Supplier2ERP
Benutzerhandbuch – Bestellungen aktualisieren, ohne Auftragsbestätigungen erneut abzutippen
🎯 Das 3-Stufen-Extraktionssystem
Supplier2ERP versucht zuerst die günstigste, zuverlässigste Methode und greift erst dann auf KI zurück, wenn es wirklich nötig ist. Jedes Dokument durchläuft der Reihe nach dieselben drei Stufen.
| Stufe | Funktion | Wann es läuft |
|---|---|---|
| 1 | Codeverankerung — findet Ihre Produktcodes im Dokument durch Abgleich mit Ihrem eigenen ERP-Artikelkatalog. | Wird immer zuerst versucht. Keine Vorlagen nötig — funktioniert von Tag eins an, bei jedem Layout eines Lieferanten. |
| 2 | Mustererkennung — Extraktionsregeln werden automatisch gespeichert, nachdem das Format eines Lieferanten einmal verarbeitet wurde. | Wird automatisch verwendet, sobald das Layout eines Lieferanten bereits bekannt ist — schneller und ohne KI. |
| 3 | KI-Prüfung — liest die E-Mail und die Anhänge, um die Daten zu extrahieren oder zu bestätigen. | Nur wenn Codeverankerung und gelernte Muster nicht ausreichen. |
🔄 So funktioniert Supplier2ERP – Visueller Ablauf
trifft ein
gefunden
Termine gelesen
Bestellung verglichen
den Bericht
Codes werden immer relativ zu Ihrem eigenen Artikelkatalog gefunden, sodass Mengen und Preise aus den Zeilen rund um jeden Code gelesen werden und nicht aus einer festen Spaltenposition — genau das ermöglicht es Supplier2ERP, schon bei der allerersten E-Mail eines Lieferanten zu funktionieren, bevor überhaupt eine Vorlage für ihn existiert.
⚖️ Abweichungsprüfung – Ihr Sicherheitsnetz
Jede extrahierte Menge, jeder Preis und jedes Datum wird mit Ihrer Bestellung verglichen, bevor etwas geschrieben wird. Eine kleine, erwartbare Abweichung — wie sie täglich vorkommt — kann automatisch akzeptiert werden. Alles Größere wird für Sie markiert, und die Bestellung bleibt unverändert, bis Sie sie überprüft haben.
Extrahierte Werte werden zudem für sich genommen auf Plausibilität geprüft: Eine negative Menge oder ein absurder Preis erreicht Ihr ERP nie, ganz gleich, ob bestätigt oder nicht.
🚀 Erste Schritte
Supplier2ERP wird derzeit für neue Konten eingeführt; dieses Handbuch beschreibt das Verhalten, mit dem es ausgeliefert wird.
- Verbinden Sie Ihr Postfach im Dashboard. Supplier2ERP überwacht es auf eingehende Lieferantenbestätigungen.
- Schalten Sie Supplier2ERP ein. Es startet im Demo-Modus — nur mit Beispiel-Lieferantendokumenten, keine ERP-Verbindung nötig.
- Legen Sie Ihre Toleranzschwellen fest — wie groß eine Preis- oder Mengenabweichung sein darf, bevor sie markiert statt automatisch akzeptiert wird.
- Verbinden Sie Ihr ERP im Vorschaumodus: echte Bestätigungen werden echten Bestellungen zugeordnet, aber nichts wird geschrieben.
- Sehen Sie sich einige Berichte an. Was Sie sehen, ist genau das, was sich beim Livegang ändern würde.
- Wechseln Sie in den Automatisierungsmodus. Ab diesem Moment aktualisieren bestätigte Mengen, Preise und Termine Ihre Bestellungen automatisch.
