Supplier2ERP
Guide de l’utilisateur : mettre à jour les commandes d’achat sans ressaisir les confirmations
🎯 Le système d’extraction à 3 niveaux
Supplier2ERP essaie d’abord la méthode la plus économique et la plus fiable, et ne recourt à l’IA que lorsque c’est réellement nécessaire. Chaque document passe par les mêmes trois niveaux, dans l’ordre.
| Niveau | Ce qu’il fait | Quand il s’exécute |
|---|---|---|
| 1 | Ancrage des codes — trouve vos codes produits dans le document en les comparant à votre propre catalogue d’articles de l’ERP. | Toujours essayé en premier. Aucun modèle requis — fonctionne dès le premier jour, quelle que soit la mise en forme du fournisseur. |
| 2 | Apprentissage de modèles — les règles d’extraction sont enregistrées automatiquement après le traitement, une première fois, du format d’un fournisseur. | Utilisé automatiquement une fois que la mise en forme d’un fournisseur a déjà été rencontrée — plus rapide, et sans IA. |
| 3 | Vérification par IA — lit l’e-mail et les pièces jointes pour extraire ou confirmer les données. | Uniquement lorsque l’ancrage des codes et les modèles appris ne suffisent pas. |
🔄 Comment fonctionne Supplier2ERP : schéma visuel
du fournisseur
trouvés
et dates
votre commande d’achat
le rapport
Les codes sont toujours localisés par rapport à votre propre catalogue d’articles, de sorte que les quantités et les prix sont lus dans les lignes autour de chaque code plutôt qu’à une position de colonne fixe — c’est ce qui permet à Supplier2ERP de fonctionner dès le tout premier e-mail d’un fournisseur, avant même qu’un modèle n’existe pour lui.
⚖️ Validation des écarts : votre filet de sécurité
Chaque quantité, prix et date extraits sont comparés à votre commande d’achat avant toute écriture. Un écart faible et attendu — du genre qui se produit tous les jours — peut être accepté automatiquement. Tout écart plus important vous est signalé et la commande d’achat reste inchangée jusqu’à ce que vous la vérifiiez.
Les valeurs extraites font aussi l’objet d’un contrôle de cohérence en elles-mêmes : une quantité négative ou un prix absurde n’atteignent jamais votre ERP, confirmation ou non.
🚀 Premiers pas
Supplier2ERP est actuellement en cours de déploiement auprès de nouveaux comptes ; ce guide décrit le comportement livré par défaut.
- Connectez votre boîte mail depuis le tableau de bord. Supplier2ERP la surveille pour détecter les confirmations entrantes des fournisseurs.
- Activez Supplier2ERP. Il démarre en Mode démo — uniquement des documents fournisseurs d’exemple, sans connexion à l’ERP nécessaire.
- Définissez vos seuils de tolérance — l’ampleur d’un écart de prix ou de quantité pouvant être acceptée automatiquement avant d’être signalée.
- Connectez votre ERP en Mode aperçu : les confirmations réelles sont rapprochées de commandes d’achat réelles, mais rien n’est écrit.
- Examinez quelques rapports. Ce que vous voyez est exactement ce qui changerait une fois en production.
- Passez au Mode automatisation. À partir de ce moment, les quantités, prix et dates confirmés mettent à jour automatiquement vos commandes d’achat.
⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord
Fonctionnalités principales
| Paramètre | Plan | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Rapprochement avec l’ERP | Personal | Rapproche les données fournisseur extraites des commandes d’achat existantes à l’aide des numéros de commande, des codes produits et des informations sur le fournisseur. |
| Rapports par e-mail | Personal | Envoie un rapport détaillé pour chaque e-mail fournisseur traité — résultats de l’extraction, articles rapprochés, erreurs éventuelles. |
| Mises à jour dans l’ERP | Family | Écrit dans votre ERP les quantités et prix confirmés. Désactivé équivaut au Mode aperçu — lecture seule. |
| Extraction par modèles | Family | Utilise des modèles appris à partir des e-mails précédents du même fournisseur pour une extraction plus rapide et plus précise. |
| Rapport des livraisons en retard | Family | Ajoute une découverte sur l’ensemble de l’ERP au balayage quotidien des retards — les commandes d’achat ouvertes sont surveillées même si le fournisseur n’a jamais envoyé de confirmation. |
| Prétraitement | Business | Lit un dossier de file d’attente masqué géré par AutoSPAM au lieu de votre INBOX. Nécessite AutoSPAM avec le prétraitement activé. |
| Extraction de secours par IA | Business | Lorsque l’ancrage des codes et les modèles appris ne trouvent aucun produit, l’IA lit l’e-mail et les pièces jointes en dernier recours (facturé à l’usage). |
| Mise à jour automatique des quantités | Business | Permet l’écriture automatique des écarts de quantité confirmés. Désactivé signifie que les écarts sont signalés mais jamais appliqués. |
| Mise à jour automatique des prix | Enterprise | Permet l’écriture automatique des écarts de prix confirmés. Désactivé signifie que les écarts sont signalés mais jamais appliqués. |
| Rachat automatique | Enterprise | Les quantités refusées, réduites ou en retard sont proposées sous forme de commande brouillon auprès d’un fournisseur alternatif du même produit. |
| Rachat : commandes réelles | Enterprise | Crée réellement les commandes brouillon de rachat dans votre ERP au lieu de se contenter de les signaler. Sans effet si le Rachat automatique n’est pas également activé. |
Paramètres de tolérance et de rapport
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Écarts d’articles maximum | 5 éléments | Combien de lignes de commande peuvent différer de la confirmation avant que toute la commande soit signalée pour vérification manuelle au lieu d’être mise à jour automatiquement. |
| Variation maximale de prix ou de quantité | 15% | L’écart maximal acceptable, en pourcentage, pour le prix ou la quantité d’une seule ligne. Tout écart plus important est signalé pour vérification. |
| Horizon de risque de livraison | 7 jours | Une date de livraison confirmée située dans ce nombre de jours est considérée comme à risque et apparaît dans le rapport de retards avant d’être réellement en retard. |
| Ancienneté du rapport de retards | 90 jours | Les commandes d’achat antérieures à ce délai ne sont pas surveillées par le rapport des livraisons retardées. |
| Envoyer les rapports de retard à | boîte mail système uniquement | Destinataires supplémentaires pour les rapports de livraisons retardées et de rachat, en plus de la boîte mail système. Séparés par des virgules. |
🛡️ Modes d’accès
Trois modes vous permettent de tester à votre propre rythme, chacun accordant à Supplier2ERP un peu plus d’accès que le précédent.
| Mode | Accès | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Mode démo | Aucune | Documents fournisseurs d’exemple uniquement, sur BOTS4.me/demo. Aucune connexion à l’ERP nécessaire. |
| Mode Aperçu | Boîte mail + lecture de l’ERP | Les confirmations réelles sont rapprochées de commandes d’achat réelles. Rien n’est écrit — les rapports montrent exactement ce qui changerait. |
| Mode Automatisation | Boîte mail + lecture et écriture de l’ERP | Automatisation complète : les confirmations sont traitées et les commandes d’achat mises à jour automatiquement. |
⌛ Livraisons retardées et rachat automatique
Deux fonctionnalités vont au-delà de la confirmation que vous venez de recevoir, vers les commandes d’achat qui en attendent encore une.
Rapport des livraisons en retard
Un e-mail quotidien répertorie toutes les lignes de commande d’achat en retard, ou sur le point de manquer leur date de livraison confirmée dans votre horizon de risque — y compris les commandes dont le fournisseur n’a jamais envoyé de confirmation. Les retards de livraison apparaissent avant d’atteindre votre chaîne de production.
Rachat automatique
Lorsqu’un fournisseur refuse ou réduit une quantité confirmée, ou qu’une livraison prend du retard, la quantité manquante peut être proposée sous forme de commande d’achat brouillon auprès d’un fournisseur alternatif du même produit. Cela commence en mode simulation : la proposition n’est signalée que par e-mail. Activer Commande en direct de rachat crée la commande brouillon dans votre ERP pour vérification — elle n’est jamais confirmée automatiquement.
📊 Comment lire le rapport
✅ Success
Confirmations entièrement rapprochées et, en Mode automatisation, déjà appliquées à votre commande d’achat.
⚠️ Partiel
Certaines lignes ont correspondu, d’autres ont dépassé votre tolérance ou n’ont pas pu être lues — signalées pour vérification.
❌ Échec / Ignoré
Rien d’exploitable n’a été extrait, ou l’e-mail n’était pas du tout une confirmation fournisseur — laissé inchangé dans votre INBOX.
