Maak van orders die klanten mailen automatisch offertes in QuickBooks Online

🎯 “Hoe krijg ik de inkooporder van een klant in QuickBooks zonder hem over te typen?”

Het is een van de meest gestelde vragen van kleine distributeurs en handelsbedrijven met QuickBooks Online. Orders komen binnen als pdf’s uit het inkoopsysteem van de klant, als spreadsheets of als lijst in de tekst van de e-mail. QuickBooks zelf begint pas als iemand de offerte heeft getypt.

• Handmatige offertes: de pdf openen, de klant zoeken, elke productregel toevoegen, de aantallen controleren, het inkoopordernummer van de klant toevoegen — en dan hetzelfde voor de volgende e-mail.
• Geen verkooporder om de order op te parkeren: QuickBooks Online gebruikt offertes voor zowel prijsoffertes als bevestigde orders, dus u verliest snel het overzicht welke offertes echte orders zijn.
• Fouten komen op de factuur terecht: een verkeerd getypt aantal of product wordt een verkeerde factuur en later een correctie.
• Offertes gaan laat de deur uit: een prijsaanvraag die tot het einde van de dag wacht, wordt vaak geen order.

🔍 Wat QuickBooks-gebruikers meestal eerst proberen

De offerte met de hand typen

Nauwkeurig bij een laag volume, een fulltime baan als dat niet zo is. Het hangt er bovendien van af dat één persoon de eigenaardigheden van elke klant kent.

Algemene automatiseringsrecepten

Trigger-en-actietools kunnen een offerte aanmaken als er een e-mail binnenkomt, maar ze hebben de gegevens al gestructureerd nodig. Een onbekende pdf-lay-out lezen, de juiste producten vinden en beslissen of de e-mail een prijsaanvraag of een order is, is het moeilijke deel, en dat blijft bij u liggen.

Documentparsers

Parsers halen velden uit een document zodra u ze op een lay-out hebt getraind. Het resultaat koppelen aan QuickBooks-klanten en -producten blijft uw werk. Zie Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP voor een nadere blik.

⚙️ Hoe Mail2ERP met QuickBooks Online werkt

Eén documenttype: de offerte

QuickBooks Online is boekhoudsoftware zonder verkooporders of leveringen, dus Mail2ERP werkt met offertes:

• Een prijsaanvraag wordt een openstaande offerte.
• Een vaste order wordt hetzelfde soort offerte, gemarkeerd als order: het klantbericht en de privénotitie zeggen allebei “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP accepteert hem nooit. U controleert de order en markeert hem in QuickBooks als Geaccepteerd — dat is uw groen licht.

Wat er op de offerte komt

• Klant: het e-mailadres van de afzender moet horen bij een actieve klant in QuickBooks. QuickBooks heeft in zijn API geen aparte contactpersonen, dus de eigen e-mailadressen van de klant worden gebruikt. Mail2ERP maakt nooit klanten aan.
• Producten en diensten: codes in de e-mail worden gekoppeld aan de SKU van uw artikelen, of aan de artikelnaam als een artikel geen SKU heeft. QuickBooks-artikelen hebben in de API geen barcodes, leverancierscodes of klantcodes, dus die worden niet gebruikt. Mail2ERP maakt nooit artikelen aan.
• Prijzen en belastingen: de regelprijs komt uit de verkoopprijs van het artikel in QuickBooks; de prijs uit de e-mail wordt alleen gebruikt als het artikel er geen heeft. QuickBooks past zijn eigen belastingen toe. Klantspecifieke prijslijsten zijn niet beschikbaar in de QuickBooks-API.
• De referentie van de klant: diens inkoopordernummer verschijnt in het klantbericht (“Your reference: …”) en in de privénotitie. QuickBooks houdt zijn eigen offertenummer aan.
• Leverdatum en -adres: bij een order wordt de gewenste datum de verzenddatum; het eigen verzendadres van de klant blijft staan.
• De e-mail zelf: de e-mailtekst komt in de privénotitie, en de originele bestanden worden aan de offerte gehecht.

Als de klant bestelt op basis van uw offerte

Met RFQ-detectie aan markeert een antwoord dat uw offertenummer noemt en duidelijk “order” zegt, die offerte als klantorder. Wijzigt de klant aantallen voor specifieke regels terwijl de offerte nog openstaat, dan worden die aantallen bijgewerkt; anders wordt de volledige offerte besteld met een notitie voor uw team. Hij wacht nog steeds tot u hem accepteert.

