Supplier2ERP
Používateľská príručka – Aktualizácia objednávok bez ručného prepisovania potvrdení
🎯 Trojstupňový systém extrakcie
Supplier2ERP najprv skúša najlacnejšiu a najspoľahlivejšiu metódu a k AI siahne až vtedy, keď ju skutočne potrebuje. Každý dokument prechádza postupne rovnakými tromi stupňami.
| Stupeň | Čo robí | Kedy sa spúšťa |
|---|---|---|
| 1 | Kotvenie podľa kódu — nájde vo vašich dokumentoch kódy produktov porovnaním s katalógom položiek vo vašom ERP. | Skúša sa vždy ako prvé. Nie sú potrebné žiadne šablóny — funguje od prvého dňa, na formáte ktoréhokoľvek dodávateľa. |
| 2 | Učenie vzorov — extrakčné pravidlá sa automaticky uložia po tom, čo je formát dodávateľa raz spracovaný. | Použije sa automaticky, hneď ako je formát dodávateľa už známy — rýchlejšie a bez AI. |
| 3 | Overenie pomocou AI — prečíta e-mail a prílohy, aby extrahovala alebo potvrdila údaje. | Iba ak kotvenie podľa kódu a naučené vzory nestačia. |
🔄 Ako Supplier2ERP funguje – Vizuálna schéma
príde
nájdené
termíny prečítané
objednávkou
správu
Kódy sa vždy hľadajú vzhľadom na váš vlastný katalóg položiek, takže množstvá a ceny sa čítajú z riadkov okolo každého kódu, a nie z pevnej pozície stĺpca — práve to umožňuje Supplier2ERP fungovať už pri úplne prvom e-maile od dodávateľa, ešte predtým, ako pre neho existuje akákoľvek šablóna.
⚖️ Kontrola odchýlok – vaša poistka
Každé extrahované množstvo, cena a dátum sa pred zápisom porovnajú s vašou objednávkou. Malá, očakávaná odchýlka — taká, aká sa stáva každý deň — môže byť automaticky prijatá. Čokoľvek väčšie sa pre vás označí a objednávka zostane nezmenená, kým ju neskontrolujete.
Extrahované hodnoty sa navyše kontrolujú samy osebe na základnú logickosť: záporné množstvo alebo absurdná cena sa do vášho ERP nikdy nedostane, či už je potvrdená, alebo nie.
🚀 Začíname
Supplier2ERP sa v súčasnosti zavádza pre nové účty; táto príručka popisuje správanie, s ktorým sa dodáva.
- Pripojte svoju schránku v dashboarde. Supplier2ERP ju bude sledovať kvôli prichádzajúcim potvrdeniam od dodávateľov.
- Zapnite Supplier2ERP. Spustí sa v Demo režime — iba s ukážkovými dokumentmi dodávateľov, bez potreby pripojenia k ERP.
- Nastavte si prahy tolerancie — aká veľká odchýlka v cene alebo množstve môže byť automaticky prijatá, kým sa neoznačí.
- Pripojte svoj ERP v Náhľadovom režime: skutočné potvrdenia sa párujú so skutočnými objednávkami, ale nič sa nezapisuje.
- Prezrite si niekoľko reportov. To, čo vidíte, je presne to, čo by sa zmenilo po spustení naostro.
- Prepnite do Automatizačného režimu. Od tej chvíle potvrdené množstvá, ceny a termíny automaticky aktualizujú vaše objednávky.
