Maak van gemailde orders automatisch Xero-offertes

🎯 “Elke ordermail wordt een offerte die ik zelf typ”

Kleine groothandels, vakleveranciers en fabrikanten met Xero beschrijven dezelfde routine. De order komt binnen als pdf of spreadsheet, of als een paar regels in de e-mail. Voordat Xero iets kan doen, moet iemand de offerte opbouwen: het contact zoeken, elk artikel toevoegen, de aantallen typen, de referentie van de klant toevoegen.

• Het kost elke dag tijd: een order van tien regels is een paar minuten zorgvuldig typen, en het werk groeit met elke nieuwe klant.
• Fouten reizen mee: een verkeerde artikelcode op de offerte wordt een verkeerde factuur zodra de offerte is geaccepteerd.
• Orders en prijsaanvragen lijken op elkaar: beide eindigen als offerte, en u verliest snel uit het oog welke echte orders zijn.
• Late offertes kosten deals: een prijsaanvraag die morgen wordt beantwoord, gaat vaak naar de leverancier die vandaag antwoordde.

🔍 Wat Xero-gebruikers meestal eerst proberen

Een eerdere offerte kopiëren

Met Xero kunt u een eerdere offerte kopiëren, wat helpt als een klant dezelfde dingen nabestelt. Het helpt niet bij een nieuwe order waarvan de regels in een pdf-bijlage staan — die moeten nog steeds worden gelezen en getypt.

Automatiseringsrecepten en parsers

Workflowtools kunnen een offerte aanmaken uit gestructureerde gegevens, en documentparsers kunnen velden uit een bekende lay-out halen. Daartussen zit het moeilijke deel: een onbekende lay-out begrijpen, uw Xero-artikelcodes en contacten koppelen en een order van een prijsaanvraag onderscheiden. We bekijken die kloof in Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Hoe Mail2ERP met Xero werkt

Conceptoffertes voor prijsaanvragen en orders

• Een prijsaanvraag wordt een conceptofferte.
• Een vaste order wordt een conceptofferte met de titel Customer order en een geschiedenisnotitie “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP accepteert hem nooit: u controleert hem en markeert hem in Xero als Accepted.

Wat er op de offerte komt

• Contact: het e-mailadres van de afzender moet horen bij een klantcontact in Xero of een van diens contactpersonen. Mail2ERP maakt nooit contacten aan.
• Artikelen: codes in de e-mail worden gekoppeld aan de Code van uw Xero-artikelen; artikelen zonder code kunnen niet worden gekoppeld. Xero-artikelen hebben geen barcodes, leverancierscodes of klantcodes, dus die worden niet gebruikt. Mail2ERP maakt nooit artikelen aan.
• Prijzen en btw: elke regel neemt de verkoopprijs per eenheid van het artikel over, met een btw-tarief op elke regel. De prijs uit de e-mail wordt alleen gebruikt als een artikel geen verkoopprijs heeft. Klantspecifieke prijslijsten zijn niet beschikbaar via de API van Xero.
• Referentie: het inkoopordernummer van de klant komt in het veld Reference van de offerte.
• Notities: een bericht van de klant wordt de samenvatting van de offerte, die op de offerte wordt afgedrukt. De e-mailtekst en de gewenste leverdatum komen in de geschiedenisnotities van de offerte, die intern zijn. De originele bestanden worden aan de offerte gehecht.
• Adres: Xero-offertes nemen het adres van het contact over.

Waarom de offerte een concept blijft

Een conceptofferte wordt naar niemand verstuurd. Dat is bewust: de order is door software gelezen, en u moet hem zien voordat uw klant dat doet. Open een of twee keer per dag de concepten met de titel Customer order, controleer de regels aan de hand van het bijgevoegde origineel en markeer de offerte als Accepted. Prijsaanvragen blijven ook concepten, zodat u een prijs kunt aanpassen of een notitie kunt toevoegen voordat u de offerte vanuit Xero naar de klant stuurt.

Als de klant bestelt op basis van uw offerte

Met RFQ-detectie aan markeert een antwoord dat uw offertenummer noemt en de offerte duidelijk bestelt, die offerte als klantorder. Zolang de offerte nog concept of verzonden is, worden aantalwijzigingen die de klant voor specifieke regels noemt, doorgevoerd; anders wordt de volledige offerte besteld met een notitie. Een geaccepteerde offerte is in Xero bevroren, dus Mail2ERP voegt er alleen een geschiedenisnotitie aan toe.

