Pay2ERP
Guida utente – Abbinare i pagamenti alle fatture senza inserimento manuale
🔗 Come Pay2ERP abbina un pagamento
Ogni notifica di pagamento — un’e-mail bancaria, una riga da Revolut o Wise, o una riga di estratto conto letta direttamente dal vostro ERP — viene ridotta alla stessa manciata di dati: importo, valuta, data valuta e il numero di riferimento digitato dal cliente al momento del pagamento. Sono questi dati a essere abbinati alle vostre fatture aperte, non il testo dell’e-mail.
| Formato di origine | Che cos’è | Come lo legge Pay2ERP |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Estratto conto bancario SWIFT di fine giornata / infragiornaliero | Strutturato. Ogni riga a credito diventa automaticamente un pagamento — nessuna congettura nell’estrazione. |
| CAMT.053 | Estratto conto bancario XML ISO 20022 | Strutturato, analizzato in modo difensivo contro XML malformato o eccessivamente grande. |
| BAI2 | Formato di estratto conto bancario statunitense | Strutturato, stesso trattamento dei formati sopra. |
| OFX | Open Financial Exchange | Strutturato, stesso trattamento dei formati sopra. |
| API Revolut / Wise | Connessione diretta al conto | I campi strutturati arrivano già etichettati — importo, riferimento e mittente in tempo reale, senza ritardo dell’e-mail. |
| E-mail in testo libero | Una notifica di pagamento della banca in linguaggio semplice | Prima 50+ pattern in 15+ lingue; l’IA legge il testo solo quando nessun pattern corrisponde. |
🔄 Come funziona Pay2ERP – Flusso visivo
di pagamento
estratti
fattura/e aperta/e
nel vostro ERP
il report
Un solo pagamento può coprire più fatture contemporaneamente — ad esempio un cliente che paga un intero mese con un unico bonifico. Pay2ERP scorre le combinazioni delle vostre fatture aperte finché non trova l’insieme che corrisponde all’importo pagato, invece di arrendersi alla prima fattura che da sola non corrisponde.
📥 Pagamenti non abbinati – La vostra rete di sicurezza
Quando Pay2ERP non trova una corrispondenza affidabile, non indovina e non archivia l’e-mail in un punto dove potreste non notarla. La notifica di pagamento resta nella vostra INBOX, contrassegnata come non letta, esattamente dove si troverebbe qualsiasi altra e-mail non letta — e viene elencata nel vostro prossimo report come da verificare.
Quando una fonte è stata elaborata per intero, le e-mail dei pagamenti abbinati passano in _Pay2ERP/PROCESSED, così la tua INBOX mostra solo ciò che richiede ancora una persona. Abbinare a mano un pagamento non riconosciuto alimenta anche l’apprendimento statistico dei modelli di Pay2ERP, quindi la formulazione della stessa banca viene riconosciuta più in fretta la volta successiva.
🚀 Per iniziare
- Collegate un account e-mail bancario, o una chiave API Revolut / Wise, sulla dashboard.
- Attivate Pay2ERP. Si avvia in Modalità Demo — solo dati di esempio, nulla di reale viene toccato.
- Passate a Solo e-mail per vedere cosa estrae Pay2ERP dalla vostra casella reale — ancora senza connessione al vostro ERP.
- Soddisfatti dell’estrazione? Collegate il vostro ERP come ERP di sola lettura: le fatture reali vengono abbinate, nulla viene registrato.
- Controllate alcuni report giornalieri. Gli abbinamenti che vedete sono esattamente ciò che verrebbe registrato una volta passati in produzione.
- Passate a Produzione. Da quel momento, i pagamenti abbinati vengono registrati automaticamente nel vostro ERP.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Abbinamento principale
| Impostazione | Piano | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Abbinamento dei pagamenti collettivi | Personal | Abbina i pagamenti in entrata alle fatture in sospeso usando numeri di riferimento, importi e dati dei clienti. Il nucleo di Pay2ERP — attivo per impostazione predefinita. |
| Genera report via e-mail | Personal | Invia un report dopo ogni fonte elaborata. Disattivarlo non ferma l’abbinamento — ferma solo l’e-mail. |
| Esportazione giornaliera | Family | Genera un report Excel giornaliero di tutti i pagamenti elaborati per la revisione e la riconciliazione contabile. |
| Riconoscimento del nome azienda tramite IA | Business | Usa l’IA per identificare e standardizzare i nomi delle aziende dalle descrizioni di pagamento, così un pagamento può essere abbinato a fatture non pagate in base all’importo anche senza simbolo variabile. |
Formati di documento letti
| Formato | Piano | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Testo dell’e-mail | Personal | Elabora i dati direttamente dal testo del corpo dell’e-mail. |
| File CSV | Personal | Elabora i dati dagli allegati .csv. |
| HTML | Personal | Elabora i dati dagli allegati .html o .htm. |
| Excel | Family | Elabora i dati dagli allegati .xls / .xlsx. |
| File PDF | Family | Elabora i dati dagli allegati PDF. |
| Word | Family | Elabora i dati dagli allegati .doc / .docx. |
| File PDF scansionati | Business | Elabora i dati dagli allegati PDF basati su immagini (scansionati o fotografati) tramite OCR. |
| Immagini / Foto | Business | Elabora i dati dagli allegati .jpg, .jpeg e .bmp tramite OCR. |
| Immagini raster | Enterprise | Elabora i dati dagli allegati .gif, .tiff, .webp, .eps e .svg tramite OCR. |
Nel codice esiste un interruttore di pre-elaborazione per coerenza con le nostre altre app per caselle di posta, ma per Pay2ERP è disattivato: la lettura di una cartella di coda nascosta non si applica all’importazione dei pagamenti allo stesso modo dell’importazione degli ordini, quindi non compare mai come opzione sulla vostra dashboard.
