Pay2ERP
Používateľská príručka – Spárovanie platieb s faktúrami bez ručného zadávania
🔗 Ako Pay2ERP spároví platbu
Každé platobné oznámenie — e-mail od banky, riadok z Revolutu alebo Wise, alebo riadok výpisu načítaný priamo z vášho ERP — sa zredukuje na rovnakú hŕstku údajov: sumu, menu, dátum valuty a referenčné číslo, ktoré zákazník zadal pri platbe. Práve tieto údaje sa párujú s vašimi otvorenými faktúrami, nie znenie e-mailu.
| Formát zdroja | Čo to je | Ako to Pay2ERP číta |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | SWIFT denný / vnútrodenný bankový výpis | Štruktúrovaný. Každý kreditný riadok sa automaticky stane jednou platbou — žiadne hádanie pri extrakcii. |
| CAMT.053 | Bankový výpis ISO 20022 XML | Štruktúrovaný, spracúva sa obozretne aj proti poškodenému alebo príliš veľkému XML. |
| BAI2 | Americký formát bankového výpisu | Štruktúrovaný, spracúva sa rovnako ako formáty vyššie. |
| OFX | Open Financial Exchange | Štruktúrovaný, spracúva sa rovnako ako formáty vyššie. |
| Revolut / Wise API | Priame prepojenie účtu | Štruktúrované polia prichádzajú už označené — suma, referencia a odosielateľ v reálnom čase, bez oneskorenia e-mailom. |
| E-mail vo voľnom texte | Platobné oznámenie banky písané bežným jazykom | Najprv 50+ vzorov v 15+ jazykoch; umelá inteligencia číta text iba vtedy, keď žiadny vzor nesedí. |
🔄 Ako Pay2ERP funguje – vizuálny postup
dorazí
extrahované
faktúrou (faktúrami)
vo vašom ERP
správu
Jedna platba môže naraz pokryť niekoľko faktúr — napríklad keď zákazník zaplatí celý mesiac jedným prevodom. Pay2ERP prechádza kombinácie vašich otvorených faktúr, kým nenájde súbor, ktorý zodpovedá zaplatenej sume, namiesto toho, aby to vzdal pri prvej faktúre, ktorá sama osebe nesedí.
📥 Nespárované platby – vaša poistka
Keď Pay2ERP nenájde spoľahlivú zhodu, nehádže a e-mail neschová tam, kde by vám mohol uniknúť. Platobné oznámenie zostáva vo vašej schránke INBOX, označené ako neprečítané, presne tam, kde by ležala akákoľvek iná neprečítaná pošta — a je uvedené v ďalšom reporte ako vyžadujúce pozornosť.
Keď je zdroj úplne spracovaný, spárované platobné e-maily sa presunú do _Pay2ERP/PROCESSED, takže váš INBOX ukazuje iba to, čo ešte potrebuje človeka. Ručné spárovanie nespárovanej platby sa navyše premietne do štatistického učenia vzorov Pay2ERP, takže formulácie tej istej banky budú nabudúce rozpoznané rýchlejšie.
🚀 Začíname
- Pripojte e-mailový účet banky alebo API kľúč Revolut / Wise na dashboarde.
- Zapnite Pay2ERP. Spustí sa v Demo režime — iba ukážkové dáta, nič reálne sa nemení.
- Prepnite na Iba e-mail a uvidíte, čo Pay2ERP extrahuje z vašej reálnej schránky — stále bez prepojenia s vaším ERP.
- Ste spokojní s extrakciou? Pripojte svoj ERP ako Iba čítanie ERP: skutočné faktúry sa párujú, nič sa nezaznamenáva.
- Skontrolujte niekoľko denných reportov. Zhody, ktoré vidíte, sú presne to, čo by sa zaznamenalo po prechode do ostrej prevádzky.
- Prepnite na Produkciu. Od tej chvíle sa spárované platby zaznamenávajú do vášho ERP automaticky.
