Supplier2ERP
Guida utente – Aggiornare gli ordini di acquisto senza riscrivere le conferme
🎯 Il sistema di estrazione a 3 livelli
Supplier2ERP prova prima il metodo più economico e affidabile e ricorre all’IA solo quando ne ha davvero bisogno. Ogni documento passa attraverso gli stessi tre livelli, in ordine.
| Livello | Che cosa fa | Quando viene eseguito |
|---|---|---|
| 1 | Ancoraggio dei codici — trova i Suoi codici prodotto nel documento confrontandoli con il Suo catalogo articoli dell’ERP. | Sempre tentato per primo. Non servono modelli — funziona dal primo giorno, con il layout di qualsiasi fornitore. |
| 2 | Apprendimento dei modelli — le regole di estrazione vengono salvate automaticamente dopo che il formato di un fornitore è stato elaborato una volta. | Usato automaticamente una volta che il layout di un fornitore è già stato visto in precedenza — più veloce e senza IA. |
| 3 | Verifica tramite IA — legge l’e-mail e gli allegati per estrarre o confermare i dati. | Solo quando l’ancoraggio dei codici e i modelli appresi non bastano. |
🔄 Come funziona Supplier2ERP – Flusso visivo
del fornitore
trovati
e date
il Suo ordine di acquisto
il report
I codici vengono sempre individuati in relazione al Suo catalogo articoli, cosicché quantità e prezzi vengono letti nelle righe intorno a ciascun codice anziché in una posizione di colonna fissa — è questo che permette a Supplier2ERP di funzionare già alla primissima e-mail di un fornitore, prima che esista per lui un modello.
⚖️ Convalida delle differenze – La Sua rete di sicurezza
Ogni quantità, prezzo e data estratti vengono confrontati con il Suo ordine di acquisto prima di scrivere qualsiasi cosa. Una differenza piccola e prevedibile — del tipo che capita ogni giorno — può essere accettata automaticamente. Qualsiasi cosa di più ampio Le viene segnalata e l’ordine di acquisto resta invariato finché non lo esamina.
I valori estratti vengono anche sottoposti a un controllo di coerenza a sé stante: una quantità negativa o un prezzo assurdo non raggiungono mai il Suo ERP, con o senza conferma.
🚀 Per iniziare
Supplier2ERP è attualmente in fase di introduzione per i nuovi account; questa guida descrive il comportamento con cui viene fornito.
- Colleghi la Sua casella di posta dal pannello di controllo. Supplier2ERP la monitora per individuare le conferme dei fornitori in arrivo.
- Attivi Supplier2ERP. Inizia in Modalità demo — solo documenti fornitore di esempio, senza bisogno di connessione all’ERP.
- Imposti le Sue soglie di tolleranza — quanto grande può essere una differenza di prezzo o quantità perché venga accettata automaticamente prima di essere segnalata.
- Colleghi il Suo ERP in Modalità anteprima: le conferme reali vengono abbinate a ordini di acquisto reali, ma non viene scritto nulla.
- Esamini alcuni report. Ciò che vede è esattamente ciò che cambierebbe una volta passati all’operatività.
- Passi alla Modalità automazione. Da quel momento, le quantità, i prezzi e le date confermati aggiornano automaticamente i Suoi ordini di acquisto.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Funzionalità principali
| Impostazione | Piano | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Abbinamento con l’ERP | Personal | Abbina i dati del fornitore estratti agli ordini di acquisto esistenti utilizzando numeri d’ordine, codici prodotto e informazioni sul fornitore. |
| Report via e-mail | Personal | Invia un report dettagliato per ogni e-mail fornitore elaborata — risultati dell’estrazione, articoli abbinati, eventuali errori. |
| Aggiornamenti nell’ERP | Family | Scrive nel Suo ERP le quantità e i prezzi confermati. Disattivato equivale alla Modalità anteprima — sola lettura. |
| Estrazione tramite modelli | Family | Utilizza modelli appresi dalle e-mail precedenti dello stesso fornitore per un’estrazione più rapida e accurata. |
| Report consegne in ritardo | Family | Aggiunge una ricerca sull’intero ERP alla scansione giornaliera dei ritardi — gli ordini di acquisto aperti vengono monitorati anche quando il fornitore non ha mai inviato una conferma. |
| Pre-elaborazione | Business | Legge da una cartella di coda nascosta gestita da AutoSPAM invece che dalla Sua INBOX. Richiede AutoSPAM con la pre-elaborazione attivata. |
