Supplier2ERP
Uživatelská příručka – Aktualizace objednávek bez ručního přepisování potvrzení
🎯 Třístupňový systém extrakce
Supplier2ERP nejprve zkouší nejlevnější a nejspolehlivější metodu a k AI sáhne až tehdy, když ji skutečně potřebuje. Každý dokument prochází postupně stejnými třemi stupni.
| Stupeň | Co dělá | Kdy se spouští |
|---|---|---|
| 1 | Kotvení podle kódu — najde ve vašich dokumentech kódy produktů porovnáním s katalogem položek ve vašem ERP. | Zkouší se vždy jako první. Nejsou potřeba žádné šablony — funguje od prvního dne, na formátu libovolného dodavatele. |
| 2 | Učení vzorů — extrakční pravidla se automaticky uloží poté, co je formát dodavatele jednou zpracován. | Použije se automaticky, jakmile je formát dodavatele již znám — rychleji a bez AI. |
| 3 | Ověření pomocí AI — přečte e-mail a přílohy, aby extrahovala nebo potvrdila data. | Pouze pokud kotvení podle kódu a naučené vzory nestačí. |
🔄 Jak Supplier2ERP funguje – Vizuální schéma
dorazí
nalezeny
termíny přečteny
objednávkou
zprávu
Kódy se vždy hledají vzhledem k vašemu vlastnímu katalogu položek, takže množství a ceny se čtou z řádků kolem každého kódu, a ne z pevné pozice sloupce — právě to umožňuje Supplier2ERP fungovat už u úplně prvního e-mailu od dodavatele, ještě než pro něj existuje jakákoli šablona.
⚖️ Kontrola odchylek – vaše pojistka
Každé extrahované množství, cena a datum se před zápisem porovnají s vaší objednávkou. Malá, očekávaná odchylka — taková, jaká se stává každý den — může být automaticky přijata. Cokoli většího se pro vás označí a objednávka zůstane nezměněná, dokud ji nezkontrolujete.
Extrahované hodnoty se navíc kontrolují samy o sobě na základní logičnost: záporné množství nebo absurdní cena se do vašeho ERP nikdy nedostane, ať už je potvrzena, nebo ne.
🚀 Začínáme
Supplier2ERP se v současné době zavádí u nových účtů; tato příručka popisuje chování, se kterým se dodává.
- Připojte svou schránku v dashboardu. Supplier2ERP ji bude sledovat kvůli příchozím potvrzením od dodavatelů.
- Zapněte Supplier2ERP. Spustí se v Demo režimu — pouze s ukázkovými dokumenty dodavatelů, bez potřeby připojení k ERP.
- Nastavte si prahy tolerance — jak velká odchylka v ceně nebo množství může být automaticky přijata, než se označí.
- Připojte svůj ERP v Náhledovém režimu: skutečná potvrzení se párují se skutečnými objednávkami, ale nic se nezapisuje.
- Projděte si několik reportů. To, co vidíte, je přesně to, co by se změnilo po spuštění naostro.
- Přepněte do Automatizačního režimu. Od té chvíle potvrzená množství, ceny a termíny automaticky aktualizují vaše objednávky.
