Sicurezza

In BOTS4.me la sicurezza non è solo una funzione—è il fondamento di tutto ciò che facciamo. La nostra attività dipende dalla protezione dei suoi dati: per questo abbiamo costruito la nostra piattaforma con misure di sicurezza complete che soddisfano e superano gli standard di settore per i servizi di automazione aziendale.

Cifratura all’inserimento, decifratura solo in memoria

Autenticazione a due fattori

Progettazione orientata alla privacy

Conservazione limitata dei dati

Nessuna scrittura su disco

Zero incidenti di sicurezza Oltre 2 anni di attività

🔐 La Connessione rapida sicura (OAuth) spiegata

La maggior parte dei servizi moderni (Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box) supporta “OAuth” – uno standard di sicurezza in cui lei accede direttamente sul LORO sito web, senza mai darci la sua password. Loro confermano la sua identità e ci consegnano una speciale chiave di autorizzazione che fa solo ciò che lei ha approvato.

Per i servizi che non supportano ancora OAuth, le sue credenziali vengono cifrate con RSA-2048 nel momento in cui le inserisce. In entrambi i casi lei ha il controllo completo dalla sua dashboard /bots.

Funziona con 27 servizi: Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box e altri ancora

Crittografia a più livelli

Implementiamo protocolli di crittografia conformi agli standard di settore, tra cui servizi di crittografia cloud di livello aziendale e coppie di chiavi RSA, per proteggere i suoi dati sia in transito sia a riposo.

Infrastruttura isolata

I suoi processi di automazione girano su server dedicati e protetti, con rigorosi controlli di accesso e un monitoraggio della sicurezza completo per impedire accessi non autorizzati.

Privacy by design

Le informazioni sensibili vengono cifrate nel momento dell’invio e restano cifrate in tutti i nostri sistemi. Solo i processi autorizzati possono accedere ai suoi dati quando è necessario.

Pratiche trasparenti

Manteniamo politiche chiare di trattamento dei dati e forniamo una documentazione completa sulle nostre pratiche di sicurezza, così lei sa esattamente come sono protette le sue informazioni.

Connessione rapida sicura (OAuth 2.0) – l’opzione più sicura

Per i principali provider come Gmail, Outlook, Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box supportiamo la Connessione rapida sicura (OAuth 2.0) conforme agli standard di settore – lo stesso metodo sicuro usato da milioni di applicazioni in tutto il mondo.

Che cos’è OAuth e perché è migliore

Nessuna memorizzazione della password: lei non inserisce mai sul nostro sito web la password della sua e-mail o del suo spazio di archiviazione cloud. Accede invece direttamente sulla pagina di accesso sicura di Google, di Microsoft o di Dropbox.

Autorizzazioni limitate ed elencate: OAuth ci concede solo gli ambiti specifici che lei approva nella schermata di consenso del provider. Per Microsoft 365 / Outlook si tratta di ambiti come IMAP.AccessAsUser.All, Mail.ReadWrite, MailboxSettings.ReadWrite e (per Mail2CLOUD) il ristretto ambito Files.ReadWrite.AppFolder, che può vedere solo una singola cartella creata da noi. Per Gmail, gli ambiti della Gmail API gmail.modify (lettura, etichette, spostamento nel Cestino, inserimento e invio — mai una cancellazione definitiva), gmail.settings.basic e (per Mail2CLOUD su Google Drive) drive.file, che può vedere solo i file creati dalla nostra app. La giustificazione completa di ogni singolo ambito si trova nella nostra Informativa sulla privacy.

Revoca in qualsiasi momento: può revocare all’istante l’accesso di BOTS4.me dalle impostazioni del suo account Google o Microsoft, senza cambiare password né contattare l’assistenza.

Standard di settore: OAuth 2.0 è usato da migliaia di applicazioni affidabili ed è il metodo di autenticazione consigliato da Google, Microsoft e da altri importanti provider.