⚙️ Referencia nastavení dashboardu
Základné párovanie
| Nastavenie | Plán | Čo robí |
|---|---|---|
| Párovanie prijatých platieb | Personal | Páruje prichádzajúce platby s neuhradenými faktúrami pomocou referenčných čísel, súm a údajov o zákazníkoch. Jadro Pay2ERP — predvolene zapnuté. |
| Generovať e-mailový prehľad | Personal | Po každom spracovanom zdroji odošle report. Vypnutie tohto nastavenia párovanie nezastaví — zastaví iba odosielanie e-mailu. |
| Denný export | Family | Generuje denný Excel report všetkých spracovaných platieb na účtovnú kontrolu a odsúhlasenie. |
| AI rozpoznávanie názvu firmy | Business | Používa umelú inteligenciu na identifikáciu a zjednotenie názvov firiem z popisov platieb, takže platbu možno spárovať s neuhradenými faktúrami podľa sumy aj bez variabilného symbolu. |
Čítané formáty dokumentov
| Formát | Plán | Čo robí |
|---|---|---|
| Text e-mailu | Personal | Spracuje dáta priamo z textu tela e-mailu. |
| CSV súbory | Personal | Spracuje dáta z príloh .csv. |
| HTML | Personal | Spracuje dáta z príloh .html alebo .htm. |
| Excel | Family | Spracuje dáta z príloh .xls / .xlsx. |
| PDF súbory | Family | Spracuje dáta z príloh PDF. |
| Word | Family | Spracuje dáta z príloh .doc / .docx. |
| Skenované PDF súbory | Business | Spracuje dáta z obrazových (naskenovaných alebo odfotených) PDF príloh pomocou OCR. |
| Obrázky / fotografie | Business | Spracuje dáta z príloh .jpg, .jpeg a .bmp pomocou OCR. |
| Rastrové obrázky | Enterprise | Spracuje dáta z príloh .gif, .tiff, .webp, .eps a .svg pomocou OCR. |
Prepínač predspracovania existuje v kóde kvôli konzistencii s našimi ostatnými schránkovými aplikáciami, ale pre Pay2ERP je vypnutý: čítanie skrytého frontového priečinka sa na import platieb nevzťahuje rovnako ako na import objednávok, takže sa na vašom dashboarde ako voľba vôbec nezobrazuje.
🛡️ Úrovne prístupu
Štyri úrovne vám umožňujú budovať dôveru vlastným tempom, pričom každá dáva Pay2ERP o niečo viac prístupu než tá predchádzajúca.
| Úroveň | Prístup | Čo sa stane |
|---|---|---|
| Demo | Žiadne | Iba ukážkové dáta na BOTS4.me/demo. Žiadna schránka, žiadny ERP. |
| Len e-mail | Schránka | Zachytáva a extrahuje skutočné platby z vašej schránky, ale nikdy sa nedotýka vášho ERP. |
| ERP len na čítanie | Schránka + čítanie ERP | Páruje platby so skutočnými faktúrami a hlási presne to, čo by zaznamenal — nič nezapisuje. |
| Ostrá prevádzka | Schránka + čítanie a zápis do ERP | Plná automatizácia: platby sú zachytené, spárované a zaznamenané do vášho ERP. |
📊 Ako čítať správu
✅ Čo bolo spárované
Každá platba zaznamenaná v tomto behu: ktorú faktúru (faktúry), sumu a referenciu, podľa ktorej bola spárovaná.
⚠️ Čo si vyžaduje pozornosť
Platby, ktoré stále ležia neprečítané vo vašej schránke INBOX, pretože sa nič nespárovalo so spoľahlivou istotou — rovnaký zoznam, aký by ste otvorili ručne.
📈 Čísla
Spracované, odovzdané na ručnú kontrolu a neúspešné platby za tento mesiac aj celkovo — váš priebežný prehľad výsledkov.
