Pay2ERP

🔗 Hoe Pay2ERP een betaling koppelt

Elke betalingsmelding — een bank-e-mail, een regel van Revolut of Wise, of een afschriftregel rechtstreeks uit uw ERP — wordt teruggebracht tot dezelfde handvol feiten: bedrag, valuta, valutadatum en het referentienummer dat uw klant bij het betalen heeft ingevoerd. Die feiten worden gekoppeld aan uw openstaande facturen, niet de formulering van de e-mail.

🔍 Welke e-mails Pay2ERP leest

Pay2ERP behandelt niet elk bericht in uw mailbox als betaling. In uw gewone INBOX leest het alleen e-mails van afzenders die u als bank hebt aangeleerd — niets anders wordt geopend, uitgelezen of gefactureerd. Een e-mail in een map die u voor betalingen hebt bestemd, of een e-mail die u naar _Pay2ERP/IMPORTEREN verplaatst, wordt altijd gelezen.

Pay2ERP een bankafzender aanleren

Verplaats de e-mail naar _Pay2ERP/IMPORTEREN. De afzender wordt aan uw banklijst toegevoegd en de e-mail wordt van daaruit gelezen, naast de bankmappen die u hebt ingesteld. Is een afzender geen bank, sleep dan een van zijn e-mails naar _Pay2ERP/NIET_IMPORTEREN: Pay2ERP leest zijn e-mail niet meer en de e-mail gaat terug naar uw INBOX. Van gedachten veranderd? Sleep een van zijn e-mails naar _Pay2ERP/IMPORTEREN en zijn e-mail wordt weer gelezen. De mappen worden voor u aangemaakt zolang Pay2ERP actief is.

Als AutoSPAM of Mail2ERP ook op dit postvak draait, wordt e-mail van een aangeleerde bank voor u naar _Pay2ERP/IMPORTEREN verplaatst. Mapnamen verschijnen in de taal van uw postvak — zo heet de importmap in het Slowaaks bijvoorbeeld NA_IMPORT.

🔄 Hoe Pay2ERP werkt – Visuele weergave

Eén betaling kan meerdere facturen tegelijk dekken — bijvoorbeeld wanneer een klant een hele maand in één overschrijving betaalt. Pay2ERP doorloopt de combinaties van uw openstaande facturen tot het de set vindt die optelt tot het betaalde bedrag, in plaats van het op te geven bij de eerste factuur die alleen niet past.

📥 Niet-gekoppelde betalingen – uw vangnet

Wanneer Pay2ERP geen zekere koppeling vindt, gokt het niet en verbergt het de e-mail niet. De e-mail blijft waar hij binnenkwam — uw INBOX of uw bankmap — of gaat naar _Pay2ERP/HANDMATIG als hij via _Pay2ERP/IMPORTEREN binnenkwam. Hij wordt nooit als gelezen gemarkeerd en het uitvoeringsrapport vermeldt hem met de reden en wat u moet doen.

Met DEMO uit wordt elke e-mail waarvan alle betalingen zijn vastgelegd direct naar _Pay2ERP/VERWERKT verplaatst. In DEMO blijft uw postvak precies zoals het is. Pay2ERP leert de opmaak van elke bank uit de betalingen die het met succes vastlegt, zodat de bewoordingen van dezelfde bank de volgende keer sneller worden herkend.

🚀 Aan de slag

🛡️ DEMO en LIVE

Er is één schakelaar, Modus (DEMO / LIVE). Wat Pay2ERP kan, hangt af van wat u koppelt:

⚙️ Overzicht dashboardinstellingen

Besturing

Kernkoppeling

De twee AI-instellingen werken alleen als de AI-modus niet op Uit staat.

Gelezen documentformaten

Bankafschriftbestanden (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) worden altijd gelezen, ongeacht de formaatschakelaars.

📊 Het rapport lezen

Eén rapport per verwerkte bron. Het onderwerp begint met ✅ als alles is verwerkt, of vermeldt hoeveel betalingen hulp nodig hebben.

