Pay2ERP
Benutzerhandbuch – Zahlungen ohne manuelle Eingabe den Rechnungen zuordnen
🔗 Wie Pay2ERP eine Zahlung zuordnet
Jedes Zahlungsavis — eine Bank-E-Mail, eine Zeile von Revolut oder Wise, oder eine Kontoauszugszeile direkt aus Ihrem ERP — wird auf dieselbe Handvoll Fakten reduziert: Betrag, Währung, Wertstellungsdatum und die Referenznummer, die Ihr Kunde beim Bezahlen eingegeben hat. Diese Fakten werden mit Ihren offenen Rechnungen abgeglichen, nicht der Wortlaut der E-Mail.
| Quellformat | Was es ist | Wie Pay2ERP es liest |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | SWIFT Tagesend- / untertägiger Kontoauszug | Strukturiert. Jede Gutschriftszeile wird automatisch zu einer Zahlung — keine Rätselei bei der Extraktion. |
| CAMT.053 | ISO-20022-XML-Kontoauszug | Strukturiert, defensiv geparst gegen fehlerhaftes oder überdimensioniertes XML. |
| BAI2 | US-Kontoauszugsformat | Strukturiert, gleiche Behandlung wie die Formate oben. |
| OFX | Open Financial Exchange | Strukturiert, gleiche Behandlung wie die Formate oben. |
| Revolut- / Wise-API | Direkte Kontoverbindung | Strukturierte Felder kommen bereits beschriftet an — Betrag, Referenz und Absender in Echtzeit, ohne E-Mail-Verzögerung. |
| Freitext-E-Mail | Ein Zahlungsavis der Bank in einfacher Sprache | Zuerst 50+ Muster in 15+ Sprachen; die KI liest den Text nur, wenn kein Muster passt. |
🔄 Wie Pay2ERP funktioniert – Visueller Ablauf
trifft ein
extrahiert
zugeordnet
in Ihrem ERP
den Bericht
Eine Zahlung kann mehrere Rechnungen auf einmal abdecken — etwa wenn ein Kunde einen ganzen Monat mit einer Überweisung begleicht. Pay2ERP prüft die Kombinationen Ihrer offenen Rechnungen durch, bis es die Zusammenstellung findet, die dem gezahlten Betrag entspricht, statt bei der ersten allein nicht passenden Rechnung aufzugeben.
📥 Nicht zugeordnete Zahlungen – Ihr Sicherheitsnetz
Findet Pay2ERP keine sichere Übereinstimmung, rät es nicht und legt die E-Mail auch nicht dort ab, wo Sie sie übersehen könnten. Das Zahlungsavis bleibt in Ihrem INBOX, als ungelesen markiert, genau dort, wo jede andere ungelesene Mail läge — und wird in Ihrem nächsten Report als klärungsbedürftig aufgeführt.
Sobald eine Quelle vollständig verarbeitet ist, wandern zugeordnete Zahlungs-E-Mails nach _Pay2ERP/PROCESSED, sodass Ihre INBOX nur noch zeigt, was noch einen Menschen braucht. Das manuelle Zuordnen einer nicht zugeordneten Zahlung fließt außerdem in das statistische Musterlernen von Pay2ERP zurück, sodass der Wortlaut derselben Bank beim nächsten Mal schneller erkannt wird.
🚀 Erste Schritte
- Verbinden Sie im Dashboard ein Bank-E-Mail-Konto oder einen Revolut- / Wise-API-Schlüssel.
- Schalten Sie Pay2ERP ein. Es startet im Demo-Modus — nur Beispieldaten, nichts Reales wird berührt.
- Wechseln Sie zu Nur E-Mail, um zu sehen, was Pay2ERP aus Ihrem echten Postfach extrahiert — noch immer ohne Verbindung zu Ihrem ERP.
- Zufrieden mit der Extraktion? Verbinden Sie Ihr ERP als ERP nur lesen: echte Rechnungen werden zugeordnet, nichts wird erfasst.
- Prüfen Sie ein paar Tagesreports. Die Übereinstimmungen, die Sie sehen, sind genau das, was nach dem Livegang erfasst würde.
- Wechseln Sie zu Produktion. Ab diesem Moment werden zugeordnete Zahlungen automatisch in Ihrem ERP erfasst.