⚙️ Referenz der Dashboard-Einstellungen
Kernfunktionen
| Einstellung | Plan | Funktion |
|---|---|---|
| ERP-Abgleich | Personal | Gleicht extrahierte Lieferantendaten anhand von Bestellnummern, Produktcodes und Lieferanteninformationen mit bestehenden Bestellungen ab. |
| E-Mail-Berichte | Personal | Sendet für jede verarbeitete Lieferanten-E-Mail einen detaillierten Bericht — Extraktionsergebnisse, zugeordnete Positionen, etwaige Fehler. |
| ERP-Aktualisierungen | Family | Schreibt bestätigte Mengen und Preise zurück in Ihr ERP. Deaktiviert bedeutet Vorschaumodus — nur lesend. |
| Vorlagenbasierte Extraktion | Family | Verwendet Vorlagen, die aus früheren E-Mails desselben Lieferanten gelernt wurden, für eine schnellere und genauere Extraktion. |
| Bericht über verspätete Lieferungen | Family | Erweitert die tägliche Verzögerungsprüfung um eine vollständige ERP-Erfassung — offene Bestellungen werden auch dann beobachtet, wenn der Lieferant nie eine Bestätigung gesendet hat. |
| Vorverarbeitung | Business | Liest statt aus Ihrem INBOX aus einem versteckten Warteschlangenordner, der von AutoSPAM verwaltet wird. Erfordert AutoSPAM mit aktivierter Vorverarbeitung. |
| AI-Fallback-Extraktion | Business | Finden Codeverankerung und gelernte Muster keine Produkte, liest KI als letzten Ausweg die E-Mail und die Anhänge (Abrechnung pro Nutzung). |
| Mengen automatisch aktualisieren | Business | Erlaubt, dass bestätigte Mengenabweichungen automatisch geschrieben werden. Deaktiviert bedeutet, Abweichungen werden gemeldet, aber nie übernommen. |
| Preise automatisch aktualisieren | Enterprise | Erlaubt, dass bestätigte Preisabweichungen automatisch geschrieben werden. Deaktiviert bedeutet, Abweichungen werden gemeldet, aber nie übernommen. |
| Automatische Ersatzbestellung | Enterprise | Abgelehnte, gekürzte oder überfällige Mengen werden als Entwurfsbestellung bei einem alternativen Lieferanten desselben Produkts vorgeschlagen. |
| Ersatzbestellung: Echtbestellung | Enterprise | Erstellt die Nachkauf-Entwurfsbestellungen tatsächlich in Ihrem ERP, statt sie nur zu melden. Wirkt nur, wenn auch Automatischer Nachkauf aktiviert ist. |
Toleranz- und Berichtseinstellungen
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Max. Artikelabweichungen | 5 Positionen | Wie viele Bestellzeilen von der Bestätigung abweichen dürfen, bevor die gesamte Bestellung statt automatisch aktualisiert zur manuellen Prüfung markiert wird. |
| Max. Preis-/Mengenänderung | 15% | Die größte akzeptable Änderung in Prozent für Preis oder Menge einer einzelnen Zeile. Alles Größere wird zur Prüfung markiert. |
| Risikohorizont für Lieferungen | 7 Tagen | Ein bestätigter Liefertermin innerhalb dieser Anzahl von Tagen gilt als gefährdet und erscheint im Verzögerungsbericht, bevor er tatsächlich überfällig ist. |
| Rückblick des Verspätungsberichts | 90 Tage | Bestellungen, die älter sind als dieser Wert, werden vom Bericht über verspätete Lieferungen nicht überwacht. |
| Verspätungsberichte senden an | nur System-Postfach | Zusätzliche Empfänger für die Berichte zu verspäteten Lieferungen und Nachkäufen, zusätzlich zum System-Postfach. Durch Komma getrennt. |
🛡️ Zugriffsmodi
Drei Modi ermöglichen es Ihnen, in Ihrem eigenen Tempo zu testen, wobei jeder Supplier2ERP etwas mehr Zugriff gewährt als der vorherige.
| Modus | Zugriff | Was passiert |
|---|---|---|
| Demo-Modus | Keine | Nur Beispiel-Lieferantendokumente, unter BOTS4.me/demo. Keine ERP-Verbindung nötig. |
| Vorschau-Modus | Postfach + ERP lesend | Echte Bestätigungen werden echten Bestellungen zugeordnet. Es wird nichts geschrieben — die Berichte zeigen genau, was sich ändern würde. |
| Automatik-Modus | Postfach + ERP lesend & schreibend | Volle Automatisierung: Bestätigungen werden verarbeitet und Bestellungen automatisch aktualisiert. |
⌛ Verspätete Lieferungen & automatischer Nachkauf
Zwei Funktionen blicken über die soeben erhaltene Bestätigung hinaus, auf die Bestellungen, die noch auf eine warten.
Bericht über verspätete Lieferungen
Eine tägliche E-Mail listet jede Bestellzeile auf, die überfällig ist oder ihren bestätigten Liefertermin innerhalb Ihres Risikohorizonts zu verpassen droht — einschließlich Bestellungen, für die der Lieferant nie eine Bestätigung gesendet hat. So werden verspätete Lieferungen sichtbar, bevor sie Ihre Produktion erreichen.
Automatische Ersatzbestellung
Wenn ein Lieferant eine bestätigte Menge ablehnt oder kürzt, oder eine Lieferung überfällig wird, kann die fehlende Menge als Entwurfsbestellung bei einem alternativen Lieferanten desselben Produkts vorgeschlagen werden. Dies beginnt im Simulationsmodus: Der Vorschlag wird nur per E-Mail gemeldet. Wird Nachkauf-Live-Bestellung aktiviert, wird die Entwurfsbestellung zu Ihrer Prüfung in Ihrem ERP erstellt — sie wird nie automatisch bestätigt.
📊 Den Bericht lesen
✅ Erfolg
Bestätigungen, die vollständig zugeordnet und im Automatisierungsmodus bereits auf Ihre Bestellung angewendet wurden.
⚠️ Teilweise
Einige Zeilen wurden zugeordnet, andere wichen über Ihre Toleranz hinaus ab oder konnten nicht gelesen werden — zur Prüfung markiert.
❌ Fehlgeschlagen / Übersprungen
Es wurde nichts Verwertbares extrahiert, oder die E-Mail war gar keine Lieferantenbestätigung — unverändert in Ihrem INBOX belassen.
