Supplier2ERP
Guía del usuario: cómo actualizar los pedidos de compra sin volver a escribir las confirmaciones
🎯 El sistema de extracción de 3 niveles
Supplier2ERP prueba primero el método más económico y fiable, y solo recurre a la IA cuando realmente la necesita. Todos los documentos pasan por los mismos tres niveles, en orden.
| Nivel | Qué hace | Cuándo se ejecuta |
|---|---|---|
| 1 | Anclaje de códigos — encuentra sus códigos de producto en el documento comparándolos con su propio catálogo de artículos del ERP. | Se intenta siempre primero. No necesita plantillas — funciona desde el primer día, con el formato de cualquier proveedor. |
| 2 | Aprendizaje de patrones — las reglas de extracción se guardan automáticamente después de procesar una vez el formato de un proveedor. | Se usa automáticamente una vez que se ha visto antes el formato de un proveedor — más rápido y sin IA. |
| 3 | Verificación por IA — lee el correo y los adjuntos para extraer o confirmar los datos. | Solo cuando el anclaje de códigos y los patrones aprendidos no bastan. |
🔄 Cómo funciona Supplier2ERP: flujo visual
del proveedor
los códigos de producto
precios y fechas
su pedido de compra
el informe
Los códigos siempre se localizan en relación con su propio catálogo de artículos, de modo que las cantidades y los precios se leen en las líneas alrededor de cada código, en lugar de en una posición de columna fija — esto es lo que permite a Supplier2ERP funcionar ya en el primer correo de un proveedor, antes de que exista ninguna plantilla para él.
⚖️ Validación de diferencias: su red de seguridad
Cada cantidad, precio y fecha extraídos se comparan con su pedido de compra antes de escribir nada. Una diferencia pequeña y esperable — del tipo que ocurre a diario — puede aceptarse automáticamente. Cualquier cosa mayor se marca para usted y el pedido de compra se deja intacto hasta que lo revise.
Los valores extraídos también se someten a una comprobación de coherencia por sí mismos: una cantidad negativa o un precio absurdo nunca llegan a su ERP, haya confirmación o no.
🚀 Primeros pasos
Supplier2ERP se está implantando actualmente en nuevas cuentas; esta guía describe el comportamiento con el que se entrega.
- Conecte su buzón de correo en el panel de control. Supplier2ERP lo supervisa para detectar las confirmaciones de proveedores entrantes.
- Active Supplier2ERP. Empieza en Modo demo — solo documentos de proveedor de ejemplo, sin necesidad de conexión al ERP.
- Configure sus umbrales de tolerancia — qué magnitud de diferencia de precio o cantidad puede aceptarse automáticamente antes de ser marcada.
- Conecte su ERP en Modo de vista previa: las confirmaciones reales se cotejan con pedidos de compra reales, pero no se escribe nada.
- Revise algunos informes. Lo que ve es exactamente lo que cambiaría una vez que pase a producción.
- Cambie al Modo de automatización. A partir de ese momento, las cantidades, precios y fechas confirmados actualizan automáticamente sus pedidos de compra.
