pouze posílá reporty, které přesně popisují, co by potvrdil, odeslal a vyfakturoval. Navíc se vždy dotkne pouze objednávek, které jste označili. Jakmile přijde první demo report, můžete přepnout Režim na LIVE. První měsíc je bezplatný měsíc Discovery.
📚 Související příručky k automatizaci Odoo
- Krok před tím: Jak automaticky importovat e-mailové objednávky a RFQ do Odoo — Mail2ERP dostane objednávku do Odoo v první řadě.
- Krok po tom: Jak automatizovat upomínky plateb v Odoo — AutoCASH se ozve, když se tyto faktury dostanou po splatnosti.
- Uzavřete účetnictví: Jak automaticky přiřazovat bankovní platby k fakturám v Odoo.
- Celkový pohled: Jak automatizovat Odoo od začátku do konce: od e-mailové objednávky po uhrazenou fakturu.
🔗 Zdroje a další čtení
Oficiální dokumentace a standardy, na které tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.
Potvrzujte, expedujte a fakturujte na autopilota
Připojte Odoo za pět minut, sledujte reporty AutoERP v Demo režimu a zapněte ostrou automatizaci, až budete důvěřovat tomu, co vidíte. První měsíc je bezplatný měsíc Discovery, bez platební karty.