Supplier2ERP
Felhasználói kézikönyv – Beszerzési rendelések frissítése visszaigazolások újragépelése nélkül
🎯 A háromszintű kinyerési rendszer
A Supplier2ERP először a legolcsóbb, legmegbízhatóbb módszert próbálja ki, és csak akkor nyúl a mesterséges intelligenciához, ha arra ténylegesen szükség van. Minden dokumentum ugyanazon a három szinten megy végig, sorrendben.
| Szint | Mit csinál | Mikor fut |
|---|---|---|
| 1 | Kódhorgonyzás — megtalálja a termékkódjait a dokumentumban az Ön ERP-rendszerének cikktörzsével összevetve. | Mindig ezt próbálja ki elsőként. Nincs szükség sablonokra — az első naptól kezdve működik, bármely beszállító elrendezésén. |
| 2 | Mintatanulás — a kinyerési szabályok automatikusan mentésre kerülnek, miután egy beszállító formátumát egyszer feldolgozta a rendszer. | Automatikusan alkalmazza, ha egy beszállító elrendezése már ismert — gyorsabban, és mesterséges intelligencia nélkül. |
| 3 | AI-ellenőrzés — elolvassa az e-mailt és a mellékleteket az adatok kinyeréséhez vagy megerősítéséhez. | Csak akkor, ha a kódhorgonyzás és a megtanult minták nem elegendők. |
🔄 Hogyan működik a Supplier2ERP – Vizuális folyamatábra
megérkezik
megtalálva
határidők beolvasva
rendelésével
a jelentést
A kódokat a rendszer mindig az Ön saját cikktörzséhez viszonyítva keresi meg, ezért a mennyiségeket és árakat az egyes kódok körüli sorokból olvassa be, nem pedig egy rögzített oszlophelyzetből — éppen ez teszi lehetővé, hogy a Supplier2ERP már egy beszállító legelső e-mailjén is működjön, még mielőtt bármilyen sablon létezne hozzá.
⚖️ Eltérésellenőrzés – az Ön biztonsági hálója
Minden kinyert mennyiséget, árat és dátumot összevet a rendszer az Ön beszerzési rendelésével, mielőtt bármit is beírna. Egy kicsi, várható eltérés — amilyen mindennap előfordul — automatikusan elfogadható. Minden ennél nagyobb eltérés megjelölésre kerül, és a beszerzési rendelés változatlan marad, amíg Ön át nem tekinti.
A kinyert értékeket önmagukban is ellenőrzi a rendszer józan ész alapján: negatív mennyiség vagy irreális ár soha nem jut el az Ön ERP-rendszeréig, akár van visszaigazolás, akár nincs.
🚀 Első lépések
A Supplier2ERP bevezetése jelenleg új fiókoknál zajlik; ez a kézikönyv az alapértelmezett viselkedést írja le.
- Kösse össze postafiókját az irányítópulton. A Supplier2ERP figyelni fogja a beérkező beszállítói visszaigazolásokat.
- Kapcsolja be a Supplier2ERP-t. Demó módban indul — csak minta beszállítói dokumentumokkal, ERP-kapcsolat nélkül.
- Állítsa be a toleranciaküszöböket — hogy mekkora ár- vagy mennyiségi eltérés fogadható el automatikusan, mielőtt megjelölésre kerülne.
- Kösse össze ERP-rendszerét Előnézeti módban: a valódi visszaigazolások valódi beszerzési rendelésekhez párosulnak, de semmi nem kerül beírásra.
- Tekintsen át néhány jelentést. Amit lát, pontosan az, ami az éles indítás után változna.
- Váltson Automatizálási módra. Ettől a pillanattól kezdve a visszaigazolt mennyiségek, árak és határidők automatikusan frissítik beszerzési rendeléseit.
⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése
Alapfunkciók
| Beállítás | Csomag | Mit csinál |
|---|---|---|
| ERP-párosítás | Personal | Összepárosítja a kinyert beszállítói adatokat a meglévő beszerzési rendelésekkel rendelésszámok, termékkódok és beszállítói adatok alapján. |
| E-mailes jelentések | Personal | Minden feldolgozott beszállítói e-mailről részletes jelentést küld — kinyerési eredmények, párosított tételek, esetleges hibák. |
| ERP-frissítések | Family | Visszaírja a visszaigazolt mennyiségeket és árakat az Ön ERP-rendszerébe. Kikapcsolva Előnézeti módot jelent — csak olvasható. |
| Sablonalapú kinyerés | Family | Az ugyanattól a beszállítótól érkező korábbi e-mailekből megtanult sablonokat használja a gyorsabb és pontosabb kinyeréshez. |
| Késedelmes szállítások jelentése | Family | Teljes ERP-átvizsgálást ad a napi késedelemellenőrzéshez — a nyitott beszerzési rendeléseket akkor is figyeli, ha a beszállító soha nem küldött visszaigazolást. |
| Előfeldolgozás | Business | Az Ön INBOX mappája helyett egy, az AutoSPAM által kezelt rejtett várólista-mappából olvas. Az AutoSPAM bekapcsolt előfeldolgozását igényli. |
| Tartalék kinyerés MI-vel | Business | Ha a kódhorgonyzás és a megtanult minták nem találnak termékeket, végső megoldásként a mesterséges intelligencia olvassa el az e-mailt és a mellékleteket (használatonként számlázva). |
| Mennyiségek automatikus frissítése | Business | Lehetővé teszi a visszaigazolt mennyiségi eltérések automatikus beírását. Kikapcsolva az eltérések jelentésre kerülnek, de soha nem érvényesülnek. |
| Árak automatikus frissítése | Enterprise | Lehetővé teszi a visszaigazolt ár eltérések automatikus beírását. Kikapcsolva az eltérések jelentésre kerülnek, de soha nem érvényesülnek. |
| Automatikus pótrendelés | Enterprise | Az elutasított, csökkentett vagy késedelmes mennyiségeket a rendszer ugyanazon termék egy alternatív beszállítójától származó rendeléstervezetként javasolja. |
| Pótrendelés éles módban | Enterprise | Ténylegesen létrehozza a pótrendelés-tervezeteket az Ön ERP-rendszerében, ahelyett hogy csak jelentené azokat. Csak akkor van hatása, ha az Automatikus pótrendelés is be van kapcsolva. |
Tolerancia- és jelentési beállítások
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Max. tételeltérés | 5 tétel | Hány rendelési sor térhet el a visszaigazolástól, mielőtt a teljes rendelés automatikus frissítés helyett kézi ellenőrzésre kerülne megjelölésre. |
| Max. ár- vagy mennyiségváltozás | 15% | A legnagyobb elfogadható változás százalékban egyetlen sor árára vagy mennyiségére nézve. Minden ennél nagyobb ellenőrzésre kerül megjelölésre. |
| Szállítási kockázati horizont | 7 nap | Egy ennyi napon belüli visszaigazolt szállítási határidő kockázatosnak minősül, és megjelenik a késedelmi jelentésben, mielőtt ténylegesen késésbe kerülne. |
| Késésjelentés visszatekintése | 90 nap | Az ennél régebbi beszerzési rendeléseket a késedelmes szállítások jelentése nem figyeli. |
| Késésjelentések küldése ide | csak rendszer-postafiók | A rendszer-postafiókon felül további címzettek a késedelmes szállítási és pótrendelési jelentésekhez. Vesszővel elválasztva. |
🛡️ Hozzáférési mód
Három mód teszi lehetővé, hogy saját tempójában tesztelje a rendszert, mindegyik kicsit több hozzáférést adva a Supplier2ERP-nek, mint az előző.
