Pay2ERP

Podręcznik użytkownika – Dopasowywanie płatności do faktur bez ręcznego wprowadzania

Pay2ERP odczytuje powiadomienia o płatnościach, które trafiają do Państwa skrzynki pocztowej lub docierają przez API banku, ustala, którą fakturę opłaca każda z nich, i zapisuje płatność w Państwa systemie ERP. Dopasowanie w pierwszej kolejności wykonują reguły — kwota, numer referencyjny, waluta, data. AI włącza się wyłącznie w przypadku powiadomień w wolnym tekście, których reguły nie potrafią odczytać. Nic nigdy nie zostaje zapisane bez wcześniejszego sprawdzenia względem rzeczywistej otwartej faktury.

🔗 Jak Pay2ERP dopasowuje płatność

Każde powiadomienie o płatności — e-mail od banku, wiersz z Revolut lub Wise, albo wiersz wyciągu odczytany bezpośrednio z Państwa ERP — sprowadza się do tej samej garstki faktów: kwoty, waluty, daty waluty i numeru referencyjnego wpisanego przez klienta podczas płatności. To właśnie te fakty są dopasowywane do Państwa otwartych faktur, a nie treść e-maila.

Format źródła	Co to jest	Jak Pay2ERP to odczytuje
MT940 / MT942	Wyciąg bankowy SWIFT dzienny / śróddzienny	Ustrukturyzowany. Każdy wiersz uznania automatycznie staje się jedną płatnością — bez zgadywania przy ekstrakcji.
CAMT.053	Wyciąg bankowy XML ISO 20022	Ustrukturyzowany, analizowany zabezpieczająco przed uszkodzonym lub zbyt dużym plikiem XML.
BAI2	Amerykański format wyciągu bankowego	Ustrukturyzowany, taki sam sposób obsługi jak formaty powyżej.
OFX	Open Financial Exchange	Ustrukturyzowany, taki sam sposób obsługi jak formaty powyżej.
API Revolut / Wise	Bezpośrednie połączenie z rachunkiem	Ustrukturyzowane pola docierają już opisane etykietami — kwota, referencja i nadawca w czasie rzeczywistym, bez opóźnienia e-mailowego.
E-mail w wolnym tekście	Powiadomienie banku o płatności napisane prostym językiem	Najpierw 50+ wzorców w 15+ językach; AI odczytuje tekst tylko wtedy, gdy żaden wzorzec nie pasuje.

Pay2ERP obsługuje wyłącznie płatności przychodzące. Wiersz wychodzący (obciążeniowy) w dowolnym z tych formatów jest po cichu ignorowany — tylko przychodzące pieniądze są kiedykolwiek zamieniane na zapis płatności. Jeśli ta sama transakcja bankowa dotrze do Pay2ERP dwukrotnie — na przykład raz e-mailem, a raz przez wiersz wyciągu z ERP —, zostaje rozpoznana jako jedna płatność i zapisana tylko raz, a nie dwukrotnie.

🔄 Jak działa Pay2ERP – Schemat wizualny

📧

Powiadomienie o płatności
dociera

→

🔍

Referencja i kwota
wyodrębnione

→

📋

Dopasowano do otwartej
faktury (faktur)

→

✅

Płatność zapisana
w Państwa ERP

→

📊

Ty dostajesz
raport

Jedna płatność może pokrywać kilka faktur naraz — na przykład gdy klient płaci za cały miesiąc jednym przelewem. Pay2ERP przeszukuje kombinacje Państwa otwartych faktur, aż znajdzie zestaw sumujący się do zapłaconej kwoty, zamiast poddawać się przy pierwszej fakturze, która nie pasuje samodzielnie.

📥 Niedopasowane płatności – Państwa siatka bezpieczeństwa

Gdy Pay2ERP nie znajdzie pewnego dopasowania, nie zgaduje i nie odkłada e-maila w miejsce, w którym mogliby go Państwo przeoczyć. Powiadomienie o płatności pozostaje w Państwa INBOX, oznaczone jako nieprzeczytane, dokładnie tam, gdzie znalazłaby się każda inna nieprzeczytana wiadomość — i jest wymienione w kolejnym raporcie jako wymagające uwagi.

Gdy źródło zostanie w pełni przetworzone, dopasowane e-maile z płatnościami trafiają do _Pay2ERP/PROCESSED, więc w folderze INBOX zostaje tylko to, co nadal wymaga człowieka. Ręczne dopasowanie niedopasowanej płatności zasila też statystyczne uczenie wzorców Pay2ERP, dzięki czemu sformułowania tego samego banku są następnym razem rozpoznawane szybciej.