❓ Résolution des problèmes
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Une confirmation n’a été rapprochée d’aucune commande d’achat | L’ancrage des codes n’a trouvé aucun code produit reconnu dans votre catalogue de l’ERP — vérifiez que les codes du document existent bien dans votre ERP. |
| Un changement de quantité ou de prix a été signalé mais non appliqué | Soit Mise à jour automatique des quantités / Mise à jour automatique des prix est désactivée, soit le changement dépasse votre seuil de Changement maximal de prix/quantité. |
| Toute la commande a été signalée au lieu d’une seule ligne | Plus de lignes ont différé que ne le permet votre paramètre Différences maximales d’articles. |
| Une commande de rachat a été signalée mais jamais créée | Cela vient du fait que Commande en direct de rachat est désactivée — le Rachat automatique se limite par défaut à la simulation. |
| Le format d’un fournisseur passe encore par l’IA à chaque fois | L’apprentissage de modèles enregistre un modèle après avoir vu un format une fois ; si l’échec persiste, la mise en forme varie peut-être suffisamment d’un e-mail à l’autre pour qu’aucun modèle stable ne soit trouvé. |
❓ Questions fréquentes
Quels formats de documents sont pris en charge ?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, texte du corps de l’e-mail, et images via OCR — pratiquement n’importe quel format envoyé par un fournisseur.
Avec quels ERP fonctionne-t-il ?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks et Xero, chacun avec sa propre stratégie de mise à jour — par lot, réécriture complète ou article individuel.
Comment trouve-t-il mes codes produits sans modèle ?
L’ancrage des codes recherche dans le document des codes existant dans votre propre catalogue de l’ERP, puis lit la quantité et le prix autour de chacun de ceux qu’il trouve. Aucun modèle n’est nécessaire pour le premier e-mail d’un fournisseur.
Que se passe-t-il si les prix ou les quantités diffèrent de ma commande ?
Les petits écarts compris dans votre tolérance peuvent être acceptés automatiquement ; les plus importants sont signalés et la mise à jour est différée jusqu’à ce que vous la vérifiiez. L’e-mail de confirmation reste non lu dans votre INBOX afin que la vérification en attente soit visible d’un coup d’œil.
Apprend-il le format d’un fournisseur ?
Oui. Après avoir traité une fois la mise en forme d’un fournisseur, les règles d’extraction sont enregistrées. Les documents futurs du même fournisseur sont traités plus rapidement, sans avoir besoin de l’IA.
Où vont les e-mails signalés ou en échec ?
Ils restent non lus dans votre INBOX afin que vous ne les manquiez pas. Les confirmations traitées avec succès sont classées dans _Supplier2ERP/PROCESSED.
Puis-je faire des tests sans affecter mon ERP ?
Oui. Le Mode aperçu lit vos commandes d’achat mais n’écrit rien, avec des rapports complets montrant ce qui changerait. Premier mois gratuit.
Fonctionne-t-il avec Mail2ERP ?
Oui. Mail2ERP gère les commandes clients entrantes côté ventes ; Supplier2ERP gère les confirmations fournisseurs entrantes côté achats. Les deux surveillent votre boîte mail.
Est-ce que cela utilise l’IA ? Nous n’avons pas le droit d’en utiliser.
Réglez le Mode IA sur Désactivé et aucun modèle de langage n’est appelé, aucun document n’est envoyé à un fournisseur d’IA. Les confirmations qui listent vos codes produits avec les quantités dans un tableau lisible sont lues normalement, en les comparant à votre catalogue de l’ERP. Les mises en forme scannées ou inhabituelles vous sont transmises pour saisie manuelle plutôt que d’être devinées. Si votre équipe conformité en a besoin par écrit, demandez-nous et nous le confirmerons pour votre dossier.
🔒 Ce que Supplier2ERP ne fera jamais
- Écrire dans votre ERP alors que vous êtes en Mode démo ou en Mode aperçu.
- Créer une commande de rachat en direct sans que la Commande en direct de rachat soit activée — par défaut, seul un rapport est généré.
- Rapprocher un document d’une commande d’achat sans vérifier au préalable les codes produits avec votre propre catalogue.
- Appliquer un changement de prix ou de quantité au-delà de la tolérance que vous avez définie sans le signaler pour vérification.
- Confirmer une commande de rachat en votre nom — elle est toujours créée en tant que brouillon.
- Vous cacher une confirmation signalée ou illisible — elle reste non lue dans votre INBOX.