Come funziona l’accesso con OAuth

Faccia clic su “Collega con OAuth”

Viene reindirizzato alla pagina di accesso sicura del provider

Approvi le autorizzazioni sul loro sito

Il token sicuro viene inviato a BOTS4.me

Il token viene cifrato e conservato in modo sicuro

OAuth o password: sceglie lei

Le lasciamo scegliere tra OAuth (consigliato per i provider supportati) e le tradizionali password per app / chiavi API. Entrambi sono sicuri – OAuth elimina semplicemente del tutto la memorizzazione delle password. Per i servizi che non supportano OAuth, le sue credenziali sono protette con la crittografia RSA-2048.

Oppure non colleghi nulla: «Inoltri a noi»

Mail2ERP, Supplier2ERP, Pay2ERP e Mail2KNOW funzionano anche senza alcun collegamento della casella: aggiunga la BOTS4.me Mailbox all’app sulla sua dashboard BOTS (un clic, nessuna password) e inoltri le e-mail all’indirizzo dell’app, per esempio mail2erp@bots4.me. Accettiamo solo la posta inoltrata dall’indirizzo del suo account, o dagli indirizzi che indica in “Inoltri a noi” nei Controlli dell’app (Mail2KNOW: “Chi può istruire e interrogare”). Prima che qualcosa venga scritto nel suo ERP, verifichiamo che l’e-mail provenga davvero da quell’indirizzo – quando ciò non può essere verificato, lo conferma con un clic. La stessa e-mail inoltrata due volte viene elaborata una sola volta. La sua e-mail viene eliminata dalla nostra casella subito dopo l’elaborazione, al più tardi dopo 7 giorni se non è stato possibile elaborarla, e tutto ciò che non siamo riusciti ad abbinare a un account viene eliminato dopo 14 giorni.

Che cosa non facciamo mai con gli accessi concessi tramite OAuth

Non usiamo mai il contenuto delle sue e-mail, i suoi contatti, gli allegati o qualsiasi dato utente Google/Microsoft per creare, addestrare o migliorare modelli di IA/ML generalizzati o di terze parti. I modelli sono calibrati esclusivamente sui dati del suo account.
Non vendiamo mai i suoi dati, non li condividiamo con reti pubblicitarie e non li usiamo per proporre annunci mirati.
Non leggiamo mai la posta né apriamo gli allegati per una revisione umana, salvo quando sia strettamente necessario per fornire una funzione che lei ha attivato o quando lei richieda esplicitamente all’assistenza di analizzare un messaggio specifico.
Non eliminiamo mai definitivamente messaggi, file o cartelle che non abbiamo creato noi – a meno che lei non attivi una funzione di pulizia che fa esattamente questo (in AutoSPAM “Pulizia automatica” e “Pulisci la cartella Posta inviata”, in Mail2CLOUD “Pulizia delle vecchie e-mail con AutoSPAM”).
Non trasferiamo mai i token OAuth a soggetti esterni alla nostra infrastruttura, tranne che al provider che li ha emessi (Microsoft o Google) quando li scambiamo o li rinnoviamo.
Rispettiamo la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use.

Come proteggiamo i dati della sua azienda

Quando lei affida a BOTS4.me l’accesso ai suoi sistemi ERP e di posta elettronica, prendiamo quella responsabilità sul serio. La nostra architettura di sicurezza è progettata specificamente per le sfide peculiari dell’automazione dei processi aziendali:

Trasmissione sicura dei dati

Ogni connessione tra i suoi sistemi e la nostra piattaforma è protetta:

La crittografia TLS moderna garantisce che tutti i dati in transito siano protetti da intercettazioni

Archiviazione separata delle chiavi – la chiave privata esiste solo sui nostri server di elaborazione, in un file cifrato, mai sul server web

Autenticazione API tramite protocolli conformi agli standard di settore e token sicuri

Protezione dei dati in chiaro senza scrittura su disco

La nostra pratica di sicurezza più rigorosa – anche durante l’elaborazione non salviamo MAI nulla su disco in forma decifrata:

Elaborazione solo in memoria – tutte le operazioni avvengono esclusivamente nella RAM, i dati in chiaro esistono solo durante l’elaborazione attiva (da pochi secondi a pochi minuti)

Nessun file temporaneo non cifrato – cache e registri sono conservati in forma cifrata e nulla di decifrato rimane se un server perde l’alimentazione

Conservazione limitata – i registri vengono eliminati automaticamente dopo 90 giorni; gli altri dati di lavoro seguono il nostro calendario di conservazione e vengono poi eliminati automaticamente

Cifrati a riposo – i suoi dati sono SEMPRE archiviati cifrati e mai scritti su disco in chiaro

Rimozione immediata su richiesta del cliente, previa verifica, backup inclusi

Architettura di crittografia RSA-2048

Come proteggiamo le sue credenziali con la crittografia a chiave pubblica:

Crittografia immediata – quando salva le credenziali in /bots, vengono subito cifrate con la nostra chiave pubblica; solo i server di elaborazione possiedono la chiave privata

Conservazione separata delle chiavi – le chiavi di cifratura sono conservate separatamente dai dati cifrati, in posizioni sicure diverse

Flusso di elaborazione – i dati vengono decifrati solo in memoria, elaborati, poi i risultati vengono cifrati di nuovo

Decifratura solo in memoria – le sue credenziali vengono cifrate nel momento in cui le inserisce e decifrate solo in memoria, solo sui nostri server di elaborazione isolati, per i secondi in cui un bot ne ha bisogno

Controllo degli accessi e autenticazione

Più livelli di sicurezza proteggono l’accesso ai suoi sistemi:

Connessione rapida sicura (OAuth 2.0) ovunque il servizio la supporti – Gmail, Outlook, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box e altri ancora. La sua password non passa MAI dai nostri server. Per i sistemi legacy: credenziali cifrate con RSA-2048.

Autenticazione a due fattori per ogni account utente e obbligatoria per tutti i nostri accessi amministrativi

Sistema di protezione sviluppato su misura contro i vettori di attacco più comuni

Registrazione completa delle attività per il monitoraggio della sicurezza e gli audit

Confronto tra standard di sicurezza

Veda come le nostre misure di sicurezza si confrontano con i tipici servizi di automazione:

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Funzione di sicurezza	Servizi di base	Standard di settore	BOTS4.me
Crittografia dei dati	SSL di base	TLS + crittografia dell’archiviazione	Cifratura all’inserimento, decifratura solo in memoria
Autenticazione	Solo password	2FA facoltativa	2FA per ogni utente
Conservazione dei dati	Indefinita	90-180 giorni	Eliminazione automatica
Metodo di elaborazione	Archiviazione standard	Archiviazione cifrata	Elaborazione senza scrittura su disco
Monitoraggio degli accessi	Registri di base	Tracciamento delle attività	Audit completo
Infrastruttura	Server condivisi	Isolamento virtuale	Server dedicati (Premium) / processi isolati (Standard)
Ripristino di emergenza	Nessuno	Backup giornalieri	Backup esterni cifrati + subentro automatico

Privacy dei dati e conformità

Abbiamo progettato la nostra piattaforma con la privacy al centro, garantendo che i dati della sua azienda siano trattati con la massima cura e nel rispetto delle migliori pratiche di protezione dei dati:

Raccolta minima dei dati: trattiamo solo i dati necessari per le sue specifiche esigenze di automazione – nulla di più.
Trattamento trasparente dei dati: documentazione chiara su quali dati consultiamo, come vengono trattati e quando vengono eliminati.
Controllo dell’utente: lei mantiene il pieno controllo sui suoi dati, con la possibilità di richiederne l’eliminazione immediata in qualsiasi momento.
Invii di moduli cifrati: le informazioni sensibili inserite durante l’attivazione vengono cifrate immediatamente al momento dell’invio.
Gestione separata delle chiavi: le chiavi di cifratura sono conservate separatamente dai dati cifrati per una sicurezza maggiore.
Nessuna archiviazione superflua: non conserviamo alcun dato che non ci serva attivamente per i suoi processi di automazione.

