Pay2ERP
Руководство пользователя – Сопоставление платежей со счетами без ручного ввода
🔗 Как Pay2ERP сопоставляет платёж
Каждое уведомление о платеже — письмо от банка, строка из Revolut или Wise, либо строка выписки, считанная прямо из вашей ERP — сводится к одному и тому же небольшому набору фактов: сумма, валюта, дата валютирования и номер назначения платежа, который указал ваш клиент при оплате. Именно эти факты сопоставляются с вашими открытыми счетами, а не формулировки письма.
| Формат источника | Что это такое | Как Pay2ERP это считывает |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Банковская выписка SWIFT (итоговая за день / внутридневная) | Структурированный. Каждая строка поступления автоматически становится одним платежом — без гадания при извлечении. |
| CAMT.053 | Банковская выписка ISO 20022 XML | Структурированный, разбирается с защитой от повреждённого или чрезмерно большого XML. |
| BAI2 | Американский формат банковской выписки | Структурированный, обрабатывается так же, как форматы выше. |
| OFX | Open Financial Exchange | Структурированный, обрабатывается так же, как форматы выше. |
| API Revolut / Wise | Прямое подключение к счёту | Структурированные поля приходят уже размеченными — сумма, назначение платежа и отправитель в реальном времени, без задержки на письмо. |
| Письмо в свободном тексте | Уведомление банка о платеже на простом языке | Сначала 50+ шаблонов на 15+ языках; ИИ читает текст только тогда, когда ни один шаблон не подходит. |
🔄 Как работает Pay2ERP – Визуальная схема
поступает
извлечены
счётом(ами)
в вашу ERP
отчёт
Один платёж может одновременно покрывать несколько счетов — например, когда клиент оплачивает целый месяц одним переводом. Pay2ERP перебирает комбинации ваших открытых счетов, пока не найдёт набор, сумма которого совпадает с оплаченной суммой, вместо того чтобы сдаваться на первом же счёте, который не подходит сам по себе.
📥 Несопоставленные платежи – ваша страховочная сеть
Когда Pay2ERP не может найти надёжное совпадение, он не гадает и не убирает письмо туда, где вы можете его пропустить. Уведомление о платеже остаётся в вашем INBOX, помеченным как непрочитанное, именно там, где лежало бы любое другое непрочитанное письмо — и указывается в следующем отчёте как требующее внимания.
Когда источник полностью обработан, письма о сопоставленных платежах переносятся в _Pay2ERP/PROCESSED, так что в INBOX остаётся только то, что ещё требует участия человека. Ручное сопоставление несопоставленного платежа также попадает в статистическое обучение шаблонов Pay2ERP, поэтому формулировки того же банка в следующий раз распознаются быстрее.
🚀 Начало работы
- Подключите почтовый аккаунт банка или API-ключ Revolut / Wise на панели управления.
- Включите Pay2ERP. Он запускается в Демо-режиме — только тестовые данные, ничего реального не затрагивается.
- Переключитесь на режим Только почта, чтобы увидеть, что Pay2ERP извлекает из вашего реального почтового ящика — всё ещё без подключения к вашей ERP.
- Довольны извлечением? Подключите вашу ERP в режиме Только чтение ERP: реальные счета сопоставляются, ничего не записывается.
- Проверьте несколько ежедневных отчётов. Совпадения, которые вы видите, — это именно то, что было бы записано после перехода в боевой режим.
- Переключитесь на Продакшен. С этого момента сопоставленные платежи автоматически записываются в вашу ERP.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Основное сопоставление
| Настройка | Тариф | Что он делает |
|---|---|---|
| Сопоставление платежей по взысканию | Personal | Сопоставляет входящие платежи с неоплаченными счетами, используя номера назначения платежа, суммы и данные клиентов. Ядро Pay2ERP — включено по умолчанию. |
| Формировать отчёт по электронной почте | Personal | Отправляет отчёт после обработки каждого источника. Отключение этой функции не останавливает сопоставление — оно лишь останавливает отправку письма. |
| Ежедневный экспорт | Family | Формирует ежедневный отчёт Excel по всем обработанным платежам для бухгалтерской проверки и сверки. |
| Распознавание названия компании с помощью ИИ | Business | Использует ИИ для распознавания и стандартизации названий компаний из описаний платежей, чтобы платёж можно было сопоставить с неоплаченными счетами по сумме даже без переменного символа. |
Считываемые форматы документов
| Формат | Тариф | Что он делает |
|---|---|---|
| Текст письма | Personal | Обрабатывает данные прямо из текста тела письма. |
| Файлы CSV | Personal | Обрабатывает данные из вложений .csv. |
| HTML | Personal | Обрабатывает данные из вложений .html или .htm. |
| Excel | Family | Обрабатывает данные из вложений .xls / .xlsx. |
| Файлы PDF | Family | Обрабатывает данные из вложений PDF. |
| Word | Family | Обрабатывает данные из вложений .doc / .docx. |
| Отсканированные файлы PDF | Business | Обрабатывает данные из вложений PDF на основе изображений (сканированных или сфотографированных) с помощью OCR. |
| Изображения / фото | Business | Обрабатывает данные из вложений .jpg, .jpeg и .bmp с помощью OCR. |
| Растровые изображения | Enterprise | Обрабатывает данные из вложений .gif, .tiff, .webp, .eps и .svg с помощью OCR. |
Переключатель предварительной обработки существует в коде для согласованности с другими нашими почтовыми приложениями, но для Pay2ERP он отключён: чтение скрытой папки очереди не применяется к импорту платежей так же, как к импорту заказов, поэтому он никогда не появляется как опция на вашей панели управления.
