ERPNext automatiseren vanuit e-mail: orders, leveranciersbevestigingen en betalingen

🎯 Waar ERPNext-bedrijven nog met de hand typen

ERPNext is erg goed in wat er gebeurt nadat een document bestaat: prijsregels, voorraadreserveringen, leveringen, facturen en het grootboek volgen allemaal uit een correcte verkoop- of inkooporder. Het zwakke punt is de stap daarvoor. De meeste documenten beginnen als e-mail van iemand buiten uw bedrijf, en ERPNext kan die e-mails niet voor u lezen.

• Klantorders en offerteaanvragen komen binnen als pdf-, Excel- of gescande bijlagen, elke klant met een eigen lay-out. Iemand opent elke e-mail en typt de artikelen, aantallen en referenties in een offerte of verkooporder.
• Orderbevestigingen van leveranciers komen terug met gewijzigde aantallen, nieuwe prijzen of een latere leverdatum. Iemand vergelijkt ze regel voor regel met uw inkooporder en werkt die bij, of de verschillen worden gewoon gemist.
• Binnenkomende betalingen verschijnen als bankmeldingen of afschriftbestanden. Iemand zoekt voor elke betaling de juiste verkoopfactuur en boekt een betalingsboeking, vaak een à twee uur per dag.

Meestal vraagt niets hiervan om een oordeel, maar alles vraagt om zorgvuldigheid, want een verkeerd aantal of een betaling op de verkeerde factuur veroorzaakt weken later problemen. Dat is het soort werk dat de drie bots hieronder overnemen.

🤖 Welke BOTS4.me-bots met ERPNext werken

Elke ERP-app van BOTS4.me draait op ERPNext 15 en 16. Deze pagina richt zich op de drie die van e-mail ERPNext-documenten maken. De tabel laat zien wat elk leest en schrijft.

AutoERP (gemarkeerde orders bevestigen, verzenden en factureren), AutoCASH (betalingsherinneringen), Bill2ERP (leveranciersfacturen als conceptinkoopfacturen), AutoSTOCK en AutoPURCHASE draaien ook op ERPNext. Eén ERPNext-koppeling bedient ze allemaal, dus later een extra bot starten vraagt geen nieuw integratiewerk.

📧 Mail2ERP: klant-e-mails naar offertes en verkooporders

Mail2ERP leest uw verkoopmailbox en beslist voor elke e-mail of het een offerteaanvraag, een vaste order of geen van beide is. Meerdere onafhankelijke signalen stemmen over die beslissing, en een handmatige correctie van u wint altijd. Daarna leest het de productregels uit de tekst van de e-mail en elke bijlage, zonder sjablonen, en koppelt elke code aan uw ERPNext-artikelen.

Wat het in ERPNext aanmaakt

• Aanvraag → conceptofferte. Uw verkoopteam controleert die, past hem aan en verstuurt hem zoals gewoonlijk.
• Vaste order → verkooporder, ingediend. Mail2ERP maakt de order eerst als concept aan en dient hem daarna in, zodat de eigen prijs- en statuslogica van ERPNext precies zo loopt als bij een order die een mens invoert.
• Antwoord op uw offerte → verkooporder. Met RFQ-detectie aan maakt een antwoord van de klant dat een van uw offertenummers noemt en vraagt om door te gaan, van die offerte een ingediende verkooporder.
• Bestanden en context: de originele bijlagen van de klant worden bij het document gevoegd, en de tekst van de e-mail wordt als opmerking toegevoegd, zodat iedereen die de offerte of verkooporder opent ziet waar hij vandaan komt.
• Geen dubbele invoer: als de integratiegebruiker aangepaste velden mag toevoegen, markeert Mail2ERP elk document dat het aanmaakt met de bron-e-mail, zodat dezelfde order die twee keer is doorgestuurd of naar twee adressen is gestuurd één keer wordt aangemaakt.