⚙️ Přehled nastavení dashboardu
Základní funkce
| Nastavení | Plán | Co dělá |
|---|---|---|
| Párování s ERP | Personal | Páruje extrahovaná data od dodavatele s existujícími objednávkami pomocí čísel objednávek, kódů produktů a informací o dodavateli. |
| E-mailové reporty | Personal | Odešle podrobný report ke každému zpracovanému e-mailu od dodavatele — výsledky extrakce, spárované položky, případné chyby. |
| Aktualizace ERP | Family | Zapisuje potvrzená množství a ceny zpět do vašeho ERP. Vypnuto znamená Náhledový režim — pouze pro čtení. |
| Extrakce podle šablon | Family | Používá šablony naučené z předchozích e-mailů od stejného dodavatele pro rychlejší a přesnější extrakci. |
| Report zpožděných dodávek | Family | Přidává do denní kontroly zpoždění vyhledávání v celém ERP — otevřené objednávky se sledují, i když dodavatel potvrzení nikdy neposlal. |
| Předzpracování | Business | Čte ze skryté fronty spravované aplikací AutoSPAM místo z vaší INBOX. Vyžaduje AutoSPAM se zapnutým předzpracováním. |
| Záložní extrakce pomocí AI | Business | Když kotvení podle kódu a naučené vzory nenajdou žádné produkty, přečte e-mail a přílohy jako poslední možnost AI (účtováno za každé použití). |
| Automatická aktualizace množství | Business | Umožňuje automatický zápis potvrzených odchylek množství. Vypnuto znamená, že se odchylky nahlásí, ale nikdy se neuplatní. |
| Automatická aktualizace cen | Enterprise | Umožňuje automatický zápis potvrzených odchylek ceny. Vypnuto znamená, že se odchylky nahlásí, ale nikdy se neuplatní. |
| Automatické doobjednání | Enterprise | Odmítnutá, zkrácená nebo zpožděná množství jsou navržena jako koncept objednávky u alternativního dodavatele stejného produktu. |
| Ostré objednávání doobjednávek | Enterprise | Skutečně vytvoří koncepty náhradních objednávek ve vašem ERP, místo aby je jen nahlásil. Nemá žádný účinek, pokud není zapnutý i Automatický náhradní nákup. |
Nastavení tolerance a reportování
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Max. počet rozdílných položek | 5 položek | Kolik řádků objednávky se smí lišit od potvrzení, než se celá objednávka místo automatické aktualizace označí k ruční kontrole. |
| Max. změna ceny/množství | 15% | Největší přípustná změna v procentech pro cenu nebo množství jednoho řádku. Cokoli většího se označí ke kontrole. |
| Horizont rizika dodávky | 7 dnech | Potvrzený termín dodání v rámci tohoto počtu dní se považuje za rizikový a objeví se v reportu zpoždění dřív, než skutečně dojde ke zpoždění. |
| Historie reportu zpoždění | 90 dní | Objednávky starší než tato hodnota nejsou sledovány reportem zpožděných dodávek. |
| Posílat reporty zpoždění na | pouze systémová schránka | Další příjemci reportů o zpožděných dodávkách a náhradních nákupech navíc k systémové schránce. Oddělené čárkou. |
🛡️ Režimy přístupu
Tři režimy vám umožňují testovat vlastním tempem, přičemž každý dává Supplier2ERP o něco víc přístupu než ten předchozí.
| Režim | Přístup | Co se stane |
|---|---|---|
| Demo režim | Žádné | Pouze ukázkové dokumenty dodavatelů na BOTS4.me/demo. Bez potřeby připojení k ERP. |
| Náhledový režim | Schránka + čtení z ERP | Skutečná potvrzení se párují se skutečnými objednávkami. Nic se nezapisuje — reporty ukazují přesně to, co by se změnilo. |
| Automatický režim | Schránka + čtení a zápis do ERP | Plná automatizace: potvrzení se zpracovávají a objednávky se aktualizují automaticky. |
⌛ Zpožděné dodávky a automatický náhradní nákup
Dvě funkce se dívají za právě přijaté potvrzení, na objednávky, které na potvrzení stále čekají.
Report zpožděných dodávek
Jeden denní e-mail vypisuje každý řádek objednávky, který je po termínu nebo mu ve vašem rizikovém horizontu hrozí zmeškání potvrzeného termínu dodání — včetně objednávek, u nichž dodavatel nikdy neposlal žádné potvrzení. Zpožděné dodávky tak vyjdou najevo dřív, než dorazí na vaši výrobní linku.
Automatické doobjednání
Když dodavatel odmítne nebo zkrátí potvrzené množství, nebo když se dodávka zpozdí po termín, chybějící množství může být navrženo jako koncept objednávky u alternativního dodavatele stejného produktu. Toto začíná v simulačním režimu: návrh se pouze nahlásí e-mailem. Zapnutí Živého zadávání náhradních objednávek vytvoří koncept objednávky ve vašem ERP k vaší kontrole — nikdy se nepotvrdí automaticky.
📊 Jak číst zprávu
✅ Úspěch
Potvrzení plně spárovaná a v Automatizačním režimu už uplatněná ve vaší objednávce.
⚠️ Částečně
Některé řádky se spárovaly, jiné se lišily nad rámec vaší tolerance nebo je nešlo přečíst — označeny ke kontrole.
❌ Neúspěšné / Přeskočené
Nepodařilo se extrahovat nic použitelného, nebo e-mail vůbec nebyl potvrzením od dodavatele — ponecháno beze změny ve vaší INBOX.