Onduidelijke e-mails en duplicaten

Een e-mail die niet kan worden geïmporteerd — een onbekende afzender, een code zonder passend artikel — blijft ongelezen in uw INBOX, met de reden in het logboek. Aantallen die niet met zekerheid te lezen zijn, worden overgeslagen, niet geraden, en u wordt gevraagd ze toe te voegen. Elke offerte wordt aangemaakt met een idempotentiesleutel, en een onderbroken run vindt de offerte die hij al had gemaakt in plaats van een tweede aan te maken; een doorgestuurde kopie van dezelfde order wordt één keer geïmporteerd.

🛠️ Stapsgewijze installatie

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots, klik op de Mail2ERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de voorwaarden. Er is geen kaart nodig.
• Stap 2 — Koppel uw mailbox: Instellingen → Mail2ERP → Access Manager → Bron toevoegen. Gmail en Microsoft 365 gebruiken Secure Quick Connect; elke andere provider koppelt via IMAP. Zie Verbinding maken. Of stuur orders door naar mail2erp@bots4.me zonder een mailbox te koppelen.
• Stap 3 — Koppel Xero: Bestemming toevoegen → de tegel Xero → Aanmelden met Xero. Xero vraagt welke organisatie BOTS4.me mag gebruiken; kies die en klik op Allow access. Hebt u er meer dan één gekoppeld, kies dan de organisatie op de Xero-kaart. Er worden geen wachtwoorden of API-sleutels opgeslagen.
• Stap 4 — Controleer uw artikelcodes: zorg dat de artikelen die uw klanten bestellen in Xero een Code hebben die overeenkomt met wat zij schrijven.
• Stap 5 — Draai in DEMO, ga dan LIVE: Mail2ERP start in Demomodus en mailt u de offerte die zou zijn aangemaakt. Zien de rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE.

🧭 Uw eerste week in de Discovery-maand

• Modus: DEMO leest uw e-mails en Xero-gegevens en schrijft niets; LIVE wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.
• Bedrijfsuren en weekenden: Mail2ERP draait binnen deze uren, in het begin kantooruren op werkdagen.
• Discovery-schakelaars: schakelaars met een Discovery-label zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan bij de start uit. Bij Xero zijn RFQ-detectie en Extern scheiden de nuttige; de schakelaars voor Slimme multicode-herkenning hebben in Xero geen codes om mee te werken.
• Testorder: mail twee of drie artikelcodes met aantallen vanaf het adres van een klantcontact, en daarna een tweede e-mail die alleen om prijzen vraagt. De DEMO-rapporten tonen beide offertes; de beslissingen staan ook op het tabblad Logboeken en in de map _Mail2ERP/LOGS.
• Leer het aan: sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw als dat type te verwerken, of naar _Mail2ERP/OVERSLAAN om dat soort e-mail voortaan over te slaan.

🧾 Na uw acceptatie: factureren met AutoERP

Mail2ERP stopt bij de conceptofferte. Moet de factuur vanzelf volgen: AutoERP doet bij Xero alleen facturatie — het factureert elke offerte die u als Accepted markeert, zodra elk artikel erop op voorraad is, en BOTS4.me mailt de factuur naar uw klant. Alleen offertes die na de eerste LIVE-run van AutoERP zijn geaccepteerd, worden gefactureerd. Xero heeft in zijn API geen leverdocumenten en geen vooruitbetalingsfactuur, dus er is geen verzendstap, en orders die een vooruitbetaling vereisen, blijven bij u.

• Dagelijks: geïmporteerde e-mails gaan naar _Mail2ERP/VERWERKT; u controleert de conceptoffertes met de titel Customer order en accepteert ze.
• API-limieten: Xero beperkt het aantal API-aanroepen per organisatie per minuut en per dag. BOTS4.me deelt die limiet met uw andere Xero-apps, vertraagt als Xero daarom vraagt en gaat de volgende dag verder als de daglimiet op is.
• Platform: gehost in de EU, gebouwd voor de AVG, 2FA, en rapporten, logboeken en mailboxmappen in 31 talen.

📚 Meer lezen

• Functies en abonnementen: productpagina van Mail2ERP en de Mail2ERP-handleiding.
• Gebruikt u QuickBooks? Maak van orders die klanten mailen offertes in QuickBooks Online.
• Voorraad en verkooporders nodig? Zo importeert u e-mailorders in Zoho Inventory en Zoho Books.
• Opties vergelijken: Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP.
• Probeer eerst het dashboard: live demo van het BOTS4.me-dashboard.

🔗 Bronnen en verder lezen

Officiële pagina’s waarnaar deze handleiding verwijst. Externe links openen in een nieuw tabblad.

• Xero — Quotes