Wat het nooit doet

Mail2ERP maakt in ERPNext nooit een klant of artikel aan. De afzender moet bij een bestaande klant horen, en elke regel moet bij een artikel in uw catalogus passen. Een regel waarvan het aantal niet met zekerheid te lezen is, wordt overgeslagen in plaats van geraden, en u krijgt een e-mail met het verzoek hem handmatig toe te voegen. Met Slimme multicode-herkenning kunnen regels ook worden gekoppeld via leverancierscodes, barcodes, fabrikantonderdeelnummers en de eigen artikelcodes van uw klanten, die ERPNext opslaat als klantartikelcodes.

📦 Supplier2ERP: bevestigingen op uw inkooporders geschreven

Supplier2ERP is het spiegelbeeld van Mail2ERP aan de inkoopkant. Het leest de bevestigingen en leveringsberichten die uw leveranciers sturen en schrijft wat zij bevestigden op de bijbehorende ERPNext-inkooporder.

• Alleen afzenders die u het hebt geleerd. Supplier2ERP leest mail van afzenders op uw leverancierslijst. U voegt een leverancier toe door een van diens e-mails in de map _AutoSPAM/LEVERANCIER te zetten; zolang de lijst leeg is, wordt niets weggefilterd.
• De juiste order vinden. Noemt de e-mail uw inkoopordernummer, dan wint dat nummer. Zo niet, dan vergelijkt Supplier2ERP de productcodes in de e-mail met uw openstaande inkooporders voor die leverancier. Passen twee orders even goed, dan wordt niets geschreven en krijgt u een rapport.
• Controles vóór elke schrijfactie: de gegevens moeten plausibel zijn, en het aantal afwijkende regels, elk afzonderlijk prijsverschil en elk afzonderlijk aantalverschil moeten binnen de grenzen blijven die u instelt. Mislukt één controle, dan krijgt u een rapport in plaats van een update.
• Hoe ERPNext wordt bijgewerkt: een conceptinkooporder wordt opgeslagen met de nieuwe waarden. Een ingediende inkooporder wordt gewijzigd via de eigen functie Update Items van ERPNext, met de volledige lijst regels, en een bevestigde datum wordt ook de verwachte leverdatum. Gesloten, voltooide en geannuleerde orders blijven ongemoeid.
• Uw regels blijven de baas: automatische updates van aantallen en prijzen hebben elk een eigen schakelaar. Een leverancier die precies bevestigt wat u bestelde, wordt gelogd als bevestigd, zonder iets te wijzigen.

Verwerkte bevestigingen gaan naar de map _Supplier2ERP/VERWERKT van uw mailbox; alles wat een mens nodig heeft, blijft ongelezen in uw INBOX.

💶 Pay2ERP: binnenkomende betalingen op de juiste facturen geboekt

Pay2ERP leest binnenkomende betalingen, bepaalt welke van uw openstaande verkoopfacturen elk daarvan voldoet en legt de betaling vast in ERPNext. Het werkt alleen met binnenkomend geld; uitgaande betalingen worden genegeerd.

Waar de betalingen vandaan komen

• Bankmails: de meldingen of afschriften die uw bank al stuurt. Gestructureerde bestanden zoals MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 en OFX worden post voor post gelezen; andere e-mails worden uit hun tekst gelezen.
• Bank- en betaalkoppelingen: bijvoorbeeld Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal of Square.
• ERPNext-banktransacties: de binnenkomende, nog niet afgeletterde transacties van de ERPNext-bankrekeningen die u kiest.

Hoe een betaling wordt gekoppeld en geboekt

Pay2ERP zoekt eerst naar een factuurreferentie en het bedrag samen. Heeft de betaling geen bruikbare referentie, dan zoekt het de betaler op tussen de bedrijfsnamen die het heeft geleerd en controleert welke combinatie van openstaande facturen van die klant optelt tot het bedrag. Elke geslaagde koppeling leert het iets, en daarom vraagt de tweede maand veel minder aandacht dan de eerste.

Voor elke betaalde factuur maakt het via de eigen mapping van ERPNext één betalingsboeking aan en dient die in, zonder ooit meer te betalen dan nog openstaat. Kwam de betaling uit een ERPNext-banktransactie, dan wordt de transactie met die boekingen afgeletterd. Betalingen die het niet kan koppelen, worden in een aparte e-mail vermeld met het oorspronkelijke bericht als bijlage, zodat ze met de hand kunnen worden geboekt.