❓ Řešení potíží
| Co vidíte | Co to znamená |
|---|---|
| Potvrzení nebylo spárováno s žádnou objednávkou | Kotvení podle kódu nenašlo žádné kódy produktů, které by rozpoznalo z katalogu vašeho ERP — zkontrolujte, že kódy v dokumentu ve vašem ERP skutečně existují. |
| Změna množství nebo ceny byla nahlášena, ale nebyla uplatněna | Buď je vypnuto Automaticky aktualizovat množství / Automaticky aktualizovat ceny, nebo je změna větší než váš práh Max. změna ceny/množství. |
| Označila se celá objednávka místo jen jednoho řádku | Lišilo se více řádků, než dovoluje vaše nastavení Max. odchylek položek. |
| Náhradní objednávka byla nahlášena, ale nikdy nevznikla | To je tím, že je vypnuté Živé zadávání náhradních objednávek — Automatický náhradní nákup ve výchozím nastavení pouze simuluje. |
| Formát dodavatele stále pokaždé prochází přes AI | Učení vzorů uloží šablonu poté, co je formát jednou zaznamenán; pokud se to stále nedaří, formát se mezi e-maily možná mění natolik, že se nenajde žádný stabilní vzor. |
❓ Často kladené otázky
Jaké formáty dokumentů jsou podporovány?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, text těla e-mailu a obrázky pomocí OCR — prakticky jakýkoli formát, který dodavatel pošle.
S jakými ERP systémy funguje?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks a Xero, každý s vlastní strategií aktualizace — dávkově, úplným přepsáním nebo po jednotlivých položkách.
Jak najde kódy mých produktů bez šablony?
Kotvení podle kódu prohledá dokument a hledá kódy, které existují ve vašem vlastním katalogu ERP, poté přečte množství a cenu kolem každého nalezeného kódu. Pro první e-mail od dodavatele není potřeba žádná šablona.
Co když se ceny nebo množství liší od mé objednávky?
Malé odchylky v rámci vaší tolerance mohou být automaticky přijaty; větší se označí a aktualizace se odloží, dokud je nezkontrolujete. E-mail s potvrzením zůstává ve vaší INBOX neoznačený jako přečtený, takže je čekající kontrola vidět na první pohled.
Učí se formát dodavatele?
Ano. Po jednom zpracování formátu dodavatele se uloží extrakční pravidla. Budoucí dokumenty od stejného dodavatele se zpracují rychleji, bez potřeby AI.
Kam se dostanou označené nebo neúspěšné e-maily?
Zůstávají ve vaší INBOX neoznačené jako přečtené, abyste je nepřehlédli. Úspěšně zpracovaná potvrzení se ukládají do _Supplier2ERP/PROCESSED.
Mohu testovat bez ovlivnění svého ERP?
Ano. Náhledový režim čte vaše objednávky, ale nic nezapisuje, s kompletními reporty ukazujícími, co by se změnilo. První měsíc zdarma.
Funguje s Mail2ERP?
Ano. Mail2ERP zpracovává příchozí objednávky zákazníků na straně prodeje; Supplier2ERP zpracovává příchozí potvrzení dodavatelů na straně nákupu. Obě sledují vaši schránku.
Používá to AI? My ji používat nesmíme.
Nastavte Režim AI na Vypnuto a nezavolá se žádný jazykový model ani se neodešle žádný dokument poskytovateli AI. Potvrzení, která uvádějí vaše kódy produktů s množstvím v čitelné tabulce, se čtou normálně, porovnáním s katalogem vašeho ERP. Naskenované nebo neobvyklé formáty se předají vám k ruční evidenci, místo aby se odhadovaly. Pokud to váš compliance tým potřebuje písemně, obraťte se na nás a potvrdíme to pro vaši dokumentaci.
🔒 Co Supplier2ERP nikdy neudělá
- Zapisovat do vašeho ERP, když je zapnutý Demo režim nebo Náhledový režim.
- Vytvořit ostrou náhradní objednávku, pokud není zapnuté Živé zadávání náhradních objednávek — výchozí je pouze report.
- Spárovat dokument s objednávkou bez předchozího ověření kódů produktů proti vašemu vlastnímu katalogu.
- Uplatnit změnu ceny nebo množství nad rámec vámi nastavené tolerance bez jejího označení ke kontrole.
- Potvrdit náhradní objednávku vaším jménem — vždy se vytváří jako koncept.
- Skrýt před vámi označené nebo nečitelné potvrzení — zůstává ve vaší INBOX neoznačené jako přečtené.