Supplier2ERP
Podręcznik użytkownika – Aktualizacja zamówień bez ręcznego przepisywania potwierdzeń
🎯 Trzypoziomowy system ekstrakcji
Supplier2ERP najpierw próbuje najtańszej i najbardziej niezawodnej metody, a po AI sięga dopiero wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne. Każdy dokument przechodzi kolejno przez te same trzy poziomy.
| Poziom | Działanie | Kiedy się uruchamia |
|---|---|---|
| 1 | Kotwiczenie kodów — odnajduje kody produktów w dokumencie poprzez dopasowanie do Państwa własnego katalogu towarów w ERP. | Zawsze próbowane jako pierwsze. Nie są potrzebne żadne szablony — działa od pierwszego dnia, niezależnie od układu dokumentu danego dostawcy. |
| 2 | Uczenie się wzorców — reguły ekstrakcji zapisywane są automatycznie po jednorazowym przetworzeniu formatu danego dostawcy. | Stosowane automatycznie, gdy układ dokumentu danego dostawcy jest już znany — szybciej i bez udziału AI. |
| 3 | Weryfikacja przez AI — odczytuje wiadomość i załączniki, aby wyodrębnić lub potwierdzić dane. | Tylko wtedy, gdy kotwiczenie kodów i wyuczone wzorce nie wystarczają. |
🔄 Jak działa Supplier2ERP – schemat wizualny
wpływa
znalezione
terminy odczytane
zamówieniem
raport
Kody są zawsze wyszukiwane względem Państwa własnego katalogu towarów, dzięki czemu ilości i ceny są odczytywane z linii wokół każdego kodu, a nie z ustalonej pozycji kolumny — właśnie to pozwala Supplier2ERP działać już przy pierwszej wiadomości od dostawcy, zanim powstanie dla niego jakikolwiek szablon.
⚖️ Weryfikacja rozbieżności – Państwa siatka bezpieczeństwa
Każda wyodrębniona ilość, cena i data jest porównywana z Państwa zamówieniem, zanim cokolwiek zostanie zapisane. Niewielka, spodziewana rozbieżność — taka, jaka zdarza się codziennie — może zostać automatycznie zaakceptowana. Wszystko większe zostaje oznaczone, a zamówienie pozostaje niezmienione, dopóki go Państwo nie sprawdzą.
Wyodrębnione wartości są ponadto sprawdzane pod względem sensowności same w sobie: ujemna ilość lub absurdalna cena nigdy nie trafia do Państwa ERP, niezależnie od potwierdzenia.
🚀 Pierwsze kroki
Supplier2ERP jest obecnie wdrażany na nowych kontach; niniejszy podręcznik opisuje zachowanie, z jakim jest dostarczany.
- Połączcie skrzynkę pocztową w panelu. Supplier2ERP będzie ją monitorować pod kątem przychodzących potwierdzeń od dostawców.
- Włączcie Supplier2ERP. Uruchamia się w Trybie demonstracyjnym — wyłącznie z przykładowymi dokumentami dostawców, bez potrzeby połączenia z ERP.
- Ustawcie progi tolerancji — jak duża rozbieżność ceny lub ilości może zostać automatycznie zaakceptowana, zanim zostanie oznaczona.
- Połączcie ERP w Trybie podglądu: rzeczywiste potwierdzenia są dopasowywane do rzeczywistych zamówień, ale nic nie jest zapisywane.
- Przejrzyjcie kilka raportów. To, co Państwo widzą, jest dokładnie tym, co zmieniłoby się po przejściu na tryb produkcyjny.
- Przełączcie się na Tryb automatyzacji. Od tego momentu potwierdzone ilości, ceny i terminy automatycznie aktualizują Państwa zamówienia.