Duplikaty są blokowane na 48 godzin, nie na zawsze. Płatność, której nie udało się dopasować, jest usuwana z listy kontroli duplikatów na koniec przebiegu, dzięki czemu zostaje ponownie podjęta i ponowiona przy kolejnym przebiegu, zamiast być po cichu pomijana przez dwa dni.

🚀 Pierwsze kroki

Połączcie Państwo konto e-mail banku lub klucz API Revolut / Wise na panelu.
Włączcie Pay2ERP. Uruchamia się w trybie Demo — wyłącznie dane przykładowe, nic prawdziwego nie jest naruszane.
Przełączcie na Tylko e-mail, aby zobaczyć, co Pay2ERP wyodrębnia z Państwa rzeczywistej skrzynki — wciąż bez połączenia z Państwa ERP.
Zadowoleni z ekstrakcji? Połączcie swój ERP w trybie Tylko odczyt ERP: rzeczywiste faktury są dopasowywane, nic nie jest zapisywane.
Sprawdźcie kilka dziennych raportów. Dopasowania, które widzicie, to dokładnie to, co zostałoby zapisane po przejściu na tryb produkcyjny.
Przełączcie na Produkcję. Od tego momentu dopasowane płatności są automatycznie zapisywane w Państwa ERP.

⚙️ Przegląd ustawień panelu

Podstawowe dopasowywanie

Ustawienie	Plan	Działanie
Parowanie płatności z należnościami	Personal	Dopasowuje przychodzące płatności do zaległych faktur, korzystając z numerów referencyjnych, kwot i danych klientów. Rdzeń Pay2ERP — domyślnie włączony.
Generuj raport e-mail	Personal	Wysyła raport po każdym przetworzonym źródle. Wyłączenie tego nie zatrzymuje dopasowywania — zatrzymuje jedynie wysyłkę e-maila.
Eksport dzienny	Family	Generuje dzienny raport Excel wszystkich przetworzonych płatności do przeglądu i uzgodnienia księgowego.
Rozpoznawanie nazwy firmy przez AI	Business	Wykorzystuje AI do identyfikowania i standaryzowania nazw firm na podstawie opisów płatności, dzięki czemu płatność można dopasować do nieopłaconych faktur po kwocie nawet bez symbolu zmiennego.

Odczytywane formaty dokumentów

Format	Plan	Działanie
Tekst e-maila	Personal	Przetwarza dane bezpośrednio z tekstu treści e-maila.
Pliki CSV	Personal	Przetwarza dane z załączników .csv.
HTML	Personal	Przetwarza dane z załączników .html lub .htm.
Excel	Family	Przetwarza dane z załączników .xls / .xlsx.
Pliki PDF	Family	Przetwarza dane z załączników PDF.
Word	Family	Przetwarza dane z załączników .doc / .docx.
Zeskanowane pliki PDF	Business	Przetwarza dane z opartych na obrazach (zeskanowanych lub sfotografowanych) załączników PDF za pomocą OCR.
Obrazy / zdjęcia	Business	Przetwarza dane z załączników .jpg, .jpeg i .bmp za pomocą OCR.
Obrazy rastrowe	Enterprise	Przetwarza dane z załączników .gif, .tiff, .webp, .eps i .svg za pomocą OCR.

Przełącznik wstępnego przetwarzania istnieje w kodzie dla spójności z naszymi pozostałymi aplikacjami skrzynkowymi, ale dla Pay2ERP jest wyłączony: odczyt ukrytego folderu kolejki nie ma zastosowania do importu płatności w taki sam sposób jak do importu zamówień, więc nigdy nie pojawia się jako opcja na Państwa panelu.

🛡️ Poziomy dostępu

Cztery poziomy pozwalają budować zaufanie we własnym tempie, przy czym każdy daje Pay2ERP nieco więcej dostępu niż poprzedni.

Poziom	Dostęp	Co się dzieje
Demo	Brak	Wyłącznie dane przykładowe, na BOTS4.me/demo. Brak skrzynki, brak ERP.
Tylko e-mail	Skrzynka pocztowa	Przechwytuje i wyodrębnia rzeczywiste płatności z Państwa skrzynki, ale nigdy nie dotyka Państwa ERP.
ERP tylko do odczytu	Skrzynka + odczyt ERP	Dopasowuje płatności do rzeczywistych faktur i raportuje dokładnie to, co by zapisał — niczego nie zapisuje.
Produkcja	Skrzynka + odczyt i zapis ERP	Pełna automatyzacja: płatności są przechwytywane, dopasowywane i zapisywane w Państwa ERP.

📊 Jak czytać raport

✅ Co zostało dopasowane

Każda płatność zapisana w tym przebiegu: która faktura (faktury), kwota i referencja, na podstawie której nastąpiło dopasowanie.

