AutoSTOCK
Gebruikershandleiding – Geautomatiseerde optimalisatie van voorraadniveaus
🧠 Wat AutoSTOCK daadwerkelijk doet
AutoSTOCK vervangt handmatig giswerk bij voorraadniveaus door een datagestuurde optimalisatie-uitvoering die is opgebouwd uit echte bedrijfsvereisten:
📄 Hoe AutoSTOCK werkt – Visueel overzicht
uit uw ERP
per product
(eenmalige producten uitgefilterd)
(uw gekozen modus)
+ rapport gemaild
In Demomodus is het proces identiek — behalve dat de laatste stap alleen rapporteert wat geschreven zou worden, zonder uw ERP aan te raken.
🚀 Verbinding maken
- Installeer de BOTS4.me Connect-app in uw Odoo — de één-klik-koppeling verbindt Odoo (13.0 → 19.0) met de volledige BOTS4.me suite. Deze logt u in met een 2FA-beveiligde e-maillogin en zet een technische gebruiker op, zodat AutoSTOCK de verkoopgeschiedenis kan lezen en nabestelregels via de API kan schrijven. Eén koppeling, één account, alle apps.
- Wijs het ERP-account toe aan AutoSTOCK — wijs in de Access Manager op BOTS4.me/bots → Instellingen → AutoSTOCK uw gekoppelde ERP-account toe aan de app. AutoSTOCK draait vandaag op Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 en nieuwer), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online en Xero; bij Business Central, QuickBooks Online, Xero en SAP Business One beheert BOTS4.me de nabestelregels voor u.
- Start in Demomodus — Demomodus staat standaard aan: volledige analyse en rapport, geen enkele wijziging in uw ERP. Bekijk een paar rapporten voordat u live gaat.
- Kies uw optimalisatiemodus en instellingen — alles wordt geconfigureerd in het dashboard op /bots; de standaardwaarden zijn in de praktijk bewezen startwaarden.
- Ga live — zet Demomodus uit en schakel Nabestelregels schrijven in (elk betaald abonnement, inclusief de gratis Discovery-maand). Vanaf de volgende run volgen de nabestelregels van uw ERP uw echte vraag.
💡 Lees meer over wat de technische gebruiker wel en niet kan doen via Toegangsniveaus.
🎛️ De vijf optimalisatiemodi
Alle vijf modi beantwoorden dezelfde vraag — „hoeveel van dit product moet ik op voorraad houden?” — met verschillende wiskunde. Wissel op elk moment van modus in het dashboard. Niet zeker welke bij u past? De Maandelijkse modus en vergelijking van vensters hieronder vergelijkt ze allemaal op basis van uw eigen verkoopgeschiedenis.
Dekking
De standaard. Het bestelpunt (min) is wat er tijdens de levertijd van de leverancier verkocht wordt plus een buffer van 50%; het aanvulniveau (max) voegt uw streefdekking toe — standaard 2 maanden gemiddelde vraag. Voorbeeld: een product verkoopt 5 stuks per dag en de leverancier levert in 14 dagen, dus het minimum is 105 stuks en het maximum 105 + 300 = 405 stuks.
Wanneer te gebruiken: de eenvoudige, robuuste keuze voor de meeste bedrijven. Makkelijk uit te leggen, makkelijk te controleren, in de praktijk bewezen. Begin hier.
Service Level
Statistische veiligheidsvoorraad. Berekent hoeveel voorraad u nodig heeft om tijdens de levertijd van de leverancier met een gekozen waarschijnlijkheid geen tekort te hebben (standaard 95%, configureerbaar 80–99%). Gebruikt uw levertijden van leveranciers uit het ERP en sluit producten met onregelmatige, onvoorspelbare vraag automatisch uit.
Wanneer te gebruiken: catalogi met stabiele vraag waarbij u een nauwkeurig beschikbaarheidsdoel wilt in plaats van een vaste dekking. Beschikbaar vanaf het Business tarief.
Demand Percentile
Verdelingsvrij. In plaats van aan te nemen dat de vraag een mooie klokvormige curve volgt, neemt deze modus een gekozen percentiel van uw werkelijke dagelijkse vraag (standaard 90%, configureerbaar 50–99%) als veiligheidsbuffer. Geen statistische aannames — alleen uw werkelijke vraagpatroon.