Funzionamento senza IA

Ad alcune organizzazioni non è consentito trattare dati aziendali con l’IA — banche e assicurazioni per policy interna, enti pubblici per regole di appalto e fornitori vincolati da un contratto con il cliente. Gran parte della nostra automazione è stata costruita su regole molto prima di ricevere l’IA, e funziona ancora così.

Cinque bot non contengono alcuna IA: AutoERP, AutoCASH, AutoSTOCK, AutoPURCHASE e Mail2CLOUD. Non c’è alcun interruttore, perché non c’è nulla da disattivare.
Quattro bot hanno un interruttore Modalità IA: AutoSPAM, Mail2ERP, Pay2ERP e Supplier2ERP. Impostati su Disattivata, nessun modello linguistico viene invocato e nessun contenuto viene inviato a un fornitore di IA. Questi bot continuano a usare la corrispondenza statistica, che gira sui nostri server e non invia mai i suoi dati a terzi.
Tre bot non possono funzionare senza IA: ClientFACTORY, Mail2KNOW e AutoGEO generano testo scritto. Lo diciamo qui invece di lasciarglielo scoprire dopo l’acquisto.
Disattivata vuol dire disattivata: impostare la Modalità IA su Disattivata ha effetto dalla successiva esecuzione e prevale su ogni altra impostazione, inclusa la Modalità demo.
Prova per la sua documentazione: su richiesta le invieremo un report generato dalla sua installazione, con la modalità IA effettivamente applicata a ogni bot del suo account.

Modalità demo — il suo interruttore di sicurezza

La Modalità demo è un controllo di sicurezza integrato che le permette di verificare esattamente che cosa farebbe il bot prima di attivare l’automazione completa. È attiva per impostazione predefinita su tutti i nuovi account, garantendo un punto di partenza sicuro.

Sicura per impostazione predefinita — la Modalità demo è ATTIVA per ogni nuovo account. Nessun dato viene scritto nel suo ERP o nei suoi sistemi cloud finché lei non sceglie esplicitamente di consentirlo.

Prova prima dell’automazione — ogni app deve completare almeno un’esecuzione demo e inviarle via e-mail un report di esattamente ciò che AVREBBE fatto, prima che la Modalità demo possa essere disattivata. La prima esecuzione è sempre una demo — nulla viene mai scritto senza il suo consenso informato. Maggiori informazioni sulla Modalità demo →

Sicurezza con un clic — può riattivare la Modalità demo in qualsiasi momento dalla scheda Controlli della sua dashboard /bots, con effetto immediato. La disattivazione della Modalità demo si sblocca solo dopo il report della sua prima esecuzione demo — così le scritture reali non possono mai essere abilitate per errore.

Anteprima non distruttiva — con la Modalità demo ATTIVA il sistema continua a monitorare, analizzare e generare report, ma non scrive alcuna modifica. Può vedere esattamente che cosa succederebbe, senza rischi.

Sempre disponibile — anche con l’accesso completo configurato, la Modalità demo le offre un interruttore di sicurezza per evitare modifiche indesiderate in qualsiasi momento. Perfetta per test, audit o per l’inserimento di nuovi membri del team.