❓ Riešenie problémov
| Čo vidíte | Čo to znamená |
|---|---|
| Platba zostala v schránke INBOX | Nenašla sa spoľahlivá zhoda — skontrolujte, či referenčné číslo v oznámení skutočne zodpovedá otvorenej faktúre a či faktúra už nie je označená ako uhradená. |
| Zdá sa, že platba úplne chýba | Najprv skontrolujte zoznam duplicít: ak rovnaká banková transakcia už dorazila cez iný pripojený zdroj, Pay2ERP ju raz zaznamenal a druhú kópiu správne ignoroval. |
| Párovanie podľa názvu firmy nie je dostupné | AI rozpoznávanie názvu firmy je funkcia úrovne Business. Pod touto úrovňou čakajú platby bez variabilného symbolu na ručnú kontrolu. |
| Neprichádza žiadny denný report | Overte, že je pre Pay2ERP na vašom dashboarde zapnuté Generovať e-mailový report. |
| Naskenovaný alebo odfotený platobný doklad nebol prečítaný | Naskenované PDF a fotografie vyžadujú formáty založené na OCR, ktoré sú dostupné iba v úrovniach Business a Enterprise. |
❓ Často kladené otázky
Aké platobné zdroje sú podporované?
E-mailové bankové oznámenia cez IMAP, Gmail, Outlook a Office 365, plus priama API integrácia s Revolut a Wise. Ďalšie zdroje pribúdajú pravidelne.
S ktorými ERP systémami funguje?
Dnes OFFERIS a Odoo, s rozšíriteľným systémom adaptérov na ďalšie. Opýtajte sa nás na ten váš.
Čo sa stane s platbou, ktorú sa nepodarí spárovať?
Zostane vo vašej schránke INBOX, neprečítaná, a je označená v dennom reporte — nič nezmizne do skrytého priečinka. Ručné spárovanie naučí Pay2ERP tento vzor pre nabudúce.
Zvládne to aj jednu platbu pokrývajúcu viac faktúr?
Áno. Pay2ERP prehľadáva kombinácie vašich otvorených faktúr a hľadá súbor, ktorý zodpovedá zaplatenej sume.
Ako funguje AI záloha?
Pravidlá bežia ako prvé, pri každej platbe. Umelá inteligencia sa volá iba vtedy, keď pravidlá nedokážu z oznámenia vo voľnom texte extrahovať referenciu — k väčšine platieb sa vôbec nedostane.
Môžem to otestovať bez pripojenia svojho ERP?
Áno. Režim Iba e-mail extrahuje skutočné platby bez dotyku vášho ERP; Iba čítanie ERP ide ďalej a páruje voči skutočným faktúram bez toho, aby čokoľvek zapisoval. Prvý mesiac zadarmo.
Funguje spolu s AutoCASH?
Áno. Pay2ERP zaznamená platbu; AutoCASH v tú chvíľu prestane pre danú faktúru upomínať. Spoločne tak uzatvárajú slučku pohľadávok.
Používa to AI? My ju používať nesmieme.
Nastavte režim AI na Vypnuté a žiadny jazykový model sa nezavolá a nič sa neodošle poskytovateľovi AI. Pripojenie k API banky alebo štruktúrovaný riadok výpisu z ERP tým nič nestráca — tieto polia prichádzajú už označené a párujú sa iba pravidlami. AI potrebujú iba e-maily s oznámením vo voľnom texte v rozložení, ktoré pravidlá nerozpoznajú. Ak to váš compliance tím potrebuje písomne, ozvite sa nám a potvrdíme to pre vašu dokumentáciu.
🔒 Čo Pay2ERP nikdy neurobí
- Kontaktovať vašich zákazníkov — to je úloha AutoCASH, nie Pay2ERP.
- Zaznamenať platbu v režime Demo, Iba e-mail alebo Iba čítanie ERP.
- Spárovať platbu s faktúrou bez toho, aby proti nej najprv skontrolovalo sumu a referenciu.
- Zaznamenať tú istú bankovú transakciu dvakrát, aj keby prišla cez dva rôzne pripojené zdroje.
- Skryť pred vami nespárovanú platbu — zostáva neprečítaná vo vašej schránke INBOX.
- Zmeniť čokoľvek vo vašom ERP nad rámec označenia zodpovedajúcej faktúry ako uhradenej.