Zo importeert u e-mailorders in Zoho Inventory en Zoho Books

🎯 “Orders komen per e-mail, Zoho wacht tot wij ze intypen”

Zoho Inventory is goed in wat er gebeurt nadat de verkooporder bestaat: pakketten, zendingen, voorraad per magazijn. De stap daarvoor is voor de meeste teams nog handwerk:

• Elke order is een nieuwe lay-out: een pdf uit het ERP van de ene klant, een spreadsheet van een andere, een paar SKU’s in een e-mail van een derde.
• Codes komen niet overeen: klanten schrijven een barcode of een fabrikantonderdeelnummer, en iemand zoekt uw SKU op.
• Orders en prijsaanvragen door elkaar: elke e-mail moet eerst worden ingedeeld als “verkooporder” of “offerte”.
• Inpakken wacht op typen: zolang de verkooporder niet bestaat, kan het magazijn niet inpakken, dus een trage inbox betekent tragere verzending.

Bij grotere volumes wordt dit een baan op zich. Eén Mail2ERP-klant, IMP Kontakt, verwerkt per maand duizenden gemailde orders en offerteaanvragen zonder ze over te typen.

🔍 Wat Zoho-gebruikers meestal eerst proberen

De verkooporder met de hand typen

Betrouwbaar bij een laag volume, een knelpunt bij een hoog volume — en het knelpunt zit pal voor uw magazijn.

Spreadsheetimports

Een spreadsheetimport werkt als de gegevens al een nette tabel zijn. De inkooporders van uw klanten zijn dat niet, dus iemand moet elke order eerst omzetten.

Workflowtools en parsers

Automatiseringsrecepten kunnen een verkooporder aanmaken uit nette gegevens, en parsers kunnen velden uit een bekende lay-out halen. Uw SKU’s koppelen, de juiste klant kiezen en beslissen tussen offerte en verkooporder blijft uw werk. We vergelijken deze tools in Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Hoe Mail2ERP met Zoho Books en Zoho Inventory werkt

Eén organisatie, twee apps

Zoho Books en Zoho Inventory delen één organisatie. Mail2ERP schrijft verkooporders en offertes via Zoho Books, zodat ze op hetzelfde moment in Zoho Inventory verschijnen. Zoho Inventory wordt gebruikt waar Books niets te bieden heeft: pakketten, zendingen en voorraad per locatie — en daar neemt AutoERP het over als u het gebruikt.

Welk document het aanmaakt

• Een vaste order wordt een verkooporder, die Mail2ERP vervolgens bevestigt (opent), zodat hij klaar is om in te pakken.
• Een prijsaanvraag wordt een conceptofferte.
• Geen verkooporders in uw abonnement? Verkooporders vereisen Zoho Books Professional of hoger, of Zoho Inventory. Zonder die abonnementen legt Mail2ERP klantorders vast als offertes en vermeldt dat op het document.

Klanten en artikelen

• Klant: het e-mailadres van de afzender moet horen bij een klant in Zoho of bij een van diens contactpersonen; die contactpersoon wordt op het document gezet. Mail2ERP maakt nooit klanten aan.
• SKU: productcodes in de e-mail worden gekoppeld aan de SKU’s van uw artikelen.
• Barcodes: met de schakelaar Barcodes aan worden ook de UPC, EAN en ISBN van het artikel vergeleken.
• Onderdeelnummers: met de schakelaar Fabrikantonderdeelnummer aan wordt het onderdeelnummer van het artikel vergeleken.
• Zoho houdt op artikelen geen onderdeelnummers per leverancier en geen klantreferenties bij, dus die twee schakelaars hebben in Zoho niets om te koppelen.

Prijzen en belastingen uit Zoho

Elke regel krijgt de prijs die Zoho die klant geeft: het tarief uit de prijslijst van de klant, anders het tarief van het artikel. Zoho past zelf de standaardbelasting van het artikel toe. De prijs uit de e-mail wordt alleen gebruikt als Zoho geen prijs voor het artikel heeft.

Wat er verder op het document komt

• Reference#: het inkoopordernummer van de klant.
• Verzenddatum op verkooporders, uit de gewenste leverdatum; op offertes wordt de gewenste datum in een opmerking vermeld.
• Verzendadres: het adres van de klant dat voor de levering is gekozen, als de e-mail er een noemt.
• Notities en bestanden: een bericht van de klant komt in de notities; de e-mailtekst wordt als opmerking toegevoegd; de originele bestanden worden bijgevoegd. Mislukt het uploaden van alle bijlagen, dan wordt het concept weer verwijderd in plaats van half af te blijven staan.

