Pay2ERP
Uživatelská příručka – Spárování plateb s fakturami bez ručního zadávání
🔗 Jak Pay2ERP spárovává platbu
Každé platební oznámení — e-mail od banky, řádek z Revolutu nebo Wise, nebo řádek výpisu načtený přímo z vašeho ERP — se redukuje na stejnou hrstku údajů: částku, měnu, datum valuty a referenční číslo, které zákazník zadal při platbě. Právě tyto údaje se párují s vašimi otevřenými fakturami, ne znění e-mailu.
| Formát zdroje | Co to je | Jak to Pay2ERP čte |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | SWIFT denní / vnitrodenní bankovní výpis | Strukturovaný. Každý kreditní řádek se automaticky stane jednou platbou — žádné hádání při extrakci. |
| CAMT.053 | Bankovní výpis ISO 20022 XML | Strukturovaný, zpracovává se obezřetně i proti poškozenému nebo příliš velkému XML. |
| BAI2 | Americký formát bankovního výpisu | Strukturovaný, zpracovává se stejně jako formáty výše. |
| OFX | Open Financial Exchange | Strukturovaný, zpracovává se stejně jako formáty výše. |
| Revolut / Wise API | Přímé propojení účtu | Strukturovaná pole přicházejí již označená — částka, reference a odesílatel v reálném čase, bez zpoždění e-mailem. |
| E-mail ve volném textu | Platební oznámení banky psané běžným jazykem | Nejprve 50+ vzorů ve 15+ jazycích; umělá inteligence čte text pouze tehdy, když žádný vzor nesedí. |
🔄 Jak Pay2ERP funguje – vizuální schéma
dorazí
extrahovány
fakturou (fakturami)
ve vašem ERP
zprávu
Jedna platba může najednou pokrýt několik faktur — například když zákazník zaplatí celý měsíc jedním převodem. Pay2ERP prochází kombinace vašich otevřených faktur, dokud nenajde sadu, která odpovídá zaplacené částce, místo aby to vzdal u první faktury, která sama o sobě nesedí.
📥 Nespárované platby – vaše pojistka
Když Pay2ERP nenajde spolehlivou shodu, nehádá a e-mail neschová tam, kde by vám mohl uniknout. Platební oznámení zůstává ve vaší schránce INBOX, označené jako nepřečtené, přesně tam, kde by ležela jakákoli jiná nepřečtená pošta — a je uvedeno v příštím reportu jako vyžadující pozornost.
Jakmile je zdroj zcela zpracován, spárované platební e-maily se přesunou do _Pay2ERP/PROCESSED, takže vaše složka INBOX ukazuje jen to, co ještě vyžaduje člověka. Ruční spárování nespárované platby se navíc promítne do statistického učení vzorů Pay2ERP, takže formulace téže banky bude příště rozpoznána rychleji.
🚀 Začínáme
- Připojte e-mailový účet banky nebo API klíč Revolut / Wise na dashboardu.
- Zapněte Pay2ERP. Spustí se v Demo režimu — pouze ukázková data, nic reálného se nemění.
- Přepněte na Pouze e-mail a uvidíte, co Pay2ERP extrahuje z vaší reálné schránky — stále bez propojení s vaším ERP.
- Jste spokojeni s extrakcí? Připojte svůj ERP jako Pouze čtení ERP: skutečné faktury se párují, nic se nezaznamenává.
- Zkontrolujte několik denních reportů. Shody, které vidíte, jsou přesně to, co by se zaznamenalo po přechodu do ostrého provozu.
- Přepněte na Produkci. Od té chvíle se spárované platby zaznamenávají do vašeho ERP automaticky.
⚙️ Přehled nastavení dashboardu
Základní párování
| Nastavení | Plán | Co dělá |
|---|---|---|
| Párování inkasních plateb | Personal | Páruje příchozí platby s neuhrazenými fakturami pomocí referenčních čísel, částek a údajů o zákaznících. Jádro Pay2ERP — ve výchozím nastavení zapnuto. |
| Generovat e-mailový report | Personal | Po každém zpracovaném zdroji odešle report. Vypnutí tohoto nastavení párování nezastaví — zastaví jen odesílání e-mailu. |
| Denní export | Family | Generuje denní Excel report všech zpracovaných plateb pro kontrolu účetnictvím a odsouhlasení. |
| AI rozpoznávání názvu firmy | Business | Používá umělou inteligenci k identifikaci a sjednocení názvů firem z popisů plateb, takže platbu lze spárovat s neuhrazenými fakturami podle částky i bez variabilního symbolu. |
Čtené formáty dokumentů
| Formát | Plán | Co dělá |
|---|---|---|
| Text e-mailu | Personal | Zpracuje data přímo z textu těla e-mailu. |
| Soubory CSV | Personal | Zpracuje data z příloh .csv. |
| HTML | Personal | Zpracuje data z příloh .html nebo .htm. |
| Excel | Family | Zpracuje data z příloh .xls / .xlsx. |
| Soubory PDF | Family | Zpracuje data z příloh PDF. |
| Word | Family | Zpracuje data z příloh .doc / .docx. |
| Skenované soubory PDF | Business | Zpracuje data z obrazových (naskenovaných nebo vyfocených) PDF příloh pomocí OCR. |
| Obrázky / fotografie | Business | Zpracuje data z příloh .jpg, .jpeg a .bmp pomocí OCR. |
| Rastrové obrázky | Enterprise | Zpracuje data z příloh .gif, .tiff, .webp, .eps a .svg pomocí OCR. |
Přepínač předzpracování existuje v kódu kvůli konzistenci s našimi ostatními schránkovými aplikacemi, ale pro Pay2ERP je vypnutý: čtení skryté fronty se na import plateb nevztahuje stejně jako na import objednávek, takže se na vašem dashboardu jako volba vůbec neobjevuje.