⚠️ Co wymaga uwagi

Płatności wciąż leżące nieprzeczytane w Państwa INBOX, ponieważ nic nie zostało dopasowane z wystarczającą pewnością — ta sama lista, którą otworzyliby Państwo ręcznie.

📈 Liczby

Przetworzone, przekazane do ręcznej weryfikacji i nieudane płatności, za ten miesiąc i łącznie — Państwa bieżący bilans wyników.

❓ Rozwiązywanie problemów

Co widzisz	Co to znaczy
Płatność pozostała w INBOX	Nie znaleziono pewnego dopasowania — sprawdźcie, czy numer referencyjny w powiadomieniu rzeczywiście odpowiada otwartej fakturze i czy faktura nie jest już oznaczona jako zapłacona.
Wygląda na to, że płatność całkowicie brakuje	Najpierw sprawdźcie listę duplikatów: jeśli ta sama transakcja bankowa już dotarła przez inne połączone źródło, Pay2ERP zapisał ją raz i poprawnie zignorował drugą kopię.
Dopasowywanie po nazwie firmy jest niedostępne	Rozpoznawanie nazwy firmy przez AI to funkcja poziomu Business. Poniżej tego poziomu płatności bez symbolu zmiennego czekają na ręczną weryfikację.
Nie dociera żaden dzienny raport	Potwierdźcie, że opcja Generuj raport e-mailowy jest włączona dla Pay2ERP na Państwa panelu.
Zeskanowane lub sfotografowane potwierdzenie zapłaty nie zostało odczytane	Zeskanowane pliki PDF i zdjęcia wymagają formatów opartych na OCR, dostępnych wyłącznie w poziomach Business i Enterprise.

❓ Najczęściej zadawane pytania

Jakie źródła płatności są obsługiwane?

Powiadomienia bankowe e-mailem przez IMAP, Gmail, Outlook i Office 365, a także bezpośrednia integracja API z Revolut i Wise. Kolejne źródła są dodawane regularnie.

Z jakimi systemami ERP współpracuje?

Obecnie OFFERIS i Odoo, wraz z rozszerzalnym systemem adapterów na kolejne. Zapytajcie nas o swój.

Co się dzieje z płatnością, której nie można dopasować?

Pozostaje w Państwa INBOX, nieprzeczytana, i jest oznaczona w dziennym raporcie — nic nie znika w ukrytym folderze. Ręczne dopasowanie uczy Pay2ERP tego wzorca na przyszłość.

Czy obsługuje jedną płatność pokrywającą kilka faktur?

Tak. Pay2ERP przeszukuje kombinacje Państwa otwartych faktur w poszukiwaniu zestawu sumującego się do zapłaconej kwoty.

Jak działa wsparcie AI?

Reguły działają jako pierwsze, przy każdej płatności. AI jest wywoływana tylko wtedy, gdy reguły nie potrafią wyodrębnić referencji z powiadomienia w wolnym tekście — większość płatności nigdy do niej nie dociera.

Czy mogę testować bez podłączania swojego ERP?

Tak. Tryb Tylko e-mail wyodrębnia rzeczywiste płatności bez dotykania Państwa ERP; Tylko odczyt ERP idzie dalej i dopasowuje do rzeczywistych faktur, niczego nie zapisując. Pierwszy miesiąc gratis.

Czy współpracuje z AutoCASH?

Tak. Pay2ERP zapisuje płatność; AutoCASH przestaje wtedy przypominać o tej fakturze. Razem zamykają pętlę należności.

Czy to używa AI? Nam nie wolno.

Ustawcie Tryb AI na Wyłączony, a żaden model językowy nie zostanie wywołany i nic nie zostanie wysłane do dostawcy AI. Połączenie z API banku lub ustrukturyzowany wiersz wyciągu ERP nic przy tym nie traci — te pola docierają już opisane etykietami i są dopasowywane wyłącznie przez reguły. Tylko e-maile z powiadomieniami w wolnym tekście o układzie, którego reguły nie rozpoznają, wymagają AI. Jeśli Państwa dział zgodności potrzebuje tego na piśmie, zapytajcie nas, a potwierdzimy to dla Państwa dokumentacji.

🔒 Czego Pay2ERP nigdy nie zrobi

Kontakt z klientami — to zadanie AutoCASH, nie Pay2ERP.
Zapisanie płatności w trybie Demo, Tylko e-mail lub Tylko odczyt ERP.
Dopasowanie płatności do faktury bez uprzedniego sprawdzenia względem niej kwoty i referencji.
Dwukrotne zapisanie tej samej transakcji bankowej, nawet jeśli dociera przez dwa różne połączone źródła.
Ukrycie przed Państwem niedopasowanej płatności — pozostaje ona nieprzeczytana w Państwa INBOX.
Zmienianie czegokolwiek w Państwa ERP poza oznaczeniem odpowiedniej faktury jako zapłaconej.