📨 Doorsturen naar ons — geen postvakkoppeling nodig

U hoeft helemaal geen postvak te koppelen. Klik in BOTS4.me/bots → Instellingen → Pay2ERP op Bron toevoegen en voeg de BOTS4.me Mailbox toe — één klik, niets te koppelen, geen wachtwoord. Stuur daarna de betalingsmeldingen van uw bank door naar pay2erp@bots4.me. In DEMO krijgt u een voorbeeld per e-mail; in LIVE worden de betalingen echt in uw ERP vastgelegd. Wij hebben dus alleen toegang tot uw ERP nodig, nooit tot uw postvak.

Wie mag doorsturen: stel het in bij Pay2ERP → Besturing → Doorsturen naar ons – e-mail accepteren van. Leeg: alleen het e-mailadres van uw account. Ingevuld: precies de adressen die u typt (tot 6) — ze vervangen het adres van uw account, dus voeg dat ook toe als u zelf ook doorstuurt.

In LIVE legt Pay2ERP alleen betalingen vast van banken die het al kent. Een betalingsmail van een bank die het nog niet kent, wacht op uw bevestiging met één klik; daarna wordt de bank onthouden.

Dezelfde e-mail die twee keer wordt doorgestuurd, wordt maar één keer verwerkt. Met Demomodus uit krijgt de afzender na elke doorgestuurde e-mail een korte ontvangstbevestiging per e-mail: verwerkt, of niet verwerkt en waar de reden te zien is.

📬 Logboek in uw postvak

• Waar: elk postvak krijgt een LOGS-map in de eigen map van de bot, bijvoorbeeld _Pay2ERP/LOGS. Elke bot houdt zijn eigen map bij.
• Wat: dezelfde regels als in het tabblad Logboeken, één bericht per regel. Er wordt niets per e-mail verzonden — de regels worden rechtstreeks in de map geschreven.
• Ongelezen betekent dat er actie nodig is: alleen regels die uw beslissing vragen komen ongelezen binnen. Alle andere regels, waarschuwingen inbegrepen, komen al gelezen binnen.
• Knoppen met één klik: regels over een e-mail hebben dezelfde knoppen als het dashboard. Een knop die de e-mail opbergt, is genoemd naar de map waar die naartoe gaat, bijvoorbeeld TOESTAAN of SPAM. Een knop opent een korte bevestigingspagina, zonder in te loggen, en werkt 7 dagen. Het resultaat verschijnt als een nieuwe regel, met een knop om ongedaan te maken waar die bestaat.
• Beslissen vanuit het logboek: een regel die uw beslissing vraagt, toont ook de namen van de bijlagen van de e-mail en de eerste regels ervan, zodat u de e-mail zelf zelden hoeft te openen.
• Opruimen: de map bewaart de nieuwste 100 regels tot 30 dagen. Het volledige logboek blijft in uw dashboard.
• Veilig van opzet: echte logberichten staan alleen in LOGS-mappen, nooit in uw Postvak IN, en de bevestigingspagina vraagt nooit om een wachtwoord.
• Schakelaar: Logboek in uw postvak, in de functielijst van de bot in het tabblad Besturing. Vanaf het Personal-abonnement standaard aan.
• Betalingen zonder postvak: regels uit een bank-API, een ERP-bron of de BOTS4.me Mailbox hebben geen postvak van u om naartoe te gaan en verschijnen daarom alleen in het dashboard.

❓ Probleemoplossing

❓ Veelgestelde vragen

💡 Mappen die beginnen met _ (bijv. _Pay2ERP) worden automatisch door de app aangemaakt — hernoem of verwijder ze niet.

🔒 Wat Pay2ERP nooit doet

• Uw klanten contacteren — dat is de taak van AutoCASH, niet van Pay2ERP.
• Een betaling vastleggen in DEMO.
• Een betaling aan een factuur koppelen zonder eerst bedrag en referentie ertegen te controleren.
• Dezelfde banktransactie twee keer verwerken, zelfs als deze via twee verschillende verbonden bronnen binnenkomt.
• Een niet-gekoppelde betaling voor u verbergen — ze blijft waar ze binnenkwam of in _Pay2ERP/HANDMATIG, en het rapport vermeldt haar.
• Iets in uw ERP wijzigen buiten het vastleggen van de betaling op de bijbehorende factuur of facturen en het toevoegen van een korte betalingsnotitie daaraan.