Sicurezza dell’infrastruttura

La nostra infrastruttura tecnica è costruita con la sicurezza come requisito fondamentale:

Infrastruttura cloud di livello aziendale con configurazioni di sicurezza di livello istituzionale

Aggiornamenti di sicurezza regolari e gestione proattiva delle vulnerabilità

Ambienti di elaborazione isolati per le attività di automazione di ciascun cliente

Monitoraggio automatizzato della sicurezza per rilevare e prevenire attività sospette

Pratiche di sviluppo sicure con revisione del codice e test di sicurezza

Procedure di backup regolari con archiviazione cifrata e ripristino sicuro

Architettura dei server e isolamento

Abbiamo implementato un’assegnazione intelligente dei server per ottimizzare sia la sicurezza sia le prestazioni:

Clienti Enterprise/Premium – server dedicati e isolati con risorse riservate esclusivamente alle sue esigenze, nessuna condivisione con altri clienti, isolamento completo

Clienti Standard – server in “pool” con allocazione armonizzata delle risorse, isolamento tra i clienti (ogni cliente viene eseguito come processo isolato), stessi standard di crittografia e sicurezza

Tutti i piani includono – cifratura al momento dell’inserimento, archiviazione solo cifrata, decifratura solo in memoria (i dati non vengono mai scritti su disco in chiaro), pulizia automatica dei dati secondo un calendario di conservazione prestabilito, monitoraggio con avvisi automatici

Continuità operativa — Contingency

Se un server si guasta, la sua automazione non ci aspetta:

Backup esterni cifrati – i suoi dati vengono cifrati con AES-256 prima di lasciare il nostro server. L’archivio dei backup vede sempre e solo dati cifrati e la chiave non lascia mai i nostri server. Ogni backup viene riletto byte per byte dopo il caricamento.

Ripristino testato ogni settimana – ogni settimana un altro server scarica e decifra il backup più recente per dimostrare che può essere davvero ripristinato.

Subentro automatico – i nostri server confermano ogni minuto di gestire ancora il suo account. Se il server che esegue la sua automazione smette di rispondere, un altro server del nostro cluster prende in carico il suo account partendo dal backup più recente. Il server guasto viene bloccato, così il suo account non viene mai eseguito due volte. Quando il server originale torna operativo, il suo account vi ritorna automaticamente durante la notte.

La sua casella di posta è la coda – le e-mail che arrivano durante un’interruzione attendono nella sua posta in arrivo e vengono elaborate dopo il subentro. I dati già scritti nel suo ERP restano lì.

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Contingency	Enterprise & Business	Altri piani a pagamento
Backup cifrato	Ogni ora, token di accesso a ogni modifica	Giornaliero
Di nuovo online dopo un guasto del server	Entro circa 10 minuti	Entro circa 2 ore
Cronologia di elaborazione persa al massimo	1 ora	24 ore

Oggi i nostri server operano in un unico data center, con i backup presso un fornitore separato; stiamo aggiungendo altri server e sedi.

“Lavoriamo con BOTS4.me da oltre due anni ormai, elaborando migliaia di e-mail e transazioni. In tutto questo tempo non abbiamo avuto un solo incidente di sicurezza né un’interruzione del servizio. Il loro impegno per la protezione dei dati e per un servizio affidabile è stato costante fin dal primo giorno.”

Miroslav Petras

Amministratore delegato, IMP Kontakt

💼 Startup in crescita, standard professionali

Siamo una startup in crescita impegnata in pratiche di sicurezza di livello professionale. Mentre lavoriamo per ottenere le certificazioni formali (SOC 2, ISO 27001), abbiamo già costruito la nostra piattaforma attorno alle pratiche di sicurezza fondamentali che quei framework mettono in evidenza. La nostra elaborazione in chiaro senza scrittura su disco, l’eliminazione automatica dei dati e l’approccio Connessione rapida sicura (OAuth) dimostrano fin dal primo giorno il nostro impegno per la protezione dei suoi dati.

Costruito su basi di fiducia

Sappiamo che l’automazione richiede l’accesso a sistemi aziendali critici. Per questo abbiamo investito molto in infrastrutture e pratiche di sicurezza che proteggono i suoi dati consentendo al tempo stesso un’automazione potente. Parliamo di come le nostre misure di sicurezza si allineano ai requisiti della sua azienda.

Se ha ancora dubbi, ce lo chieda.