Wanneer te gebruiken: grillige, onregelmatige vraag waarbij gemiddelden misleiden — af en toe grote bestellingen afgewisseld met rustige weken. Beschikbaar vanaf het Business tarief.
Hybrid
Automatisch per product. Classificeert elk product op basis van hoe regelmatig het daadwerkelijk verkoopt, en past vervolgens de Servicelevel-wiskunde toe op de gestaag verkopende producten en de Vraagpercentiel-wiskunde op de grillige. Producten die voor beide te schaars zijn, worden met rust gelaten in plaats van een misleidend doel te krijgen.
Wanneer te gebruiken: gemengde catalogi waarbij één regel niet op alles past — anders zou u de catalogus handmatig moeten opsplitsen. Beschikbaar vanaf het Business tarief.
Recent-gewogen
Geen afkapdatum. Hetzelfde idee als Dekking, maar recente verkopen tellen zwaarder dan oudere: een verkoop telt nog maar half zodra er één levertijd is verstreken, een kwart na twee, enzovoort. Er valt nooit iets plotseling weg aan de rand van de analyseperiode.
Wanneer te gebruiken: catalogi die veranderen — nieuwe projecten die op gang komen, oude lijnen die uitdoven. Een product dat begint te verkopen, is binnen enkele weken op voorraad in plaats van verwaterd over de hele periode, en een product dat stopt, wordt afgebouwd in plaats van aangehouden op verouderde vraag. Beschikbaar vanaf het Business tarief.
📅 Monthly Design Report — laat de data uw instellingen kiezen
Een modus en analyseperiode op basis van intuïtie kiezen, is giswerk. Eenmaal per maand kan AutoSTOCK elke modus tegen elke analyseperiode op uw eigen verkoopgeschiedenis laten draaien en u de vergelijking mailen — zodat de beslissing voortkomt uit uw data, niet uit een vermoeden.
- Twee cijfers per combinatie — Kapitaal (wat de bestelpunten waard zijn tegen inkoopprijs) en Omzet in gevaar (een backtest: als de slechtste vraagperiode van het afgelopen jaar zich zou herhalen, hoeveel omzet uw voorraadniveau dan op het spel zou zetten). Minder kapitaal bij een gelijk of lager risico is een duidelijke winst.
- Uw huidige instelling wordt gemarkeerd, direct naast de aanbevolen instelling, zodat u altijd ziet waarop u zou inleveren of wat u zou winnen.
- Het vertelt u precies wat u moet wijzigen — de e-mail eindigt met de toe te passen instellingen, benoemd zoals ze in uw dashboard verschijnen.
- Er wordt niets gewijzigd in uw ERP — het rapport is alleen-lezen. U beslist of u ernaar handelt.
🧠 SMART Demand Shaping — optionele intelligentielagen
Vier onafhankelijke schakelaars die het vraagcijfer verfijnen dat uw gekozen modus voedt. Elke schakelaar kan afzonderlijk aan of uit — ze stapelen, maar geen enkele hangt van de andere af. Laat Trendaanpassing uit bij de modus Recent-gewogen, die recente vraag al volgt.
- Outlier dampening — een eenmalige grote bestelling telt slechts gedeeltelijk mee (standaard 25%), zodat een enkele ongebruikelijke verkoop uw voorraad niet maandenlang kan opblazen. Komt die klant terug en blijft hij kopen, dan telt zijn vraag vanzelf weer volledig mee. Terugkerende en seizoensgebonden vraag blijft onaangetast.
- Trend adjustment — vergelijkt recente verkopen met dezelfde periode een jaar eerder en beweegt de doelen binnen veilige grenzen naar boven of beneden. Een product dat echt uitsterft, wordt niet langer aangevuld, zonder een laagseizoen te verwarren met een daling.
- Seasonal look-ahead — verhoogt de doelen één volledige levertijd vóór het begin van uw seizoen, op basis van het patroon van vorig jaar, zodat seizoensgebonden goederen op tijd worden besteld om ook echt tijdig aan te komen.