Onduidelijke e-mails en duplicaten

Een e-mail die Mail2ERP niet kan importeren — een onbekende afzender, een code die bij geen enkel artikel past — blijft ongelezen in uw INBOX, met de reden in het logboek. Een aantal dat niet met zekerheid te lezen is, wordt overgeslagen, niet geraden, en u wordt gevraagd het toe te voegen. Elke offerte draagt een Mail2ERP-markering in de privénotitie, en elke aanmaak wordt verstuurd met een request-ID, zodat een onderbroken run of een doorgestuurde kopie nooit een tweede offerte aanmaakt.

🛠️ Stapsgewijze installatie

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots, klik op de Mail2ERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de voorwaarden. Er is geen kaart nodig.
• Stap 2 — Koppel uw mailbox: Instellingen → Mail2ERP → Access Manager → Bron toevoegen. Gmail en Microsoft 365 koppelen met Secure Quick Connect; andere providers via IMAP met een app-wachtwoord. Alle providers worden behandeld in Verbinding maken. U kunt orders ook doorsturen naar mail2erp@bots4.me.
• Stap 3 — Koppel QuickBooks Online: Bestemming toevoegen → de tegel QuickBooks → Aanmelden met QuickBooks. Meld u aan met een beheerder van uw bedrijf; als uw login meerdere bedrijven heeft, vraagt QuickBooks welk bedrijf u wilt koppelen. Er worden geen wachtwoorden of API-sleutels opgeslagen.
• Stap 4 — Controleer uw artikelen: zorg dat de codes die uw klanten gebruiken in het SKU-veld van uw producten en diensten staan, of dat de artikelnamen overeenkomen met wat klanten schrijven.
• Stap 5 — Draai in DEMO, ga dan LIVE: Mail2ERP start in Demomodus en mailt u de offerte die zou zijn aangemaakt. Zien de rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE.

Alleen QuickBooks Online — QuickBooks Desktop heeft geen cloud-API en kan niet worden gekoppeld.

🧭 Uw eerste week in de Discovery-maand

• Modus: DEMO leest uw e-mails en QuickBooks-gegevens en schrijft niets; LIVE wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.
• Bedrijfsuren en weekenden: Mail2ERP draait binnen deze uren, in het begin kantooruren op werkdagen.
• Discovery-schakelaars: schakelaars met een Discovery-label zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan bij de start uit. Bij QuickBooks zijn RFQ-detectie en Extern scheiden de nuttige; de schakelaars voor Slimme multicode-herkenning hebben in QuickBooks geen codes om mee te werken.
• Testorder: mail twee of drie SKU’s met aantallen vanaf het adres van een klant, en daarna een tweede e-mail die alleen om prijzen vraagt. Twee DEMO-rapporten tonen hoe de offertes eruit zouden zien; de beslissingen staan ook op het tabblad Logboeken en in de map _Mail2ERP/LOGS.
• Leer het aan: sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw als dat type te verwerken, of naar _Mail2ERP/OVERSLAAN om dat soort e-mail voortaan over te slaan.

🧾 Na uw acceptatie: factureren met AutoERP

Bij het accepteren van de offerte stopt Mail2ERP. Wilt u dat ook de factuur vanzelf volgt: AutoERP doet bij QuickBooks alleen facturatie — het factureert elke offerte die u als Geaccepteerd markeert, zodra elk artikel erop op voorraad is, en BOTS4.me mailt de factuur naar uw klant. Alleen offertes die na de eerste LIVE-run van AutoERP zijn geaccepteerd, worden gefactureerd — alles wat eerder is geaccepteerd, blijft bij u. QuickBooks heeft in zijn API geen leverdocumenten en geen vooruitbetalingsfactuur, dus er is geen verzendstap en orders die een vooruitbetaling vereisen, blijven bij u.

• Dagelijks: geïmporteerde e-mails gaan naar _Mail2ERP/VERWERKT; u opent de openstaande offertes die als klantorder zijn gemarkeerd, controleert ze en accepteert ze.
• API-limieten: QuickBooks beperkt het aantal API-aanroepen per bedrijf. BOTS4.me leest elke lijst één keer per run en wacht als QuickBooks vraagt om te vertragen.
• Platform: gehost in de EU, gebouwd voor de AVG, 2FA, en rapporten, logboeken en mailboxmappen in 31 talen.

📚 Meer lezen

• Functies en abonnementen: productpagina van Mail2ERP en de Mail2ERP-handleiding.
• Gebruikt u Xero? Maak van gemailde orders automatisch Xero-offertes.
• Opties vergelijken: Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP.
• De geaccepteerde orders factureren: de AutoERP-handleiding.
• Overzicht voor kleine bedrijven: E-mailautomatisering voor kleine bedrijven.

🔗 Bronnen en verder lezen

Officiële documentatie waarnaar deze handleiding verwijst. Externe links openen in een nieuw tabblad.

• QuickBooks Help — Create and send estimates in QuickBooks Online