⚙️ Referencia nastavení dashboardu
Základné funkcie
| Nastavenie | Plán | Čo robí |
|---|---|---|
| Priraďovanie k ERP | Personal | Páruje extrahované údaje od dodávateľa s existujúcimi objednávkami pomocou čísel objednávok, kódov produktov a informácií o dodávateľovi. |
| E-mailové prehľady | Personal | Odošle podrobný report ku každému spracovanému e-mailu od dodávateľa — výsledky extrakcie, spárované položky, prípadné chyby. |
| Aktualizácie ERP | Family | Zapisuje potvrdené množstvá a ceny späť do vášho ERP. Vypnuté znamená Náhľadový režim — iba na čítanie. |
| Extrakcia zo šablón | Family | Používa šablóny naučené z predchádzajúcich e-mailov od rovnakého dodávateľa pre rýchlejšiu a presnejšiu extrakciu. |
| Report meškajúcich dodávok | Family | Pridáva do dennej kontroly oneskorení vyhľadávanie v celom ERP — otvorené objednávky sa sledujú, aj keď dodávateľ potvrdenie nikdy neposlal. |
| Predspracovanie | Business | Číta zo skrytého priečinka fronty spravovaného aplikáciou AutoSPAM namiesto z vašej INBOX. Vyžaduje AutoSPAM so zapnutým predspracovaním. |
| Záložná extrakcia pomocou AI | Business | Keď kotvenie podľa kódu a naučené vzory nenájdu žiadne produkty, prečíta e-mail a prílohy ako poslednú možnosť AI (účtované za každé použitie). |
| Automatická aktualizácia množstiev | Business | Umožňuje automatický zápis potvrdených odchýlok množstva. Vypnuté znamená, že sa odchýlky nahlásia, ale nikdy sa neuplatnia. |
| Automatická aktualizácia cien | Enterprise | Umožňuje automatický zápis potvrdených odchýlok ceny. Vypnuté znamená, že sa odchýlky nahlásia, ale nikdy sa neuplatnia. |
| Automatické doobjednanie | Enterprise | Odmietnuté, skrátené alebo oneskorené množstvá sú navrhnuté ako koncept objednávky u alternatívneho dodávateľa rovnakého produktu. |
| Ostré objednávanie doobjednávok | Enterprise | Skutočne vytvorí koncepty náhradných objednávok vo vašom ERP, namiesto toho, aby ich iba nahlásil. Nemá žiadny účinok, pokiaľ nie je zapnutý aj Automatický náhradný nákup. |
Nastavenia tolerancie a reportovania
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Max. počet rozdielov v položkách | 5 položiek | Koľko riadkov objednávky sa smie líšiť od potvrdenia, kým sa celá objednávka namiesto automatickej aktualizácie označí na ručnú kontrolu. |
| Max. zmena ceny/množstva | 15% | Najväčšia prípustná zmena v percentách pre cenu alebo množstvo jedného riadku. Čokoľvek väčšie sa označí na kontrolu. |
| Horizont rizika dodávky | 7 dňoch | Potvrdený termín dodania v rámci tohto počtu dní sa považuje za rizikový a objaví sa v reporte oneskorení skôr, než skutočne dôjde k omeškaniu. |
| História reportu meškaní | 90 dní | Objednávky staršie ako táto hodnota nie sú sledované reportom oneskorených dodávok. |
| Posielať reporty meškaní na | iba systémová schránka | Ďalší príjemcovia reportov o oneskorených dodávkach a náhradných nákupoch navyše k systémovej schránke. Oddelené čiarkou. |
🛡️ Režimy prístupu
Tri režimy vám umožňujú testovať vlastným tempom, pričom každý dáva Supplier2ERP o niečo viac prístupu ako ten predchádzajúci.
| Režim | Prístup | Čo sa stane |
|---|---|---|
| Demo režim | Žiadne | Iba ukážkové dokumenty dodávateľov na BOTS4.me/demo. Bez potreby pripojenia k ERP. |
| Náhľadový režim | Schránka + čítanie z ERP | Skutočné potvrdenia sa párujú so skutočnými objednávkami. Nič sa nezapisuje — reporty ukazujú presne to, čo by sa zmenilo. |
| Automatický režim | Schránka + čítanie a zápis do ERP | Plná automatizácia: potvrdenia sa spracúvajú a objednávky sa aktualizujú automaticky. |
⌛ Oneskorené dodávky a automatický náhradný nákup
Dve funkcie sa pozerajú za práve prijaté potvrdenie, na objednávky, ktoré na potvrdenie stále čakajú.
Report meškajúcich dodávok
Jeden denný e-mail vypisuje každý riadok objednávky, ktorý je po termíne alebo mu vo vašom rizikovom horizonte hrozí zmeškanie potvrdeného termínu dodania — vrátane objednávok, pri ktorých dodávateľ nikdy neposlal žiadne potvrdenie. Oneskorené dodávky tak vyjdú najavo skôr, než dorazia na vašu výrobnú linku.
Automatické doobjednanie
Keď dodávateľ odmietne alebo skráti potvrdené množstvo, alebo keď sa dodávka oneskorí po termíne, chýbajúce množstvo môže byť navrhnuté ako koncept objednávky u alternatívneho dodávateľa rovnakého produktu. Toto začína v simulačnom režime: návrh sa iba nahlási e-mailom. Zapnutie Živého zadávania náhradných objednávok vytvorí koncept objednávky vo vašom ERP na vašu kontrolu — nikdy sa nepotvrdí automaticky.
📊 Ako čítať správu
✅ Úspech
Potvrdenia plne spárované a v Automatizačnom režime už uplatnené vo vašej objednávke.
⚠️ Čiastočné
Niektoré riadky sa spárovali, iné sa líšili nad rámec vašej tolerancie alebo ich nebolo možné prečítať — označené na kontrolu.
❌ Neúspešné / Preskočené
Nepodarilo sa extrahovať nič použiteľné, alebo e-mail vôbec nebol potvrdením od dodávateľa — ponechané bez zmeny vo vašej INBOX.