⚙️ Referenz der Dashboard-Einstellungen
Kernabgleich
| Einstellung | Plan | Funktion |
|---|---|---|
| Zahlungsabgleich | Personal | Ordnet eingehende Zahlungen offenen Rechnungen zu, anhand von Referenznummern, Beträgen und Kundendaten. Der Kern von Pay2ERP — standardmäßig aktiviert. |
| E-Mail-Bericht erstellen | Personal | Sendet nach jeder verarbeiteten Quelle einen Report. Das Ausschalten stoppt nicht den Abgleich — es stoppt nur die E-Mail. |
| Täglicher Export | Family | Erstellt täglich einen Excel-Report aller verarbeiteten Zahlungen zur buchhalterischen Prüfung und Abstimmung. |
| KI-Firmennamenerkennung | Business | Nutzt KI, um Firmennamen aus Zahlungsbeschreibungen zu erkennen und zu vereinheitlichen, sodass eine Zahlung auch ohne Variablensymbol anhand des Betrags unbezahlten Rechnungen zugeordnet werden kann. |
Gelesene Dokumentformate
| Format | Plan | Funktion |
|---|---|---|
| E-Mail-Text | Personal | Verarbeitet Daten direkt aus dem Text des E-Mail-Textkörpers. |
| CSV-Dateien | Personal | Verarbeitet Daten aus .csv-Anhängen. |
| HTML | Personal | Verarbeitet Daten aus .html- oder .htm-Anhängen. |
| Excel | Family | Verarbeitet Daten aus .xls- / .xlsx-Anhängen. |
| PDF-Dateien | Family | Verarbeitet Daten aus PDF-Anhängen. |
| Word | Family | Verarbeitet Daten aus .doc- / .docx-Anhängen. |
| Gescannte PDF-Dateien | Business | Verarbeitet Daten aus bildbasierten (gescannten oder fotografierten) PDF-Anhängen per OCR. |
| Bilder / Fotos | Business | Verarbeitet Daten aus .jpg-, .jpeg- und .bmp-Anhängen per OCR. |
| Rasterbilder | Enterprise | Verarbeitet Daten aus .gif-, .tiff-, .webp-, .eps- und .svg-Anhängen per OCR. |
Ein Vorverarbeitungs-Schalter existiert im Code aus Konsistenzgründen mit unseren anderen Postfach-Apps, ist für Pay2ERP jedoch abgeschaltet: Das Lesen eines versteckten Warteschlangenordners gilt für den Zahlungsimport nicht in gleicher Weise wie für den Bestellimport, daher erscheint er auf Ihrem Dashboard nie als Option.
🛡️ Zugriffsebenen
Vier Stufen lassen Sie Vertrauen in Ihrem eigenen Tempo aufbauen, wobei jede Pay2ERP etwas mehr Zugriff gibt als die vorherige.
| Stufe | Zugriff | Was passiert |
|---|---|---|
| Demo | Keine | Nur Beispieldaten, unter BOTS4.me/demo. Kein Postfach, kein ERP. |
| Nur E-Mail | Postfach | Erfasst und extrahiert echte Zahlungen aus Ihrem Postfach, rührt Ihr ERP aber nie an. |
| ERP nur lesend | Postfach + ERP lesen | Ordnet Zahlungen echten Rechnungen zu und meldet genau, was erfasst würde — schreibt nichts. |
| Produktivbetrieb | Postfach + ERP lesen & schreiben | Vollautomatisierung: Zahlungen werden erfasst, zugeordnet und in Ihrem ERP verbucht. |
📊 Den Bericht lesen
✅ Was zugeordnet wurde
Jede in diesem Lauf erfasste Zahlung: welche Rechnung(en), der Betrag und die Referenz, auf die sie zugeordnet wurde.
⚠️ Was Aufmerksamkeit braucht
Zahlungen, die noch ungelesen in Ihrem INBOX liegen, weil nichts mit ausreichender Sicherheit zugeordnet werden konnte — dieselbe Liste, die Sie von Hand öffnen würden.
📈 Die Zahlen
Verarbeitete, an die manuelle Prüfung weitergeleitete und fehlgeschlagene Zahlungen, für diesen Monat und insgesamt — Ihr laufender Punktestand.