🛡️ Úrovně přístupu
Čtyři úrovně vám umožňují budovat důvěru vlastním tempem, přičemž každá dává Pay2ERP o něco víc přístupu než ta předchozí.
| Úroveň | Přístup | Co se stane |
|---|---|---|
| Demo | Žádné | Pouze ukázková data na BOTS4.me/demo. Žádná schránka, žádný ERP. |
| Pouze e-mail | Schránka | Zachytává a extrahuje skutečné platby z vaší schránky, ale nikdy se nedotýká vašeho ERP. |
| ERP pouze pro čtení | Schránka + čtení ERP | Páruje platby se skutečnými fakturami a hlásí přesně to, co by zaznamenal — nic nezapisuje. |
| Ostrý provoz | Schránka + čtení a zápis do ERP | Plná automatizace: platby jsou zachyceny, spárovány a zaznamenány do vašeho ERP. |
📊 Jak číst zprávu
✅ Co bylo spárováno
Každá platba zaznamenaná v tomto běhu: kterou fakturu (faktury), částku a referenci, podle které byla spárována.
⚠️ Co vyžaduje pozornost
Platby, které stále leží nepřečtené ve vaší schránce INBOX, protože se nic nespárovalo se spolehlivou jistotou — stejný seznam, jaký byste otevřeli ručně.
📈 Čísla
Zpracované, předané k ruční kontrole a neúspěšné platby za tento měsíc i celkem — váš průběžný přehled výsledků.
❓ Řešení potíží
| Co vidíte | Co to znamená |
|---|---|
| Platba zůstala ve schránce INBOX | Nebyla nalezena spolehlivá shoda — zkontrolujte, zda referenční číslo v oznámení skutečně odpovídá otevřené faktuře a zda faktura již není označena jako uhrazená. |
| Zdá se, že platba zcela chybí | Nejprve zkontrolujte seznam duplicit: pokud stejná bankovní transakce už dorazila přes jiný připojený zdroj, Pay2ERP ji jednou zaznamenal a druhou kopii správně ignoroval. |
| Párování podle názvu firmy není dostupné | AI rozpoznávání názvu firmy je funkce úrovně Business. Pod touto úrovní čekají platby bez variabilního symbolu na ruční kontrolu. |
| Nepřichází žádný denní report | Ověřte, že je pro Pay2ERP na vašem dashboardu zapnuto Generovat e-mailový report. |
| Naskenovaný nebo vyfocený platební doklad nebyl přečten | Naskenované PDF a fotografie vyžadují formáty založené na OCR, které jsou dostupné jen v úrovních Business a Enterprise. |
❓ Často kladené otázky
Jaké platební zdroje jsou podporovány?
E-mailová bankovní oznámení přes IMAP, Gmail, Outlook a Office 365, plus přímá API integrace s Revolut a Wise. Další zdroje pravidelně přibývají.
S jakými ERP systémy funguje?
Dnes OFFERIS a Odoo, s rozšiřitelným systémem adaptérů pro další. Zeptejte se nás na ten váš.
Co se stane s platbou, kterou se nepodaří spárovat?
Zůstane ve vaší schránce INBOX, nepřečtená, a je označena v denním reportu — nic nezmizí do skryté složky. Ruční spárování naučí Pay2ERP tento vzor pro příště.
Zvládne to i jednu platbu pokrývající více faktur?
Ano. Pay2ERP prohledává kombinace vašich otevřených faktur a hledá sadu, která odpovídá zaplacené částce.
Jak funguje AI záloha?
Pravidla běží jako první, u každé platby. Umělá inteligence se volá jen tehdy, když pravidla nedokážou z oznámení ve volném textu extrahovat referenci — k většině plateb se vůbec nedostane.
Mohu to otestovat bez připojení svého ERP?
Ano. Režim Pouze e-mail extrahuje skutečné platby bez dotyku vašeho ERP; Pouze čtení ERP jde dál a páruje proti skutečným fakturám, aniž by cokoli zapisoval. První měsíc zdarma.
Funguje společně s AutoCASH?
Ano. Pay2ERP zaznamená platbu; AutoCASH v tu chvíli přestane pro danou fakturu upomínat. Společně tak uzavírají smyčku pohledávek.
Používá to AI? My ji používat nesmíme.
Nastavte režim AI na Vypnuto a žádný jazykový model se nezavolá a nic se neodešle poskytovateli AI. Připojení k API banky nebo strukturovaný řádek výpisu z ERP tím nic neztrácí — tato pole přicházejí už označená a párují se pouze pravidly. AI potřebují jen e-maily s oznámením ve volném textu v rozvržení, které pravidla nerozpoznají. Pokud to váš compliance tým potřebuje písemně, ozvěte se nám a potvrdíme to pro vaši dokumentaci.
🔒 Co Pay2ERP nikdy neudělá
- Kontaktovat vaše zákazníky — to je úkol AutoCASH, ne Pay2ERP.
- Zaznamenat platbu v režimu Demo, Pouze e-mail nebo Pouze čtení ERP.
- Spárovat platbu s fakturou, aniž by nejprve proti ní zkontrolovalo částku a referenci.
- Zaznamenat stejnou bankovní transakci dvakrát, i kdyby přišla přes dva různé připojené zdroje.
- Skrýt před vámi nespárovanou platbu — zůstává nepřečtená ve vaší schránce INBOX.
- Změnit cokoli ve vašem ERP nad rámec označení odpovídající faktury jako uhrazené.