❓ Riešenie problémov
| Čo vidíte | Čo to znamená |
|---|---|
| Potvrdenie nebolo spárované so žiadnou objednávkou | Kotvenie podľa kódu nenašlo žiadne kódy produktov, ktoré by rozpoznalo z katalógu vášho ERP — skontrolujte, že kódy v dokumente vo vašom ERP skutočne existujú. |
| Zmena množstva alebo ceny bola nahlásená, ale nebola uplatnená | Buď je vypnuté Automaticky aktualizovať množstvá / Automaticky aktualizovať ceny, alebo je zmena väčšia než váš prah Max. zmena ceny/množstva. |
| Označila sa celá objednávka namiesto len jedného riadku | Líšilo sa viac riadkov, než dovoľuje vaše nastavenie Max. odchýlok položiek. |
| Náhradná objednávka bola nahlásená, ale nikdy nevznikla | To je tým, že je vypnuté Živé zadávanie náhradných objednávok — Automatický náhradný nákup v predvolenom nastavení iba simuluje. |
| Formát dodávateľa stále zakaždým prechádza cez AI | Učenie vzorov uloží šablónu po tom, čo je formát raz zaznamenaný; ak sa to stále nedarí, formát sa medzi e-mailmi možno mení natoľko, že sa nenájde žiadny stabilný vzor. |
❓ Často kladené otázky
Aké formáty dokumentov sú podporované?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, text tela e-mailu a obrázky pomocou OCR — prakticky akýkoľvek formát, ktorý dodávateľ pošle.
S ktorými ERP systémami funguje?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks a Xero, každý s vlastnou stratégiou aktualizácie — dávkovo, úplným prepísaním alebo po jednotlivých položkách.
Ako nájde kódy mojich produktov bez šablóny?
Kotvenie podľa kódu prehľadá dokument a hľadá kódy, ktoré existujú vo vašom vlastnom katalógu ERP, potom prečíta množstvo a cenu okolo každého nájdeného kódu. Pre prvý e-mail od dodávateľa nie je potrebná žiadna šablóna.
Čo ak sa ceny alebo množstvá líšia od mojej objednávky?
Malé odchýlky v rámci vašej tolerancie môžu byť automaticky prijaté; väčšie sa označia a aktualizácia sa odloží, kým ich neskontrolujete. E-mail s potvrdením zostáva vo vašej INBOX neprečítaný, takže čakajúca kontrola je vidieť na prvý pohľad.
Učí sa formát dodávateľa?
Áno. Po jednom spracovaní formátu dodávateľa sa uložia extrakčné pravidlá. Budúce dokumenty od rovnakého dodávateľa sa spracujú rýchlejšie, bez potreby AI.
Kam sa dostanú označené alebo neúspešné e-maily?
Zostávajú vo vašej INBOX neprečítané, aby ste ich neprehliadli. Úspešne spracované potvrdenia sa ukladajú do _Supplier2ERP/PROCESSED.
Môžem testovať bez ovplyvnenia môjho ERP?
Áno. Náhľadový režim číta vaše objednávky, ale nič nezapisuje, s kompletnými reportmi ukazujúcimi, čo by sa zmenilo. Prvý mesiac zadarmo.
Funguje s Mail2ERP?
Áno. Mail2ERP spracúva prichádzajúce objednávky zákazníkov na strane predaja; Supplier2ERP spracúva prichádzajúce potvrdenia dodávateľov na strane nákupu. Obe sledujú vašu schránku.
Používa to AI? My ju používať nesmieme.
Nastavte Režim AI na Vypnuté a nezavolá sa žiadny jazykový model ani sa neodošle žiadny dokument poskytovateľovi AI. Potvrdenia, ktoré uvádzajú vaše kódy produktov s množstvami v čitateľnej tabuľke, sa čítajú normálne, porovnaním s katalógom vášho ERP. Naskenované alebo nezvyčajné formáty sa odovzdajú vám na ručnú evidenciu, namiesto toho, aby sa odhadovali. Ak to váš compliance tím potrebuje písomne, obráťte sa na nás a potvrdíme to pre vašu dokumentáciu.
🔒 Čo Supplier2ERP nikdy neurobí
- Zapisovať do vášho ERP, kým je zapnutý Demo režim alebo Náhľadový režim.
- Vytvoriť ostrú náhradnú objednávku, pokiaľ nie je zapnuté Živé zadávanie náhradných objednávok — predvolené je iba report.
- Spárovať dokument s objednávkou bez predchádzajúceho overenia kódov produktov proti vášmu vlastnému katalógu.
- Uplatniť zmenu ceny alebo množstva nad rámec vami nastavenej tolerancie bez jej označenia na kontrolu.
- Potvrdiť náhradnú objednávku vaším menom — vždy sa vytvára ako koncept.
- Skryť pred vami označené alebo nečitateľné potvrdenie — zostáva vo vašej INBOX neprečítané.