❓ Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Was es bedeutet |
|---|---|
| Eine Zahlung blieb im INBOX | Es wurde keine sichere Übereinstimmung gefunden — prüfen Sie, ob die Referenznummer im Avis wirklich zu einer offenen Rechnung gehört und ob die Rechnung nicht bereits als bezahlt markiert ist. |
| Eine Zahlung scheint völlig zu fehlen | Prüfen Sie zuerst die Duplikatliste: Ist dieselbe Banktransaktion bereits über eine andere verbundene Quelle eingegangen, hat Pay2ERP sie einmal erfasst und die zweite Kopie korrekt ignoriert. |
| Firmennamenabgleich ist nicht verfügbar | Die KI-Firmennamenerkennung ist eine Business-Tarif-Funktion. Unterhalb dieses Tarifs warten Zahlungen ohne Variablensymbol auf manuelle Prüfung. |
| Es kommt kein Tagesreport an | Bestätigen Sie, dass E-Mail-Report generieren für Pay2ERP in Ihrem Dashboard eingeschaltet ist. |
| Ein gescannter oder fotografierter Zahlungsbeleg wurde nicht gelesen | Gescannte PDFs und Fotos benötigen die OCR-basierten Formate, die den Tarifen Business und Enterprise vorbehalten sind. |
❓ Häufig gestellte Fragen
Welche Zahlungsquellen werden unterstützt?
Bank-E-Mail-Benachrichtigungen über IMAP, Gmail, Outlook und Office 365, plus direkte API-Integration mit Revolut und Wise. Weitere Quellen werden regelmäßig ergänzt.
Mit welchen ERP-Systemen funktioniert es?
Heute OFFERIS und Odoo, mit einem erweiterbaren Adaptersystem für weitere. Fragen Sie uns nach Ihrem.
Was passiert mit einer Zahlung, die nicht zugeordnet werden kann?
Sie bleibt ungelesen in Ihrem INBOX und wird im Tagesreport markiert — nichts verschwindet in einem versteckten Ordner. Ordnen Sie sie selbst zu, bringen Sie Pay2ERP dieses Muster für das nächste Mal bei.
Kann eine Zahlung mehrere Rechnungen abdecken?
Ja. Pay2ERP durchsucht Kombinationen Ihrer offenen Rechnungen nach der Zusammenstellung, die dem gezahlten Betrag entspricht.
Wie funktioniert die KI-Rückfallebene?
Regeln laufen zuerst, bei jeder Zahlung. Die KI wird nur aufgerufen, wenn die Regeln keine Referenz aus einem Freitext-Avis extrahieren können — die meisten Zahlungen erreichen sie nie.
Kann ich testen, ohne mein ERP zu verbinden?
Ja. Der Modus Nur E-Mail extrahiert echte Zahlungen, ohne Ihr ERP zu berühren; ERP nur lesen geht weiter und gleicht mit echten Rechnungen ab, ohne etwas zu schreiben. Der erste Monat ist kostenlos.
Funktioniert es zusammen mit AutoCASH?
Ja. Pay2ERP erfasst die Zahlung; AutoCASH hört in dem Moment auf, für diese Rechnung zu mahnen. Gemeinsam schließen sie den Kreis bei den Forderungen.
Nutzt das KI? Wir dürfen keine einsetzen.
Stellen Sie den KI-Modus auf Aus, dann wird kein Sprachmodell aufgerufen und nichts an einen KI-Anbieter gesendet. Eine Bank-API-Verbindung oder eine strukturierte ERP-Kontoauszugszeile verliert dabei überhaupt nichts — diese Felder kommen bereits beschriftet an und werden allein durch Regeln zugeordnet. Nur Freitext-Avis-E-Mails in einem Layout, das die Regeln nicht erkennen, brauchen KI. Braucht Ihr Compliance-Team dies schriftlich, fragen Sie uns und wir bestätigen es für Ihre Unterlagen.
🔒 Was Pay2ERP niemals tut
- Ihre Kunden kontaktieren — das ist die Aufgabe von AutoCASH, nicht von Pay2ERP.
- Eine Zahlung im Demo-, Nur-E-Mail- oder ERP-nur-lesen-Modus erfassen.
- Eine Zahlung einer Rechnung zuordnen, ohne zuvor Betrag und Referenz gegen sie zu prüfen.
- Dieselbe Banktransaktion zweimal erfassen, selbst wenn sie über zwei verschiedene verbundene Quellen eingeht.
- Eine nicht zugeordnete Zahlung vor Ihnen verbergen — sie bleibt ungelesen in Ihrem INBOX.
- Irgendetwas in Ihrem ERP ändern, außer die passende Rechnung als bezahlt zu markieren.