⚙️ Stapsgewijze installatie voor ERPNext

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots en klik op de kaart van de gewenste bot, bijvoorbeeld Mail2ERP, op Gratis Discovery-maand starten. Er is geen kaart nodig.
• Stap 2 — Maak een integratiegebruiker aan in ERPNext: maak onder Gebruikers een gebruiker aan, zoals “BOTS4.me Integration”, met de rollen Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager en Purchase Master Manager. Zonder de twee Master Manager-rollen verbergt ERPNext prijzen voor de API.
• Stap 3 — Genereer de API-sleutel en het secret: open de gebruiker, ga naar het tabblad Settings → API Access → Generate Keys. Kopieer het API-secret, dat maar één keer wordt getoond, en de API-sleutel.
• Stap 4 — Koppel ERPNext op bots4.me: voer in Instellingen → de bot → Access Manager → Bestemming toevoegen → ERP → ERPNext de URL van uw ERPNext-site, de API-sleutel en het API-secret in. De volledige uitleg staat in Verbinding maken.
• Stap 5 — Koppel uw mailbox: Gmail en Microsoft 365 koppelen met Secure Quick Connect; andere providers via IMAP met een app-wachtwoord. Voor Mail2ERP en Supplier2ERP kunt u ook helemaal geen mailbox koppelen: voeg de BOTS4.me-mailbox toe als bron en stuur e-mails daarheen door.
• Stap 6 — Lees de Demo-rapporten, ga dan LIVE: elke bot start in Demomodus en mailt u wat hij zou hebben geschreven. Zien de rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE.

🧪 Demomodus en e-mails die de bots niet kunnen verwerken

Elke bot start in Demomodus. Hij leest uw echte e-mails en uw echte ERPNext-gegevens en mailt u een rapport van precies wat hij zou hebben aangemaakt of gewijzigd, maar schrijft niets. LIVE wordt beschikbaar na het eerste Demo-rapport. Hoe dit in het algemeen werkt, ziet u op de pagina Demomodus, of klik eerst door de live demo van het dashboard met voorbeeldgegevens.

Wat er met onduidelijke e-mails gebeurt

• Niets verdwijnt: een e-mail die een bot niet kon verwerken, blijft ongelezen in uw INBOX. Geïmporteerde e-mails gaan naar de map VERWERKT van de bot.
• Elke beslissing wordt gelogd op het tabblad Logboeken van het dashboard en in de map LOGS van uw mailbox, met de reden, bijvoorbeeld een afzender die geen klant is in ERPNext of een artikelcode die niet bestaat. Zie de handleiding over de LOGS-map.
• Corrigeer Mail2ERP met mappen: sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw te verwerken als offerte of order, of naar _Mail2ERP/OVERSLAAN om dat soort e-mail voortaan over te slaan. De correctie wordt voor die afzender onthouden.
• Niet-gekoppelde betalingen worden u gemaild met het oorspronkelijke bankbericht, en leveranciersbevestigingen buiten uw grenzen blijven in de INBOX tot iemand ze beoordeelt.

📅 De gratis Discovery-maand en het gratis abonnement

De eerste maand van elke bot is een gratis Discovery-maand zonder kaart. Schakelaars met het label Discovery op het tabblad Besturing zijn in die maand inbegrepen en staan bij de start uit, zodat u beslist wat u probeert.

📚 Meer lezen

• Producten: Mail2ERP, Supplier2ERP en Pay2ERP.
• Handleidingen: Mail2ERP-handleiding, Supplier2ERP-handleiding, Pay2ERP-handleiding en Verbinding maken.
• Nog een open-source-ERP: Dolibarr automatiseren: e-mailorders, facturatie en betalingsherinneringen.
• Benaderingen vergelijken: Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP voor orderinvoer in het ERP.
• Andere ERP’s: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory en Zoho Books en Odoo.
• Achtergrond: ERP- en CRM-systemen begrijpen en de echte cijfers in de casestudy IMP Kontakt.