⚙️ Przegląd ustawień panelu
Kluczowe funkcje
| Ustawienie | Plan | Działanie |
|---|---|---|
| Dopasowywanie ERP | Personal | Dopasowuje wyodrębnione dane od dostawcy do istniejących zamówień na podstawie numerów zamówień, kodów produktów i informacji o dostawcy. |
| Raporty e-mail | Personal | Wysyła szczegółowy raport dla każdej przetworzonej wiadomości od dostawcy — wyniki ekstrakcji, dopasowane pozycje, ewentualne błędy. |
| Aktualizacje ERP | Family | Zapisuje potwierdzone ilości i ceny z powrotem do Państwa ERP. Wyłączenie oznacza Tryb podglądu — tylko do odczytu. |
| Ekstrakcja szablonowa | Family | Wykorzystuje szablony wyuczone z wcześniejszych wiadomości od tego samego dostawcy w celu szybszej i dokładniejszej ekstrakcji. |
| Raport opóźnionych dostaw | Family | Dodaje pełne przeszukiwanie ERP do codziennej kontroli opóźnień — otwarte zamówienia są monitorowane nawet wtedy, gdy dostawca nigdy nie przesłał potwierdzenia. |
| Przetwarzanie wstępne | Business | Odczytuje z ukrytego folderu kolejki zarządzanego przez AutoSPAM zamiast z Państwa INBOX. Wymaga AutoSPAM z włączonym wstępnym przetwarzaniem. |
| Zapasowa ekstrakcja AI | Business | Gdy kotwiczenie kodów i wyuczone wzorce nie znajdą żadnych produktów, AI odczytuje wiadomość i załączniki jako ostateczność (rozliczane za każde użycie). |
| Automatyczna aktualizacja ilości | Business | Pozwala na automatyczny zapis potwierdzonych rozbieżności ilości. Wyłączenie oznacza, że rozbieżności są zgłaszane, ale nigdy nie są wprowadzane. |
| Automatyczna aktualizacja cen | Enterprise | Pozwala na automatyczny zapis potwierdzonych rozbieżności ceny. Wyłączenie oznacza, że rozbieżności są zgłaszane, ale nigdy nie są wprowadzane. |
| Automatyczne zamówienie zastępcze | Enterprise | Odrzucone, obcięte lub zaległe ilości są proponowane jako projekt zamówienia u alternatywnego dostawcy tego samego produktu. |
| Zamówienia zastępcze na żywo | Enterprise | Faktycznie tworzy projekty zamówień zastępczych w Państwa ERP, zamiast jedynie je zgłaszać. Nie ma żadnego efektu, jeśli nie jest jednocześnie włączony Automatyczny zakup zastępczy. |
Ustawienia tolerancji i raportowania
| Ustawienie | Domyślnie | Działanie |
|---|---|---|
| Maks. liczba różnic w pozycjach | 5 pozycji | Ile linii zamówienia może różnić się od potwierdzenia, zanim całe zamówienie zostanie oznaczone do ręcznej weryfikacji zamiast automatycznej aktualizacji. |
| Maks. zmiana ceny/ilości | 15% | Największa dopuszczalna zmiana, w procentach, ceny lub ilości pojedynczej linii. Wszystko większe zostaje oznaczone do weryfikacji. |
| Horyzont ryzyka dostawy | 7 dniach | Potwierdzony termin dostawy mieszczący się w tej liczbie dni jest uznawany za zagrożony i pojawia się w raporcie opóźnień, zanim faktycznie dojdzie do opóźnienia. |
| Zakres wsteczny raportu opóźnień | 90 dni | Zamówienia starsze niż ta wartość nie są monitorowane przez raport opóźnionych dostaw. |
| Wysyłaj raporty opóźnień do | tylko skrzynka systemowa | Dodatkowi odbiorcy raportów o opóźnionych dostawach i zakupach zastępczych, poza skrzynką systemową. Rozdzielone przecinkami. |
🛡️ Tryby dostępu
Trzy tryby pozwalają testować we własnym tempie, przy czym każdy kolejny daje Supplier2ERP nieco więcej dostępu niż poprzedni.