🛡️ Livelli di accesso
Quattro livelli vi permettono di costruire fiducia al vostro ritmo, ciascuno concedendo a Pay2ERP un po’ più di accesso del precedente.
| Livello | Accessi | Cosa succede |
|---|---|---|
| Demo | Nessuna | Solo dati di esempio, su BOTS4.me/demo. Nessuna casella di posta, nessun ERP. |
| Solo e-mail | Casella di posta | Cattura ed estrae pagamenti reali dalla vostra casella di posta, ma non tocca mai il vostro ERP. |
| ERP in sola lettura | Casella di posta + lettura ERP | Abbina i pagamenti a fatture reali e riporta esattamente cosa registrerebbe — non scrive nulla. |
| Produzione | Casella di posta + lettura e scrittura ERP | Automazione completa: i pagamenti vengono catturati, abbinati e registrati nel vostro ERP. |
📊 Come leggere il report
✅ Cosa è stato abbinato
Ogni pagamento registrato in questa esecuzione: quale/i fattura/e, l’importo e il riferimento su cui è stato abbinato.
⚠️ Cosa richiede attenzione
Pagamenti ancora non letti nella vostra INBOX perché nulla è stato abbinato con sufficiente affidabilità — lo stesso elenco che aprireste manualmente.
📈 I numeri
Pagamenti elaborati, inviati a revisione manuale e falliti, per questo mese e in totale — il vostro punteggio in corso.
❓ Risoluzione dei problemi
| Che cosa vede | Che cosa significa |
|---|---|
| Un pagamento è rimasto nella INBOX | Non è stata trovata una corrispondenza affidabile — verificate che il numero di riferimento nella notifica corrisponda davvero a una fattura aperta e che la fattura non sia già contrassegnata come pagata. |
| Un pagamento sembra mancare del tutto | Controllate prima l’elenco dei duplicati: se la stessa transazione bancaria è già arrivata tramite un’altra fonte collegata, Pay2ERP l’ha registrata una volta e ha correttamente ignorato la seconda copia. |
| L’abbinamento per nome azienda non è disponibile | Il riconoscimento del nome azienda tramite IA è una funzione del livello Business. Al di sotto di questo livello, i pagamenti senza simbolo variabile attendono la revisione manuale. |
| Non arriva alcun report giornaliero | Confermate che Genera report via e-mail sia attivato per Pay2ERP sulla vostra dashboard. |
| Una distinta di pagamento scansionata o fotografata non è stata letta | I PDF scansionati e le foto richiedono i formati basati su OCR, riservati ai livelli Business ed Enterprise. |
❓ Domande frequenti
Quali origini di pagamento sono supportate?
Notifiche bancarie via e-mail tramite IMAP, Gmail, Outlook e Office 365, più integrazione API diretta con Revolut e Wise. Altre fonti vengono aggiunte regolarmente.
Con quali ERP funziona?
Oggi OFFERIS e Odoo, con un sistema di adattatori estensibile per altri. Chiedeteci del vostro.
Cosa succede a un pagamento che non può essere abbinato?
Resta nella vostra INBOX, non letto, e viene segnalato nel report giornaliero — nulla scompare in una cartella nascosta. Abbinarlo voi stessi insegna a Pay2ERP quel pattern per la prossima volta.
Gestisce un pagamento che copre più fatture?
Sì. Pay2ERP cerca combinazioni delle vostre fatture aperte per l’insieme che corrisponde all’importo pagato.
Come funziona l’IA di riserva?
Le regole vengono eseguite per prime, per ogni pagamento. L’IA viene chiamata solo quando le regole non riescono a estrarre un riferimento da una notifica in testo libero — la maggior parte dei pagamenti non la raggiunge mai.
Posso fare delle prove senza collegare il mio ERP?
Sì. La modalità Solo e-mail estrae pagamenti reali senza toccare il vostro ERP; ERP di sola lettura va oltre e abbina a fatture reali senza scrivere nulla. Primo mese gratuito.
Funziona con AutoCASH?
Sì. Pay2ERP registra il pagamento; AutoCASH smette di sollecitare per quella fattura nel momento in cui lo fa. Insieme chiudono il ciclo dei crediti.
Questo usa l’IA? A noi non è consentito.
Impostate la Modalità IA su Disattivata e nessun modello linguistico viene chiamato e nulla viene inviato a un fornitore di IA. Una connessione API bancaria o una riga di estratto conto ERP strutturata non perde assolutamente nulla — questi campi arrivano già etichettati e vengono abbinati solo dalle regole. Solo le e-mail di notifica in testo libero con un layout che le regole non riconoscono necessitano dell’IA. Se il vostro team di conformità ne ha bisogno per iscritto, chiedetecelo e lo confermeremo per la vostra documentazione.
🔒 Cosa Pay2ERP non farà mai
- Contattare i tuoi clienti — è compito di AutoCASH, non di Pay2ERP.
- Registrare un pagamento mentre si è in modalità Demo, Solo e-mail o ERP di sola lettura.
- Abbinare un pagamento a una fattura senza prima verificarne l’importo e il riferimento.
- Registrare due volte la stessa transazione bancaria, anche se arriva tramite due fonti collegate diverse.
- Nascondervi un pagamento non abbinato — resta non letto nella vostra INBOX.
- Modificare qualsiasi cosa nel vostro ERP oltre a contrassegnare la fattura corrispondente come pagata.