Van offerte naar verkooporder, en duplicaten

Met RFQ-detectie aan zet een antwoord dat uw offertenummer noemt en de offerte duidelijk bestelt, de offerte om in een open verkooporder met dezelfde regels, en wordt de offerte als geaccepteerd gemarkeerd. Vraagt de klant om andere aantallen, dan wordt de volledige offerte besteld en wordt er een notitie voor uw team toegevoegd. Voordat het iets aanmaakt, legt Mail2ERP vast wat het gaat aanmaken en zoekt het daar na een onderbroken run naar, zodat er nooit een tweede verkooporder ontstaat. Voeg voor extra zekerheid een aangepast tekstveld met de naam BOTS4.me ID toe aan offertes en verkooporders, en elk document dat Mail2ERP aanmaakt, wordt daarmee gemarkeerd.

🛠️ Stapsgewijze installatie

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots, klik op de Mail2ERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de voorwaarden. Er is geen kaart nodig.
• Stap 2 — Koppel uw mailbox: Instellingen → Mail2ERP → Access Manager → Bron toevoegen. Gmail, Microsoft 365 en Zoho Mail gebruiken Secure Quick Connect; andere providers koppelen via IMAP. Zie Verbinding maken. Of stuur orders door naar mail2erp@bots4.me zonder een mailbox te koppelen.
• Stap 3 — Koppel Zoho: Bestemming toevoegen → de tegel Zoho Books / Inventory → Zoho verbinden. Meld u aan, klik op Accept, en BOTS4.me vindt zelf uw datacenter en organisatie. Heeft uw login meerdere organisaties, kies er dan een op de Zoho-kaart en klik op Organisatie opslaan.
• Stap 4 — Optioneel duplicaatveld: voeg in Zoho het aangepaste tekstveld BOTS4.me ID toe aan offertes en verkooporders.
• Stap 5 — Draai in DEMO, ga dan LIVE: Mail2ERP start in Demomodus en mailt u wat er zou zijn aangemaakt. Zien de rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE.

Elk Zoho-datacenter werkt (.com, .eu, .in en de andere). Zoho beperkt het aantal API-aanroepen per organisatie per dag; BOTS4.me deelt die limiet met uw andere Zoho-integraties en pauzeert, als de limiet is bereikt, tot Zoho weer aanroepen toestaat.

🧭 Uw eerste week in de Discovery-maand

• Modus: DEMO leest uw e-mails en Zoho-gegevens en schrijft niets; LIVE wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.
• Bedrijfsuren en weekenden: Mail2ERP draait binnen deze uren, in het begin kantooruren op werkdagen.
• Discovery-schakelaars: schakelaars met een Discovery-label zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan bij de start uit. Bij Zoho zijn Barcodes, Fabrikantonderdeelnummer, RFQ-detectie en Extern scheiden de nuttige.
• Testorder: mail twee of drie SKU’s met aantallen vanaf het adres van een klant, en daarna een tweede e-mail die alleen om prijzen vraagt. De DEMO-rapporten tonen een verkooporder en een offerte; de beslissingen staan ook op het tabblad Logboeken en in de map _Mail2ERP/LOGS.
• Leer het aan: sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw als dat type te verwerken, of naar _Mail2ERP/OVERSLAAN om dat soort e-mail voortaan over te slaan.

📅 Onduidelijke e-mails en wat er daarna komt

Mail2ERP leest PDF, Excel, Word, CSV, HTML, afbeeldingen en gescande documenten met OCR — in elke taal, zonder sjablonen.

• Geïmporteerd: de e-mail gaat naar _Mail2ERP/VERWERKT en de verkooporder staat open in Zoho, klaar om in te pakken.
• Onduidelijk: de e-mail blijft ongelezen in uw INBOX, met de reden in het logboek — bijvoorbeeld een afzender die geen klant is of een code die bij geen enkel artikel past. Los het op in Zoho en sleep de e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw te verwerken.
• Onzekere aantallen worden overgeslagen, nooit geraden, en u wordt gevraagd ze handmatig toe te voegen.
• Inpakken en factureren: kies op een verkooporder een optie van de rapportagetag BOTS4.me (Full of Partial), en AutoERP maakt het pakket en de zending in Zoho Inventory en de factuur aan, en Zoho mailt uw klant. Leveringen via AutoERP vereisen Zoho Inventory in dezelfde organisatie, en rapportagetags vereisen Zoho Books Standard of hoger.

Het platform wordt in de EU gehost, is gebouwd voor de AVG en biedt 2FA; rapporten, logboeken en mailboxmappen zijn er in 31 talen.

📚 Meer lezen

• Functies en abonnementen: productpagina van Mail2ERP en de Mail2ERP-handleiding.
• Inpakken, verzenden en factureren: de AutoERP-handleiding.
• Pure boekhoudsystemen: QuickBooks Online-offertes uit e-mail en Xero-offertes uit e-mail.
• Opties vergelijken: Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP.
• De voorraad op orde houden: de AutoSTOCK-handleiding.

🔗 Bronnen en verder lezen

Officiële documentatie waarnaar deze handleiding verwijst. Externe links openen in een nieuw tabblad.

• Zoho Inventory Help — Packages
• Zoho Inventory Help — Shipments