- Seasonal purchase reminders — een e-mail met producten die zich in de komende periode vorig jaar hebben verkocht, maar bewust niet automatisch op voorraad worden genomen. Een mens beslist, terwijl er nog tijd is om handmatig te bestellen.
⚙️ Overzicht dashboardinstellingen
Alle instellingen vindt u onder BOTS4.me/bots → Besturing → AutoSTOCK. Ligt een instelling buiten het bereik of is deze vergrendeld door uw tier, dan valt AutoSTOCK veilig terug op de standaardwaarde.
| Instelling | Bereik | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|---|
| Optimalisatiemodus | coverage / service level / percentile / hybrid / recent-weighted | coverage | Hoe de voorraaddoelen worden berekend — zie de vijf modi hierboven. |
| Analyseperiode | 30 – 730 dagen | 120 dagen | Hoe ver de verkoopgeschiedenis wordt geanalyseerd om de vraag te meten. Langer = vlakkere gemiddelden; korter = snellere reactie op trendveranderingen. |
| Streefdekking | 0,5 – 24 maanden | 2 maanden | Hoeveel maanden gemiddelde vraag het aanvulniveau (max) bovenop het bestelpunt (min) toevoegt. |
| Min. unieke klanten | 1 – 100 | 2 | Kwalificatiedrempel: een product krijgt alleen een voorraaddoel als minstens dit aantal verschillende klanten het heeft gekocht binnen de analyseperiode. |
| Min. bestellingen | 1 – 1000 | 4 | Kwalificatiedrempel: een product krijgt alleen een voorraaddoel als het minstens zo vaak is besteld binnen de analyseperiode. |
| Servicelevel | 80 – 99% | 95% | Modus Servicelevel: doelwaarschijnlijkheid om tijdens de levertijd van de leverancier geen tekort te hebben. |
| Vraagpercentiel | 50 – 99% | 90% | Percentiel-modus: het percentiel van de dagelijkse vraag dat als veiligheidsbuffer wordt gebruikt. |
| Standaardlevertijd | 1 – 365 dagen | 30 dagen | Wordt gebruikt wanneer voor een product geen leverancierslevertijd is geconfigureerd in uw ERP. Vanaf het Family-niveau kunt u dit wijzigen. |
| Nabestelregels schrijven | aan / uit | uit | Schrijft de berekende voorraaddoelen naar uw ERP als nabestelregels (min/max). Indien uit, levert AutoSTOCK alleen rapporten. Elk betaald abonnement. |
| Mijn regels overnemen | aan / uit | uit | Indien aan, beheert AutoSTOCK ook de nabestelregels die u zelf hebt aangemaakt. Indien uit, blijven ze precies zoals u ze hebt ingesteld en vermeldt het rapport ze. |
| Nooit-op-voorraad-lijst | productcodes, gescheiden door komma’s | leeg | Producten die van AutoSTOCK nooit een regel krijgen. |
| E-mailrapporten | na elke analyse / alleen bij regelwijzigingen / wekelijks overzicht (maandag) | na elke analyse | Wanneer het voorraadrapport wordt gemaild. In Demomodus wordt na elke analyse een rapport verstuurd. Rapporten die aandacht nodig hebben (ontbrekende rechten, regels die niet geschreven konden worden, een ERP dat niet gelezen kon worden) worden altijd meteen verstuurd. |
| Uitvoeringsschema | dagelijks / wekelijks | dagelijks | Hoe vaak AutoSTOCK uw verkoophistorie analyseert en de regels bijwerkt. |
| Maandelijkse vergelijking van modi en vensters | aan / uit | uit | Verstuurt eenmaal per maand de vergelijking van modi & analyseperiodes met een aanbeveling per e-mail. Alleen lezend richting uw ERP; elk rapport verbruikt een klein deel van uw maandelijkse tegoed. Business-tier. |
| Vergelijkingsperiodes | tot 4 waarden, in dagen | 120, 240, 365 | Welke analyseperiodes de Maandelijkse modus en vergelijking van vensters met elkaar vergelijkt. |
| Outlier dampening | aan / uit | aan | Eenmalige bulkbestellingen tellen maar gedeeltelijk mee voor de voorraaddoelen. Elk betaald abonnement. |
| Uitschietergewicht | 0 – 100% | 25% | Hoeveel van een ongebruikelijke eenmalige bestelling nog meetelt. 0% = alleen het normale vraagniveau telt; 100% = uitschieters tellen volledig. |