❓ Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Was es bedeutet |
|---|---|
| Eine Bestätigung wurde keiner Bestellung zugeordnet | Die Codeverankerung hat keine Produktcodes erkannt, die aus Ihrem ERP-Katalog stammen — prüfen Sie, ob die Codes im Dokument tatsächlich in Ihrem ERP existieren. |
| Eine Mengen- oder Preisänderung wurde gemeldet, aber nicht übernommen | Entweder ist Mengen automatisch aktualisieren / Preise automatisch aktualisieren deaktiviert, oder die Änderung ist größer als Ihr Schwellenwert für Maximale Preis-/Mengenänderung. |
| Die gesamte Bestellung wurde markiert statt nur eine Zeile | Es wichen mehr Zeilen ab, als Ihre Einstellung Maximale Positionsabweichungen zulässt. |
| Eine Nachkaufbestellung wurde gemeldet, aber nie erstellt | Das liegt daran, dass Nachkauf-Live-Bestellung deaktiviert ist — Automatischer Nachkauf läuft standardmäßig nur simuliert. |
| Das Format eines Lieferanten durchläuft weiterhin jedes Mal die KI | Die Mustererkennung speichert eine Vorlage, nachdem ein Format einmal gesehen wurde; schlägt dies weiterhin fehl, variiert das Layout zwischen den E-Mails möglicherweise so stark, dass kein stabiles Muster gefunden wird. |
❓ Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumentformate werden unterstützt?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, E-Mail-Text und Bilder per OCR — praktisch jedes Format, das ein Lieferant sendet.
Mit welchen ERP-Systemen funktioniert es?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks und Xero, jedes mit eigener Aktualisierungsstrategie — Stapelverarbeitung, vollständiges Neuschreiben oder einzelne Position.
Wie findet es meine Produktcodes ohne Vorlage?
Die Codeverankerung sucht im Dokument nach Codes, die in Ihrem eigenen ERP-Katalog vorhanden sind, und liest dann Menge und Preis rund um jeden gefundenen Code. Für die erste E-Mail eines Lieferanten ist keine Vorlage nötig.
Was, wenn Preise oder Mengen von meiner Bestellung abweichen?
Kleine Abweichungen innerhalb Ihrer Toleranz können automatisch akzeptiert werden; größere werden markiert, und die Aktualisierung wird übersprungen, bis Sie sie überprüfen. Die Bestätigungs-E-Mail bleibt in Ihrem INBOX ungelesen, sodass die ausstehende Prüfung auf einen Blick sichtbar ist.
Lernt es das Format eines Lieferanten?
Ja. Nachdem das Layout eines Lieferanten einmal verarbeitet wurde, werden Extraktionsregeln gespeichert. Künftige Dokumente desselben Lieferanten werden schneller verarbeitet, ohne dass KI benötigt wird.
Wohin gelangen markierte oder fehlgeschlagene E-Mails?
Sie bleiben in Ihrem INBOX ungelesen, damit Sie sie nicht übersehen. Erfolgreich verarbeitete Bestätigungen werden in _Supplier2ERP/PROCESSED abgelegt.
Kann ich testen, ohne mein ERP zu beeinflussen?
Ja. Der Vorschaumodus liest Ihre Bestellungen, schreibt aber nichts, mit vollständigen Berichten, die zeigen, was sich ändern würde. Der erste Monat ist kostenlos.
Funktioniert es mit Mail2ERP?
Ja. Mail2ERP verarbeitet eingehende Kundenbestellungen auf der Vertriebsseite; Supplier2ERP verarbeitet eingehende Lieferantenbestätigungen auf der Einkaufsseite. Beide überwachen Ihr Postfach.
Nutzt das KI? Wir dürfen keine einsetzen.
Stellen Sie den KI-Modus auf Aus, und es wird kein Sprachmodell aufgerufen und kein Dokument an einen KI-Anbieter gesendet. Bestätigungen, die Ihre Produktcodes mit Mengen in einer lesbaren Tabelle auflisten, werden normal gelesen, durch Abgleich mit Ihrem ERP-Katalog. Gescannte oder ungewöhnliche Layouts werden Ihnen zur manuellen Eingabe übergeben, statt geraten zu werden. Falls Ihr Compliance-Team dies schriftlich benötigt, fragen Sie uns, und wir bestätigen es für Ihre Unterlagen.
🔒 Was Supplier2ERP niemals tut
- In Ihr ERP schreiben, während der Demo-Modus oder der Vorschaumodus aktiv ist.
- Eine Live-Nachkaufbestellung erstellen, sofern Nachkauf-Live-Bestellung nicht eingeschaltet ist — standardmäßig erfolgt nur eine Meldung.
- Ein Dokument einer Bestellung zuordnen, ohne die Produktcodes zuvor mit Ihrem eigenen Katalog abzugleichen.
- Eine Preis- oder Mengenänderung außerhalb der von Ihnen festgelegten Toleranz übernehmen, ohne sie zur Prüfung zu markieren.
- Eine Nachkaufbestellung in Ihrem Namen bestätigen — sie wird immer als Entwurf erstellt.
- Eine markierte oder unlesbare Bestätigung vor Ihnen verbergen — sie bleibt in Ihrem INBOX ungelesen.