🛡️ Уровни доступа
Четыре уровня позволяют вам выстраивать доверие в собственном темпе, при этом каждый даёт Pay2ERP чуть больше доступа, чем предыдущий.
| Уровень | Доступ | Что происходит |
|---|---|---|
| Демо | Нет | Только тестовые данные, на BOTS4.me/demo. Без почтового ящика, без ERP. |
| Только почта | Почтовый ящик | Захватывает и извлекает реальные платежи из вашего почтового ящика, но никогда не затрагивает вашу ERP. |
| ERP только на чтение | Почтовый ящик + чтение ERP | Сопоставляет платежи с реальными счетами и сообщает именно то, что было бы записано — ничего не записывает. |
| Рабочий режим | Почтовый ящик + чтение и запись в ERP | Полная автоматизация: платежи захватываются, сопоставляются и записываются в вашу ERP. |
📊 Как читать отчёт
✅ Что было сопоставлено
Каждый платёж, записанный в этом прогоне: с каким счётом (счетами), сумма и назначение платежа, по которому произошло сопоставление.
⚠️ Что требует внимания
Платежи, которые всё ещё лежат непрочитанными в вашем INBOX, потому что ничего не удалось сопоставить с достаточной надёжностью — тот же список, который вы бы открыли вручную.
📈 Цифры
Обработанные, переданные на ручную проверку и неудачные платежи за этот месяц и в целом — ваш текущий итоговый показатель.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| Платёж остался в INBOX | Не найдено надёжное совпадение — проверьте, действительно ли номер назначения платежа в уведомлении соответствует открытому счёту и что счёт ещё не помечен как оплаченный. |
| Похоже, платёж полностью отсутствует | Сначала проверьте список дубликатов: если та же банковская транзакция уже поступила через другой подключённый источник, Pay2ERP записал её один раз и правильно проигнорировал вторую копию. |
| Сопоставление по названию компании недоступно | Распознавание названия компании с помощью ИИ — функция тарифа Business. Ниже этого тарифа платежи без переменного символа ожидают ручной проверки. |
| Ежедневный отчёт не приходит | Убедитесь, что опция Формировать отчёт по почте включена для Pay2ERP на вашей панели управления. |
| Сканированное или сфотографированное платёжное извещение не было прочитано | Сканированные PDF и фотографии требуют форматов на основе OCR, которые доступны только на тарифах Business и Enterprise. |
❓ Часто задаваемые вопросы
Какие источники платежей поддерживаются?
Банковские уведомления по почте через IMAP, Gmail, Outlook и Office 365, а также прямая интеграция по API с Revolut и Wise. Новые источники добавляются регулярно.
С какими ERP он работает?
Сегодня OFFERIS и Odoo, с расширяемой системой адаптеров для остальных. Спросите нас о вашей.
Что происходит с платежом, который не удаётся сопоставить?
Он остаётся в вашем INBOX непрочитанным и отмечается в ежедневном отчёте — ничто не исчезает в скрытой папке. Сопоставив его самостоятельно, вы обучаете Pay2ERP этому шаблону на будущее.
Умеет ли он обрабатывать один платёж, покрывающий несколько счетов?
Да. Pay2ERP ищет среди комбинаций ваших открытых счетов набор, сумма которого совпадает с оплаченной суммой.
Как работает резервный режим ИИ?
Правила выполняются первыми при каждом платеже. ИИ вызывается только тогда, когда правила не могут извлечь назначение платежа из уведомления в свободном тексте — большинство платежей никогда до него не доходят.
Можно ли тестировать без подключения ERP?
Да. Режим «Только почта» извлекает реальные платежи, не затрагивая вашу ERP; режим «Только чтение ERP» идёт дальше и сопоставляет с реальными счетами, ничего не записывая. Первый месяц бесплатно.
Работает ли он с AutoCASH?
Да. Pay2ERP записывает платёж; AutoCASH в этот же момент перестаёт напоминать по этому счёту. Вместе они замыкают цикл дебиторской задолженности.
Использует ли это ИИ? Нам его использовать нельзя.
Установите режим ИИ на «Выключено», и ни одна языковая модель не будет вызвана, и ничего не будет отправлено поставщику ИИ. Подключение по API банка или структурированная строка выписки ERP при этом абсолютно ничего не теряют — эти поля уже приходят размеченными и сопоставляются только правилами. ИИ нужен только для писем-уведомлений в свободном тексте с разметкой, которую правила не распознают. Если вашему отделу комплаенса это нужно письменно, обратитесь к нам, и мы подтвердим это для вашей документации.
🔒 Чего Pay2ERP никогда не сделает
- Связываться с вашими клиентами — это задача AutoCASH, а не Pay2ERP.
- Записать платёж, находясь в режиме Демо, Только почта или Только чтение ERP.
- Сопоставить платёж со счётом, не проверив предварительно сумму и назначение платежа по нему.
- Записать одну и ту же банковскую транзакцию дважды, даже если она приходит через два разных подключённых источника.
- Скрыть от вас несопоставленный платёж — он остаётся непрочитанным в вашем INBOX.
- Изменить что-либо в вашей ERP, кроме отметки соответствующего счёта как оплаченного.