Pay2ERP
Посібник користувача – Зіставлення платежів з рахунками без ручного введення
🔗 Як Pay2ERP зіставляє платіж
Кожне повідомлення про платіж — лист від банку, рядок з Revolut або Wise, чи рядок виписки, зчитаний прямо з вашої ERP — зводиться до того самого невеликого набору фактів: суми, валюти, дати валютування та номера призначення платежу, який ваш клієнт вказав під час оплати. Саме ці факти зіставляються з вашими відкритими рахунками, а не формулювання листа.
| Формат джерела | Що це таке | Як Pay2ERP це зчитує |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Банківська виписка SWIFT (кінець дня / внутрішньоденна) | Структурований. Кожен рядок надходження автоматично стає одним платежем — без вгадування під час вилучення. |
| CAMT.053 | Банківська виписка ISO 20022 XML | Структурований, обробляється із захистом від пошкодженого або надто великого XML. |
| BAI2 | Американський формат банківської виписки | Структурований, обробляється так само, як формати вище. |
| OFX | Open Financial Exchange | Структурований, обробляється так само, як формати вище. |
| API Revolut / Wise | Пряме підключення до рахунку | Структуровані поля надходять уже розміченими — сума, призначення платежу та відправник у реальному часі, без затримки на лист. |
| Лист у вільному тексті | Повідомлення банку про платіж простою мовою | Спочатку 50+ шаблонів 15+ мовами; ШІ читає текст лише тоді, коли жоден шаблон не підходить. |
🔄 Як працює Pay2ERP – Візуальна схема
надходить
вилучені
рахунком(ами)
у вашій ERP
звіт
Один платіж може одночасно покривати кілька рахунків — наприклад, коли клієнт оплачує цілий місяць одним переказом. Pay2ERP перебирає комбінації ваших відкритих рахунків, доки не знайде набір, сума якого збігається зі сплаченою сумою, замість того щоб здаватися на першому ж рахунку, який сам по собі не підходить.
📥 Незіставлені платежі – ваша страхувальна сітка
Коли Pay2ERP не може знайти надійний збіг, він не вгадує і не прибирає лист туди, де ви могли б його пропустити. Повідомлення про платіж залишається у вашому INBOX, позначене як непрочитане, саме там, де лежав би будь-який інший непрочитаний лист — і зазначається у вашому наступному звіті як таке, що потребує уваги.
Коли джерело повністю оброблено, листи про зіставлені платежі переносяться до _Pay2ERP/PROCESSED, тож у INBOX залишається лише те, що ще потребує людини. Ручне зіставлення незіставленого платежу також потрапляє до статистичного навчання шаблонів Pay2ERP, тому формулювання того самого банку наступного разу розпізнаються швидше.
🚀 Перші кроки
- Підключіть поштовий обліковий запис банку або API-ключ Revolut / Wise на панелі керування.
- Увімкніть Pay2ERP. Він запускається в Демо-режимі — лише тестові дані, нічого реального не змінюється.
- Перейдіть у режим Лише пошта, щоб побачити, що Pay2ERP вилучає з вашої реальної поштової скриньки — усе ще без підключення до вашої ERP.
- Задоволені вилученням? Підключіть вашу ERP у режимі Лише читання ERP: реальні рахунки зіставляються, нічого не фіксується.
- Перевірте кілька щоденних звітів. Збіги, які ви бачите, — це саме те, що було б зафіксовано після переходу в робочий режим.
- Перейдіть у режим Продакшн. Із цього моменту зіставлені платежі автоматично фіксуються у вашій ERP.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Основне зіставлення
| Налаштування | Тариф | Що він робить |
|---|---|---|
| Зіставлення платежів зі стягненням | Personal | Зіставляє вхідні платежі з несплаченими рахунками, використовуючи номери призначення платежу, суми та дані клієнтів. Основа Pay2ERP — увімкнено за замовчуванням. |
| Формувати звіт електронною поштою | Personal | Надсилає звіт після кожного опрацьованого джерела. Вимкнення цього не зупиняє зіставлення — воно лише зупиняє надсилання листа. |
| Щоденний експорт | Family | Формує щоденний звіт Excel щодо всіх опрацьованих платежів для бухгалтерської перевірки та звірки. |
| Розпізнавання назви компанії за допомогою ШІ | Business | Використовує ШІ для розпізнавання та стандартизації назв компаній з описів платежів, щоб платіж можна було зіставити з несплаченими рахунками за сумою навіть без змінного символу. |
Формати документів, що зчитуються
| Формат | Тариф | Що він робить |
|---|---|---|
| Текст листа | Personal | Обробляє дані прямо з тексту тіла листа. |
| Файли CSV | Personal | Обробляє дані з вкладень .csv. |
| HTML | Personal | Обробляє дані з вкладень .html або .htm. |
| Excel | Family | Обробляє дані з вкладень .xls / .xlsx. |
| Файли PDF | Family | Обробляє дані з вкладень PDF. |
| Word | Family | Обробляє дані з вкладень .doc / .docx. |
| Скановані файли PDF | Business | Обробляє дані з вкладень PDF на основі зображень (сканованих або сфотографованих) за допомогою OCR. |
| Зображення / фото | Business | Обробляє дані з вкладень .jpg, .jpeg та .bmp за допомогою OCR. |
| Растрові зображення | Enterprise | Обробляє дані з вкладень .gif, .tiff, .webp, .eps та .svg за допомогою OCR. |
Перемикач попередньої обробки існує в коді для узгодженості з іншими нашими поштовими застосунками, але для Pay2ERP він вимкнений: читання прихованої папки черги не застосовується до імпорту платежів так само, як до імпорту замовлень, тому він ніколи не з’являється як опція на вашій панелі керування.