| Tryb | Dostęp | Co się dzieje |
|---|---|---|
| Tryb demo | Brak | Wyłącznie przykładowe dokumenty dostawców, na BOTS4.me/demo. Bez potrzeby połączenia z ERP. |
| Tryb podglądu | Skrzynka + odczyt z ERP | Rzeczywiste potwierdzenia są dopasowywane do rzeczywistych zamówień. Nic nie jest zapisywane — raporty pokazują dokładnie to, co by się zmieniło. |
| Tryb automatyczny | Skrzynka + odczyt i zapis w ERP | Pełna automatyzacja: potwierdzenia są przetwarzane, a zamówienia aktualizowane automatycznie. |
⌛ Opóźnione dostawy i automatyczny zakup zastępczy
Dwie funkcje wykraczają poza właśnie otrzymane potwierdzenie, obejmując zamówienia, które wciąż na nie czekają.
Raport opóźnionych dostaw
Jedna codzienna wiadomość wymienia każdą linię zamówienia, która jest zaległa lub w ramach Państwa horyzontu ryzyka grozi jej niedotrzymanie potwierdzonego terminu dostawy — w tym zamówienia, dla których dostawca nigdy nie przesłał żadnego potwierdzenia. Opóźnione dostawy stają się widoczne, zanim dotrą do linii produkcyjnej.
Automatyczne zamówienie zastępcze
Gdy dostawca odmawia lub obcina potwierdzoną ilość, albo dostawa staje się zaległa, brakująca ilość może zostać zaproponowana jako projekt zamówienia u alternatywnego dostawcy tego samego produktu. Zaczyna się to w trybie symulacji: propozycja jest zgłaszana wyłącznie e-mailem. Włączenie Aktywnego zamawiania zastępczego tworzy projekt zamówienia w Państwa ERP do weryfikacji — nigdy nie jest ono potwierdzane automatycznie.
📊 Jak czytać raport
✅ Sukces
Potwierdzenia w pełni dopasowane, a w Trybie automatyzacji już zastosowane w Państwa zamówieniu.
⚠️ Częściowo
Część linii została dopasowana, inne odbiegały ponad ustaloną tolerancję lub nie dało się ich odczytać — oznaczone do weryfikacji.
❌ Nieudane / Pominięte
Nie udało się wyodrębnić niczego przydatnego lub wiadomość w ogóle nie była potwierdzeniem od dostawcy — pozostawiona bez zmian w Państwa INBOX.
❓ Rozwiązywanie problemów
| Co widzisz | Co to znaczy |
|---|---|
| Potwierdzenie nie zostało dopasowane do żadnego zamówienia | Kotwiczenie kodów nie znalazło żadnych kodów produktów rozpoznanych z katalogu Państwa ERP — proszę sprawdzić, czy kody z dokumentu rzeczywiście istnieją w Państwa ERP. |
| Zmiana ilości lub ceny została zgłoszona, ale nie została wprowadzona | Albo wyłączona jest opcja Automatyczna aktualizacja ilości / Automatyczna aktualizacja cen, albo zmiana przekracza ustawiony przez Państwa próg Maks. zmiana ceny/ilości. |
| Oznaczone zostało całe zamówienie zamiast tylko jednej linii | Więcej linii odbiegało od potwierdzenia, niż dopuszcza ustawienie Maks. liczba różniących się pozycji. |
| Zamówienie zastępcze zostało zgłoszone, ale nigdy nie powstało | Wynika to z wyłączonego Aktywnego zamawiania zastępczego — Automatyczny zakup zastępczy domyślnie działa tylko w trybie symulacji. |
| Format dostawcy nadal za każdym razem przechodzi przez AI | Uczenie się wzorców zapisuje szablon po jednorazowym rozpoznaniu formatu; jeśli nadal się to nie udaje, układ dokumentu może różnić się między wiadomościami na tyle, że nie udaje się znaleźć stabilnego wzorca. |
❓ Najczęściej zadawane pytania
Jakie formaty dokumentów są obsługiwane?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, tekst treści wiadomości oraz obrazy za pomocą OCR — praktycznie każdy format przesyłany przez dostawcę.