| Estrazione di riserva con IA | Business | Quando l’ancoraggio dei codici e i modelli appresi non trovano prodotti, l’IA legge l’e-mail e gli allegati come ultima risorsa (fatturata per utilizzo). |
| Aggiorna automaticamente le quantità | Business | Consente di scrivere automaticamente le differenze di quantità confermate. Disattivato significa che le differenze vengono segnalate ma mai applicate. |
| Aggiorna automaticamente i prezzi | Enterprise | Consente di scrivere automaticamente le differenze di prezzo confermate. Disattivato significa che le differenze vengono segnalate ma mai applicate. |
| Riacquisto automatico | Enterprise | Le quantità rifiutate, ridotte o scadute vengono proposte come ordine bozza da un fornitore alternativo dello stesso prodotto. |
| Riacquisto: ordini reali | Enterprise | Crea effettivamente gli ordini bozza di riacquisto nel Suo ERP invece di limitarsi a segnalarli. Non ha effetto se il Riacquisto automatico non è anch’esso attivato. |
Parametri di tolleranza e reportistica
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Differenze massime per articolo | 5 elementi | Quante righe d’ordine possono differire dalla conferma prima che l’intero ordine venga segnalato per la revisione manuale invece di essere aggiornato automaticamente. |
| Variazione massima di prezzo/quantità | 15% | La variazione massima accettabile, in percentuale, per il prezzo o la quantità di una singola riga. Qualsiasi cosa di più ampio viene segnalata per la revisione. |
| Orizzonte di rischio consegna | 7 giorni | Una data di consegna confermata entro questo numero di giorni viene considerata a rischio e compare nel report dei ritardi prima di essere effettivamente in ritardo. |
| Retrospettiva report ritardi | 90 giorni | Gli ordini di acquisto più vecchi di questo periodo non vengono monitorati dal report delle consegne in ritardo. |
| Invia i report dei ritardi a | solo casella di posta di sistema | Destinatari aggiuntivi per i report di consegne in ritardo e riacquisto, oltre alla casella di posta di sistema. Separati da virgole. |
🛡️ Modalità di accesso
Tre modalità Le permettono di testare al Suo ritmo, ciascuna concedendo a Supplier2ERP un po’ più di accesso della precedente.
| Modalità | Accessi | Cosa succede |
|---|---|---|
| Modalità demo | Nessuna | Solo documenti fornitore di esempio, su BOTS4.me/demo. Non serve alcuna connessione all’ERP. |
| Modalità anteprima | Casella di posta + lettura ERP | Le conferme reali vengono abbinate a ordini di acquisto reali. Non viene scritto nulla — i report mostrano esattamente ciò che cambierebbe. |
| Modalità automazione | Casella di posta + lettura e scrittura ERP | Automazione completa: le conferme vengono elaborate e gli ordini di acquisto aggiornati automaticamente. |
⌛ Consegne in ritardo e riacquisto automatico
Due funzionalità guardano oltre la conferma appena ricevuta, verso gli ordini di acquisto ancora in attesa di una.
Report consegne in ritardo
Un’unica e-mail giornaliera elenca tutte le righe d’ordine di acquisto scadute, o prossime a mancare la data di consegna confermata entro il Suo orizzonte di rischio — compresi gli ordini il cui fornitore non ha mai inviato alcuna conferma. I ritardi nelle consegne emergono prima di raggiungere la Sua linea di produzione.
Riacquisto automatico
Quando un fornitore rifiuta o riduce una quantità confermata, o una consegna va in ritardo, la quantità mancante può essere proposta come ordine di acquisto bozza da un fornitore alternativo dello stesso prodotto. Questo inizia in modalità simulazione: la proposta viene solo segnalata via e-mail. Attivare Ordine live di riacquisto crea l’ordine bozza nel Suo ERP per la Sua revisione — non viene mai confermato automaticamente.
📊 Come leggere il report
✅ Riuscite
Conferme completamente abbinate e, in Modalità automazione, già applicate al Suo ordine di acquisto.
⚠️ Parziali
Alcune righe sono state abbinate, altre hanno superato la Sua tolleranza o non hanno potuto essere lette — segnalate per la Sua revisione.
❌ Non riuscito / Ignorato
Non è stato estratto nulla di utilizzabile, oppure l’e-mail non era affatto una conferma del fornitore — lasciata invariata nella Sua INBOX.