🛡️ Рівні доступу
Чотири рівні дозволяють вам вибудовувати довіру у власному темпі, причому кожен надає Pay2ERP трохи більше доступу, ніж попередній.
| Рівень | Доступ | Що відбувається |
|---|---|---|
| Демо | Немає | Лише тестові дані, на BOTS4.me/demo. Без поштової скриньки, без ERP. |
| Лише пошта | Поштова скринька | Захоплює та вилучає реальні платежі з вашої поштової скриньки, але ніколи не торкається вашої ERP. |
| ERP лише для читання | Поштова скринька + читання ERP | Зіставляє платежі з реальними рахунками та повідомляє саме те, що було б зафіксовано — нічого не записує. |
| Робочий режим | Поштова скринька + читання та запис до ERP | Повна автоматизація: платежі захоплюються, зіставляються та фіксуються у вашій ERP. |
📊 Як читати звіт
✅ Що було зіставлено
Кожен платіж, зафіксований у цьому запуску: з яким рахунком (рахунками), сума та призначення платежу, за яким відбулося зіставлення.
⚠️ Що потребує уваги
Платежі, що досі лежать непрочитаними у вашому INBOX, оскільки нічого не вдалося зіставити з достатньою надійністю — той самий список, який ви відкрили б вручну.
📈 Цифри
Опрацьовані, передані на ручну перевірку та невдалі платежі за цей місяць і загалом — ваш поточний підсумковий показник.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| Платіж залишився в INBOX | Не знайдено надійного збігу — перевірте, чи справді номер призначення платежу в повідомленні відповідає відкритому рахунку і чи не позначено рахунок уже як сплачений. |
| Схоже, платіж повністю відсутній | Спершу перевірте список дублікатів: якщо та сама банківська транзакція вже надійшла через інше підключене джерело, Pay2ERP зафіксував її один раз і правильно проігнорував другу копію. |
| Зіставлення за назвою компанії недоступне | Розпізнавання назви компанії за допомогою ШІ — функція тарифу Business. Нижче цього тарифу платежі без змінного символу очікують ручної перевірки. |
| Щоденний звіт не надходить | Переконайтеся, що параметр Формувати звіт поштою увімкнено для Pay2ERP на вашій панелі керування. |
| Скановане або сфотографоване платіжне повідомлення не було прочитане | Скановані PDF та фотографії потребують форматів на основі OCR, які доступні лише в тарифах Business та Enterprise. |
❓ Часті запитання
Які джерела платежів підтримуються?
Банківські сповіщення поштою через IMAP, Gmail, Outlook та Office 365, а також пряма інтеграція за API з Revolut і Wise. Нові джерела додаються регулярно.
З якими ERP він працює?
Сьогодні OFFERIS та Odoo, з розширюваною системою адаптерів для інших. Запитайте нас про вашу.
Що відбувається з платежем, який не вдається зіставити?
Він залишається у вашому INBOX непрочитаним і позначається у щоденному звіті — ніщо не зникає в прихованій папці. Зіставивши його самостійно, ви навчаєте Pay2ERP цьому шаблону на майбутнє.
Чи обробляє він один платіж, що покриває кілька рахунків?
Так. Pay2ERP шукає серед комбінацій ваших відкритих рахунків набір, сума якого збігається зі сплаченою сумою.
Як працює резервний режим ШІ?
Правила виконуються першими для кожного платежу. ШІ викликається лише тоді, коли правила не можуть вилучити призначення платежу з повідомлення у вільному тексті — більшість платежів ніколи до нього не доходять.
Чи можна тестувати без підключення моєї ERP?
Так. Режим «Лише пошта» вилучає реальні платежі, не торкаючись вашої ERP; режим «Лише читання ERP» йде далі й зіставляє з реальними рахунками, нічого не записуючи. Перший місяць безкоштовно.
Чи працює він з AutoCASH?
Так. Pay2ERP фіксує платіж; AutoCASH тієї ж миті перестає нагадувати за цим рахунком. Разом вони замикають цикл дебіторської заборгованості.
Чи використовує це ШІ? Нам його використовувати не можна.
Встановіть режим ШІ на «Вимкнено», і жодна мовна модель не буде викликана, і нічого не буде надіслано постачальнику ШІ. Підключення за API банку або структурований рядок виписки ERP при цьому абсолютно нічого не втрачають — ці поля вже надходять розміченими і зіставляються лише правилами. ШІ потрібен лише для листів-повідомлень у вільному тексті з розміткою, яку правила не розпізнають. Якщо вашій команді з комплаєнсу це потрібно письмово, зверніться до нас, і ми підтвердимо це для вашої документації.
🔒 Чого Pay2ERP ніколи не зробить
- Зв’язуватися з вашими клієнтами — це завдання AutoCASH, а не Pay2ERP.
- Зафіксувати платіж, перебуваючи в режимі Демо, Лише пошта або Лише читання ERP.
- Зіставити платіж із рахунком, не перевіривши попередньо суму та призначення платежу щодо нього.
- Зафіксувати ту саму банківську транзакцію двічі, навіть якщо вона надходить через два різні підключені джерела.
- Приховати від вас незіставлений платіж — він залишається непрочитаним у вашому INBOX.
- Змінити будь-що у вашій ERP, окрім позначення відповідного рахунку як сплаченого.