Pay2ERP
Felhasználói útmutató – Kifizetések számlákhoz párosítása kézi rögzítés nélkül
🔗 Hogyan párosítja a Pay2ERP a kifizetést
Minden fizetési értesítés — egy banki e-mail, egy Revolut vagy Wise sor, vagy egy közvetlenül az ERP-ből beolvasott kivonatsor — ugyanarra a maroknyi tényre redukálódik: összeg, pénznem, értéknap és az ügyfél által fizetéskor megadott hivatkozási szám. Ezek a tények kerülnek párosításra a nyitott számláival, nem az e-mail szövege.
| Forrásformátum | Mi ez | Hogyan olvassa be a Pay2ERP |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | SWIFT napvégi / napközbeni bankszámlakivonat | Strukturált. Minden jóváírási sor automatikusan egy kifizetéssé válik — kitalálás nélküli kinyeréssel. |
| CAMT.053 | ISO 20022 XML bankszámlakivonat | Strukturált, védekező módon feldolgozva a hibás vagy túlméretezett XML-lel szemben is. |
| BAI2 | Amerikai bankszámlakivonat-formátum | Strukturált, ugyanúgy kezelve, mint a fenti formátumok. |
| OFX | Open Financial Exchange | Strukturált, ugyanúgy kezelve, mint a fenti formátumok. |
| Revolut / Wise API | Közvetlen számlakapcsolat | A strukturált mezők már felcímkézve érkeznek — összeg, hivatkozás és feladó valós időben, e-mail-késedelem nélkül. |
| Szabadszöveges e-mail | A bank egyszerű nyelvezetű fizetési értesítése | Először 50+ mintázat 15+ nyelven; a mesterséges intelligencia csak akkor olvassa el a szöveget, ha egyik mintázat sem illeszkedik. |
🔄 Hogyan működik a Pay2ERP – Vizuális folyamat
megérkezik
kinyerve
számlá(k)val
az Ön ERP-jében
a jelentést
Egyetlen kifizetés egyszerre több számlát is fedezhet — például amikor egy ügyfél egy egész hónapot egyetlen átutalással egyenlít ki. A Pay2ERP végigmegy a nyitott számlái kombinációin, amíg meg nem találja azt az összeállítást, amely megegyezik a kifizetett összeggel, ahelyett hogy feladná az első, önmagában nem illeszkedő számlánál.
📥 Nem párosított kifizetések – Az Ön biztonsági hálója
Ha a Pay2ERP nem talál megbízható párosítást, nem találgat, és nem is teszi el az e-mailt olyan helyre, ahol esetleg elkerülné a figyelmét. A fizetési értesítés az Ön INBOX-ában marad, olvasatlanra jelölve, pontosan ott, ahol bármely más olvasatlan levél is lenne — és szerepel a következő jelentésében, mint figyelmet igénylő tétel.
Amint egy forrás teljesen feldolgozásra került, a párosított fizetési e-mailek a _Pay2ERP/PROCESSED mappába kerülnek, így az INBOX csak azt mutatja, amihez még ember kell. Egy párosítatlan fizetés kézi párosítása a Pay2ERP statisztikai mintatanulásába is visszakerül, így ugyanannak a banknak a megfogalmazását legközelebb gyorsabban felismeri.
🚀 Első lépések
- Csatlakoztasson egy banki e-mail fiókot, vagy egy Revolut / Wise API-kulcsot az irányítópulton.
- Kapcsolja be a Pay2ERP-t. Demó módban indul — kizárólag mintaadatokkal, semmi valódihoz nem nyúl.
- Váltson Csak e-mail módra, hogy lássa, mit nyer ki a Pay2ERP a valódi postafiókjából — még mindig az ERP-jével való kapcsolat nélkül.
- Elégedett a kinyeréssel? Csatlakoztassa ERP-jét Csak ERP olvasás módban: a valódi számlák párosításra kerülnek, semmi nem kerül rögzítésre.
- Nézzen át néhány napi jelentést. A látott párosítások pontosan azt mutatják, ami éles üzembe állás után rögzítésre kerülne.
- Váltson Éles üzem módra. Ettől a pillanattól kezdve a párosított kifizetések automatikusan rögzítésre kerülnek az ERP-jében.
⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése
Alapvető párosítás
| Beállítás | Csomag | Mit csinál |
|---|---|---|
| Gyűjtőfizetések párosítása | Personal | Hivatkozási számok, összegek és ügyféladatok alapján párosítja a beérkező kifizetéseket a nyitott számlákkal. A Pay2ERP magja — alapértelmezésben bekapcsolva. |
| E-mailes jelentés készítése | Personal | Minden feldolgozott forrás után jelentést küld. Ennek kikapcsolása nem állítja le a párosítást — csak az e-mail küldését állítja le. |
| Napi exportálás | Family | Napi Excel jelentést készít az összes feldolgozott kifizetésről a könyvelési ellenőrzéshez és egyeztetéshez. |
| AI cégnév-felismerés | Business | Mesterséges intelligenciát használ a cégnevek azonosítására és egységesítésére a fizetési leírásokból, így egy kifizetés összeg alapján akár változó szimbólum nélkül is párosítható a kiegyenlítetlen számlákkal. |
Beolvasott dokumentumformátumok
| Formátum | Csomag | Mit csinál |
|---|---|---|
| E-mail szövege | Personal | Adatokat dolgoz fel közvetlenül az e-mail törzsszövegéből. |
| CSV-fájlok | Personal | Adatokat dolgoz fel .csv mellékletekből. |
| HTML | Personal | Adatokat dolgoz fel .html vagy .htm mellékletekből. |
| Excel | Family | Adatokat dolgoz fel .xls / .xlsx mellékletekből. |
| PDF-fájlok | Family | Adatokat dolgoz fel PDF mellékletekből. |
| Word | Family | Adatokat dolgoz fel .doc / .docx mellékletekből. |
| Beszkennelt PDF-fájlok | Business | Adatokat dolgoz fel kép alapú (szkennelt vagy lefényképezett) PDF mellékletekből OCR segítségével. |
| Képek / fotók | Business | Adatokat dolgoz fel .jpg, .jpeg és .bmp mellékletekből OCR segítségével. |
| Raszteres képek | Enterprise | Adatokat dolgoz fel .gif, .tiff, .webp, .eps és .svg mellékletekből OCR segítségével. |
Az előfeldolgozás kapcsoló a kódban a többi postafiók-alkalmazásunkkal való konzisztencia miatt létezik, de a Pay2ERP esetében ki van kapcsolva: egy rejtett várólista-mappa beolvasása nem vonatkozik a kifizetések importjára ugyanúgy, mint a rendelések importjára, ezért soha nem jelenik meg opcióként az Ön irányítópultján.
🛡️ Hozzáférési szintek
Négy szint teszi lehetővé, hogy saját tempójában építse ki a bizalmat, mindegyik valamivel több hozzáférést adva a Pay2ERP-nek, mint az előző.
| Szint | Hozzáférés | Mi történik |
|---|---|---|
| Demó | Nincs | Kizárólag mintaadatok, a BOTS4.me/demo oldalon. Nincs postafiók, nincs ERP. |
| Csak e-mail | Postafiók | Rögzíti és kinyeri a valódi kifizetéseket a postafiókjából, de soha nem nyúl az ERP-jéhez. |
| ERP csak olvasható | Postafiók + ERP olvasás | Párosítja a kifizetéseket a valódi számlákkal, és pontosan jelenti, mit rögzítene — semmit nem ír. |
| Éles üzem | Postafiók + ERP olvasás és írás | Teljes automatizálás: a kifizetések rögzítésre, párosításra és az ERP-jébe könyvelésre kerülnek. |
📊 A jelentés olvasása
✅ Mi lett párosítva
Minden ebben a futásban rögzített kifizetés: melyik számlá(k)hoz, milyen összeggel, és milyen hivatkozás alapján történt a párosítás.
⚠️ Mi igényel figyelmet
Kifizetések, amelyek még olvasatlanul hevernek az Ön INBOX-ában, mert semmi nem került megbízhatóan párosításra — ugyanaz a lista, amelyet kézzel nyitna meg.
📈 A számok
Feldolgozott, kézi ellenőrzésre küldött és sikertelen kifizetések, erre a hónapra és összesen — az Ön folyamatos eredményjelzője.