| Mód | Hozzáférés | Mi történik |
|---|---|---|
| Demó mód | Nincs | Csak minta beszállítói dokumentumok, a BOTS4.me/demo oldalon. ERP-kapcsolat nem szükséges. |
| Előnézeti mód | Postafiók + ERP-olvasás | A valódi visszaigazolások valódi beszerzési rendelésekhez párosulnak. Semmi nem kerül beírásra — a jelentések pontosan megmutatják, mi változna. |
| Automatizálási mód | Postafiók + ERP-olvasás és -írás | Teljes automatizálás: a visszaigazolások feldolgozásra kerülnek, és a beszerzési rendelések automatikusan frissülnek. |
⌛ Késedelmes szállítások és automatikus pótrendelés
Két funkció túllát az imént beérkezett visszaigazoláson, azokra a beszerzési rendelésekre is figyel, amelyek még visszaigazolásra várnak.
Késedelmes szállítások jelentése
Egy napi e-mail felsorol minden olyan rendelési sort, amely késésben van, vagy az Ön kockázati horizontján belül veszélyben van, hogy elmulasztja a visszaigazolt szállítási határidőt — beleértve azokat a rendeléseket is, amelyeknél a beszállító soha nem küldött visszaigazolást. A késedelmes szállítások így azelőtt derülnek ki, hogy elérnék a gyártósort.
Automatikus pótrendelés
Ha egy beszállító elutasít vagy csökkent egy visszaigazolt mennyiséget, vagy egy szállítás késésbe kerül, a hiányzó mennyiség javasolható rendeléstervezetként ugyanazon termék egy alternatív beszállítójától. Ez szimulációs módban indul: a javaslat csak e-mailben kerül jelentésre. Az Élő pótrendelés-feladás bekapcsolása létrehozza a rendeléstervezetet az Ön ERP-rendszerében ellenőrzésre — automatikusan soha nem kerül megerősítésre.
📊 A jelentés olvasása
✅ Sikeres
Teljesen párosított visszaigazolások, amelyek Automatizálási módban már érvényesültek beszerzési rendelésén.
⚠️ Részleges
Egyes sorok párosultak, mások az Ön toleranciáján túl eltértek, vagy nem voltak beolvashatók — ellenőrzésre megjelölve.
❌ Sikertelen / Kihagyott
Semmi felhasználható nem került kinyerésre, vagy az e-mail egyáltalán nem volt beszállítói visszaigazolás — érintetlenül maradt az INBOX mappájában.
❓ Hibaelhárítás
| Amit lát | Mit jelent |
|---|---|
| Egy visszaigazolás nem párosult egyetlen beszerzési rendeléssel sem | A kódhorgonyzás nem talált olyan termékkódot, amelyet felismert volna az Ön ERP-katalógusából — ellenőrizze, hogy a dokumentumban szereplő kódok valóban léteznek-e az ERP-rendszerében. |
| Egy mennyiségi vagy árváltozás jelentésre került, de nem érvényesült | Vagy a Mennyiségek automatikus frissítése / Árak automatikus frissítése van kikapcsolva, vagy a változás nagyobb az Ön Max. ár-/mennyiségváltozás küszöbénél. |
| A teljes rendelés megjelölésre került egyetlen sor helyett | Több sor tért el, mint amennyit az Ön Max. tételeltérés beállítása megenged. |
| Egy pótrendelés jelentésre került, de soha nem jött létre | Ennek oka, hogy az Élő pótrendelés-feladás ki van kapcsolva — az Automatikus pótrendelés alapértelmezés szerint csak szimulál. |
| Egy beszállító formátuma továbbra is minden alkalommal mesterséges intelligencián megy keresztül | A mintatanulás egyszeri előfordulás után elmenti a sablont; ha ez továbbra sem sikerül, előfordulhat, hogy az elrendezés e-mailenként annyira eltér, hogy nem található stabil minta. |
❓ Gyakran ismételt kérdések
Milyen dokumentumformátumok támogatottak?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, e-mail-törzsszöveg, valamint képek OCR-en keresztül — gyakorlatilag bármilyen formátum, amelyet egy beszállító küld.