❓ Risoluzione dei problemi
| Che cosa vede | Che cosa significa |
|---|---|
| Una conferma non è stata abbinata a nessun ordine di acquisto | L’ancoraggio dei codici non ha trovato alcun codice prodotto riconosciuto dal Suo catalogo dell’ERP — verifichi che i codici presenti nel documento esistano davvero nel Suo ERP. |
| È stata segnalata una variazione di quantità o prezzo ma non è stata applicata | O Aggiornamento automatico quantità / Aggiornamento automatico prezzi è disattivato, oppure la variazione supera la Sua soglia di Variazione massima prezzo/quantità. |
| È stato segnalato l’intero ordine invece di una sola riga | Sono differite più righe di quante ne consenta la Sua impostazione Differenze massime per articolo. |
| È stato segnalato un ordine di riacquisto ma non è mai stato creato | Questo perché Ordine live di riacquisto è disattivato — il Riacquisto automatico si limita per impostazione predefinita alla sola simulazione. |
| Il formato di un fornitore continua a passare ogni volta attraverso l’IA | L’apprendimento dei modelli salva un modello dopo aver visto un formato una volta; se continua a fallire, il layout potrebbe variare abbastanza tra un’e-mail e l’altra da impedire di trovare un modello stabile. |
❓ Domande frequenti
Quali formati di documento sono supportati?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, testo del corpo dell’e-mail e immagini tramite OCR — praticamente qualsiasi formato inviato da un fornitore.
Con quali ERP funziona?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks e Xero, ciascuno con la propria strategia di aggiornamento — a lotti, riscrittura completa o articolo singolo.
Come trova i miei codici prodotto senza un modello?
L’ancoraggio dei codici cerca nel documento codici presenti nel Suo catalogo dell’ERP, poi legge la quantità e il prezzo intorno a ciascuno di quelli trovati. Non serve alcun modello per la prima e-mail di un fornitore.
Cosa succede se i prezzi o le quantità differiscono dal mio ordine?
Le piccole differenze entro la Sua tolleranza possono essere accettate automaticamente; quelle più grandi vengono segnalate e l’aggiornamento viene rimandato finché non lo esamina. L’e-mail di conferma resta non letta nella Sua INBOX in modo che la revisione in sospeso sia visibile a colpo d’occhio.
Impara il formato di un fornitore?
Sì. Dopo aver elaborato una volta il layout di un fornitore, le regole di estrazione vengono salvate. I documenti futuri dello stesso fornitore vengono elaborati più rapidamente, senza bisogno di IA.
Dove finiscono le e-mail segnalate o non riuscite?
Restano non lette nella Sua INBOX in modo che non Le sfuggano. Le conferme elaborate con successo vengono archiviate in _Supplier2ERP/PROCESSED.
Posso fare delle prove senza toccare il mio ERP?
Sì. La Modalità anteprima legge i Suoi ordini di acquisto ma non scrive nulla, con report completi che mostrano cosa cambierebbe. Primo mese gratuito.
Funziona con Mail2ERP?
Sì. Mail2ERP gestisce gli ordini clienti in arrivo sul lato vendite; Supplier2ERP gestisce le conferme fornitore in arrivo sul lato acquisti. Entrambi monitorano la Sua casella di posta.
Questo usa l’IA? A noi non è consentito.
Imposti la Modalità IA su Disattivata e nessun modello linguistico viene chiamato, nessun documento viene inviato a un fornitore di IA. Le conferme che elencano i Suoi codici prodotto con le quantità in una tabella leggibile vengono lette normalmente, confrontandole con il Suo catalogo dell’ERP. I layout scansionati o insoliti Le vengono passati per l’inserimento manuale invece di essere indovinati. Se il Suo team di conformità ne ha bisogno per iscritto, ci chieda e glielo confermeremo per la Sua pratica.
🔒 Ciò che Supplier2ERP non farà mai
- Scrivere nel Suo ERP mentre è in Modalità demo o Modalità anteprima.
- Creare un ordine live di riacquisto a meno che l’Ordine live di riacquisto non sia attivato — l’impostazione predefinita è la sola segnalazione.
- Abbinare un documento a un ordine di acquisto senza prima verificare i codici prodotto rispetto al Suo catalogo.
- Applicare una variazione di prezzo o quantità oltre la tolleranza che Lei ha impostato senza segnalarla per la revisione.
- Confermare un ordine di riacquisto per Suo conto — viene sempre creato come bozza.
- NasconderLe una conferma segnalata o illeggibile — resta non letta nella Sua INBOX.