| Limiet voor eenmalige kopers | 1 – 10 dagen | 3 dagen | Een klant die op ten hoogste zoveel dagen koopt, geldt voor de demping als eenmalige koper; komt hij vaker terug, dan telt zijn vraag volledig mee. |
| Trend adjustment | aan / uit | uit | Beweegt doelen binnen veilige grenzen naar boven of beneden op basis van de vraag ten opzichte van vorig jaar. Business tarief. |
| Seasonal look-ahead | aan / uit | uit | Verhoogt de doelen één levertijd vóór het begin van uw seizoen, op basis van vorig jaar. Business tarief. |
| Seasonal purchase reminders | aan / uit | uit | Mailt de producten die zich in de komende periode vorig jaar hebben verkocht, maar niet automatisch op voorraad worden genomen, zodat u ze handmatig kunt bestellen. Business tarief. |
🚪 Kwalificatiecriteria — waarom eenmalige artikelen nooit een doel krijgen
De duurste voorraadfout is producten op voorraad houden die niemand ooit weer koopt. Eén klant die ooit 500 stuks van een speciaal artikel bestelde, zou een naïef gemiddelde vergiftigen — daarom eist AutoSTOCK bewijs van terugkerende vraag voordat het een doel toekent:
- Voldoende verschillende klanten — ten minste het geconfigureerde aantal unieke klanten (standaard 2) moet het product in de analyseperiode hebben gekocht. Eén grote klant alleen is geen trend.
- Voldoende afzonderlijke bestellingen — het product moet op ten minste het geconfigureerde aantal bestellingen voorkomen (standaard 4). Eén enkele grote aankoop is geen terugkerende vraag.
- Alleen op voorraad houdbare producten — diensten en niet-voorraadbare producten krijgen nooit een nabestelregel.
- Gekocht bij een leverancier — een product heeft een leverancier (of een Kopen-route) in uw ERP nodig; kits, gearchiveerde producten en producten op uw nooit-op-voorraad-lijst krijgen geen regel.
🔍 Demomodus
- Volledige analyse, geen enkel risico — Demomodus voert de volledige analyse uit en verstuurt het volledige rapport, maar schrijft niets naar uw ERP. Perfect om de doelen te valideren voordat u ze vertrouwt.
- Draait hooguit ongeveer eenmaal per dag — ongeacht uw planningsritme wordt een nieuwe demo-analyse hooguit ongeveer eenmaal per 24 uur in rekening gebracht.
- Uw gebruikstegoed wordt nog steeds verbruikt — de analyse zelf is het gefactureerde werk, dus demoruns tellen net zo mee als live runs.
- Een rapport na elke analyse — in Demomodus wordt het rapport altijd verstuurd, wat u ook onder E-mailrapporten hebt gekozen.
- Standaard actief — elke nieuwe AutoSTOCK-installatie start in Demomodus. Schakel dit uit op het tabblad Bediening onder BOTS4.me/bots zodra u klaar bent om live te gaan.
📊 Het rapport lezen
Na elke analyse — of alleen bij regelwijzigingen, of wekelijks, zoals u hebt gekozen onder E-mailrapporten — ontvangt u een voorraadrapport per e-mail. Zo leest u het:
📋 Samenvattingsblok
- De instellingen die de run gebruikte (modus, analyseperiode, kwalificatiecriteria) en het magazijn
- Hoeveel producten er zijn geanalyseerd, hoeveel er een regel krijgen en waarom de andere er geen kregen
- Hoeveel producten onder hun bestelpunt zitten — die moeten nu besteld worden
- Hoeveel nabestelregels er zijn geschreven (of in Demomodus zouden wijzigen), plus Wat dit betekent en Wat u nu moet doen
📄 Producttabel
Eén rij per product dat een regel krijgt:
- Bestelpunt (min) — wanneer de voorraad tot dit niveau daalt, wordt er nabesteld
- Aanvullen tot (max) — het niveau waartoe een nieuwe bestelling de voorraad aanvult
- Voorraad + inkomend — wat u hebt plus wat al besteld is
- Status — nieuwe regel, bijgewerkt, ongewijzigd, zou wijzigen (Demomodus) of niet geschreven
🆓 Wat elk tarief ontgrendelt
- Gratis abonnement: alleen rapportage — de analyse en het rapport, er worden geen regels geschreven.