Z jakimi systemami ERP współpracuje?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks i Xero, każdy z własną strategią aktualizacji — wsadową, pełnym przepisaniem lub pojedynczą pozycją.
Jak system znajduje moje kody produktów bez szablonu?
Kotwiczenie kodów przeszukuje dokument w poszukiwaniu kodów obecnych w Państwa własnym katalogu ERP, a następnie odczytuje ilość i cenę wokół każdego znalezionego kodu. Dla pierwszej wiadomości od dostawcy nie jest potrzebny żaden szablon.
Co jeśli ceny lub ilości różnią się od mojego zamówienia?
Niewielkie rozbieżności mieszczące się w ustalonej tolerancji mogą zostać automatycznie zaakceptowane; większe są oznaczane, a aktualizacja jest wstrzymywana do czasu weryfikacji. Wiadomość z potwierdzeniem pozostaje nieprzeczytana w Państwa INBOX, dzięki czemu oczekująca weryfikacja jest widoczna na pierwszy rzut oka.
Czy system uczy się formatu dostawcy?
Tak. Po jednorazowym przetworzeniu układu dokumentu danego dostawcy zapisywane są reguły ekstrakcji. Kolejne dokumenty od tego samego dostawcy są przetwarzane szybciej, bez konieczności użycia AI.
Gdzie trafiają oznaczone lub nieudane e-maile?
Pozostają nieprzeczytane w Państwa INBOX, aby nie zostały przeoczone. Pomyślnie przetworzone potwierdzenia trafiają do folderu _Supplier2ERP/PROCESSED.
Czy mogę testować bez wpływu na mój system ERP?
Tak. Tryb podglądu odczytuje Państwa zamówienia, ale niczego nie zapisuje, a pełne raporty pokazują, co by się zmieniło. Pierwszy miesiąc gratis.
Czy działa z Mail2ERP?
Tak. Mail2ERP obsługuje przychodzące zamówienia klientów po stronie sprzedaży; Supplier2ERP obsługuje przychodzące potwierdzenia dostawców po stronie zakupów. Oba monitorują Państwa skrzynkę pocztową.
Czy to używa AI? Nam nie wolno.
Po ustawieniu Trybu AI na Wyłączony żaden model językowy nie jest wywoływany i żaden dokument nie jest wysyłany do dostawcy AI. Potwierdzenia zawierające Państwa kody produktów wraz z ilościami w czytelnej tabeli są odczytywane normalnie, poprzez dopasowanie do katalogu Państwa ERP. Zeskanowane lub nietypowe układy dokumentów są przekazywane do Państwa w celu ręcznego wprowadzenia, zamiast być odgadywane. Jeśli Państwa zespół ds. zgodności potrzebuje tego na piśmie, prosimy o kontakt, a potwierdzimy to dla Państwa dokumentacji.
🔒 Czego Supplier2ERP nigdy nie zrobi
- Zapisywać do Państwa ERP podczas Trybu demonstracyjnego lub Trybu podglądu.
- Utworzyć aktywne zamówienie zastępcze, jeśli Aktywne zamawianie zastępcze nie jest włączone — domyślnie powstaje jedynie raport.
- Dopasować dokument do zamówienia bez uprzedniego sprawdzenia kodów produktów w Państwa własnym katalogu.
- Wprowadzić zmianę ceny lub ilości przekraczającą ustaloną przez Państwa tolerancję bez oznaczenia jej do weryfikacji.
- Potwierdzić zamówienie zastępcze w Państwa imieniu — jest ono zawsze tworzone jako projekt.
- Ukryć przed Państwem oznaczone lub nieczytelne potwierdzenie — pozostaje ono nieprzeczytane w Państwa INBOX.