⚙️ Referencia de la Configuración del Panel
Funciones principales
| Ajuste | Plan | Qué hace |
|---|---|---|
| Cotejo con el ERP | Personal | Coteja los datos extraídos del proveedor con los pedidos de compra existentes utilizando números de pedido, códigos de producto e información del proveedor. |
| Informes por correo | Personal | Envía un informe detallado por cada correo de proveedor procesado — resultados de la extracción, artículos cotejados y posibles errores. |
| Actualizaciones en el ERP | Family | Escribe en su ERP las cantidades y precios confirmados. Desactivado equivale al Modo de vista previa — solo lectura. |
| Extracción mediante plantillas | Family | Utiliza plantillas aprendidas de correos anteriores del mismo proveedor para una extracción más rápida y precisa. |
| Informe de entregas retrasadas | Family | Añade una búsqueda en todo el ERP al barrido diario de retrasos — los pedidos de compra abiertos se vigilan incluso cuando el proveedor nunca envió una confirmación. |
| Preprocesamiento | Business | Lee desde una carpeta de cola oculta gestionada por AutoSPAM en lugar de su INBOX. Requiere AutoSPAM con el preprocesamiento activado. |
| Extracción de respaldo con IA | Business | Cuando el anclaje de códigos y los patrones aprendidos no encuentran productos, la IA lee el correo y los adjuntos como último recurso (se factura por uso). |
| Actualizar cantidades automáticamente | Business | Permite que las diferencias de cantidad confirmadas se escriban automáticamente. Desactivado significa que las diferencias se notifican pero nunca se aplican. |
| Actualizar precios automáticamente | Enterprise | Permite que las diferencias de precio confirmadas se escriban automáticamente. Desactivado significa que las diferencias se notifican pero nunca se aplican. |
| Recompra automática | Enterprise | Las cantidades rechazadas, recortadas o vencidas se proponen como un pedido borrador de un proveedor alternativo del mismo producto. |
| Recompra: pedidos reales | Enterprise | Crea realmente los pedidos borrador de recompra en su ERP en lugar de solo notificarlos. No tiene efecto a menos que la Recompra automática también esté activada. |
Parámetros de tolerancia e informes
| Ajuste | Valor por defecto | Qué hace |
|---|---|---|
| Máx. diferencias por artículo | 5 elementos | Cuántas líneas de pedido pueden diferir de la confirmación antes de que se marque todo el pedido para revisión manual en lugar de actualizarse automáticamente. |
| Máx. variación de precio o cantidad | 15% | El cambio máximo aceptable, en porcentaje, para el precio o la cantidad de una sola línea. Cualquier cosa mayor se marca para revisión. |
| Horizonte de riesgo de entrega | 7 días | Una fecha de entrega confirmada dentro de este número de días se considera en riesgo y aparece en el informe de retrasos antes de estar realmente vencida. |
| Retrospectiva del informe de retrasos | 90 días | Los pedidos de compra anteriores a este plazo no son vigilados por el informe de entregas retrasadas. |
| Enviar informes de retrasos a | solo el buzón del sistema | Destinatarios adicionales para los informes de entregas retrasadas y recompra, además del buzón del sistema. Separados por comas. |
🛡️ Modos de acceso
Tres modos le permiten probar a su propio ritmo, cada uno dando a Supplier2ERP un poco más de acceso que el anterior.
| Modo | Acceso | Qué ocurre |
|---|---|---|
| Modo demo | Ninguna | Solo documentos de proveedor de ejemplo, en BOTS4.me/demo. Sin necesidad de conexión al ERP. |
| Modo de vista previa | Buzón + lectura del ERP | Las confirmaciones reales se cotejan con pedidos de compra reales. No se escribe nada — los informes muestran exactamente lo que cambiaría. |
| Modo de automatización | Buzón + lectura y escritura del ERP | Automatización completa: las confirmaciones se procesan y los pedidos de compra se actualizan automáticamente. |
⌛ Entregas retrasadas y recompra automática
Dos funciones van más allá de la confirmación que acaba de recibir, hacia los pedidos de compra que aún esperan una.
Informe de entregas retrasadas
Un correo diario enumera todas las líneas de pedido de compra que están vencidas, o a punto de incumplir su fecha de entrega confirmada dentro de su horizonte de riesgo — incluidos los pedidos cuyo proveedor nunca envió ninguna confirmación. Las entregas tardías salen a la luz antes de llegar a su línea de producción.
Recompra automática
Cuando un proveedor rechaza o recorta una cantidad confirmada, o una entrega se retrasa, la cantidad faltante puede proponerse como un pedido de compra borrador de un proveedor alternativo del mismo producto. Esto empieza en modo de simulación: la propuesta solo se notifica por correo electrónico. Activar Pedido en vivo de recompra crea el pedido borrador en su ERP para que lo revise — nunca se confirma automáticamente.
📊 Cómo leer el informe
✅ Success
Confirmaciones cotejadas por completo y, en el Modo de automatización, ya aplicadas a su pedido de compra.
⚠️ Parcial
Algunas líneas coincidieron, otras difirieron más allá de su tolerancia o no se pudieron leer — marcadas para su revisión.
❌ Fallido / Omitido
No se extrajo nada utilizable, o el correo no era en absoluto una confirmación de proveedor — se deja intacto en su INBOX.