- Personal-niveau en hoger (inclusief de gratis Discovery-maand): ontgrendelt Nabestelregels schrijven (uit tot u het inschakelt), Mijn regels overnemen, de Nooit-op-voorraad-lijst en Uitschieterdemping (standaard aan).
- Family-niveau en hoger: uw eigen Standaardlevertijd.
- Business-niveau en hoger: ontgrendelt elke optimalisatiemodus behalve Dekking — Servicelevel, Vraagpercentiel, Hybride en Recent-gewogen — plus de Maandelijkse modus en vergelijking van vensters en de andere SMART-lagen (trendaanpassing, seizoensvooruitblik, seizoensinkoopherinneringen).
Actuele tarieven en prijzen vindt u op de AutoSTOCK-productpagina. Downgraden is veilig: regels die al naar uw ERP zijn geschreven, worden nooit teruggedraaid.
🛒 Hoe AutoSTOCK AutoPURCHASE voedt
AutoSTOCK beantwoordt „hoeveel moet ik op voorraad houden?” — AutoPURCHASE beantwoordt „wat moet ik vandaag bestellen om daar te komen?”. Elke AutoSTOCK-run slaat zijn berekende doelen op, en AutoPURCHASE neemt ze automatisch over:
- Actuele doelen stromen door — als u beide apps hebt en „AutoSTOCK-doelen gebruiken” in AutoPURCHASE is ingeschakeld, worden de vers berekende doelen direct gebruikt om te bestellen. Zolang AutoPURCHASE de inkooporders aanmaakt, worden de regels in Odoo zo ingesteld dat Odoo niet ook zelf bestelt.
- Altijd synchroon — plan AutoSTOCK vóór AutoPURCHASE en uw inkoopvoorstellen weerspiegelen altijd de nieuwste vraaganalyse.
- Optioneel, niet verplicht — AutoPURCHASE werkt ook zelfstandig met de nabestelregels die al in uw ERP staan (inclusief de regels die AutoSTOCK heeft geschreven).
❓ Veelgestelde vragen
Het rapport is aangekomen, maar er zijn geen nabestelregels geschreven. Waarom?
Wat u nu moet doen in het rapport noemt de precieze reden. De gebruikelijke redenen, op volgorde: 1) Demomodus staat aan — Demomodus schrijft nooit naar uw ERP; zet hem uit op het tabblad Besturing op BOTS4.me/bots. 2) De functie Nabestelregels schrijven staat uit — die begint uit; schakel hem in via Besturing → AutoSTOCK. 3) Uw abonnement — op het gratis abonnement rapporteert AutoSTOCK alleen; elk betaald abonnement, inclusief de gratis Discovery-maand, kan regels schrijven. 4) Rechten in uw ERP — in Odoo heeft de BOTS4.me-gebruiker het recht Voorraad-beheerder nodig. 5) Er is niets veranderd — de regels zijn al actueel, of geen enkel product voldeed aan de kwalificatiecriteria.
Waarom werd een bepaald product overgeslagen?
Het rapport vermeldt waarom producten geen regel kregen. De meest voorkomende redenen: het product haalde de kwalificatiecriteria niet (te weinig unieke klanten of te weinig bestellingen in de analyseperiode); het is een dienst of niet-voorraadhoudend product; het heeft geen leverancier of Kopen-route in uw ERP; het is een kit, gearchiveerd of staat op uw nooit-op-voorraad-lijst; of — in de modus Servicelevel — de vraag was te grillig of te dun om een betrouwbare statistische veiligheidsvoorraad te berekenen (zulke artikelen worden bewust uitgesloten in plaats van een misleidend doel te krijgen; probeer daarvoor de modus Dekking of Percentiel).
Hoe vaak draait AutoSTOCK?
Dagelijks of wekelijks — u kiest op het tabblad Besturing op BOTS4.me/bots. Een volledige analyse wordt hooguit ongeveer eenmaal per dag uitgevoerd (en gefactureerd): voorraaddoelen veranderen met de vraag, niet per minuut, dus vaker analyseren zou alleen uw tegoed opmaken.