❓ Hibaelhárítás
| Amit lát | Mit jelent |
|---|---|
| Egy kifizetés az INBOX-ban maradt | Nem talált megbízható párosítást — ellenőrizze, hogy az értesítésben szereplő hivatkozási szám valóban egy nyitott számlának felel-e meg, és hogy a számla nincs-e már kifizetettként megjelölve. |
| Úgy tűnik, hiányzik egy kifizetés | Először ellenőrizze a duplikátumlistát: ha ugyanaz a banki tranzakció már megérkezett egy másik csatlakoztatott forráson keresztül, a Pay2ERP egyszer rögzítette, és a második másolatot helyesen figyelmen kívül hagyta. |
| A cégnév szerinti párosítás nem elérhető | Az AI cégnév-felismerés Business szintű funkció. Ez alatt a szint alatt a változó szimbólum nélküli kifizetések kézi ellenőrzésre várnak. |
| Nem érkezik napi jelentés | Ellenőrizze, hogy az E-mail jelentés generálása be van-e kapcsolva a Pay2ERP-nél az irányítópultján. |
| Egy szkennelt vagy lefényképezett átutalási bizonylatot nem sikerült beolvasni | A szkennelt PDF-ek és fényképek az OCR-alapú formátumokat igénylik, amelyek a Business és Enterprise szintekhez vannak fenntartva. |
❓ Gyakran ismételt kérdések
Milyen fizetési forrásokat támogat?
Banki e-mail értesítések IMAP-on, Gmailen, Outlookon és Office 365-ön keresztül, valamint közvetlen API-integráció a Revoluttal és a Wise-szal. Rendszeresen adunk hozzá további forrásokat.
Milyen ERP-kkel működik együtt?
Ma az OFFERIS és az Odoo, kiterjeszthető adapterrendszerrel a továbbiakhoz. Kérdezzen rá a sajátjára.
Mi történik egy kifizetéssel, amelyet nem lehet párosítani?
Olvasatlanul marad az Ön INBOX-ában, és megjelölésre kerül a napi jelentésben — semmi nem tűnik el egy rejtett mappában. Ha Ön saját maga párosítja, azzal megtanítja a Pay2ERP-nek ezt a mintázatot a következő alkalomra.
Kezeli-e azt, ha egy kifizetés több számlát fedez?
Igen. A Pay2ERP a nyitott számlái kombinációi között keresi azt az összeállítást, amely megegyezik a kifizetett összeggel.
Hogyan működik az MI-tartalék?
A szabályok futnak elsőként, minden kifizetésnél. A mesterséges intelligenciát csak akkor hívja meg, ha a szabályok nem tudnak hivatkozást kinyerni egy szabadszöveges értesítésből — a kifizetések többsége soha nem jut el hozzá.
Tesztelhetek anélkül, hogy csatlakoztatnám az ERP-met?
Igen. A Csak e-mail mód a valódi kifizetéseket úgy nyeri ki, hogy nem nyúl az ERP-jéhez; a Csak ERP olvasás ennél tovább megy, és a valódi számlákkal párosít, miközben semmit nem ír. Az első hónap ingyenes.
Együttműködik az AutoCASH-sel?
Igen. A Pay2ERP rögzíti a kifizetést; az AutoCASH abban a pillanatban leáll az adott számlára vonatkozó emlékeztetőkkel. Együtt zárják le a vevőkövetelések körét.
Használ ez MI-t? Nekünk nem szabad.
Állítsa az AI módot Kikapcsolva állásba, és semmilyen nyelvi modell nem kerül meghívásra, és semmi nem kerül elküldésre egy AI-szolgáltatónak. Egy banki API-kapcsolat vagy egy strukturált ERP kivonatsor emiatt semmit nem veszít — ezek a mezők már felcímkézve érkeznek, és kizárólag szabályok párosítják őket. Csak azok a szabadszöveges értesítő e-mailek igénylik az AI-t, amelyek olyan elrendezésűek, amelyet a szabályok nem ismernek fel. Ha megfelelőségi csapatának ez írásban is szükséges, kérdezze meg tőlünk, és megerősítjük azt az Ön dokumentációjához.
🔒 Amit a Pay2ERP soha nem tesz meg
- Kapcsolatfelvétel az ügyfelekkel — ez az AutoCASH feladata, nem a Pay2ERP-é.
- Kifizetés rögzítése Demó, Csak e-mail vagy Csak ERP olvasás módban.
- Kifizetés párosítása egy számlához anélkül, hogy előbb ellenőrizné vele szemben az összeget és a hivatkozást.
- Ugyanazon banki tranzakció kétszeri rögzítése, még akkor is, ha két különböző csatlakoztatott forráson keresztül érkezik.
- Egy nem párosított kifizetés elrejtése Ön elől — olvasatlanul marad az Ön INBOX-ában.
- Bármi megváltoztatása az ERP-jében azon túl, hogy a megfelelő számlát kifizetettként megjelöli.