Milyen ERP-kkel működik együtt?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks és Xero, mindegyik saját frissítési stratégiával — kötegelt, teljes újraírás vagy egyedi tétel szerint.
Hogyan találja meg a termékkódjaimat sablon nélkül?
A kódhorgonyzás olyan kódokat keres a dokumentumban, amelyek megtalálhatók az Ön saját ERP-katalógusában, majd beolvassa a mennyiséget és az árat minden megtalált kód körül. Egy beszállító első e-mailjéhez nincs szükség sablonra.
Mi történik, ha az árak vagy mennyiségek eltérnek a rendelésemtől?
Az Ön tolerancián belüli kis eltérések automatikusan elfogadhatók; a nagyobbak megjelölésre kerülnek, és a frissítés elmarad, amíg Ön át nem tekinti. A visszaigazoló e-mail olvasatlanul marad az INBOX mappájában, így a függőben lévő ellenőrzés egy pillantással látható.
Megtanulja egy beszállító formátumát?
Igen. Miután egy beszállító elrendezését egyszer feldolgozta, a kinyerési szabályok mentésre kerülnek. Az ugyanattól a beszállítótól érkező jövőbeli dokumentumok gyorsabban dolgozhatók fel, mesterséges intelligencia nélkül.
Hová kerülnek a megjelölt vagy sikertelen e-mailek?
Olvasatlanul maradnak az INBOX mappájában, hogy ne maradjanak ki. A sikeresen feldolgozott visszaigazolások a _Supplier2ERP/PROCESSED mappába kerülnek.
Tesztelhetek úgy, hogy ne érintse az ERP-met?
Igen. Az Előnézeti mód beolvassa beszerzési rendeléseit, de semmit nem ír, teljes jelentésekkel, amelyek megmutatják, mi változna. Az első hónap ingyenes.
Együttműködik a Mail2ERP-vel?
Igen. A Mail2ERP az értékesítési oldalon kezeli a beérkező vevői rendeléseket; a Supplier2ERP a beszerzési oldalon kezeli a beérkező beszállítói visszaigazolásokat. Mindkettő figyeli az Ön postafiókját.
Használ ez MI-t? Nekünk nem szabad.
Állítsa az AI módot Kikapcsolt értékre, és ekkor nem hívódik meg nyelvi modell, és nem kerül dokumentum küldésre AI-szolgáltatóhoz. A termékkódjait mennyiségekkel, olvasható táblázatban feltüntető visszaigazolásokat a rendszer az ERP-katalógusával összevetve, a szokásos módon olvassa be. A beszkennelt vagy szokatlan elrendezéseket a rendszer kézi rögzítésre átadja Önnek, ahelyett hogy találgatna. Ha erre megfelelőségi csapatának írásos megerősítésre van szüksége, keresse fel ügyfélszolgálatunkat, és ezt az Ön részére megerősítjük.
🔒 Amit a Supplier2ERP soha nem tesz meg
- Írni az Ön ERP-rendszerébe Demó módban vagy Előnézeti módban.
- Élő pótrendelést létrehozni, hacsak az Élő pótrendelés-feladás nincs bekapcsolva — alapértelmezés szerint csak jelentés készül.
- Egy dokumentumot beszerzési rendeléshez párosítani anélkül, hogy előbb ellenőrizné a termékkódokat az Ön saját katalógusával szemben.
- Egy az Ön által beállított tolerancián túli ár- vagy mennyiségváltozást érvényesíteni anélkül, hogy ellenőrzésre megjelölné.
- Az Ön nevében megerősíteni egy pótrendelést — az mindig tervezetként jön létre.
- Egy megjelölt vagy olvashatatlan visszaigazolást elrejteni Ön elől — az olvasatlanul marad az INBOX mappájában.