❓ Resolución de problemas
| Qué ve | Qué significa |
|---|---|
| Una confirmación no se cotejó con ningún pedido de compra | El anclaje de códigos no encontró ningún código de producto que reconociera de su catálogo del ERP — compruebe que los códigos del documento realmente existen en su ERP. |
| Se notificó un cambio de cantidad o precio pero no se aplicó | O bien Actualización automática de cantidades / Actualización automática de precios está desactivada, o el cambio es mayor que su umbral de Cambio máximo de precio/cantidad. |
| Se marcó todo el pedido en lugar de una sola línea | Difirieron más líneas de las que permite su ajuste de Diferencias máximas de artículos. |
| Se notificó un pedido de recompra pero nunca se creó | Eso se debe a que Pedido en vivo de recompra está desactivado — la Recompra automática se limita por defecto a la simulación. |
| El formato de un proveedor sigue pasando por la IA cada vez | El aprendizaje de patrones guarda una plantilla después de ver un formato una vez; si sigue fallando, el diseño puede variar lo suficiente entre correos como para que no se encuentre ningún patrón estable. |
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué formatos de documento son compatibles?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, texto del cuerpo del correo e imágenes mediante OCR — prácticamente cualquier formato que envíe un proveedor.
¿Con qué ERP funciona?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks y Xero, cada uno con su propia estrategia de actualización — por lotes, reescritura completa o artículo individual.
¿Cómo encuentra mis códigos de producto sin una plantilla?
El anclaje de códigos busca en el documento códigos que existan en su propio catálogo del ERP y, a continuación, lee la cantidad y el precio alrededor de cada uno de los que encuentra. No se necesita ninguna plantilla para el primer correo de un proveedor.
¿Qué ocurre si los precios o las cantidades difieren de mi pedido?
Las diferencias pequeñas dentro de su tolerancia pueden aceptarse automáticamente; las mayores se marcan y la actualización se omite hasta que la revise. El correo de confirmación permanece sin leer en su INBOX para que la revisión pendiente sea visible de un vistazo.
¿Aprende el formato de un proveedor?
Sí. Después de procesar una vez el formato de un proveedor, se guardan las reglas de extracción. Los documentos futuros del mismo proveedor se procesan más rápido, sin necesitar IA.
¿Adónde van los correos marcados o fallidos?
Permanecen sin leer en su INBOX para que no se le pasen por alto. Las confirmaciones procesadas con éxito se archivan en _Supplier2ERP/PROCESSED.
¿Puedo probarlo sin afectar a mi ERP?
Sí. El Modo de vista previa lee sus pedidos de compra pero no escribe nada, con informes completos que muestran lo que cambiaría. El primer mes es gratis.
¿Funciona con Mail2ERP?
Sí. Mail2ERP gestiona los pedidos entrantes de clientes en el lado de ventas; Supplier2ERP gestiona las confirmaciones entrantes de proveedores en el lado de compras. Ambos vigilan su buzón de correo.
¿Esto usa IA? Nosotros no tenemos permitido usarla.
Ponga el Modo IA en Desactivado y no se llamará a ningún modelo de lenguaje ni se enviará ningún documento a un proveedor de IA. Las confirmaciones que enumeran sus códigos de producto con cantidades en una tabla legible se leen normalmente, comparándolas con su catálogo del ERP. Los formatos escaneados o inusuales se le remiten para introducción manual en lugar de adivinarse. Si su equipo de cumplimiento lo necesita por escrito, pregúntenos y se lo confirmaremos para su expediente.
🔒 Lo que Supplier2ERP nunca hará
- Escribir en su ERP mientras está en Modo demo o Modo de vista previa.
- Crear un pedido de recompra en vivo a menos que el Pedido en vivo de recompra esté activado — por defecto solo se genera un informe.
- Cotejar un documento con un pedido de compra sin comprobar antes los códigos de producto con su propio catálogo.
- Aplicar un cambio de precio o cantidad más allá de la tolerancia que usted ha establecido sin marcarlo para revisión.
- Confirmar un pedido de recompra en su nombre — siempre se crea como borrador.
- Ocultarle una confirmación marcada o ilegible — permanece sin leer en su INBOX.