Met welke optimalisatiemodus moet ik beginnen?
Dekking. Dat is niet zonder reden de standaard — eenvoudig te doorgronden en in de praktijk bewezen. Zodra u de rapporten vertrouwt, zet u catalogi met stabiele vraag om naar Servicelevel voor precieze beschikbaarheidsdoelen, gebruikt u Vraagpercentiel voor grillige, onregelmatige vraag, of laat u Hybrid per product beslissen bij een gemengde catalogus. U kunt op elk moment van modus wisselen; de volgende run berekent alles opnieuw. Liever niet gokken? Schakel de Maandelijkse modus en vergelijking van vensters in en laat die alle vijf vergelijken op basis van uw eigen historie.
Wat gebeurt er met producten zonder levertijd van de leverancier in mijn ERP?
Daarvoor wordt de instelling Standaardlevertijd gebruikt (standaard 30 dagen, aanpasbaar vanaf het Family-niveau). Voor de beste resultaten houdt u echte levertijden bij op uw leverancierskaarten in het ERP — het bestelpunt hangt in elke modus af van de levertijd.
Verbruikt Demomodus echt mijn gebruikstegoed?
Ja. De analyse is het factureerbare werk — in Demomodus krijgt u de volledige berekening en het volledige rapport, alleen het schrijven naar het ERP wordt overgeslagen. Demo-runs zijn beperkt tot ongeveer één per dag, zodat testen betaalbaar blijft.
Overschrijft AutoSTOCK nabestelregels die ik handmatig heb ingesteld?
Nee. AutoSTOCK beheert alleen de regels die het zelf heeft aangemaakt en de lege regels van Odoo (min en max 0). Een regel die u zelf hebt ingesteld — of een van ons die u daarna in het ERP hebt gewijzigd — blijft zoals u hem hebt ingesteld en wordt in het rapport vermeld. Schakel Mijn regels overnemen in als AutoSTOCK die ook moet beheren, en zet producten die handmatig moeten blijven op de Nooit-op-voorraad-lijst. Komt een product dat AutoSTOCK beheert niet meer in aanmerking, dan wordt de regel op 0 gezet, zodat er niets meer wordt nabesteld.
Ik heb hulp nodig! Hoe krijg ik support?
Controleer eerst de verwerkingslogboeken op BOTS4.me/bots — elke run legt vast wat er is gedaan en waarom. Nog steeds vastgelopen? Neem contact met ons op via de contactpagina en wij helpen u verder.
🔧 Probleemoplossing
⚠️ Er komt geen rapport aan
Controleer het volgende:
- AutoSTOCK staat aan op het tabblad Bediening onder BOTS4.me/bots
- E-mailrapporten staat niet op „Alleen bij regelwijzigingen” of „Wekelijks overzicht” — dan wordt er geen rapport verstuurd als er niets is veranderd
- Uw abonnement is actief en het gebruikstegoed is niet op
- Aan AutoSTOCK is een ERP-account toegewezen in de Access Manager
- Controleer de verwerkingslogboeken in het dashboard op fouten
⚠️ Er hebben zich zeer weinig producten gekwalificeerd
Meestal doen de criteria gewoon hun werk — maar als ze te streng zijn:
- Verlaag Min. unique customers en/of Min. orders in de instellingen
- Verleng de Analysis period zodat meer historie meetelt voor de kwalificatie
- Denk eraan: diensten en niet-voorraadbare producten kwalificeren nooit
⚠️ Doelen lijken te hoog of te laag
Stel de instellingen bij en controleer opnieuw in Demomodus:
- Dekking-modus: pas Target cover aan (hoeveel maanden vraag u wilt aanhouden)
- Servicelevel-modus: verlaag/verhoog het Servicelevel-percentage
- Percentiel-modus: verlaag/verhoog de Vraagpercentiel
- Controleer of de levertijden van leveranciers in uw ERP realistisch zijn — opgeblazen levertijden blazen de veiligheidsvoorraad op
- Als één ongebruikelijke bulkbestelling een doel veel te hoog opdrijft, controleer dan of Uitschieterdemping aan staat en verlaag het Uitschietergewicht